Видаткову накладну оформлюють у двох примірниках: перший залишають у продавця, другий передають покупцеві. Обидва примірника підписують особи, які відвантажили й отримали товар.
Керівник підприємства затверджує перелік осіб, які мають право підписувати первинні документи на здійснення господарських операцій, пов’язаних із відпуском (витрачанням) грошових коштів і документів, товарно-матеріальних цінностей (ТМЦ), нематеріальних активів та іншого майна.
Як заповнювати видаткову накладну довільної форми, покажемо на Прикладі.
Це дата фактичного відвантаження ТМЦ. Вона може відрізнятися від дати переходу права власності на ТМЦ. На практиці можливі ситуації, коли дата відвантаження і дата отримання ТМЦ різні, наприклад після доставки. У договорі прописується дата переходу прав власності, наприклад, дата підписання документів на складі постачальника тощо
Номер накладної
ні
Тут порядковий номер видаткової накладної. Вінпотрібен для внутрішнього контролю відпуску ТМЦ з боку постачальника. Збій у нумерації чи пропуск номерів не загрожує штрафом. Недійсним документ у такому разі також не визнається
Найменування сторін (постачальник, покупець)
так
Найменування сторін (можна скорочені). Банківські реквізити зазначаються не обов’язково. Якщо помилитися у найменуванні, наприклад пропустили частину назви, зазначили неправильну організаційно-правову форму (зокрема ПП «Орхідея» замість ТОВ «Орхідея»), ДПС може засумніватися у реальності господарської операції
Місце складання (адреса постачальника, адреса покупця)
ні
Пишеться фактична адреса постачальника (або адреса постачальника чи покупця, залежно від умов доставки). Зазначається фактична, а не юридична адреса, позаяк саме вона ідентифікує місце господарської операції. Однак, якщо місце складання документа інше, ніж зазначені адреси, про це слід вказати й у видатковій накладній
Найменування товару
так
Зазначається повне найменування товару і все, що дає змогу чітко ідентифікувати відвантажений товар*. Якщо товар має певні особливості щодо розміру, розливу тощо, слід записати про це тут. Наприклад, плити ДВП, ДСП тощо мають різні розміри, а фарби, лаки розливають у різні за місткістю банки
Пишеться кількість товару. Як і в податковій накладній, це може бути не обов’язково натуральне число, а дробове. Кількість знаків після коми має бути достатньою, щоб правильно обчислити суму операції
Ціна, сума без ПДВ
так
зазначається ціна без ПДВ і сума за кожною графою ( = ціна без ПДВ × кількість)
Сума ПДВ, сума з ПДВ
так
тут зазначаються сума ПДВ(за ставки 20% це 1/5 суми без ПДВ) і загальна вартість товару з ПДВ; ці реквізити обов’язкові, бо це і є загальний обсяг господарської операції; дану суму належить сплатити постачальнику
Сума словами
ні
записується сума словами, але це не є обов’язковою; якщо її не записати, це не буде порушенням вимог щодо обов’язкових реквізитів, позаяк уже є підсумок операції цифрами (сума з ПДВ)
зазначаються реквізити довіреності, якщо відпускали ТМЦ за довіреністю; без оформлення довіреності від імені підприємства отримати ТМЦ може керівник або інші уповноважені особи, відомості про яких внесені до ЄДР
Підпис
так
підписи мають збігатися з їхнім розшифруванням
Печатка
ні
печатки ставлятьсяза потреби
* важливо, щоб дані видаткової накладної і податкової накладної збігалися до найменших дрібниць
Якщо припущена помилка у видатковій накладній, то її слід замінити новою, правильною.
Якщо це неможливо, то тоді слід вчинити стандартним способом — коректурним (п. 4.4 Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затверджене наказом від 24.05.1995 № 88). Неправильний текст або суму слід закреслити тонкою рискою так, щоб можна було прочитати закреслене, а згори написати правильні дані. Поряд зазначається «виправлено», дата виправлення і ставляться підписи осіб, які підписали цей документ.
