експерт з обліку та оподаткування, кандидат економічних наук, Чернігів
Расходная накладная, пожалуй, самый распространенный документ у тех, кто постоянно приобретает или продает разные ТМЦ. Именно на основании расходного накладного юрлица и физлица-предприниматели отпускают материальные ценности во время своей хозяйственной деятельности. Обычные покупатели часто имеют дело с расходной накладной, когда приобретают товары в магазинах оптовой торговли, например, стройматериалов. Разберемся подробно, по каким правилам составлять расходную накладную в 2025 году
Расходная накладная — это первичный документ, который составляется поставщиком и подтверждает факт передачи товарно-материальных ценностей (ТМЦ) от одного лица другому (как правило, от поставщика к покупателю через их представителей).
Является ли расходная накладная первичным документом
Расходной накладной называют накладную, которая выписывается наружу, то есть покупателю. Отсюда и название — «расходная», то есть это документ, согласно которому ТМЦ издаются. Кроме расходных существую еще следующие накладные:
прибыльная накладная — это та же расходная накладная, которая для другой стороны служит входным документом для оприходования полученных ТМЦ (отсюда и название). Однако расходная и прибыльная накладная – это один и тот же документ, на котором написано «Накладная» или «Расходная накладная». Название «Доходная накладная» на самих документах никогда не употребляется, но под таким названием эти «входные» накладные, как правило, заносятся в бухгалтерскую или складскую компьютерную программу при учете ТМЦ;
внутренняя накладная — это документ на внутреннее перемещение ТМЦ в рамках предприятия. Примером такого документа может быть накладное-требование на отпуск (внутреннее перемещение) материалов (например, форма М-11). Альтернативой внутренней накладной является лимитно-заборная карточка;
товарно-транспортная накладная (ТТН) — это документ, подтверждающий факт перевозки ТМЦ перевозчиком, а не сам факт передачи ТМЦ покупателю. ТТН не заменяет расходной накладной, потому что передача ТМЦ и их перевозка — это разные операции.
По какой форме составляется расходная накладная
Как расходные, так и внутренние накладные сегодня являются документами произвольной формы. То есть не имеющими официально утвержденной и обязательной для всех формы (бланка). Все предприятия могут разрабатывать собственные формы накладных. Главное, чтобы они отвечали требованиям обязательных реквизитов первичных документов из части 2 статьи 9 Закона о бухучете. На практике бухгалтеры используют просто формы накладных, которые уже для них были разработаны в компьютерной программе для автоматизации учета.
Что касается уже упоминавшейся формы для внутренней накладной — М-11, то приказ Минстата от 21.06.1996 № 193 на сегодняшний день утратил силу, поэтому ее можно использовать либо после ее утверждения определенным внутренним приказом предприятия, либо как определенный образец для разработки собственных первичных документов. Как расходная накладная форма М-11 не подходит, ведь там нет части нужных для отпуска «наружу» реквизитов, в том числе сумм НДС. Часто также в качестве дополнительного реквизита используется номер банковского счета (см. далее).
Можно ли расходную накладную использовать для услуг
Нет, по своей сути, расходная накладная предназначена только для ТМЦ, ведь выдаваться могут только материальные вещи. Услуги же предоставляются, а не выдаются покупателю. Однако никакого прямого запрета здесь нет. Часто бывает, что в расходной накладной можно найти и услуги.
услуги. Однако, как правило, это сопутствующие услуги, т.е. связанные с продажей товара. К примеру, при продаже ноутбука или смартфона в накладной могут быть услуги по установке программного обеспечения и т.п. Если же предоставляются исключительно услуги, без продажи каких-либо связанных товаров, то обычно операция оформляется через акт приема-передачи оказанных услуг или акт оказанных услуг.
Пример формы (бланка) расходной накладной 2025
Приводим один из возможных вариантов формы (бланка) расходной накладной:
Как уже отмечалось, расходная накладная в качестве первичного документа должна содержать обязательные реквизиты, которые определяются частью 2 статьи 9 Закона о бухучете. Содержание таких реквизитов таково:
название документа (формы). При этом не обязательно в названии должно быть слово «расходное». Может быть просто – «Накладная». В этом случае это ни на что не влияет. Однако на внутренних накладных, как правило, слово «внутреннее» есть всегда;
дата составления. Датой должен быть день фактического осуществления хозяйственной операции. Как правило, это день физической передачи продукта. Плательщикам НДС следует быть осмотрительным, поскольку именно на дату начала физического движения товара от продавца к покупателю и может возникнуть обязательство по НДС, если это первое событие и предоплаты не было;
название предприятия, от имени которого составили документ. Название может быть как полное, так и сокращенное;
содержание и объем хозяйственной операции. У плательщиков НДС, хотя этого и нет в Законе о бухучете, обязательно сумма НДС. Это необходимо для совпадения данных расходной и налоговой накладной;
единица измерения хозяйственной операции. Ограничений нет – шт., кг, тонны, банки, метры, кв. метры, литры и т.д.;
должности лиц, ответственных за проведение хозяйственной операции и правильность ее оформления;
личную подпись или другие данные, позволяющие идентифицировать лицо, участвовавшее в хозяйственной операции.
Расходная накладная может содержать любые дополнительные реквизиты, среди которых:
«Вчіться, розваги нікуди не дінуться», — казали вони. Проте розваги якраз кудись ділися, а навчання завжди з нами. Бо як бухгалтеру без нових знань наодинці з податковими змінами? Вища школа Головбуха — ваш шанс лагідно поєднати підвищення кваліфікації і відпочинок, адже ви самі обираєте час і місце для уроків!
Должна ли быть должности подписантов в расходной накладной
Должности должны быть. Закон о бухучете обязывает указывать в первичных документах должности лиц, получающих товар, и ответственных за правильность ее оформления, а также их подписи. Следовательно, в расходной накладной как первичном документе должны быть должности лиц, между которыми состоялась передача хозяйственной операции, то есть прием-передача ТМЦ.
Должна ли быть печать в расходной накладной
Печати может и не быть. Печать на расходной накладной ставить не обязательна, ведь печать не является обязательным реквизитом первичных документов (тот же перечень в ч. 2 ст. 9 Закона о бухучете). Не требуют этого и правила Положения № 88, согласно которому документ должен быть подписан лично, а подпись может (а не должна) быть скреплена печатью (п. 2.5 разд. ІІ Положения № 88).
Субъекты хозяйствования вообще не обязаны сейчас использовать печать. Даже если она есть. Наличие или отсутствие отпечатка печати предприятия на документе не создает никаких юридических последствий (ст. 581 Хозяйственного кодекса Украины). Главное — подписи и другие обязательные реквизиты, а не печать.
Важна ли расходная накладная для плательщиков НДС
Плательщикам НДС нужно следить за тем, чтобы данные расходной и налоговой накладной на одну и ту же операцию совпадали с деталями. Например, в описании номенклатуры товара, цене, количестве. Кроме того, отсутствие самой расходной накладной может подвергнуть сомнению хозяйственную операцию вообще и покупатель может быть лишен права на налоговый кредит в ходе налоговой проверки. Накладная, как упоминалось, является подтверждением начала физического движения ТМЦ.
