У статті дізнаєтеся, як правильно заповнити видаткову накладну і яким реквізитам приділити особливу увагу.
Видаткова накладна: вимоги до оформлення
Видаткову накладну оформлюють у двох примірниках: перший залишають у продавця, другий передають покупцеві. Обидва примірника підписують особи, які відвантажили й отримали товар.
Керівник підприємства затверджує перелік осіб, які мають право підписувати первинні документи на здійснення господарських операцій, пов’язаних із відпуском (витрачанням) грошових коштів і документів, товарно-матеріальних цінностей, нематеріальних активів та іншого майна.
Як заповнювати видаткову накладну довільної форми, покажемо на Прикладі.
Приклад. Як заповнювати видаткову накладну довільної форми
ТОВ «Едельвейс» відпустило ТОВ «Орхідея» такі ТМЦ:
- лак меблевий акрил-поліуретановий Trae Lyx Moebel lak (0,25 ) — 10 банок за ціною 150 грн без ПДВ за банку;
- ДВП СТ-40 (2,5 мм × 2440 мм ×1220 мм) — 5 листів за ціною 95 грн без ПДВ за лист.
Підкажемо на прикладах реальних ситуацій, на що зважати платникам ПДВ, коли готують таблиці даних. Адже таблиця, яку врахували контролери, є дієвим способом успішно зареєструвати податкові накладні
Видаткова накладна: порядок заповнення
| ЯК ЗАПОВНИТИ ВИДАТКОВУ НАКЛАДНУ |
| Реквізит | Чи обов’язковий | Як заповнити |
| Дата | Так | Дата фактичного відвантаження ТМЦ. Вона може відрізнятися від дати переходу права власності на ТМЦ. На практиці можливі ситуації, коли дата відвантаження і дата отримання ТМЦ різні, наприклад, після доставки. У договорі пропишіть дату переходу прав власності, наприклад, дата підписання документів на складі постачальника тощо |
| Номер накладної | Ні | Порядковий номер видаткової накладної. Він потрібен для внутрішнього контролю відпуску ТМЦ з боку постачальника. Збій у нумерації чи пропуск номерів не загрожує штрафом. Недійсним документ також не визнають |
| Найменування сторін (постачальник, покупець) | Так | Найменування сторін (можна скорочені). Банківські реквізити зазначати не обов’язково. Якщо помилилися в найменуванні, наприклад, пропустили частину назви, зазначили неправильну організаційно-правову форму (зокрема ПП «Орхідея» замість ТОВ «Орхідея»), ДПС може засумніватися у реальності господарської операції |
| Місце складання (адреса постачальника, адреса покупця) | Ні | Пишіть фактичну адресу постачальника (або адресу постачальника чи покупця, залежно від умов доставки). Зазначте фактичну, а не юридичну адресу, позаяк саме вона ідентифікує місце господарської операції. Однак, якщо місце складання документа інше, ніж зазначені адреси, укажіть про це у видатковій накладній |
| Найменування товару | Так | Повне найменування товару і все, що дає змогу чітко ідентифікувати відвантажений товар*. Якщо товар має певні особливості щодо розміру, розливу тощо, пишіть про це тут. Наприклад плити ДВП, ДСП тощо мають різні розміри, а фарби, лаки розливають у різні за місткістю банки |
| Одиниця виміру | Так | Щоб записати одиницю виміру товару*, скористайтеся Державним класифікатором одиниць виміру ДК 011-96, який призначений для заповнення податкових накладних |
| Кількість | Так | Пишіть кількість товару. Як і в податковій накладній, це може бути не обов’язково натуральне число, а дробове. Кількість знаків після коми має бути достатньою, щоб правильно обчислити суму операції |
| Ціна, сума без ПДВ | Так | Зазначте ціну без ПДВ і суму за кожною графою ( = ціна без ПДВ × кількість) |
| Сума ПДВ, сума з ПДВ | Так | Пишіть суму ПДВ (за ставки 20% це 1/5 суми без ПДВ) і загальну вартість товару з ПДВ. Ці реквізити обов’язкові, бо це і є загальний обсяг господарської операції. Цю суму належить сплатити постачальнику |
| Сума словами | Ні | Сума словами не є обов’язковою. Якщо її не записали, це не буде порушенням вимог щодо обов’язкових реквізитів, позаяк уже є підсумок операції цифрами (сума з ПДВ) |
| Всього найменувань | Ні | Пишіть кількість товарних позицій |
| Довіреність на отримання ТМЦ | Ні | Зазначте реквізити довіреності, якщо відпускали ТМЦ за довіреністю. Без оформлення довіреності від імені підприємства отримати ТМЦ може керівник або інші уповноважені особи, відомості про яких внесені до ЄДР |
| Підпис | Так | Підписи мають збігатися з їхнім розшифруванням |
| Печатка | Ні | Печатки ставимо за потреби |
| * важливо, щоб дані видаткової накладної і податкової накладної збігалися до найменших дрібниць |
Як виправити помилки у видатковій накладній
Якщо припустилися помилки у видатковій накладній, замініть її новою, правильною.
Якщо це неможливо, то вдайтеся до стандартного способу — коректурного (Положення № 88). Неправильний текст або суму закресліть тонкою рискою так, щоб можна було прочитати закреслене, а згори напишіть правильні дані. Поряд зазначте «виправлено», дату виправлення і поставте підписи осіб, які підписали цей документ.
Видаткова накладна зразок заповнення
СКАЧАТИ
