Електронна трудова книжка ФОП: про що варто знати

Оцифрування періодів трудової та підприємницької діяльності — це переведення паперових документів у електронний формат, що забезпечує надійне зберігання відповідної інформації, зменшуючи ризик втрати або пошкодження паперових документів. Цей процес допомагає автоматизувати процедуру нарахування пенсій, соціальних виплат та спростити кадрові процедури.

Електронну трудову книжку формує Пенсійний фонд України на основі звітності, що подають роботодавці, а також шляхом оцифрування паперових документів.

Для фізичних осіб — підприємців це також є актуальним, бо електронна трудова книжка може спростити процедуру підтвердження стажу та нарахування пенсійних виплат.

Період здійснення фізичною особою підприємницької діяльності до 01.01.2004 підтверджують, зокрема:

• на загальній системі оподаткування:
  • документами про сплату страхових внесків: платіжні доручення, квитанції установ банків, документи, що підтверджують поштовий переказ, довідки ПФУ про сплату страхових внесків;
• на спрощеній системі оподаткування:
  • свідоцтвом про сплату єдиного податку (до 01.01.2004);
  • спеціальним торговим патентом (до 01.01.2004);
  • патентом про сплату фіксованого розміру прибуткового податку з громадян (до 01.01.2004);
  • документами про сплату єдиного податку (платіжні доручення, квитанції установ банків, документи, що підтверджують поштовий переказ, довідки ПФУ про сплату страхових внесків);
  • довідками про реєстрацію особи як суб’єкта підприємницької діяльності за спрощеною системою оподаткування.

Періоди здійснення фізичною особою підприємницької діяльності після 01.01.2004 до страхового стажу зараховують на підставі даних, що містяться в системі персоніфікованого обліку (Порядок підтвердження наявного стажу роботи для призначення пенсій за відсутності трудової книжки або відповідних записів у ній, затвердженого постановою КМУ від 12.08.1993 № 637, та Порядок подання та оформлення документів для призначення (перерахунку) пенсій відповідно до Закону України «Про загальнообов’язкове державне пенсійне страхування», затвердженого постановою ПФУ від 25.11.2005 № 22-1).

ФОП-єдиноподатник 2025

• 📝 Форма обліку доходів платника єдиного податку
• 📝 Зміна групи єдиного податку

Подати відомості про періоди підприємницької діяльності можна скориставшись засобами вебпорталу Пенсійного фонду України.

Для цього:

• зберіть та підготуйте скановані копії відповідних документів – витяг про державну реєстрацію фізичної особи підприємця (свідоцтво про сплату єдиного податку, торговий патент), документи про сплату страхових внесків (платіжні доручення, квитанції тощо) або документи про сплату єдиного або фіксованого податку;
• авторизуйтесь на вебпорталі за допомогою за кваліфікованого електронного підпису (КЕП);
• у розділі «Комунікації з ПФУ», оберіть пункт «Відомості про трудові відносини»;
• додайте заздалегідь підготовлені скановані копії документів, поставте позначку щодо надання згоди на передачу та обробку персональних даних, підпишіть звернення КЕП та натисніть «Відправити до ПФУ».

Зверніть увагу, що разом із документами про періоди підприємницької діяльності можете подати скановані копії інших документів про стаж, наприклад: документи про здобуття освіти, свідоцтво про народження дитини, військовий квиток, трудову книжку (у разі її наявності) тощо.

Результат опрацювання звернення можете переглянути у вкладці «Мої звернення».

За інформацією ПФУ