Декретні виплати: розрахунок │нарахування

Відпустку по вагітності та пологах часто ще називають декретною відпусткою. Загальна тривалість відпустки по вагітності та пологах ― 126 к. дн., при чому вони розбиваються таким чином (ст. 17 Закону «Про відпустки» від 15.11.1996 № 504/96-ВР):

• 70 к. дн. ― до умовного дня пологів;
• 56 к. дн. ― після, враховуючи умовний день пологів.

При цьому такі 126 к. дн., рахують включаючи святкові і неробочі дні.

Увага: 126 ― це та кількість днів, які у стандартному випадку оплачуються вагітній жінці, що відправляється у декретну відпустку.

Виплата декретних на підприємстві

Електронні лікарняні (листки тимчасової непрацездатності) у звичайному випадку оформляються з 30-го тижня вагітності. У разі ускладнення пологів чи народження 2-х і більше дітей листків непрацездатності буде два: один стандартний на 126 днів і другий на 14 днів, який буде наданий після пологів (п. 6.2 про порядок видачі документів, що засвідчують тимчасову непрацездатність з Інструкції з наказу МОЗ від 13.11.2001 № 455).

За бажанням жінки частина відпустки, передбачена до пологів, може бути перенесена та використана жінкою частково або повністю після пологів. При цьому загальна тривалість відпустки по вагітності та пологах залишається незмінною. Щоб перенести початок відпустки, жінка має звернутися до лікаря з заявою встановленого зразку. У разі відсутності медичних протипоказань термін початку листка непрацездатності буде перенесений.

Увага: листок непрацездатності «вагітність і пологи» від працівниці ― перший крок до оформлення лікарняних.

Електронний лікарняний (далі ― е-лікарняний) на декретну відпустку наразі має причину непрацездатності 2 ― «вагітність і пологи» (у паперовому варіанті код інший – 8). Медичний висновок для його створення реєструється за місцем нагляду за вагітною. Щодо додаткового 14-денного додаткового листка тимчасової непрацездатності, то він має такі особливості:

• також має причину 2 ― «вагітність і пологи»;
• також виписується за місцем нагляду за вагітною;
• замість 126 днів має 14;
• однаковий номер страхового випадку, що є ознакою продовження е-лікарняного (це перші цифри в номері лікарняного до риски).

Щодо чорнобильців, то додаткові 14-денні листки непрацездатності для них непередбачені.

Зразкова добірка: документи для призначення та виплати лікарняних і декретних

Попри діджиталізацію листків непрацездатності всі етапи, які е-лікарняний проходить на підприємстві, мають бути документально оформлені. Аби не витрачати час на пошуки потрібних зразків – скористайтеся готовими зразками

СКАЧАТИ ЗРАЗКИ ⏩

Декретна відпустка: виплати

Отже, е-лікарняний «вагітність і пологи» зареєстрований. Що робити далі? У таблиці нижче представимо алгоритм дій, а також розповімо, коли виплачується допомога по вагітності та пологах. Зверніть увагу на терміни призначення та виплати декретних:

• рішення про призначення допомоги за лікарняним уповноваженій особі чи комісії слід прийняти протягом 3-х робочих днів (див. ч. 1 ст. 24 Закону «Про загальнообов’язкове державне соціальне страхування» від 23.09.1999 № 1105-XIV, далі – Закон № 1105);
• строк виплати коштів з ПФУ – до 3-х робочих днів (оновлений абз. 3 ч. 1 ст. 26 Закону № 1105).
• виплата допомоги працівниці – найближчий термін виплати заробітної плати.

Декретні за ЦПД: як розрахувати й оформити заяву-розрахунок

Особа, яка виконує роботи/надає послуги за договором цивільно-правового характеру, оформила лікарняний з вагітності та пологів. Підказки експертів допоможуть правильно нарахувати декретні й не припуститися помилок

ЧИТАТИ ПОРАДИ ЕКСПЕРТА

Як виплачуються декретні під час воєнного стану

Виплата декретних під час воєнного стану, може бути й у таких ситуаціях:

• відпустка по вагітності не оплачена підприємством, хоча працівниця й повідомляла. Або ж просто не може повідомити, так як дане підприємство евакуювалося або ж знищено під час агресії рф. У такому разі вона має звернутися до будь-якого зручного сервісного центру ПФУ за місцем тимчасового перебування внаслідок евакуації, за місцем реєстрації тощо. Для цього треба мати: паперовий ЛН або е-лікарняний; копії 1–4-ї, 11–16-ї сторінок паспорта або іншого документа, що посвідчує особу, а також реєстраційного номера облікової картки платника податків, довідку про взяття на облік як внутрішньо переміщеної особи;
• з технічних причин лікарняний може в системі й не отримати статус «Готовий до сплати». У такому разі самостійно відраховуємо 7 днів після дати відкриття. Як рахувати показує схема нижче. Справа в тому, що лікар має можливість внести зміни до е-лікарняного лише впродовж 7 днів від моменту створення. Тому інформація, наявна в такому лікарняному на 8-й день, є остаточною і роботодавець може розпочати призначення допомоги від ПФУ та за кошти підприємства. Проте заяву-розрахунок зможете подати лише в паперовому вигляді. Через вебпортал ПФУ заява не сформується.

Виплати декретних за паперовим листком непрацездатності

Досі можливою є видача паперових листків непрацездатності. Наприклад, це можуть бути такі причини:

• народження застрахованою особою дитини ― впродовж 2-х місяців із дня, зазначеного у свідоцтві про народження дитини, на підставі цього свідоцтва та рішення суду про усиновлення дитини;
• виникнення технічних проблем (помилок) щодо передання даних між Електронним реєстром листків непрацездатності та Реєстром медичних висновків в Електронній системі охорони здоров’я (ЕСОЗ);
• інші ситуації з наказу МОЗ від 25.03.2022 № 522.

Можливість використання паперових листків непрацездатності діє на період дії воєнного стану та протягом 3 місяців після його скасування або припинення. При цьому лікарняний під час воєнного стану та упродовж 3-х місяців після його закінчення може бути роздрукований і на звичайному папері, а не виписаний на оригінальному бланку.

У разі паперового лікарняного вносимо рішення комісії на зворотному боці та віддаємо лікарняний на заповнення нижньої частини бухгалтеру – одразу після оформлення рішення про виплату декретних.

У файлах нижче наведено приклади заповнення згаданих документів для ПФУ при оформленні виплати декретних.

• рішення відповідальної особи з соцстрахування (керівника або призначеної ним особи) або ж протокол комісії (для оформлення рішення можна за основу взяти колишній з Порядку № 12):

СКАЧАТИ ФОРМУ

• заява-розрахунок на отримання виплат з ПФУ (паперовий варіант, але можна ці ж дані ввести в електронну форму на вебпорталі ПФУ в особистому кабінеті):

СКАЧАТИ ФОРМУ

• повідомлення про виплату коштів до ПФУ:

СКАЧАТИ ФОРМУ

Розрахунок декретних 2024

При розрахунку декретних, як і звичайних лікарняних, керуємось Порядком обчислення середньої заробітної плати з постанови КМУ від 26.09.2001 № 1266 (далі ― Порядок № 1266, Закон про виплату декретних). Розрахунок відрізняється тим, що декретні нараховуються за всі дні повністю за рахунок ПФУ, тобто немає 5-денного періоду, який оплачується підприємством, як це відбувається при розрахунку лікарняних. Також ще такі відмінності:

• є поняття мінімальної середньоденної зарплати, чого немає для лікарняних;
• відрізняється максимальне обмеження на середньоденну зарплату у випадку коли страховий стаж за останні 12 місяців менший за 6 місяців.

Донарахували зарплату за минулий місяць: як показати в Додатках Д1 та 4ДФ

Бухгалтерія із запізненням отримала наказ про прийняття на роботу або про встановлення доплати. Зарплату донарахували наступного місяця. Як таку виплату відобразити в додатках до Податкового розрахунку?

ЧИТАТИ РОЗ’ЯСНЕННЯ ЕКСПЕРТА

Утім, розглянемо алгоритм розрахунку декретних детальніше. Для розрахунку необхідно здійснити такі кроки:

1. Визначити розрахунковий період. Це тільки повні з 12 к. м. перебування працівниці у трудових відносинах перед місяцем виходу у декретну відпустку (з 1-го до 1-го числа). Наприклад, якщо датою відкриття листка непрацездатності є 29.04.2024, то розрахунковим періодом буде 01.04.2023 – 31.03.2024. Навіть якщо особа влаштувалася на роботу 03.04.2023 (понеділок), то квітень слід повністю пропустити - розрахунковим періодом обрати 01.05.2023– 31.03.2024. (11 місяців).

2. Рахуємо кількість календарних днів у розрахунковому періоді. Слід рахувати усі календарні дні, що попадають у розрахунковий період, у т.ч. святкові і неробочі дні (воєнний стан на даний розрахунок ніяк не впливає, так було й до нього). Не враховуються тільки дні невідпрацьовані з поважних причин, до яких за п. 3 Порядку № 1266 належать:

• дні тимчасової непрацездатності, у т.ч. через вагітність та пологи;
• дні відпустки для догляду за дитиною до досягнення нею 3(6)-річного віку;
• дні відпустки без збереження зарплати;
• дні призупинення трудового договору у звʼязку з агресією рф;
• період проходження військової служби, коли за працівником не зберігався середній заробіток.

Перелік з п. 3 Порядку № 1266 є вичерпним – це значить, що виключати можна лише ті дні, які в ньому прямо згадані. Наприклад, дні простою виключати не можна, так як про них там згадки немає.

3. Рахуємо суму доходу працівниці за розрахунковий період. Таблиця нижче підкаже, які доходи включати, а які ні.

4. Розраховуємо середню зарплату за 1 календарний день:

5. Для декретних, які нараховуються перевіряємо мінімальне та максимальне обмеження щодо середньої зарплати за 1 календарний день:

Правила для розрахунку мінімального та максимального обмеження такі:

• мінімальна середньоденна ― розраховується на основі мінімальної зарплати на час настання страхового випадку, п. 2 Порядку № 1266. Тобто беремо мінімальну зарплату у місяці виходу у відпустку по вагітності та пологам;
• максимальна середньоденна, коли замалий страховий стаж, – двократний розміру мінімальної зарплати на час настання страхового випадку (див. пп. «2» ч. 4 ст. 12 Закону № 1105);
• максимальна середньоденна – максимальна величина бази ЄСВ в останньому місяці розрахункового періоду, наприклад для січня 2024 року це буде грудень 2023 року і т.д.

Зверніть увагу, що при розрахунку лікарняних такого мінімального обмеження немає, а максимальне становить не подвійний розмір мінімальної зарплати, а лише один. У цьому відмінності. Якщо місяць настання страхового випадку та місяць виходу у відпустку по вагітності й пологам відрізняється – вважаємо, що треба брати саме місяць виходу у відпустку. Адже страховий випадок у даному разі – це обов’язок компенсації заробітку працівниці, а він настає лише з моменту її фактичного виходу у таку відпустку (отримувати одночасно і зарплату і декретні – не можна).

6. Розраховуємо декретні виплати:

ПФУ перевірятиме, як видають лікарняні: чи виграє від цього роботодавець

Лікарняні й декретні виплачує ПФУ. Щоб забезпечити своєчасне надання соціальних виплат, уряд затвердив Порядок № 185. Чи полегшить цей нормативний акт роботу з лікарняними, з’ясував експерт

ЧИТАТИ КОМЕНТАР ЕКСПЕРТА

Розрахунок декретних за сумісництвом

Починаючи з 01 січня 2023 лікарняні по вагітності та пологах можна отримати лише за одним місцем роботи. Допомога по вагітності та пологах за сумісництвом нараховується за умови наявності повідомлення про відмову в оплаті лікарняних за основним місцем роботи.

24.05.2024 було прийнято за основу законопроект від 06.09.2023 № 10017 «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо загальнообов’язкового державного соціального страхування», яким сумісникам повертається право на отримання декретних. Але наразі цей законопроект залишається не підписаним.

Особливі випадки розрахунку декретних

У випадку, коли працівницею відпрацьовано менше 12 повних к. м. розрахунковий період визначається у спосіб, наведений у таблиці нижче.

Якщо декретні за місяць менші за мінімалку

У такому разі визначається додаткова база нарахування ЄСВ на різницю між такими декретними та мінімальною зарплатою. Для цього попередньо треба здійснити розподіл декретних по місяцях (див. приклад 3).

Увага: контролюємо дотримання мінімальної бази ЄСВ по кожному місяцю декретної відпустки.

Якщо мінімальна зарплата змінилася протягом перебування працівниці у декретній відпустці й сума декретних в розрахунку на місяць стала меншою за мінімальну базу, то треба донарахувати і сплатити ЄСВ за підсумками кожного такого місяця. Така донарахована сума відображається в окремому рядку таблиці з Додатка Д1 Податкового розрахунку із зазначенням коду типу нарахування «13» у графі 09 таблиці.

Наприклад, середньоденний заробіток працівниці на рівні мінімального 262,81 грн. У червні 2024 року – 30 днів. Сума декретних за червень 2024 року – 7884,30 грн (=262,81 ×30). Додаткова база оподаткування: 8000,00 – 7884,30 = 115,70 грн, так як 7884,30 (декретні) менші за розмір мінімальної зарплати у червні 2024 (8000 грн).

Перехідні відпускні: як врахувати до середньої зарплати для лікарняних і відпускних

• Перехідні відпускні нарахували за місяці розрахункового періоду, але поза його межами
• Перехідні відпускні нарахували в межах розрахункового періоду, але поза його місяцями
• Компенсація за невикористану відпустку, набуту до 31.12.2023, враховуючи виплати, нараховані у 2023 році

Оподаткування декретних виплат у 2024 році

Виплата декретних не оподатковуються ПДФО та військовим збором (пп. 165.1.1 ПК). У Додатку 4ДФ податкового розрахунку декретні відображаються з кодом ознаки доходу «128».

Увага: на декретні ЄСВ – нараховується, а ПДФО та ВЗ – не нараховуються

ЄСВ нараховується та відноситься на витрати роботодавця у повній сумі. Нарахування ЄСВ відбувається одразу на всю суму декретних у місяці виходу працівниці у відпустку по вагітності і пологам. Ставка ЄСВ при цьому, як і звичайно ― 22% (для осіб з інвалідністю – 8,41%). При цьому для розрахунку і помісячної розбивки ЄСВ використовується алгоритм з пп. 1 п. 3 розділу IV Інструкції про порядок нарахування і сплати єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування, наказ Мінфіну від 20.04.2015 № 449. За ним декретні за кожний місяць визначаються шляхом множення їхнього середньоденного розміру на кількість календарних днів кожного місяця, за які вони нараховані.

Приклади розрахунку декретних 2024

Приклад 1. Декретна відпустка: нарахування (стандартна ситуація).

22.04.2024 працівниця Давиденко І.М. повідомила про відкритий листок непрацездатності «вагітність і пологи» з терміном з 22.04.2024 по 25.08.2024. Бухгалтерія має такі дані щодо працівниці:

• загальний страховий стаж 60 місяців (на розрахунок декретних не впливає, але необхідно для заповнення заяви-розрахунку для ПФУ);
• страховий стаж за останні 12 місяців – повні 12 місяців (отже, обмеження середньоденної 525,62грн не застосовуємо);
• нарахований дохід у вигляді заробітної плати за квітень 2023 – березень 2024 року — 107648,56 грн, у т.ч. відпускні у січні 2023 року — 8000 грн;
• нараховані лікарняні 1600 грн за 4 дні;
• працівниця перебувала протягом розрахункового періоду у відпустці за власний рахунок 15 к. д. у травні 2023 року, а також мала призупинення трудових відносин у звʼязку з агресією рф 30 к. днів увесь червень 2023 року.

Проведемо необхідні розрахунки:

• середня зарплата за 1 к. д. = 107648,56 / (365 – 15 – 4 ­­–30) = 107648,56 / 316 = 340,66 грн > 220,11 грн;
• декретні виплати = 340,66 × 126 = 42923,16 грн;
• ЄСВ на декретні виплати = 42923,16 × 0,22 = 9443,10 грн.

При розрахунку не виключали з доходу відпускні, не враховували суму лікарняних. Від кількості днів за рік відняли дні перебування у відпустці за власний рахунок, 30 днів призупинення трудових відносин і 4 дні перебування на лікарняному. Середня за 1 к. д. перевищує мінімальне обмеження (262,81 грн) та менше максимального (3942,18 грн).

Приклад 2. Визначаємо суму декретних працівниці, страховий стаж якої менше 6 місяців.

Працівниця йде у відпустку у зв’язку з вагітністю та пологами у травні 2024 року. Прийнята на роботу – 28.11.2023 року. За розрахунковий період грудень 2023 - квітень 2024 (152 календарні дні) зарплата складає 95 тис. грн. Середньоденна 95000/152 = 625,00 грн. Однак працівниця має тільки 5 місяців стажу за останні 12.

Тоді середньоденна 625,00 грн перевищує максимальне обмеження для травня 2024 року 525,62 грн, тому розрахунок здійснюється з суми 525,62 грн, тобто:

• декретні виплати = 525,62×126 = 66228,12 грн;
• ЄСВ на декретні виплати = 66228,12 ×0,22 =14570,19 грн.

Також треба перевірити, щоб сума декретних і доходу за місяць була не меншою мінімальної зарплати (8000 грн у травні-серпні 2024 року). Якщо менша – донарахувати ЄСВ на суму різниці, якщо інших виплат за місяць не було, наприклад премій. Для цього треба здійснити розподіл ЄСВ помісячно (див. Приклад 3).

ВАША ПЕРСОНАЛЬНА ПРОПОЗИЦІЯ НАВЧАННЯ У ВИЩІЙ ШКОЛІ ГОЛОВБУХА

• Національна сертифікація бухгалтерів — 2025 ⏩
• Професійна сертифікація за МСФЗ ⏩
• Національна сертифікація головбуха медичного КНП — 2025 ⏩
• ПДВ: від азів до майстерності ⏩
• Розрахунок зарплати, звітність, перевірки ⏩
• РРО: робота, помилки та штрафи ⏩
• ФОП-єдиноподатник: практикум для бухгалтера та підприємця ⏩
• Благодійні організації: практикум з обліку та оподаткування ⏩

Декретні у Додатку Д1 Податкового розрахунку

Для звітування про ЄСВ у декретних подаємо об’єднаний Податковий розрахунок. У його Додатку 1 уся сума декретних відображається у тому місяці, у якому її нараховано, незалежно від кількості днів (місяців) перебування у відпустці по вагітності та пологам. Здійснюється це у таблиці Додатку 1 (Д1) з розбивкою щомісячно.

Приклад 3. Розбивка помісячно декретних. Візьмемо ту ж ситуацію з прикладу 1:

Сума декретних 42923,16 грн, а сума ЄСВ на них 9443,10 грн (=42923,16×0,22). На 1-й день відпустки по вагітності та пологах припадає декретних виплат 340,66 грн (середньоденна). На основі цього показника рахуємо, скільки припадає на кожний місяць:

Приклад Додатка Д1 Податкового розрахунку за 1-й місяць ІІ кварталу 2024 року (квітень 2024) наведено у файлі нижче. Для декретних код категорії ЗО – «42». У прикладі у Додатку Д1 зарплата за квітень 2024 року працівниці складає 8000 грн і ЄСВ по ній 1760 грн (=8000×0,22).

СКАЧАТИ ЗРАЗОК

Декретні у Додатку 4ДФ Податкового розрахунку

Приклад Додатка 4ДФ Податкового розрахунку за 1-й місяць І кварталу 2023 року (січень 2023) наведено у файлі нижче. У Додатку 4ДФ податкового розрахунку декретні відображаються з кодом ознаки доходу «128». Заповнено на основі даних прикладу 1.

СКАЧАТИ ЗРАЗОК

Інші ситуації з декретними

Приклад 4. Визначаємо тривалість виплати. Жінці був зареєстрований лікарняний з 22.04.2024 по 25.08.2024. Однак вона виявила бажання допрацювати до кінця січня та піти у відпустку по вагітності й пологам з 01.05.2024. Роботодавець не мав підстави відмовити, тому задовольнив прохання працівниці. Бухгалтерія нарахувала й виплатила їй зарплату, у т.ч. за квітень 2024.

Аби визначити, на який період призначати допомогу, слід зважити на три умови:

• відпустка по вагітності й пологам надається лише на період, на який виданий відповідний лікарняний. Це значить, що здвинути дату кінця відпустки по вагітності «вперед» не можна;
• позаяк нарахування допомоги по вагітності та пологах – це компенсація втраченого заробітку, а в квітні працівниця заробітку не втрачала, то й допомога надається лише за той період відпустки, коли працівниця фактично втратила заробіток. Виходить, що декретні за квітень 2024 нараховуватися не будуть. Фактично працівниця перебувала у відпустці по вагітності й пологам не 126 к. днів, а лише 117 к. днів (= 126 – 9, де 9 – це кількість календарних днів у квітні 2024, які мали належати до декретних, але були відпрацьовані);
• працівниці слід написати заяву з проханням надати відпустку по вагітності й пологам пізніше. У ній же краще щоб вона вказала, що обізнана про втрату частини декретних за квітень 2024 у зв’язку з відпрацюванням цих днів. Така заява потрібна, аби не було ніяких проблем з ПФУ при перевірці. У заяві слід вказати конкретну дату, з якої працівниця бажає отримати відпустку. При цьому дата початку такої відпустки не обов’язково має бути робочим днем, це може бути й вихідний, аби не втрачати оплати такого дня за рахунок допомоги по вагітності й пологам.

Розрахунковий період для обчислення лікарняних залишиться незмінним.

Шість прикладів розрахунку лікарняних 2024

• Приклад 1. Декретні працівниці, яка отримує мінзарплату
• Приклад 2. Розмір лікарняних, коли страховий стаж перед страховим випадком становить 12 місяців
• Приклад 3. Лікарняний працівникові, страховий стаж якого менший ніж три роки
• Приклад 4. Лікарняний працівникові, страховий стаж якого — понад вісім років
• Приклад 5. Декретні працівниці зі страховим стажем меншим ніж шість місяців
• Приклад 6. Декретні працівниці зі страховим стажем меншим ніж шість місяців

Приклад 5. Декретні працівниці, яка протягом розрахункового періоду не мала заробітку. Працівниця, яка понад 2 роки перебуває у відпустці по догляду за дитиною до досягнення нею 3-х років, у жовтні 2024 року надала для оплати лікарняний по вагітності та пологам. Виходить, що перед страховим випадком працівниця з поважних причин не мала жодного відпрацьованого дня. У штатному розписі посадовий оклад працівниці складає 7500 грн.

Розраховуємо середній заробіток для обчислення допомоги по вагітності та пологах. Для цього поділимо посадовий оклад, встановлений у штатному розписі на момент настання страхового випадку, на середньомісячну кількість календарних днів. Маємо: 7500 грн/30,44 = 246,39 грн.

Однак 246,39 грн < 262,81. Отже, декретні нараховуємо на основі мінімальної середньоденної зарплати для жовтня 2024 року: 262,81×126 = 33114,06 грн.