Касова дисципліна: як облаштувати на підприємстві

Касова дисципліна на підприємстві 2024

Основним нормативним документом, що встановлює правила у сфері готівкових розрахунків у касі підприємства, є Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затверджене постановою Правління Національного банку України 29.12.2017 № 148 (далі — Положення № 148). Дотримання підприємством таких правил — це касова дисципліна.

Далі розглянемо деякі робочі аспекти касової дисципліни на підприємстві.

Каса — окреме місце або приміщення для здійснення готівкових розрахунків, а також приймання, видачі, зберігання готівкових коштів, інших цінностей, касових документів (пп. 8 п. 3 Положення № 148).

Отже, касою можна вважати:

• окрему обладнану кімнату (приміщення);
• окремо виділене у бухгалтерії чи іншому приміщенні робоче місце (стіл та шафу/сейф) для готівкових розрахунків, зберігання готівки та грошових документів;
• місце проведення готівкових розрахунків у торговельній точці (точці надання послуг, виконання робіт) з використанням реєстраторів розрахункових операцій (РРО), програмних реєстраторів розрахункових операцій (ПРРО) чи розрахункових квитанцій (РК).

Законодавство не містить певних вимог до облаштування каси підприємства. Однак здоровий глузд підказує, що у касира для зберігання готівки та касових документів повинна бути, як мінімум, металева шафа (сейф, обладнаний скринькою касовий апарат) з ключами, які знаходяться тільки в нього. Дублікати ключів рекомендовано зберігати в опломбованих касиром пакетах (скриньках) у керівництва (або охорони, залежно від розпорядку підприємства) у належно захищених місцях. Наявність сигналізації у касі, забезпечення охороною та транспортом касира під час транспортування значних сум тощо — потребу у цьому має визначити керівник підприємства. Адже саме він відповідає за належне облаштування каси, забезпечення зберігання та транспортування готівкових коштів (п. 38 Положення № 148).

Отже, керівники підприємств відповідно до Положення № 148 мають забезпечити належне облаштування каси підприємства та надійне зберігання готівкових коштів у ній. Із метою контролю на підприємствах проводяться інвентаризації кас.

Банк проведень: облік готівкових розрахунків

Для проведення інвентаризації каси, що має здійснюватися згідно з наказом керівника, призначається комісія, яка після закінчення інвентаризації каси складає акт про результати інвентаризації наявних коштів.

Комісія перевіряє наявність коштів шляхом повного перерахування всіх готівкових коштів, що є в касі, цінних паперів, чекових книжок тощо. Акт складається у двох примірниках і підписується членами інвентаризаційної комісії та матеріально відповідальною особою. Один примірник акта передається до бухгалтерії підприємства, інший залишається у матеріально відповідальної особи.

Інвентаризація кас проводиться на кожному підприємстві у строки, що встановлені керівником, з покупюрним перерахуванням усіх готівкових коштів і перевіркою інших цінностей, що зберігаються в касі.

Залишок готівки в касі звіряється з даними обліку за книгами обліку. Готівка, що зберігається в касі, але не підтверджена касовими документами, вважається надлишком готівки в касі.

При застосуванні підприємством у розрахунках реєстраторів розрахункових операцій звіряється сума наявної готівки на місці проведення касиром розрахунку із сумою, зазначеною в звіті РРО (в РК та КОРО).

При виявленні під час інвентаризації нестачі або надлишку цінностей у касі в акті зазначається сума нестачі або надлишку і з’ясовуються обставини їх виникнення. Сума нестачі відшкодовується відповідно до законодавства України, а надлишок оприбутковується в касі та зараховується в дохід відповідного підприємства.

Як організувати касову дисципліну на підприємстві

Касова дисципліна — правила приймання, зберігання та видачі готівки, визначені внутрішніми документами підприємства, Положенням та іншими розпорядчими актами НБУ. Внутрішні документи (наприклад, наказ про касову дисципліну) не обов’язкові, але рекомендовані для посилення касової дисципліни. 

Щоб дотриматися правил підприємству слід зробити наступні кроки (чи перевірити, що вже зроблено):

• облаштувати касу (п. 38 розділу IV Положення № 148). Що саме треба зробити НБУ насьогодні не уточнює. Лише зазначає, що відповідальність за забезпечення збереження готівки лежить на керівниках. Практика підказує, що має бути все ж таки певна тумба (сейф, стіл, шафа, шухляда тощо), які замикаються на ключ, який має бути у касира (охорони). Питання сигналізації, додаткової охорони — це все має вирішуватися індивідуально. Так як понадлімітна готівка здається до банку, то потреби в посиленій охороні зазвичай не виникає;
• оформити договір повної матеріальної відповідальності з касиром. Це вимога п. 44 Положення № 148. Їх має бути 2 примірники, один касиру, а інший — керівнику підприємства. Крім цього керівник має ознайомити касира під підпис з Положенням № 148. Для цього достатньо, щоб касир на примірнику договору, який залишається у керівника, написав «З Положенням про (повна назва)… ознайомлений», поставив дату і підпис. Зверніть увагу, що якщо раптом касира треба тимчасово замінити (на період відпустки, хвороби тощо), то дану процедуру з укладенням договору треба повторити з замісником касира;
• затвердити порядок оприбуткування готівки в касі. Таку вимогу містить п. 12 розділу ІІ Положення № 148. Чи це має бути окремий документ чи розділ в іншому внутрішньому документі підприємства не уточнюється. Отже, варіантів у підприємства тут безліч: створити положення  про касову дисципліну, положення про оприбуткування або зазначити в наказі про облікову політику, що оприбуткування готівки здійснюється «у встановленому законом порядку». Також зверніть увагу, що при використанні РРО та наявності відокремлених підрозділів мають бути затверджені внутрішнім документом місце та спосіб зберігання щоденних Z-звітів (абз. 2 п. 12 розділу ІІ Положення № 148);
• затвердити посадову інструкцію касира. Тут слід перерахувати обов’язки касира;
• розрахувати за затвердити ліміт готівки в касі. Для цього береться її середньоденне надходження або середньоденна видача. Це вимога п. 50 розділу V Положення № 148;
• укласти договір з банком про відкриття рахунку, у якому визначити строки здавання виручки та іншої готівки (п. 50 розділу V Положення № 148);
• вирішити питання організації касових операцій у відокремлених підрозділах (якщо вони є). Серед цих питань — ведення/неведення касової книги, електронні фіскальні чеки, КОРО та РРО, здавання готівки.

РРО: робота, помилки та штрафи

Новації в законодавстві та санкції від податківців за помилки у застосуванні РРО/ПРРО вимагають від бухгалтера глибоких знань про те, як правильно використовувати РРО/ПРРО

ПРОЙДІТЬ ТЕСТ, ЩОБ ПЕРЕВІРИТИ СЕБЕ

Готівка на підприємстві

Касова дисципліна передбачає дотримання наступних правил:

• отриману готівку необхідно обов’язково оприбутковати (навіть, якщо одразу будете видавати). Це значить, що на підприємстві її слід відображати у касовій книзі на повну суму. Навіть якщо є РРО підприємство повинно мати касову книгу, так як у ній треба відображати фактичне надходження готівки (абз. 1 п. 11 Положення № 148). Відображення готівки в КОРО не вважається у цьому випадку оприбуткуванням, окрім відокремлених підрозділів;
• підприємство не може зберігати готівку в касі понад встановлений ліміт. Якщо ліміт не встановлений, то він нульовий і тоді вся готівка стає понадлімітною. Всю надлишкову готівку треба здавати у банк;
• підприємство повинно дотримуватися строків здавання готівки. Строк визначається умовами договору з банком та має відповідати п. 48 Положення № 148. У загальному випадку — щодня. Винятки: час закінчення роботи підприємства не співпадає з роботою банку (тоді — на наступний день), розташування у місцях, де немає банку (до 5 робочих днів). Готівка може здаватися й шляхом її перерахування через ПТКС банку (інколи його називають «депозитний банкомат»);
• підприємство повинно дотримуватися обмежень щодо готівкових розрахунків. Вони визначені п. 6 Положення № 148 і становлять (за день між двома суб’єктами):
• розрахунок між суб’єктами господарювання підприємство-підприємство, підприємство-ФОП, ФОП-ФОП — 10000 грн;
• розрахунок між підприємством і фізособою — 50000 грн. Виняток — видача грошей на відрядження, заробітної плати, добровільних пожертвувань та благодійної допомоги (п. 8 розділу ІІ Положення № 148);
• підприємство повинно дотримуватися цілей використання готівки, яка була знята з банківського рахунку. Банк може вимагати при знятті надання підтвердних документів, які мають довести підставу здійснення готівкових розрахунків (абз. 4 п. 6 розділу ІІ Положення № 148).

Готівка під звіт на господарські потреби

Зверніть увагу, що п. 8 розділу ІІ Положення № 148 містить виключення щодо використання обмеження у 50 тис. грн щодо видачі готівки на відрядження, але там немає виключення щодо видачі готівки підзвітній особі на господарські потреби. Не рекомендуємо перевищувати ліміт у 50 тис. грн при видачі готівки. Тим більше такої позиції дотримуються й податківці у двох консультаціях ГУ ДФС у Сумській області:

• від 18.07.2018 № 3158/ІПК/18-28-14-06-31;
• від 14.08.2018 № 3531/ІПК/18-28-14-06-31.

Щоправда існує судова практика у цьому питанні на користь підприємств, не вважаючи видачу таких коштів платежем, але краще не ризикувати.

Увага: підзвітні особи при розрахунках з підприємством чи з ФОП мають стежити ла лімітом 10 тис. грн за день.

Крім того, у розрахунках з суб’єктами господарювання підзвітна особа теж має дотримуватися обмеження у 10 тис. грн, так як на момент платежу вона представляє собою підприємство та діє від його імені (індивідуальна податкова консультація ДФС від 23.08.2018 №3719/6/99-99-14-03-03-15/ІПК).

Касова дисципліна у філіях та представництвах

Щодо відокремлених підрозділів — вони можуть обійтися без касової книги, якщо не використовують прибуткові й видаткові касові ордери. Якщо відокремлений підрозділ застосовує РРО, то оприбуткуванням буде формування фіскального звітного чека (Z-звіт), який треба зберігати в електронній формі протягом 1095 днів. У разі виходу з ладу РРО чи відсутності електроенергії — використовувати слід КОРО (абз. 2 п. 11 розділу ІІ Положення № 148).

Рекомендуємо ознайомитися з ІПК від ДПС від 12.09.2019 № 143/6/99-00-05-04-01-15/ІПК, де роз’яснюються питання оприбуткування готівки відокремленими підрозділами.

Однак, попри все відокремленому підрозділу касову книгу краще завести, так як по ній зручно рахувати залишок по касі на кінець дня та дотримання касового ліміту.

Штрафи за відсутність або незастосування РРО

Відповідальність за порушення касової дисципліни

Кожен, хто працює з готівкою, має знати, що за порушення касової дисципліни його можуть оштрафувати. Санкції можуть бути:

• фінансові — передбачені Законом про РРО. Їх застосовують до підприємства за порушення Закону про РРО;
• адміністративні — КпАП. Накладають на посадових осіб і працівників, що проводять розрахунки.