бухгалтер-експерт, кандидат економічних наук, м. Чернігів
Правильно оформите товарно-транспортную накладную — снизите риски при налоговой проверке. Разбираем, когда обязательная выписка ТТН, как ее заполнить, а также новая форма товарно-транспортной накладной, что начала действовать в 2025 году для скачивания
Товарно-транспортная накладная (ТТН) — это документ, сопровождающий перевозку груза и совмещающий всех участников транспортного процесса — покупателя, продавца, перевозчика, водителя и других сторон, например экспедитора. Они используют ТТН как единственный документ для:
Кроме Правил № 363, обязанность использовать ТТН при внутренних грузовых перевозках на договорных условиях фиксирует статья 48 Закона Украины «Об автомобильном транспорте» от 05.04.2001 № 2344 (далее — Закон об автотранспорте). Поэтому ТТН обязательно должен иметь водитель, который осуществляет перевозку на договорных условиях. ТТН (бланк) входит в перечень тех документов, которые водитель должен предъявить полиции (вместе с водительским удостоверением, техпаспортом, полисом обязательного страхования гражданско-правовой ответственности).
Товарно-транспортную накладную также могут использовать для:
складского, оперативного и бухгалтерского учета ТМЦ (раздел 1 Правил № 363).
Однако «можно использовать» — не означает, что такой ТТН для целей бухгалтерского учета достаточно и другие документы (расходные накладные, акты приемки-передачи) не нужны.
Как понимать, что ТТН — это «единственный» документ?
«Единый» документ означает, что ТТН объединяет всех участников транспортного процесса и составлять другие документы, чтобы оформить такой процесс между отдельными его участниками не требуется. Именно так следует понимать определение ТТН в пункте 1.1 Правил № 363 и статьи 1 Закона об автотранспорте. Однако это не означает, что другие документы при передаче ТМЦ и принятии результатов услуги по перевозке оформлять не нужно. Как раз наоборот. Другие документы — расходные накладные, акты принятия-передачи, акты выполненных работ, предоставленных услуг и т.п. — для бухгалтерского и налогового учета нужно оформить обязательно, ведь именно они содержат информацию о состоявшейся хозяйственной операции и являются первичными документами по статье 1 Закона Украины «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине» от 16.07.1999 № 996.
Следовательно, ТТН содержит информацию о транспортировке, погрузке и разгрузке ТМЦ, а не хозяйственной операции с такими ТМЦ. Информацию о самой хозяйственной операции по передаче ТМЦ содержит, например, расходная накладная. И этот факт важен для целей бухгалтерского учета, в частности налогового учета. ТТН — это не первичный документ, поэтому при смене собственника ТМЦ нужно составить документы, имеющие статус первичных.
Внимание:ТТН фактически не является первичным документом для целей бухгалтерского учета, поэтому не может заменить расходные накладные, акты предоставленных услуг.
Як діяти, коли керівник не має змоги підписати документи, наприклад, перебуває у відпустці, відрядженні, на лікарняному тощо? Із паперовими документами можна знайти рішення. З електронним документообігом та різними КЕП посадових осіб розібратися складніше — виникає багато запитань щодо правомірності поставлених підписів. У статті підкажемо, як передати повноваження підписувати документи на час відсутності керівника та уникнути ризиків
Новый бланк ТТН (форма № 1-ТН) содержит Приложение 7 Правил № 363, существенно обновленное с 3 января 2025 года Приказом № 1332. Товарно транспортная накладная (форма) стандартная, ее используют во всех перевозках, кроме особых. Для особых же перевозок разработана специальная новая форма ТТН (Украина). Она предназначена для перевозки таких ТМЦ, таких как:
этиловый спирт и алкогольные напитки. Для таких ТТН существует Единый реестр ТТН для перемещения алкогольных напитков, администратором которого является ГНС;
высокооктановые кислородсодержащие добавки;
нефтепродукты (нефть);
хлебобулочные изделия;
дерево.
По каждому из таких ТМЦ есть своя форма ТТН (различные приказы профильных министерств).
Внимание:форма 1 ТН используются для всех перевозок, кроме особых, для которых действуют специальные ТТН.
Приводим действующий ТТН бланк Украина (реквизиты, которые были обязательными ранее, но их не было в стандартной форме № 1-ТТН, мы выделили желтым, а вообще новые реквизиты — оранжевым).
Можно, но с ограничением: в стандартную форму можно только добавлять новые реквизиты, а удалять из нее имеющиеся — нет. До 3 января 2025 года удалять ненужные реквизиты по ТТН в бумажной форме было возможно. Согласно обновленному абзацу 2 пункта 11.1 Правил № 363: «При необходимости форма товарно-транспортной накладной может быть дополнена другими реквизитами, с учетом особенностей перевозок, в частности условий и/или вида груза». То есть об удалении реквизитов из стандартной ТТН речь не идет.
Если вы решили дополнить форму ТТН собственными реквизитами, для этого нужно:
разработать и утвердить внутренним приказом предприятия собственную форму ТТН исходя из имеющейся;
добавить по возможности такую форму в условиях договора поставки, который заключаете с перевозчиком.
Изменения в форме товарно-транспортной накладной 2025
В новой форме ТТН:
добавили реквизиты, которых вообще не было: «Место составления», «Идентификационный номер животного, от которого получено сырье», «Вид животного», «Температурный режим транспортировки»;
добавили реквизиты габаритно-весового контроля (длина, ширина, высота, общий вес, масса с грузом, масса брутто), которые еще в 2019 году требовала статья 48 Закона об автотранспорте, но отсутствовали в стандартной форме ТТН, из-за чего их нужно добавлять самостоятельно;
удалили реквизит «Заказчик». Теперь информацию о заказчике перевозки в ТТН не нужно приводить.
В стандартной форме ТТН гораздо больше реквизитов, чем требует статья 48 Закона об автотранспорте, но удалять «лишние» нельзя.
Приводим сравнение реквизитов старой и новой формы ТТН (реквизиты, которые были обязательными раньше, но их не было в стандартной форме ТТН, мы выделили желтым; вообще новые реквизиты, которых нет даже в Законе об автотранспорте, — оранжевым).
Ответственность за отсутствие нужных реквизитов в ТТН и неточность данных
За нарушение требований по внесению сведений в товарно-транспортную накладную предусмотрена административная ответственность грузоотправителя. Такие нормы содержит Кодекс Украины об административных правонарушениях (КоАП).
Грузоотправителя могут наказать штрафом в размере 3000 НМДГ (51 000 грн) за то, что он внес:
недостоверные сведения о массе или габаритах груза к ТТН;
сведения о массе или габаритах груза к ТТН, превышающих параметры, установленные законодательством, при отсутствии оформленного разрешения на проезд по автомобильным дорогам транспортных средств, весовые или габаритные параметры которых превышают нормативные (ст. 1322 КоАП).
Однако грузоотправитель отвечает за внесение недостоверных сведений о массе груза в ТТН только в случае превышения транспортным средством, которым перевозят указанный груз, весовых нормативных параметров, определенных законодательством.
Знову зміни у законах? А щоб їх! І як тепер працювати? Як добре, що онлайн-помічник у системі «Експертус Головбух» і з робочими ситуаціями допоможе розібратися, і заспокоїть. Хутчіш тисніть на посилання і заручіться надійною підтримкою експертів 👇
Товарно транспортная накладная: когда можно без нее
В обновленном определении ТТН, содержащем Правила № 363, заложено исключение, что ТТН составляется «кроме физических лиц, осуществляющих перевозку груза за счет собственных средств и для собственных нужд» (п. 1 Правил № 363). Выходит, что сейчас не оформлять ТТН могут только физлица, перевозящие грузы:
за собственные средства;
для собственных нужд.
Эти два условия нужно соблюсти одновременно.
В то же время изменили и определение перевозчика. Показываем «до» и «после»:
ИЗМЕНЕНИЕ ОПРЕДЕЛЕНИЯ ПЕРЕВОЗЧИКА В ПРАВИЛАХ № 363
До 03.01.2025
С 03.01.2025 (Приказ № 1332)
Перевозчик — это физическое или юридическое лицо — предприятие, которое предоставляет услуги по перевозкам грузов или осуществляет за свой счет перевозки грузов автомобильными транспортными средствами.
Автомобильный перевозчик — это физическое или юридическое лицо, осуществляющее на коммерческой основе или за собственные средства перевозки пассажиров или грузов транспортными средствами
В определении «оказывает услуги» заменили на перевозку «на коммерческой основе». Как результат, перевозчиком может быть и лицо, с которым не заключался договор предоставления услуг перевозки, например:
поставщик, который доставляет товар покупателю за свой счет;
покупатель, забирающий товар из состава поставщика (самовывоз товара).
Однако спорной остается ситуация перевозки для собственных нужд собственным водителем предприятия, например между подразделениями, ведь в таком случае:
участник транспортного процесса всего один — само предприятие, то есть нельзя выделить автомобильного перевозчика, грузоотправителя и грузополучателя;
отсутствует коммерческая составляющая. Перемещение между подразделениями может быть связано с разными причинами. В результате такой перевозки предприятие прибыли не получает.
На первый взгляд можно сделать вывод, что при перевозке между подразделениями ТТН по-прежнему не требуется. Однако даже при таких обстоятельствах лучше составить ТТН, потому что по Правилам № 363 в определении ТТН за свой счет и собственные грузы могут перевозить только физлица.
Товарно транспортная накладная: общие правила выписки
Правила заполнения ТТН предусматривают, что следует руководствоваться требованиями пунктов 11.3-11.9 Правил № 363, среди которых:
оформление товарно транспортных накладных обязанность заказчика услуги по перевозке (п. 11.3 Правил № 363). Чаще это делает грузоотправитель, ведь только у него полная информация о товаре;
бумажные ТТН заполняем вручную, типографским или смешанным способом. Также возможно использование факсимиле, если это предусматривает договор (письмо ГФС от 04.09.2015 № 18936/5/99-99-10-03-02-15);
всегда нужно выписывать не менее 3 экземпляров ТТН. Даже в ситуации совпадения грузоотправителя, грузополучателя и заказчика в одном лице. Это ситуация, когда предприятие для того, чтобы перевезти груз для самого себя, воспользовалось услугами постороннего перевозчика. Если есть экспедитор, то составляем 4-й экземпляр ТТН;
печати не требуются;
на каждую поездку — отдельная ТТН;
на каждого грузополучателя также отдельная ТТН. Например, если ТМЦ перевозит один перевозчик по нескольким точкам (местам доставки), то нужно выписать по 3 экземпляра ТТН на каждую точку.
Допущенные ошибки в бумажных ТТН можно исправить корректным способом: зачеркнуть, написать правильно и сделать надпись «Исправлено» с подписями и датой (исправлять надо все экземпляры и собирать подписи всех сторон процесса перевозки).
Пять этапов движения ТТН при перевозке ТМЦ
Выписка и движение бумажных товарно-транспортных накладных таково:
Этап 1. Грузоотправитель выписывает 3 экземпляра ТТН (п. 11.3 Правил № 363) и подписывает их в специальном поле на оборотной стороне бланка.
Этап 2. Водитель принимает груз и также подписывает все 3 обязательных экземпляра ТТН (лицевая сторона бланка) (п. 11.4 Правил № 363). На этом этапе может появиться еще и экспедитор — тогда в обращение входит дополнительный (четвертый) экземпляр ТТН.
Этап 3. 1-й экземпляр ТТН остается у отправителя, а 2-й и 3-й — у водителя, и они будут у него до доставки товара получателю. Их он может показать полиции, если потребуется.
Этап 4. Происходит прием товара получателем, который подписывает 2-й и 3-й экземпляры ТТН (обратная сторона бланка). Себе он покидает 2-й экземпляр ТТН. Водителю уже здесь подписывать ТТН не нужно (п. 11.5 Правил № 363).
Этап 5. Водитель забирает 3-й экземпляр (уже с подписью получателя) и затем передает его перевозчику, на которого работает (п. 11. 5 Правил № 363). В случае необходимости водитель может снять копию.
«Вчіться, розваги нікуди не дінуться», — казали вони. Проте розваги якраз кудись ділися, а навчання завжди з нами. Бо як бухгалтеру без нових знань наодинці з податковими змінами? Вища школа Головбуха — ваш шанс лагідно поєднати підвищення кваліфікації і відпочинок, адже ви самі обираєте час і місце для уроків!
На сегодняшний день уже возможно использование электронных ТТН с использованием электронной подписи (п 11.1 Правил № 363).
Электронная товарно-транспортная накладная имеет следующие особенности:
для водителя заказчиком (отправителем) печатается бумажная копия e-ТТН, чтобы он мог предъявить ее полиции как сопроводительный документ к грузу (см. требование п. 11.5 Правил № 363). Водитель (экспедитор) при этом на копии ставит свою подпись, подтверждающую, что он принял к перевозке груз;
сопроводительные документы также следует оформить в электронной форме с использованием электронной подписи (ЭП).
Что касается правил составления и документооборота е-ТТН, то они такие же, как и для бумажной формы. Однако вместо подписи происходит наложение ЭП. Водителю же придется кроме наложения ЭП еще и подписать бумажную копию выдаваемой ему ТТН.
Электронная товарно-транспортная накладная имеет следующие преимущества:
возможность мгновенного согласования и подписания документов с контрагентами на грузоперевозки;
становится невозможной утрата документов, как это бывает с бумажными аналогами;
прозрачность бизнес-процессов, так как электронный документооборот легче отследить и создать базу.
Чтобы внедрить е-ТТН, обратитесь к провайдерам электронного документооборота, которые присоединились к системе и прошли сертификацию.
ТТН как документ в налоговом учете
Налоговики имеют две несколько противоречивые позиции по ТТН:
ТТН должно быть обязательно, поскольку без нее нет и хозяйственной операции (на жаргоне налоговиков — «бестоварная» хозяйственная операция). Ссылаясь на «единство» ТТН, налоговики не признают достаточность других документов: расходных накладных, актов выполненных работ, актов приемки-передачи и т.д. Однако судебная практика это отрицает – наличие или отсутствие ТТН и недостатки в ее оформлении не являются основанием для выводов о «бестоварности» хозяйственной операции по приобретению или продаже ТМЦ, если есть другие данные, свидетельствующие о движении активов или изменениях в обязательствах налогоплательщика (решение ВСУ от 02.03.2023 по делу № 804/644/16);
ТТН недостаточно, потому что ТТН не является документом, содержащим информацию для определения объекта налогообложения НДС (письмо ГНС от 29.03.2023 № 525/ЗПІ/99-00-21-03-02-10). Для определения объекта обложения НДС нужно иметь подтвержденный факт осуществления хозяйственной операции по поставке товаров (услуг). И такой факт подтверждают первичные документы, составленные по правилам бухгалтерского учета. Фактически налоговики указывают на то, что ТТН не является первоначальным документом с точки зрения бухгалтерского учета, так как не содержит сведения о хозяйственной операции, что и было рассмотрено в начале данной консультации.
Следовательно, плательщикам НДС ТТН лучше оформлять обязательно, чтобы не было лишних вопросов у налоговиков и не доказывать потом свою правоту в суде. Однако ТТН, как документ, недостаточен для списания и оприходования ТМЦ для целей бухгалтерского и налогового учета. Выходит, что ТТН – это необходимый, но недостаточный документ при перевозках, что является следствием того, что ТТН не является первичным документом.
Какие еще вопросы возникают по поводу заполнения ТТН
Ответы на вопросы о сложных ситуациях, когда используют ТТН.
РАСПРОСТРАНЕНЫЕ ВОПРОСЫ ПО ТТН
Вопрос
Ответ
Объяснение
Можно ли использовать одну ТТН на несколько перевозок по одинаковому адресу?
нет
Можно попасть на то, что ГНС подвергнет сомнению реальность сделки из-за несоответствия объема перевозимого груза и грузоподъемности использованного автомобиля. К примеру, если было сделано 3 ходки по 4 т, то перевезено 12 т груза. В случае грузоподъемности авто 4 т встанет вопрос, как за одну «документальную» ходку по ТТН перевезли 12 т? Лучше не рисковать
Можно ли сократить количество экземпляров ТТН, если некоторые стороны процесса совпадают в одном лице?
нет
Правила № 363 никаких исключений не содержат. Кроме того, такое мнение придерживается Мининфраструктуры в письме от 28.08.2014 № 5615/25/10-14. Следовательно, экземпляров ТТН всегда не менее 3-х. Если нужно упростить документооборот, следует использовать е-ТТН
Нужно ли оформлять ТТН, если перевозка груза осуществляется на легковом, а не грузовом автомобиле?
да
Правила № 363 касаются всего автотранспорта, а не только грузового и исключений для легкового транспорта не содержат
Нужно ли ТТН, если доставка осуществляется курьерской службой (почтой), например «Новой почтой», «Мост Экспресс»?
нет
Правила № 363 не касаются почты. Необходимо проверить наличие курьерской службы в Реестре операторов почтовой связи (найти его можно на сайте профильной нацкомиссии). Кроме того почтовыми могут считаться только отправки до 30 кг (п. 14 Правил предоставления услуг почтовой связи, утвержденные постановлением КМУ от 05.03.2009 № 270)
Дата ТТН, дата расходной накладной и дата налоговой накладной должны быть одинаковыми?
да
Этот вопрос не урегулирован, но лучше, чтобы совпадали.
Во-первых, тогда не будет вопросов у налоговиков: дата налоговой накладной должна совпадать с датой расходной накладной (если первое событие отгрузка).
Во-вторых, налоговая рассматривает как отгрузку (первое событие) дату начала физического движения товара к получателю, то есть дату отгрузки. И именно эту дату нужно ставить в налоговой накладной (если первое событие отгрузка).
В-третьих, если дата передачи товара от перевозчика к получателю отличается от даты отгрузки, то лучше тогда факт передачи товара получателю оформить другим документом, чем накладная, например актом приемки-передачи товара, составленном в произвольной форме
