Почти каждому предприятию в процессе деятельности приходится приобретать топливо в больших или малых объемах. Кто-то скромно заправляет автомобиль директора, другие закупают топливо оптом, чтобы обеспечить работу собственных автопарков. От этого зависят возможные пути приобретения горючего, соответственно, и способы учета. Именно об этом и поговорим.
Облік генераторів, павербанків, сонячних панелей, Starlink’ів
Как оформить и учитывать заправку авто на АЗС
Для большинства предприятий авто на АЗС заправляет подотчетное лицо. Оплатить залитое в бак топливо можно как наличными, так и корпоративной платежной картой (КПК) через платежный терминал.
Независимо от того, рассчиталось подотчетное лицо за топливо наличными или оплатило с помощью КПК, оно должно подтвердить покупку чеком регистратора расчетных операций (РРО), что ему выдаст оператор АЗС. Реквизиты в чеке будут отличаться в зависимости от способа оплаты.
Кроме того, подотчетное лицо составляет на такие приобретения авансовый отчет.
А вот акцизной накладной на топливо, проданное через колонку на АЗС, оператор не предоставляет. Ведь по новым нормам (пп. «а» п. 231.3 НКУ) в этой ситуации лицо, которое реализует горючее, обязано составить акцизную накладную только в одном экземпляре.
Получатель, используя такое топливо, также не оформляет акцизной накладной, и в системе электронного администрирования топлива эта информация не отображается. Это подтвердили и налоговики (ИНК ГНС от 20.11.2019 № 1452/6/99-00-04-02-06-15/ИНК).
Работник может приобрести топливо за свой счет а затем предоставить авансовый отчет, по которому ему компенсируют понесенные расходы. Но этот способ может быть проблемным, о чем свидетельствуют многочисленные разъяснения официальных органов, в частности, Обобщающая налоговая консультация по налогообложению налогом на доходы физических лиц и военным сбором суммы дохода, выплаченного работодателем работнику за товары (работы, услуги), приобретенные таким работником за счет собственных наличных средств, утвержденная приказом Минфина от 26.04.2019 № 181.
Субъект хозяйствования должен подтвердить с помощью первичных документов факт расходования горючего. Раньше эту функцию выполняли путевые листы, но теперь их применять не обязательно. Впрочем, сейчас их все-таки можно использовать, чтобы подтвердить объем израсходованного горючего (письма Госкомстата от 23.07.2013 № 05.2-8/107, от 09.04.2013 № 18.1-25/Т-26-13/26, Госпредпринимательства от 16.08.2013 № 7443/0/20-13, ГУ Миндоходов в Сумской области от 19.06.2013 № 1244/10/11-009). Информацию об использовании горючего могут также содержать другие документы, например, отчет о расходовании горючего, который составил работник.
Совет: расход топлива фиксируйте в путевых листах или отчетах о расходовании топлива.
Налоговики настаивают, что подтверждать факт расходования топлива должны товарно-транспортные накладные (ТТН). Но форма ТТН, приведена в приложении 7 к Правилам перевозок грузов автомобильным транспортом в Украине, утвержденных приказом Минтранса от 14.10.1997 № 363, такой информации не содержит.
Учет топлива по топливным картам
Под смарт-картой (топливной карточкой) понимают пластиковую карточку со встроенным микроконтроллером, который служит носителем и обработчиком информации. С помощью такой карты инициируют перевод средств и/или выполнение служебных операций.
Такое определение содержал пункт 2.1 раздела 2 Правил национальной системы массовых электронных платежей, утвержденным постановлением Правления НБУ от 10.12.2004 № 620 (утратили силу с 26.09.2017).
На практике применяют два вида топливных карточек:
1. «литровые» топливные карты-подтверждают полномочия представителей покупателя получить у продавца предварительно оплаченное топливо соответствующего количества, марки и вида. Такие карточки выдают на отдельный вид топлива: дизельное топливо, бензин А-92, А-95 и тому подобное.
Внимание: «литровые» топливные карты фиксируют цену на топливо.
По этим картам покупатель перечисляет поставщику предварительную оплату за определенное количество горючего по фиксированной цене, которая в дальнейшем не меняется. После оплаты поставщик передает покупателю карты (карту) за плату или в безвозмездное пользование (в соответствии с условиями договора). Прежде чем выдать смарт-карты, поставщик зачисляет на их условные счета соответствующее количество оплаченного топлива. То есть на эту дату топливо переходит в собственность покупателя. Предварительно оплаченное топливо остается у поставщика на ответственном хранении. Во время заправки на АЗС его передают покупателю.
2. «Денежные» топливные карты — с их помощью инициируют перевод средств с условного счета плательщика, открытого на АЗС, в оплату полученного топлива.
В этом случае поставщик открывает счет, на котором учитывает денежные средства, которые перечислил клиент как предварительную оплату за топливо. Цену не фиксируют. Покупатель приобретает топливо по ценам, установленным на АЗС на момент отгрузки.
Внимание: «денежные» топливные карты цену на топливо не фиксируют.
«Отоварить» такие карточки можно горючим любой марки. Чтобы получить горючее, водитель предъявляет на АЗС смарт-карточку, с которой списывают стоимость полученного горючего. В собственность покупателя горючее переходит в момент заправки автомобиля.
Учет заправки авто по сведениям
В таком случае автомобили заправляют на основании договора между предприятием и поставщиком. На АЗС выдачу горючего фиксируют в специальных ведомостях. Список автомобилей, которые должны заправляться по сведениям, предоставляют поставщику при заключении договора.
Имейте в виду, что на практике такой способ не распространен.
На основании Сведений по форме № 16-НП поставщики не реже чем один раз в месяц (периодичность определяют в договоре), выписывают сводные ведомости-счета каждому потребителю. В них отмечают марки нефтепродуктов и цены, действующие в течение месяца (пп. 10.3.2.2 Инструкции № 281). На основании этих сведений-счетов проводят окончательные расчеты в безналичной форме. При заключении договора покупатель обычно платит безналичный аванс.
В бухучете приобретенное по сведениям горючее учитывайте по общим правилам безналичного приобретения горючего. Горючее оприходуйте на основании сведений — счетов и чеков РРО. Остальные учетные операции выполняйте в общем порядке.
Учет топлива: проводки
Как отражать топливо в бухучете продемонстрируем в проводках далее.
СКАЧАТЬ ⤵️
СКАЧАТЬ ⤵️
СКАЧАТЬ ⤵️
СКАЧАТЬ ⤵️
