Електронна трудова книжка: коротко про головне

Нагадуємо, що електронна трудова книжка — це цифровий аналог паперової трудової книжки, що зберігається у реєстрі застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування.

1. До якої дати потрібно перевести в електронний формат паперові трудові книжки? Для чого це роблять?

Перевести паперові трудові книжки в електронний формат потрібно до 10 червня 2026 року. П’ятирічний перехідний період встановив Закон України «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі» від 05.02.2021 № 1217-IX (далі — Закон № 1217). Він розпочався 10 червня 2021 року.

Переведення трудових книжок в електронний формат має кілька ключових цілей:

• захист даних — оцифрування гарантує збереження інформації про трудовий стаж, особливо тієї, що була внесена до 2004 року та унеможливлює втрату або пошкодження паперового документа;
• спрощення процедур — перехід до електронних книжок дозволить автоматично нараховувати пенсії без особистого звернення, що зменшує бюрократичне навантаження;
• уникнення втрати стажу;
• прозорість і доступність — працівник може у будь-який момент перевірити свої дані про страховий стаж в особистому кабінеті на вебпорталі електронних послуг ПФУ;
• оптимізація роботи — після оцифрування паперову книжку повертають працівникові, а це спрощує кадровий документообіг і скасовує необхідність її зберігання на підприємстві.

Трудові штрафи у 2025 році

2. Що далі робити з паперовою трудовою книжкою після цієї дати?

Після оцифрування трудової книжки, роботодавець видає працівникам особисто під підпис паперову трудову книжку.

Працівник може порівняти дані в особистому кабінеті на порталі Пенсійного фонду України зі своєю паперовою книжкою, щоб переконатися, що всі записи правильні та звернутись до органів Фонду у випадку неточностей чи розбіжностей.

Також на вимогу працівника, роботодавець і в подальшому зобов’язаний вносити до трудової книжки, що зберігається у працівника, записи про прийняття на роботу, переведення та звільнення, заохочення та нагороди за успіхи в роботі.

3. Якщо трудову книжку не оцифрують до 10 червня 2026 року?

Страховий стаж обчислюють за даними, що містяться в реєстрі застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування, у тому числі за даними про трудову діяльність працівників, внесеними відповідно до Закону України «Про збір та облік єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування» від 08.07.2010 № 2464-VI. За періоди, за які не внесені дані до реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування, — у порядку та на умовах, передбачених законодавством, що діяло раніше (п. 6 Закону № 1217-IX).

Тобто, після 10 червня 2026 року, при визначенні права на пенсійні виплати враховуватимуть записи з паперової трудової книжки, яку надасть заявник.

4. Які дані можна вносити в електронну трудову книжку?

В електронну трудову книжку можна вносити дані, які підтверджують страховий стаж. Цей процес передбачає оцифрування інформації як з паперової трудової книжки, так і з інших документів про стаж, що визначили Порядком підтвердження наявного трудового стажу для призначення пенсій за відсутності трудової книжки або відповідних записів у ній, затвердженим постановою КМУ від 12.08.1993 № 637 (це трудові договори, військовий квиток, диплом про навчання, свідоцтво про народження дитини (для жінок), довідки про підтвердження стажу тощо).

5. Хто і як має вносити дані в електронну трудову книжку?

Вносити дані в електронну трудову книжку може як працівник, так і роботодавець.

Працівник — засобами вебпортал електронних послуг ПФУ або звернувшись до найближчого сервісного центру фонду особисто.

Роботодавець — шляхом створення відповідного електронного запису в електронному кабінеті страхувальника.

Дана інформація детально описана у Порядку подання відомостей про трудову діяльність працівника, фізичної особи — підприємця, фізичної особи, яка забезпечує себе роботою самостійно, в електронній формі, затвердженому постановою ПФУ від 12.03.2021 № 11-1.

Так, відомості про трудову діяльність працівника подають до територіального органу Пенсійного фонду України працівник особисто або через вебпортал електронних послуг Пенсійного фонду України в електронній формі з обов’язковим накладанням електронного підпису, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису, працівник, страхувальник або представник страхувальника, якому керівник страхувальника делегував відповідні повноваження.

6. Як перевірити, чи трудова книжка оцифрована?

На вебпорталі електронних послуг ПФУ в розділі «Електронна трудова книжка / Дані ЕТК / Відцифрована ЕТК» особистого кабінету застрахованої особи.

За інформацією ПФУ у Хмельницькій області