Декретні виплати: розрахунок │нарахування у 2025 році

Відпустку у зв’язку з вагітністю та пологами часто ще називають декретною відпусткою. Загальна тривалість відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами ― 126 к. дн., при чому вони розбиваються таким чином (ст. 17 Закону «Про відпустки» від 15.11.1996 № 504):

• 70 к. дн. ― до умовного дня пологів;
• 56 к. дн. ― після, враховуючи умовний день пологів.

Зміни у розрахунку середньої зарплати для декретних

При цьому такі 126 к. дн., рахують включаючи святкові і неробочі дні.

Увага: 126 ― це та кількість днів, які у стандартному випадку оплачуються вагітній жінці, що відправляється у декретну відпустку.

Допомога по вагітності та пологах: виплата на підприємстві

Електронні лікарняні (листки тимчасової непрацездатності) у звичайному випадку оформляються з 30-го тижня вагітності. У разі ускладнення пологів чи народження 2-х і більше дітей листків непрацездатності буде два: один стандартний на 126 днів і другий на 14 днів, який буде наданий після пологів (п. 6.2 Інструкції про порядок видачі документів, що засвідчують тимчасову непрацездатність, що затверджена наказом МОЗ від 13.11.2001 № 455).

За бажанням жінки частина відпустки, передбачена до пологів, може бути перенесена та використана жінкою частково або повністю після пологів. При цьому загальна тривалість відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами залишається незмінною. Щоб перенести початок відпустки, жінка має звернутися до лікаря з заявою встановленого зразку. У разі відсутності медичних протипоказань термін початку листка непрацездатності буде перенесений.

Увага: листок непрацездатності «вагітність і пологи» від працівниці ― перший крок до оформлення лікарняних.

Електронний лікарняний (далі ― е-лікарняний) на декретну відпустку наразі має причину непрацездатності 2 ― «вагітність і пологи» (у паперовому варіанті код інший — 8). Медичний висновок для його створення реєструється за місцем нагляду за вагітною. Щодо додаткового 14-денного додаткового листка тимчасової непрацездатності, то він має такі особливості:

• також має причину 2 ― «вагітність і пологи»;
• також виписується за місцем нагляду за вагітною;
• замість 126 днів має 14;
• однаковий номер страхового випадку, що є ознакою продовження е-лікарняного (це перші цифри в номері лікарняного до риски).

Щодо чорнобильців, то додаткові 14-денні листки непрацездатності для них непередбачені.

Зразкова добірка: документи для призначення та виплати лікарняних і декретних

Попри діджиталізацію листків непрацездатності всі етапи, які е-лікарняний проходить на підприємстві, мають бути документально оформлені. Аби не витрачати час на пошуки потрібних зразків — скористайтеся готовими зразками

СКАЧАТИ ЗРАЗКИ ⏩

Декретна відпустка: які виплати отримує працівник

Отже, е-лікарняний «вагітність і пологи» зареєстрований. Що робити далі? У таблиці нижче представимо алгоритм дій, а також розповімо, коли виплачується допомога у зв’язку з вагітністю та пологами. Зверніть увагу на терміни призначення та виплати декретних:

• рішення про призначення допомоги за лікарняним уповноваженій особі чи комісії слід прийняти протягом 3-х робочих днів (див. ч. 1 ст. 24 Закону «Про загальнообов’язкове державне соціальне страхування» від 23.09.1999 № 1105, далі — Закон № 1105);
• строк виплати коштів з ПФУ — до 3-х робочих днів (абз. 3 ч. 1 ст. 26 Закону № 1105).
• виплата допомоги працівниці — найближчий термін виплати зарплати.

Декретні за ЦПД: як розрахувати й оформити заяву-розрахунок

Особа, яка виконує роботи/надає послуги за договором цивільно-правового характеру, оформила лікарняний з вагітності та пологів. Підказки експертів допоможуть правильно нарахувати декретні й не припуститися помилок

ЧИТАТИ ПОРАДИ ЕКСПЕРТА

Декретні під час воєнного стану: як виплачуються

Виплата декретних під час воєнного стану, може бути й у таких ситуаціях:

• відпустка у зв’язку з вагітністю не оплачена підприємством, хоча працівниця й повідомляла. Або ж просто не може повідомити, оскільки це підприємство евакуювалося або ж знищено під час російської агресії. У такому разі вона має звернутися до будь-якого зручного сервісного центру ПФУ за місцем тимчасового перебування внаслідок евакуації, за місцем реєстрації тощо. Для цього треба мати: паперовий ЛН або е-лікарняний; копії 1—4-ї, 11—16-ї сторінок паспорта або іншого документа, що посвідчує особу, а також реєстраційного номера облікової картки платника податків, довідку про взяття на облік як внутрішньо переміщеної особи;
• з технічних причин лікарняний може в системі й не отримати статус «Готовий до сплати». У такому разі самостійно відраховуємо 7 днів після дати відкриття. Як рахувати показує схема нижче. Справа в тому, що лікар має можливість внести зміни до е-лікарняного лише впродовж 7 днів від моменту створення. Тому інформація, наявна в такому лікарняному на 8-й день, є остаточною і роботодавець може розпочати призначення допомоги від ПФУ та за кошти підприємства. Проте заяву-розрахунок зможете подати лише в паперовому вигляді. Через вебпортал ПФУ заява не сформується.

Виплата декретних за паперовим лікарняним

Досі можливою є видача паперових листків непрацездатності. Наприклад, це можуть бути такі причини:

• народження застрахованою особою дитини ― впродовж 2-х місяців із дня, зазначеного у свідоцтві про народження дитини, на підставі цього свідоцтва та рішення суду про усиновлення дитини;
• виникнення технічних проблем (помилок) щодо передання даних між Електронним реєстром листків непрацездатності та Реєстром медичних висновків в Електронній системі охорони здоров’я (ЕСОЗ);
• інші ситуації з наказу МОЗ від 25.03.2022 № 522.

Можливість використання паперових листків непрацездатності діє на період дії воєнного стану та протягом 3 місяців після його скасування або припинення. При цьому лікарняний під час воєнного стану та упродовж 3-х місяців після його закінчення може бути роздрукований і на звичайному папері, а не виписаний на оригінальному бланку.

У разі паперового лікарняного вносимо рішення комісії на зворотному боці та віддаємо лікарняний на заповнення нижньої частини бухгалтеру — одразу після оформлення рішення про виплату декретних.

У файлах нижче наведено приклади заповнення згаданих документів для ПФУ при оформленні виплати декретних.

• рішення відповідальної особи з соцстрахування (керівника або призначеної ним особи) або ж протокол комісії (для оформлення рішення можна за основу взяти колишній з Порядку № 13):

СКАЧАТИ ФОРМУ

• заява-розрахунок на отримання виплат з ПФУ (паперовий варіант, але можна ці ж дані ввести в електронну форму на вебпорталі ПФУ в особистому кабінеті):

СКАЧАТИ ФОРМУ

• повідомлення про виплату коштів до ПФУ:

СКАЧАТИ ФОРМУ

Розрахунок декретних 2025

При розрахунку декретних, як і звичайних лікарняних, керуємось Порядком обчислення середньої заробітної плати, що затверджений постановою КМУ від 26.09.2001 № 1266 (далі ― Порядок № 1266; Закон № 1105). Розрахунок відрізняється тим, що декретні нараховуються за всі дні повністю за рахунок ПФУ, тобто немає 5-денного періоду, який оплачується підприємством, як це відбувається при розрахунку лікарняних. Також ще такі відмінності:

• є поняття мінімальної середньоденної зарплати, чого немає для лікарняних;
• відрізняється максимальне обмеження на середньоденну зарплату у випадку коли страховий стаж за останні 12 місяців менший за 6 місяців.

Неподаткові утримання із зарплати: правила, нюанси, приклади

Розглянемо види неподаткових утримань із зарплати і випадки, коли їх застосовують

ОТРИМАТИ ПІДКАЗКИ

Утім, розглянемо алгоритм розрахунку декретних детальніше. Для розрахунку необхідно здійснити такі кроки:

1. Визначити розрахунковий період. Це тільки повні з 12 к. місяців перебування працівниці у трудових відносинах перед місяцем виходу у декретну відпустку (з 1-го до 1-го числа). Наприклад, якщо датою відкриття листка непрацездатності є 20.08.2025, то в загальному випадку розрахунковим періодом буде 01.08.2024 – 30.07.2025.

Якщо особа влаштувалася на роботу 03.09.2024 (вівторок), то вересень слід повністю пропустити — розрахунковим періодом буде 01.10.2024–30.07.2025 (10 місяців з 1-го до 1-го числа).

2. Рахуємо кількість календарних днів у розрахунковому періоді. Слід рахувати усі календарні дні, що попадають у розрахунковий період, включаючи святкові і неробочі дні (воєнний стан на цей розрахунок ніяк не впливає, так було й до нього). Не враховуються тільки дні невідпрацьовані з поважних причин, до яких за п. 3 Порядку № 1266 належать:

• дні тимчасової непрацездатності, зокрема через вагітність та пологи;
• дні відпустки для догляду за дитиною до досягнення нею 3(6)-річного віку;
• дні відпустки без збереження зарплати;
• дні призупинення трудового договору у звʼязку з рросійською агресією;
• період проходження військової служби, коли за працівником не зберігався середній заробіток.

Перелік з п. 3 Порядку № 1266 є вичерпним — це значить, що виключати можна лише ті дні, які в ньому прямо згадані. Наприклад, дні простою виключати не можна, бо про них там згадки немає.Також виключається повністю з розрахунку місяць, який був невідпрацьований з поважних причин (ті причини – це вищенаведений перелік, з п. 3 Порядку № 1266; дане правило діє з 18 липня 2025 року).

3. Рахуємо суму доходу працівниці за розрахунковий період. Таблиця нижче підкаже, які доходи включати, а які ні.

4. Розраховуємо середню зарплату за 1 календарний день:

5. Для декретних, які нараховуються перевіряємо мінімальне та максимальне обмеження щодо середньої зарплати за 1 календарний день:

Правила для розрахунку мінімального та максимального обмеження такі:

• мінімальна середньоденна ― розраховується на основі мінімальної зарплати на час настання страхового випадку, п. 2 Порядку № 1266. Тобто беремо мінімальну зарплату у місяці виходу у відпустку у зв’язку з вагітністю та пологами; 
• максимальна середньоденна, коли замалий страховий стаж, — двократний розміру мінімальної зарплати на час настання страхового випадку (див. пп. «2» ч. 4 ст. 12 Закону № 1105);
• максимальна середньоденна — максимальна величина бази ЄСВ в останньому місяці розрахункового періоду, наприклад для серпня 2025 року це буде липень 2025 року і т.д.

Зверніть увагу, що при розрахунку лікарняних такого мінімального обмеження немає, а максимальне становить не подвійний розмір мінімальної зарплати, а лише один. У цьому відмінності. Якщо місяць настання страхового випадку та місяць виходу у відпустку у зв’язку з вагітністю й пологами відрізняється — вважаємо, що треба брати саме місяць виходу у відпустку. Адже страховий випадок у цьому разі — це обов’язок компенсації заробітку працівниці, а він настає лише з моменту її фактичного виходу у таку відпустку (отримувати одночасно і зарплату і декретні — не можна).

6. Розраховуємо декретні виплати:

Надання щорічної відпустки та розрахунок відпускних

• Періоди, за які заробляють відпустку
• Тривалість відпустки під час воєнного стану
• Особливості виплати відпускних під час воєнного стану
• Приклади розрахунку відпускних з врахуванням воєнного стану

Розрахунок декретних за сумісництвом

Починаючи з 04 квітня 2025 року, лікарняні у зв’язку з вагітністю та пологами отримуються і за місцем роботи за сумісництвом (як за перші 5 днів, так і за рахунок ПФУ). Розрахунок допомоги здійснюється окремо за кожним місцем роботи.

Під час обчислення допомоги у зв’язку з вагітністю та пологами враховуйте дохід за основним місцем роботи. Підставою для нарахування лікарняного є довідка про доходи з основного місця роботи.

Сумарна зарплата за основним місцем роботи і за сумісництвом за кожний місяць в розрахунку не може перевищувати максимальну базу для нарахування ЄСВ. Якщо загальний дохід більше ніж 160 000 грн (20 мінімальних зарплат; 120000 грн для місяців 2024, 15 – мінімальних зарплат), то дохід за сумісництвом обмежується («обрізається»).

При розрахунку декретних за сумісництвом мінімальна середньоденна зарплата не застосовується, тобто середньоденну допомогу за сумісництвом не потрібно дотягувати до мінімального розміру 262,81 грн в день (лист Мінсоцполітики від 13.10.2016 № 334/18/99-16).

Особливості розрахунку декретних у 2025 році

У випадку, коли працівницею відпрацьовано менше 12 повних к. місяців розрахунковий період визначається у спосіб, наведений у таблиці нижче.

Якщо декретні менші за мінімальну зарплату

У такому разі визначається додаткова база нарахування ЄСВ на різницю між такими декретними та мінімальною зарплатою. Для цього попередньо треба здійснити розподіл декретних за місяцями (див. приклад 3).

Увага: контролюємо дотримання мінімальної бази ЄСВ за кожним місяцем декретної відпустки.

Якщо сума декретних в розрахунку на місяць менше за мінімальну базу, то треба донарахувати і сплатити ЄСВ за підсумками кожного такого місяця. Така донарахована сума відображається в окремому рядку таблиці з Додатка Д1 Податкового розрахунку із зазначенням коду типу нарахування «13» у графі 09 таблиці.

Наприклад, середньоденний заробіток працівниці на рівні мінімального 262,81 грн. У вересні 2025 року — 31 день. Сума декретних за вересень 2025 року — 7884,30 грн (=262,81 грн ×30). Додаткова база оподаткування: 8000,00 – 7884,30 = 115,70 грн, адже 7884,30 (декретні) менші за розмір мінімальної зарплати у вересні 2025 (8000 грн).

Перехідні відпускні

• Коли нарахували за місяці розрахункового періоду, але поза його межами
• Коли нарахували в межах розрахункового періоду, але поза його місяцями

Оподаткування декретних виплат у 2025 році

Виплата декретних не оподатковуються ПДФО та військовим збором (пп. 165.1.1 ПК). У Додатку 4ДФ податкового розрахунку декретні відображаються з кодом ознаки доходу «128».

Увага: на декретні ЄСВ — нараховується, а ПДФО та ВЗ — не нараховуються

ЄСВ нараховується та відноситься на витрати роботодавця у повній сумі. Нарахування ЄСВ відбувається одразу на всю суму декретних у місяці виходу працівниці у відпустку у зв’язку з вагітністю  і пологами. Ставка ЄСВ при цьому, як і звичайно ― 22% (для осіб з інвалідністю — 8,41%). При цьому для розрахунку і помісячної розбивки ЄСВ використовується алгоритм з пп. 1 п. 3 розділу IV Інструкції про порядок нарахування і сплати єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування, що затверджена наказом Мінфіну від 20.04.2015 № 449. За ним декретні за кожний місяць визначаються шляхом множення їхнього середньоденного розміру на кількість календарних днів кожного місяця, за які вони нараховані.

Приклади розрахунку декретних 2025

Приклад 1. Декретна відпустка: нарахування (стандартна ситуація).

22.08.2025 працівниця Давиденко І.М. повідомила про відкритий листок непрацездатності «вагітність і пологи» з терміном з 22.08.2025 по 25.12.2025. Бухгалтерія має такі дані щодо працівниці:

• загальний страховий стаж 60 місяців (на розрахунок декретних не впливає, але необхідно для заповнення заяви-розрахунку для ПФУ);
• страховий стаж за останні 12 місяців — повні 12 місяців (отже, обмеження середньоденної 525,62 грн не застосовуємо);
• нарахований дохід у вигляді зарплати за серпень 2024 – липень 2025 року — 117868,36 грн, включаючи відпускні у червні 2025 року — 8000 грн;
• нараховані лікарняні 1600 грн за 4 дні;
• працівниця перебувала протягом розрахункового періоду у відпустці за власний рахунок 15 к. д. у липні 2025 року.

Проведемо необхідні розрахунки:

• середня зарплата за 1 к. д. = 117868,36 / (365 – 15 – 4 ­­) = 117868,36 / 346 = 340,66 грн > 262,81 грн;
• декретні виплати = 340,66 грн  × 126 к. дн. = 42923,16 грн;
• ЄСВ на декретні виплати = 42923,16 грн × 0,22 = 9443,10 грн.

При розрахунку не виключали з доходу відпускні, не враховували суму лікарняних. Від кількості днів за рік відняли дні перебування у відпустці за власний рахунок, 30 днів призупинення трудових відносин і 4 дні перебування на лікарняному. Середня за 1 к. д. перевищує мінімальне обмеження (262,81 грн) та менше максимального (3942,18 грн).

Приклад 2. Визначаємо суму декретних працівниці, страховий стаж якої менше 6 місяців.

Працівниця йде у відпустку у зв’язку з вагітністю та пологами у серпні 2025 року. Прийнята на роботу — 28.02.2025 року. За розрахунковий період березень 2025 — липень 2025 (152 к. дні) зарплата складає 95 тис. грн. Середньоденна 95000/152 = 625,00 грн. Однак працівниця має тільки 5 місяців стажу за останні 12.

Тоді середньоденна 625,00 грн перевищує максимальне обмеження для серпня 2025 року 525,62 грн, тому розрахунок здійснюється з суми 525,62 грн, тобто:

• декретні виплати = 525,62 грн ×126 к. дн. = 66228,12 грн;
• ЄСВ на декретні виплати = 66228,12 грн ×0,22 =14570,19 грн.

Також треба перевірити, щоб сума декретних і доходу за місяць була не меншою мінімальної зарплати (8000 грн у серпні 2025 року). Якщо менша — донарахувати ЄСВ на суму різниці, якщо інших виплат за місяць не було, наприклад премій. Для цього треба здійснити розподіл ЄСВ помісячно (див. Приклад 3).

КУРСИ ДЛЯ БУХГАЛТЕРА ОНЛАЙН

Бухгалтер без знань — як калькулятор без батарейки. Вища школа Головбуха підзаряджає: освіта онлайн у зручний час і будь-де ⚡

ОБРАТИ ПРОГРАМУ

Декретні у Додатку Д1 Податкового розрахунку

Для звітування про ЄСВ у декретних подаємо об’єднаний Податковий розрахунок. У його Додатку 1 уся сума декретних відображається у тому місяці, у якому її нараховано, незалежно від кількості днів (місяців) перебування у відпустці у зв’язку з вагітністю та пологами. Здійснюється це у таблиці Додатку 1 (Д1) з розбивкою щомісячно.

Приклад 3. Розбивка помісячно декретних. Візьмемо ту ж ситуацію з прикладу 1:

Сума декретних 42923,16 грн, а сума ЄСВ на них 9443,10 грн (=42923,16×0,22). На 1 день відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами припадає декретних виплат 340,66 грн (середньоденна). На основі цього показника рахуємо, скільки припадає на кожний місяць:

Приклад Додатка Д1 Податкового розрахунку за серпень 2025 наведено у файлі нижче. Для декретних код категорії ЗО — «42». У прикладі у Додатку Д1 зарплата за серпень 2025 року працівниці складає 8000 грн і ЄСВ за нею 1760 грн (=8000×0,22).

СКАЧАТИ ЗРАЗОК

Декретні у Додатку 4ДФ Податкового розрахунку

Приклад Додатка 4ДФ Податкового розрахунку за серпень 2025 наведено у файлі нижче. У Додатку 4ДФ податкового розрахунку декретні відображаються з кодом ознаки доходу «128». Заповнено на основі даних прикладу 1.

СКАЧАТИ ЗРАЗОК

Нетипові ситуації з декретними

Приклад 4. Визначаємо тривалість виплати. Жінці був зареєстрований лікарняний з 22.08.2025 по 25.12.2025. Однак вона виявила бажання допрацювати до кінця серпня та піти у відпустку у зв’язку з вагітністю й пологами з 01.09.2025. Роботодавець не мав підстави відмовити, тому задовольнив прохання працівниці. Бухгалтерія нарахувала й виплатила їй зарплату, включаючи за серпень 2025.

Аби визначити, на який період призначати допомогу, слід зважити на три умови:

• відпустка у зв’язку з вагітності й пологами надається лише на період, на який виданий відповідний лікарняний. Це значить, що здвинути дату кінця відпустки у зв’язку з вагітністю «вперед» не можна;
• позаяк нарахування допомоги у зв’язку з вагітністю та пологами — це компенсація втраченого заробітку, а в серпні працівниця заробітку не втрачала, то й допомога надається лише за той період відпустки, коли працівниця фактично втратила заробіток. Виходить, що декретні за серпень 2025 нараховуватися не будуть. Фактично працівниця перебувала у відпустці у зв’язку з вагітністю й пологами не 126 к. днів, а лише 116 к. днів (= 126 — 10, де 10 — це кількість календарних днів у серпні 2025, які мали належати до декретних, але були відпрацьовані);
• працівниці слід написати заяву з проханням надати відпустку у зв’язку з вагітністю й пологами пізніше. У ній же краще щоб вона вказала, що обізнана про втрату частини декретних за серпень 2025 у зв’язку з відпрацюванням цих днів. Така заява потрібна, аби не було ніяких проблем з ПФУ при перевірці. У заяві слід вказати конкретну дату, з якої працівниця бажає отримати відпустку. При цьому дата початку такої відпустки не обов’язково має бути робочим днем, це може бути й вихідний, аби не втрачати оплати такого дня за рахунок допомоги у зв’язку з вагітністю й пологами.

Розрахунковий період для обчислення лікарняних залишиться незмінним.

ПРИКЛАДИ РОЗРАХУНКУ ЛІКАРНЯНИХ

• Декретні працівниці, яка отримує мінзарплату
• Розмір лікарняних, коли страховий стаж перед страховим випадком становить 12 місяців
• Лікарняний працівникові, страховий стаж якого менший ніж три роки
• Лікарняний працівникові, страховий стаж якого — понад вісім років
• Декретні працівниці зі страховим стажем меншим ніж шість місяців
• Декретні працівниці зі страховим стажем меншим ніж шість місяців

Приклад 5. Декретні працівниці, яка протягом розрахункового періоду не мала заробітку. Працівниця, яка понад 2 роки перебуває у відпустці для догляду за дитиною до досягнення нею 3-х років, у серпні 2025 року надала для оплати лікарняний у зв’язку з вагітністю та пологами. Виходить, що перед страховим випадком працівниця з поважних причин не мала жодного відпрацьованого дня. У штатному розписі посадовий оклад працівниці складає 7500 грн.

Розраховуємо середній заробіток для обчислення допомоги у зв’язку з вагітністю та пологами. Для цього поділимо посадовий оклад, встановлений у штатному розписі на момент настання страхового випадку, на середньомісячну кількість календарних днів. Маємо: 7500 грн/30,44 = 246,39 грн.

Однак 246,39 грн < 262,81. Отже, декретні нараховуємо на основі мінімальної середньоденної зарплати для серпня 2025 року: 262,81 грн ×126 к. дн. = 33114,06 грн.

Приклад 6. Обмеження зарплати за сумісництвом для розрахунку декретних. Працівниця прийнята на роботу за сумісництвом 02 березня 2025 року, а з 30 липня 2025 року їй відкрито лікарняний у зв’язку з вагітністю та пологами. Згідно з довідкою з основного місця роботи, дохід працівниці за квітень — 150000 грн, травень — 160000 грн, червень — 155000 грн. За сумісництвом — 20000 грн щомісяця.

За сумісництвом слід включати у розрахунок різницю між максимальною базою ЄСВ відповідного місяця (16000 грн, – 20 мінімальних зарплат):

• квітень — 10000,00 грн (= 160000 – 150000);
• травень — 0,00 грн (= 160000 – 160000);
• червень — 5000 грн (= 160000 – 155000).