Расходную накладную составляют в двух экземплярах: первый остается у продавца, второй передают покупателю. Оба экземпляра подписывают лица, которые отгрузили и получили товар.
Руководитель предприятия утверждает перечень лиц, которые имеют право подписывать первичные документы на осуществление хозяйственных операций, связанных с отпуском (расходованием) денежных средств и документов, товарно-материальных ценностей (ТМЦ), нематериальных активов и другого имущества.
Как заполнять расходную накладную произвольной формы, покажем на Примере.
Дата фактической отгрузки ТМЦ. Она может отличаться от даты перехода права собственности на ТМЦ. На практике возможны ситуации, когда дата отгрузки и дата получения ТМЦ разные, например после доставки. В договоре пропишите дату перехода прав собственности, например, дата подписания документов на складе поставщика и др
Номер накладной
нет
Здесь порядковый номер расходной накладной. Он требуется для внутреннего контроля отпуска ТМЦ со стороны поставщика. Сбой в нумерации или пропуск номеров не грозит штрафом. Недействительным документ в таком случае также не признается
Наименование сторон (поставщик, покупатель)
да
Наименование сторон (можно сокращено). Банковские реквизиты указываются не обязательно. Если ошибиться в наименовании, например пропустили часть названия, указали неправильную организационно-правовую форму (в частности, ЧП «Орхидея» вместо ООО «Орхидея»), ГНС может усомниться в реальности хозяйственной операции
Место сборки
(адрес поставщика, адрес покупателя)
нет
Указывается фактический адрес поставщика (или адрес поставщика или покупателя в зависимости от условий доставки). Указывается фактический, а не юридический адрес, поскольку именно он идентифицирует место хозяйственной операции. Однако если место составления документа иное, чем указанные адреса, об этом следует указать и в расходной накладной
Наименование товара
да
Указывается полное наименование товара и все, что позволяет четко идентифицировать отгруженный товар*. Если товар имеет определенные особенности относительно размера, разлива и т. д., пишите об этом здесь. Например, плиты ДВП, ДСП и т. п. имеют различные размеры, а краски, лаки разливают в разные по емкости банки
Пишется количество товара. Как и в налоговой накладной, это может быть не обязательно натуральное число, а дробное. Количество знаков после запятой должно быть достаточным, чтобы правильно исчислить сумму операции
Цена, сумма без НДС
да
Указывается цена без НДС и сумма по каждой графе ( = цена без НДС × количество)
Сумма НДС, сумма с НДС
да
Здесь указываются сумма НДС (при ставке 20% это 1/5 суммы без НДС) и общая стоимость товара по НДС; эти реквизиты обязательны, ибо это и есть общий объем хозяйственной операции; данную сумму следует уплатить поставщику
Сумма словами
нет
Сумма словами не является обязательной. Если ее не записали, это не будет нарушением требований обязательных реквизитов, поскольку уже есть итог операции цифрами (сумма с НДС)
Укажите реквизиты доверенности, если отпускали ТМЦ по доверенности; без оформления доверенности от имени предприятия получить ТМЦ может руководитель или иные уполномоченные лица, сведения о которых внесены в ЕГР
Подписи
да
Подписи должны совпадать с их расшифровкой
Печать
нет
Печати ставим при необходимости
* важно, чтобы данные расходной накладной и налоговой накладной совпадали до мелочей
Если допустили ошибку в расходной накладной, ее следует заменить новой, правильной.
Если это невозможно, тогда следует поступить стандартным способом — корректурным (п. 4.4 Положения о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете, утвержденное приказом от 24.05.1995 № 88). Неправильный текст или сумму следует зачеркнуть тонкой чертой так, чтобы прочитать зачеркнутое, а сверху написать правильные данные. Рядом отмечается «исправлено», дата исправления и подписи лиц, подписавших этот документ.
