Трудові книжки після 10 червня 2026 року: що треба знати роботодавцю

Нагадуємо, 10 червня 2021 року набрав чинності Закон України від 05.02.2021 № 1217-IX (далі —Закон), який:

• запровадив електронні трудові книжки;
• передбачив 5-річний перехідний період для оцифрування даних.

Головна мета Закону — запровадити електронний облік трудової діяльності, спростити оформлення пенсій і збереження даних.

До 10 червня 2026 року дані з паперових трудових книжок мають бути внесені до Реєстру застрахованих осіб. Якщо роботодавець або працівник не оцифрували паперову трудову книжку (наприклад, людина не працювала останні 5 років або з інших поважних причин не мала можливості звернутися до ПФУ або самостійно оцифрувати), паперові документи можуть бути відскановані в будь-який зручний для людини час або при зверненні до ПФУ за призначенням пенсії.

Сканування документів здійснюють роботодавці або працівники через вебпортал Пенсійного фонду України.

КАЛЬКУЛЯТОР СТАЖУ

Після оцифрування паперова трудова книжка видається працівнику під підпис на зберігання. Роботодавець не зобов'язаний її зберігати.

Потрібно відсканувати всі сторінки трудової книжки та документи, що підтверджують стаж. Це важливо для підтвердження періодів страхового стажу до 1 січня 2004 року.

Із 1 січня 2004 року страховий стаж обчислюють за даними Реєстру застрахованих осіб. Паперові документи про стаж, зокрема паперова трудова книжка потрібні лише для підтвердження страхового стажу до 1 січня 2004 року.

Як оцифрувати трудову книжку

1. Через роботодавця. Роботодавець сканує трудову книжку працівника та надсилає до ПФУ через вебпортал.

2. Самостійно. Працівник має можливість:

• звернутися з паперовими документами про трудову діяльність / військову службу / навчання / народження дитини тощо до відділення ПФУ, де йому допоможуть відсканувати ці документи;
• самостійно завантажити скан-копії через особистий кабінет на вебпорталі ПФУ, підписавши їх кваліфікованим електронним підписом (КЕП).

Запровадження електронного обліку трудової діяльності не позбавляє працівника права на ведення паперової трудової книжки.

На вимогу працівника, якого вперше приймають на роботу, трудову книжку оформляє роботодавець в обов’язковому порядку не пізніше п’яти днів після прийняття на роботу.

Роботодавець на вимогу працівника зобов’язаний вносити до трудової книжки, що зберігається у працівника, записи про прийняття на роботу, переведення та звільнення, заохочення та нагороди за успіхи в роботі.

За інформацією ВРУ