Расходная накладная: порядок заполнения

Дата

да

Дата фактической отгрузки ТМЦ. Она может отличаться от даты перехода права собственности на ТМЦ. На практике возможны ситуации, когда дата отгрузки и дата получения ТМЦ разные, например, после доставки. В договоре пропишите дату перехода прав собственности, например, дата подписания документов на складе поставщика и др

Номер накладной

Нет

Порядковый номер расходной накладной. Он нужен для внутреннего контроля отпуска ТМЦ со стороны поставщика. Сбой в нумерации или пропуск номеров не грозит штрафом. Недействительным документ также не признают

Наименование сторон (поставщик, покупатель)

Да

Наименование сторон (можно сокращенные). Банковские реквизиты указывать не обязательно. Если ошиблись в наименовании, например, пропустили часть названия, отметили неправильную организационно-правовую форму (в частности ЧП «Орхидея» вместо ООО «Орхидея»), ГНС может усомниться в реальности хозяйственной операции

Место сборки

(адрес поставщика, адрес покупателя)

Нет

Пишите фактический адрес поставщика (или адрес поставщика или покупателя, в зависимости от условий доставки). Укажите фактический, а не юридический адрес, поскольку именно он идентифицирует место хозяйственной операции. Однако, если место составления документа иное, чем указанные адреса, укажите об этом в расходной накладной

Наименование товара

Да

Полное наименование товара и все, что позволяет четко идентифицировать отгруженный товар*. Если товар имеет определенные особенности относительно размера, разлива и т. д., пишите об этом здесь.  Например плиты ДВП, ДСП и т. п. имеют различные размеры, а краски, лаки разливают в разные по емкости банки

Единица измерения

Да

Чтобы записать единицу товара*, воспользуйтесь Государственным классификатором единиц измерения ДК 011-96, который предназначен для заполнения налоговых накладных

Количество

Да

Пишите количество товара. Как и в налоговой накладной, это может быть не обязательно натуральное число, а дробное. Количество знаков после запятой должно быть достаточным, чтобы правильно исчислить сумму операции

Цена, сумма без НДС

Да

Укажите цену без НДС и сумму по каждой графе ( = цена без НДС × количество)

Сумма НДС, сумма с НДС

Да

Пишите сумму НДС (по ставке 20% это 1/5 суммы без НДС) и общую стоимость товара с НДС. Эти реквизиты обязательны, ибо это и есть общий объем хозяйственной операции. Эту сумму предстоит уплатить поставщику

Сумма словами

Нет

Сумма словами не является обязательной. Если ее не записали, это не будет нарушением требований обязательных реквизитов, поскольку уже есть итог операции цифрами (сумма с НДС)

Всего наименований

Нет

Пишите количество товарных позиций

Доверенность на получение ТМЦ 

Нет

Укажите реквизиты доверенности, если отпускали ТМЦ по доверенности.

Без оформления доверенности от имени предприятия получить ТМЦ может руководитель или иные уполномоченные лица, сведения о которых внесены в ЕГР

Подписи

Да

Подписи должны совпадать с их расшифровкой

Печать

Нет

Печати ставим при необходимости

* важно, чтобы данные расходной накладной и налоговой накладной совпадали до мелочей