бухгалтер-експерт, кандидат економічних наук, м. Чернігів
Расходной накладной пользуются чаще всего. Именно на основании расходного накладного юрлица и физлица-предприниматели отпускают любые материальные ценности, без чего невозможна ни одна хозяйственная деятельность. С этим документом имеют дело также и обычные покупатели
Является ли расходная накладная первичным документом
Расходная накладная — это первичный документ поставщика, подтверждающий факт передачи товарно-материальных ценностей (ТМЦ) от одного человека другому, от поставщика к покупателю. Настоящий документ содержит всю необходимую для бухгалтерского учета информацию о такой операции: название документа, дату совершения операции, название поставщика, наименование и количество поставленного товара, единицы измерения, цену, место поставки, а также должности и фамилии лиц, совершивших отпуск и принятие таких ТМЦ. Данный перечень отвечает требованиям к первичным документам по ч. 2 ст. 9 Закона «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине» от 16.07.1999 № 996-XIV (далее – Закон о бухучете).
Обратите внимание, что расходной накладной называют, как правило, только накладные, выписываемые наружу, то есть покупателям. Отсюда и название – «расходная», то есть это документ, по которому выдаются ТМЦ. Кроме расходных накладных существуют еще:
прибыльные накладные – это та же расходная накладная, которая для другой стороны служит входным документом для оприходования полученных ТМЦ. Однако все это один и тот же документ, на котором написано «Накладная» или «Расходная накладная». Название «Доходная накладная» на самих документах никогда не употребляется, но под таким названием эти «входные» накладные заносятся в бухгалтерскую или складскую компьютерную программу при учете ТМЦ;
внутренние накладные – это документы на внутреннее перемещение ТМЦ в рамках предприятия. Примером такого документа может быть накладное-требование на отпуск (внутреннее перемещение) материалов (в прошлом известная под формой М-11). Альтернативой внутренним накладным являются лимитно-заборные карты;
товарно-транспортные накладные (ТТН). Однако они подтверждают факт перевозки ТМЦ перевозчиком, а не сам факт передачи ТМЦ покупателю. Составление ТТН не отменяет расходной накладной.
Есть ли официально утвержденная форма расходной накладной
Как расходные, так и внутренние накладные на сегодня являются документами произвольной формы. То есть не имеющими официально утвержденной и обязательной для всех формы (бланка). Все предприятия могут разрабатывать собственные формы накладных. Главное, чтобы они отвечали требованиям обязательных реквизитов первичных документов из упомянутой ч. 2 ст. 9 Закона о бухучете. На практике бухгалтеры используют просто формы накладных, которые уже для них были разработаны в компьютерной программе для автоматизации учета.
Что касается уже упоминавшейся формы для внутренней накладной – М-11, то приказом Минстата от 21.06.1996 № 193 на сегодняшний день утратил силу, поэтому ее можно использовать либо после ее утверждения определенным внутренним приказом предприятия, либо как определенный образец для разработки собственных первичных документов. Как расходная накладная она не подходит, так как там нет части нужных для отпуска «наружу» реквизитов, в том числе сумм НДС. Часто также в качестве дополнительного реквизита используется номер банковского счета (см. далее).
Можно ли расходную накладную использовать для услуг
Нет, по своей сути, расходная накладная предназначена только для ТМЦ, ведь выдаваться могут только материальные вещи. Услуги же предоставляются, а не выдаются покупателю. Однако никакого прямого запрета здесь нет. Часто бывает, что в расходной накладной можно найти и услуги.
услуги. Однако, как правило, это сопутствующие услуги, то есть связанные с продажей товара. К примеру, при продаже ноутбука или смартфона в накладной могут быть услуги по установке программного обеспечения и т.п. Если же предоставляются исключительно услуги, без продажи каких-либо связанных товаров, то обычно оформляют акт приемки-передачи оказанных услуг или просто акт предоставления услуг.
Возможная форма расходной накладной
Один из возможных вариантов расходной накладной приведен ниже.
Как уже упоминалось, расходная накладная как первичный документ должна содержать обязательные реквизиты, определенные ч. 2 ст. 9 Закона о бухучете. Их содержание при этом таково:
название документа (формы). При этом не обязательно в названии должно быть слово «расходное». Может быть просто – «Накладная». В данном случае это ни на что не влияет. Однако на внутренних накладных, как правило, слово «внутреннее» есть всегда;
дата составления. Датой должен быть день фактического осуществления хозяйственной операции. Как правило, это день физической передачи продукта. Плательщикам НДС следует быть осмотрительным, так как именно на дату начала физического движения товара от продавца к покупателю и может возникнуть обязательства по НДС, если это первое событие и предварительной оплаты не было;
Название предприятия, от имени которого был составлен документ. Название может быть как полное, так и сокращенное;
содержание и объем хозяйственной операции. У плательщиков НДС, хотя этого и нет в Законе о бухучете, обязательно – сумма НДС. Это необходимо для совпадения данных расходной и налоговой накладной;
единица измерения хозяйственной операции. Ограничений нет – шт., кг, тонны, банки, метры, кв. мэры, литры и т.д.;
должности лиц, ответственных за проведение хозяйственной операции и правильность ее оформления;
личная подпись или другие данные, позволяющие идентифицировать лицо, участвовавшее в хозяйственной операции.
Расходная накладная может содержать любые дополнительные реквизиты, среди которых:
код предприятия согласно ЕГРПОУ;
номер документа;
место составления документа;
счет в банке;
основание для проведения сделки (например, договор купли-продажи);
данные о документе, подтверждающем лицо получателя или его полномочиях (доверенность) тому подобное.
Важность расходной накладной у плательщиков НДС
Плательщикам НДС нужно следить за тем, чтобы данные расходной и налоговой накладной на одну и ту же операцию совпадали до деталей. Например, в описании номенклатуры товара, цене, количестве. Кроме того, отсутствие самой расходной накладной может подвергнуть сомнению хозяйственную операцию вообще и покупатель может быть лишен права на налоговый кредит в ходе налоговой проверки. Накладная, как уже упоминалось, является подтверждением начала физического движения ТМЦ.
Образец заполнения расходной накладной 2024
Пример заполненной расходной накладной приведен ниже.
