Виплата декретних 2023

Відпустку по вагітності та пологах часто ще називають декретною відпусткою. Загальна її тривалість 126 к. дн., при чому вони розбиваються таким чином (ст. 17 Закону «Про відпустки» від 15.11.1996 № 504/96-ВР):

• 70 к. дн. ― до умовного дня пологів;
• 56 к. дн. ― після, враховуючи умовний день пологів.

При цьому такі 126 к. дн., рахують включаючи святкові і неробочі дні.

Увага: 126 ― це та кількість днів, які у стандартному випадку оплачуються вагітній жінці, що відправляється у декретну відпустку.

Виплата декретних лікарняних

Електронні лікарняні (листки тимчасової непрацездатності) у звичайному випадку оформляються з 30-го тижня вагітності. У разі ускладнення пологів чи народження 2-х і більше дітей листків непрацездатності буде два: один стандартний на 126 днів і другий на 14 днів, який буде наданий після пологів (п. 6.2 про порядок видачі документів, що засвідчують тимчасову непрацездатність з Інструкції з наказу МОЗ від 13.11.2001 № 455).

Увага: листок непрацездатності «вагітність і пологи» від працівниці ― перший крок до оформлення лікарняних.

Електронний лікарняний (далі ― е-лікарняний) на декретну відпустку наразі має причину непрацездатності 2 ― «вагітність і пологи» (у паперовому варіанті код інший – 8). Медичний висновок для його створення реєструється за місцем нагляду за вагітною. Щодо додаткового 14-денного додаткового листка тимчасової непрацездатності, то він має такі особливості:

• також має причину 2 ― «вагітність і пологи»;
• також виписується за місцем нагляду за вагітною;
• замість 126 днів має 14;
• однаковий номер страхового випадку, що є ознакою продовження е-лікарняного (це перші 6 цифр).

Щодо чорнобильців, то додаткові 14-денні листки непрацездатності для них непередбачені.

Шість прикладів розрахунку лікарняних із 1 січня 2024-го

• Приклад 1. Декретні працівниці, яка отримує мінзарплату
• Приклад 2. Розмір лікарняних, коли страховий стаж перед страховим випадком становить 12 місяців
• Приклад 3. Лікарняний працівникові, страховий стаж якого менший ніж три роки
• Приклад 4. Лікарняний працівникові, страховий стаж якого — понад вісім років
• Приклад 5. Декретні працівниці зі страховим стажем меншим ніж шість місяців
• Приклад 6. Декретні працівниці зі страховим стажем меншим ніж шість місяців

Від лікарняного до виплати декретних

Отже, е-лікарняний «вагітність і пологи» зареєстрований. Що робити далі? У таблиці нижче представимо алгоритм дій, а також розповімо, в які терміни необхідно здійснити декретні виплати 2023. Зверніть увагу, що 01 січня 2023 року у термінах оплати декретних сталися такі зміни:

• ухвалення рішення з боку відповідальної особи чи комісії скоротилося з 10 днів до 3-х робочих днів (див. ч. 1 ст. 24 Закону «Про загальнообов’язкове державне соціальне страхування» від 23.09.1999 № 1105-XIV, далі – Закон № 1105);
• скоротився й строк виплати коштів з Фонду – до 3-х робочих днів замість колишніх 10 (оновлений абз. 3 ч. 1 ст. 26 Закону № 1105).

Декретні за ЦПД: як розрахувати й оформити заяву-розрахунок

Особа, яка виконує роботи/надає послуги за договором цивільно-правового характеру, оформила лікарняний з вагітності та пологів. Підказки експертів допоможуть правильно нарахувати декретні й не припуститися помилок

ЧИТАТИ ПОРАДИ ЕКСПЕРТА

Виплата декретних під час воєнного стану

В умовах воєнного стану можуть бути такі ситуації:

• відпустка по вагітності не оплачені підприємством, хоча працівниця й повідомляла. Або ж просто не може повідомити, так як дане підприємство евакуювалося або ж знищено під час агресії рф. У такому разі вона має звернутися до будь-якого зручного сервісного центру ПФУ за місцем тимчасового перебування внаслідок евакуації, за місцем реєстрації тощо. Для цього треба мати: паперовий ЛН або е-лікарняний; копії 1–4-ї, 11–16-ї сторінок паспорта або іншого документа, що посвідчує особу, а також реєстраційного номера облікової картки платника податків. довідка про взяття на облік як внутрішньо переміщеної особи в такому разі не вимагається;
• з технічних причин лікарняний може в системі й не отримати статус «Готовий до сплати». У такому разі самостійно відраховуємо 7 днів після дати відкриття. Як рахувати показує схема нижче. Справа в тому, що лікар має можливість внести зміни до е-лікарняного лише впродовж 7 днів від моменту створення. Тому інформація, наявна в такому лікарняному на 8-й день, є остаточною і роботодавець може розпочати призначення допомоги від ПФУ та за кошти підприємства.

Виплата декретних за паперовим листком непрацездатності

Досі можливою є видача колишніх паперових листків непрацездатності. Наприклад, це можуть бути такі причини:

• народження застрахованою особою дитини ― впродовж 2-х місяців із дня, зазначеного у свідоцтві про народження дитини, на підставі цього свідоцтва та рішення суду про усиновлення дитини;
• виникнення технічних проблем (помилок) щодо передання даних між Електронним реєстром листків непрацездатності та Реєстром медичних висновків в Електронній системі охорони здоров’я (ЕСОЗ);
• інші ситуації з наказу МОЗ від 25.03.2022 р. № 522.

Офіційно можливість використання паперових листків непрацездатності діяла до 01 січня 2023 року, але відомо, що МОЗ планує продовжити таку можливість на період дії воєнного стану та протягом 3 місяців після його скасування або припинення. При цьому лікарняний під час воєнного стану та упродовж 3-х місяців після його закінчення може бути роздрукований і на звичайному папері, а не оригінальному бланку.

У разі паперового лікарняного вносимо рішення комісії на зворотному боці та віддаємо лікарняний на заповнення нижньої частини бухгалтеру – одразу після оформлення рішення про виплату декретних.

У файлах нижче наведено приклади заповнення згаданих документів для ПФУ при оформленні виплати декретних.

• рішення відповідальної особи з соцстрахування (керівника або призначеної ним особи або ж протокол комісії (для оформлення рішення можна за основу взяти колишній з Порядку № 12):

СКАЧАТИ ФОРМУ

• заява-розрахунок на отримання виплат з ПФУ (паперовий варіант, але можна ці ж дані ввести в електронну форму на вебпорталі ПФУ в особистому кабінеті): 

СКАЧАТИ ФОРМУ

• повідомлення про виплату коштів до ПФУ:

СКАЧАТИ ФОРМУ

Розрахунок декретних 2023

При розрахунку декретних, як і звичайних лікарняних керуємось Порядком обчислення середньої заробітної плати з постанови КМУ від 26.09.2001 № 1266 (далі ― Порядок № 1266). Розрахунок відрізняється тим, що декретні нараховуються за всі дні повністю за рахунок ПФУ, тобто немає 5-денного періоду, який оплачується підприємством, як це відбувається при розрахунку лікарняних. Також ще такі відмінності:

• є поняття мінімальної середньоденної зарплати, чого немає для лікарняних;
• відрізняється максимальне обмеження на середньоденну зарплату у випадку коли страховий стаж за останні 12 місяців менший за 6 місяців.

Як не оплатити необґрунтовано виданий лікарняний

Добірка відповідей на запитання, з якими зверталися до нас ваші колеги, допоможе не наразитися на штрафи й не оплатити необґрунтовано видані лікарняні. Фахівець ПФУ підкаже, що робити, коли працівник надав два лікарняні. Чи можна оплатити лікарняний під час відпустки без збереження зарплати? Хто видає лікарняний по догляду за дитиною батькові тощо

ПІДКАЗКИ ФАХІВЦЯ ПФУ

Утім, розглянемо алгоритм розрахунку декретних детальніше. Для розрахунку необхідно здійснити такі кроки:

1. Визначити розрахунковий період. Це тільки повні з 12 к. м. перебування працівниці у трудових відносинах перед місяцем виходу у декретну відпустку (з 1-го до 1-го числа). Наприклад, якщо датою відкриття листка непрацездатності є 12.02.2023 р., то розрахунковим періодом буде 01.02.2022 р. – 31.01.2023 р. Навіть якщо особа влаштувалася на роботу 02.02.2022 р. (вівторок), то уже лютий 2022 р. слід повністю пропустити розрахунковим періодом обрати 01.03.2022 р. – 31.01.2023 р. (11 місяців).

2. Рахуємо кількість календарних днів у розрахунковому періоді. Слід рахувати усі календарні дні, що попадають у розрахунковий період, у т.ч. святкові і неробочі дні (воєнний стан на даний розрахунок ніяк не впливає, так було й до нього). Не враховуються тільки дні невідпрацьовані з поважних причин, до яких за п. 3 Порядку № 1266 належать:

• дні тимчасової непрацездатності, у т.ч. через вагітність та пологи;
• дні відпустки для догляду за дитиною до досягнення нею 3(6)-річного віку;
• дні відпустки без збереження зарплати;
• дні призупинення трудового договору у звʼязку з агресією рф (додано до переліку з 01 січня 2023 року, але у 2022 році діяло аналогічне роз’яснення від Мінсоцполітики у листі від 07.07.2022 р. № 53/0/248-22).

Перелік з п. 3 Порядку № 1266 є вичерпним – це значить, що виключати можна лише ті дні, які в ньому прямо згадані. Наприклад, днів простою виключати не можна, так як про них там згадки немає. У цьому відношенні виключення днів призупинення трудового договору на підставі згаданого листа Мінсоцполітики у 2022 році суперечило Порядку № 1266.

3. Рахуємо суму доходу працівниці за розрахунковий період. Таблиця нижче підкаже, які доходи включати, а які ні.

4. Розраховуємо середню зарплату за 1 календарний день:

5. Для декретних, які нараховуються перевіряємо мінімальне та максимальне обмеження щодо середньої зарплати за 1 календарний день:

Правила для розрахунку мінімального та максимального обмеження такі:

• мінімальна середньоденна ― розраховується на основі мінімальної зарплати на час настання страхового випадку, п. 2 Порядку № 1266. Тобто беремо мінімальну зарплату у місяці виходу у відпустку по вагітності та пологам;
• максимальна середньоденна, коли замалий страховий стаж, – двократний розміру мінімальної зарплати на час настання страхового випадку (див. пп. «2» ч. 4 ст. 12 Закону № 1105);
• максимальна середньоденна – максимальна величина бази ЄСВ в останньому місяці розрахункового періоду, наприклад для січня 2023 року це буде грудень 2022 року і т.д.

Зверніть увагу, що при розрахунку лікарняних такого мінімального обмеження немає, а максимальне становить не подвійний розмір мінімальної зарплати, а лише один. У цьому відмінності. Якщо місяць настання страхового випадку та місяць виходу у відпустку по вагітності й пологам відрізняється – вважаємо, що треба брати саме місяць виходу у відпустку. Адже страховий випадок у даному разі – це обов’язок компенсації заробітку працівниці, а він настає лише з моменту її фактичного виходу у таку відпустку (отримувати одночасно і зарплату і декретні – не можна).

6. Розраховуємо декретні виплати:

ПФУ перевірятиме, як видають лікарняні: чи виграє від цього роботодавець

Із 1 січня 2023 року лікарняні й декретні виплачує ПФУ. Щоб забезпечити своєчасне надання соціальних виплат, уряд затвердив Порядок № 185. Чи полегшить цей нормативний акт роботу з лікарняними, з’ясував експерт

ЧИТАТИ КОМЕНТАР ЕКСПЕРТА

Розрахунок декретних за сумісництвом

Якщо жінка працює за сумісництвом, то роботодавець, який надає роботу за сумісництвом, має нараховувати допомогу на підставі копії листка непрацездатності (ч. 1 ст. 23 Закону № 1105). При цьому:

• якщо це електронний листок непрацездатності, то роботодавець за сумісництвом отримує цифрову копію електронного лікарняного працівника-сумісника. У такій копії до унікального номера лікарняного доданий через крапку порядковий номер копії, наприклад «ХХХХХХХ-ХХХХХХХХХХ-Х.1». Однак у заяві-розрахунку на отримання декретних з Фонду вказуємо номер лише до крапки, так як цифра після крапки не є частиною унікального номера листка непрацездатності. Тобто слід зазначити «ХХХХХХХ-ХХХХХХХХХХ-Х.1»;
• якщо це паперовий листок непрацездатності, то його слід завірити підписом керівника і печаткою з основного місця роботи, якщо там печатка використовується (ч. 1 ст. 23 Закону № 1105).

При нарахуванні декретних за місцем роботи за сумісництвом, також слід затребувати довідку про середню заробітну плату за основним місцем роботи (ч. 1 ст. 23 Закону № 1105; абз. 2 п. 30 Порядку № 1266). Якщо місць роботи за сумісництвом кілька, довідку надають з кожного місця роботи. Мета таких довідок – з’ясувати сумарну суму доходу працівниці за всіма місцями роботи, аби не перевищити при їхньому нарахуванні максимальну базу ЄСВ. Якщо, очевидно, що до максимальної бази у доході працівниці «далеко», то отримання довідки з основного місця роботи та інших робіт носить більше формальний характер. Зверніть увагу, що слід враховувати також і доходи за ЦПД та підприємницькі доходи (якщо такі є), так як з таких доходів теж сплачується ЄСВ. Сам же розрахунок декретних у сумісників за основним місцем роботи та за сумісництвом аналогічний розрахунку лікарняних. Якщо працівниця-сумісниця стверджує, що таких доходів у неї у розрахунковому періоді немає, – рекомендуємо взяти від неї письмову заяву у довільній формі, що вона не має «доходів за іншими місцями роботи за сумісництвом, доходів за цивільно-правовими договорами та підприємницьких доходів у період…».

СКАЧАТИ ПРИКЛАД ⤵️

Особливі випадки розрахунку декретних

 У випадку, коли працівницею відпрацьовано менше 12 повних к. м. розрахунковий період визначається у спосіб, наведений у таблиці нижче.

Якщо декретні за місяць менші за мінімалку

У такому разі визначається додаткова база нарахування ЄСВ на різницю між такими декретними та мінімальною зарплатою. Для цього попередньо треба здійснити розподіл декретних по місяцях (див. приклад 3).

Увага: контролюємо дотримання мінімальної бази ЄСВ по кожному місяцю декретної відпустки.

Якщо мінімальна зарплата змінилася протягом перебування працівниці у декретній відпустці й сума декретних в розрахунку на місяць стала меншою за мінімальну базу, то треба донарахувати і сплатити ЄСВ за підсумками кожного такого місяця. Така донарахована сума відображається в окремому рядку таблиці з Додатка Д1 Податкового розрахунку із зазначенням коду типу нарахування «13» у графі 09 таблиці.

Наприклад, середньоденний заробіток працівниці на рівні мінімального 220,11 грн. У лютому 2023 р. – 28 днів. Сума декретних за лютий 2023 р. – 6163,08 грн (=220,11 ×28). Додаткова база оподаткування: 6700 – 6163,08 = 536,92 грн, так як 6163,08 (декретні) менші за розмір мінімальної зарплати у лютому 2023 (6700 грн).

🔊 Індексацію зарплати «розморозили»: старт у 2024 році

2023-й став роком «гойдалок» для індексації. Однак період «замороження» індексації добігає кінця. А відтак маєте знати, як діяти далі. У статті — відповіді на запитання, як індексувати зарплату 2024 року

ЧИТАТИ РОЗ'ЯСНЕННЯ ЕКСПЕРТА

Оподаткування декретних у 2023 році

Виплата декретних не оподатковуються ПДФО та військовим збором (пп. 165.1.1 ПКУ). У Додатку 4ДФ податкового розрахунку декретні відображаються з кодом ознаки доходу «128».

Увага: на декретні ЄСВ – нараховується, а ПДФО та ВЗ – не нараховуються

ЄСВ нараховується та відноситься на витрати роботодавця у повній сумі. Нарахування ЄСВ відбувається одразу на всю суму декретних у місяці виходу працівниці у відпустку по вагітності і пологам. Ставка ЄСВ при цьому, як і звичайно ― 22% (для осіб з інвалідністю – 8,41%). При цьому для розрахунку і помісячної розбивки ЄСВ використовується алгоритм з пп. 1 п. 3 розділу IV Інструкції про порядок нарахування і сплати єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування, наказ Мінфіну від 20.04.2015 № 449. За ним декретні за кожний місяць визначаються шляхом множення їхнього середньоденного розміру на кількість календарних днів кожного місяця, за які вони нараховані.

Приклади розрахунку декретних 2023

Приклад 1. Стандартна ситуація.

21.01.2023 р. працівниця Давиденко І.М. повідомила про відкритий листок непрацездатності «вагітність і пологи» з терміном з 21.01.2023 по 26.05.2023. Бухгалтерія має такі дані щодо працівниці:

• загальний страховий стаж 60 місяців (на розрахунок декретних не впливає, але необхідно для заповнення заяви-розрахунку для ПФУ);
• страховий стаж за останні 12 місяців – повні 12 місяців (отже, обмеження середньоденної 440,21грн не застосовуємо);
• нарахований дохід у вигляді заробітної плати за січень 2022-грудень 2022 р. – 107648,56 грн, у т.ч. відпускні у серпні 2022 р. – 8000 грн;
• нараховані лікарняні 1600 грн за 4 дні;
• працівниця перебувала протягом розрахункового періоду у відпустці за власний рахунок 15 к. д. у березні 2022 року, а також мала призупинення трудових відносин у звʼязку з агресією рф 30 к. днів увесь квітень 2022 року.

Проведемо необхідні розрахунки:

• середня зарплата за 1 к. д. = 117867,25 /(365 – 15 – 4 ­­–30) = 107648,56/316 = 340,66 грн > 220,11 грн;
• декретні виплати = 340,66 ×126 = 42923,16 грн;
• ЄСВ на декретні виплати = 42923,16 ×0,22 = 9443,10 грн.

При розрахунку не виключали з доходу відпускні, не враховували суму лікарняних. Від кількості днів за рік відняли дні перебування у відпустці за власний рахунок і 5 днів перебування на лікарняному. Середня за 1 к. д. перевищує мінімальне обмеження (220,11 грн) та менше максимального (3301,58 грн).

Приклад 2. Визначаємо суму декретних працівниці, страховий стаж якої менше 6 місяців.

Працівниця йде у відпустку у зв’язку з вагітністю та пологами у січні 2023 року. За розрахунковий період січень 2022-грудень 2022 зарплата складає 180 тис. грн. Середньоденна 180000/365 =493,15 грн. Однак працівниця має тільки 5 місяців стажу за останні 12.

Тоді середньоденна 493,15 грн перевищує максимальне обмеження для січня 2023 року 440,21 грн, тому розрахунок здійснюється з суми 440,21 грн, тобто:

• декретні виплати = 440,21×126 = 55466,46 грн;
• ЄСВ на декретні виплати = 55466,46 ×0,22 =12202,62 грн.

Також треба перевірити, щоб сума декретних і доходу за місяць була не меншою мінімальної зарплати (6700 грн у січні-грудні 2023 року). Якщо менша – донарахувати ЄСВ на суму різниці, якщо інших виплат за місяць не було, наприклад премій. Для цього треба здійснити розподіл ЄСВ помісячно (див. приклад 3).

ВАША ПЕРСОНАЛЬНА ПРОПОЗИЦІЯ НАВЧАННЯ У ВИЩІЙ ШКОЛІ ГОЛОВБУХА

• Національна сертифікація бухгалтерів — 2024 ⏩
• Професійна сертифікація за МСФЗ — 2024 ⏩
• Національна сертифікація головбуха медичного КНП — 2024 ⏩
• ПДВ: від азів до майстерності ⏩
• Розрахунок зарплати, звітність, перевірки ⏩
• РРО: робота, помилки та штрафи ⏩
• ФОП-єдиноподатник: практикум для бухгалтера та підприємця ⏩
• Благодійні організації: практикум з обліку та оподаткування ⏩

Декретні у Додатку Д1 Податкового розрахунку

Для звітування про ЄСВ у декретних подаємо об’єднаний Податковий розрахунок. У його Додатку 1 уся сума декретних відображається у тому місяці, у якому її нараховано, незалежно від кількості днів (місяців) перебування у відпустці по вагітності та пологам. Здійснюється це у таблиці Додатку 1 (Д1) з розбивкою щомісячно.

Приклад 3. Розбивка помісячно декретних. Візьмемо ту ж ситуацію з прикладу 1:

Сума декретних 42923,16 грн, а сума ЄСВ на них 9443,10 грн (=42923,16×0,22). На 1-й день відпустки по вагітності та пологах припадає декретних виплат 340,66 грн (середньоденна). На основі цього показника рахуємо, скільки припадає на кожний місяць:

Приклад Додатка Д1 Податкового розрахунку за 1-й місяць І кварталу 2023 року (січень 2023) наведено у файлі нижче. Для декретних код категорії ЗО – «42». У прикладі у Додатку Д1 зарплата за січень 2023 року працівниці складає 8000 грн і ЄСВ по ній 1760 грн (=8000×0,22).

СКАЧАТИ ЗРАЗОК

Декретні у Додатку 4ДФ Податкового розрахунку

Приклад Додатка 4ДФ Податкового розрахунку за 1-й місяць І кварталу 2023 року (січень 2023) наведено у файлі нижче. У Додатку 4ДФ податкового розрахунку декретні відображаються з кодом ознаки доходу «128». Заповнено на основі даних прикладу 1.

СКАЧАТИ ЗРАЗОК

Інші ситуації з декретними

Приклад 4. Визначаємо тривалість виплати. Жінці був зареєстрований лікарняний з 21.01.2023 по 26.05.2023. Однак вона виявила бажання допрацювати до кінця січня та піти у відпустку по вагітності й пологам з 01.02.2023. Роботодавець не мав підстави відмовити, тому задовольнив прохання працівниці. Бухгалтерія нарахувала й виплатила їй зарплату, у т.ч. за січень 2023.

Аби визначити, на який період призначати допомогу, слід зважити на три умови:

• відпустка по вагітності й пологам надається лише на період, на який виданий відповідний лікарняний. Це значить, що здвинути дату кінця відпустки по вагітності «вперед» не можна;
• позаяк допомога по вагітності та пологам – це компенсація втраченого заробітку, а в січні працівниця заробітку не втрачала, то й допомога надається лише за той період відпустки, коли працівниця фактично втратила заробіток. Виходить, що декретні за січень 2023 нараховуватися не будуть. Фактично працівниця перебувала у відпустці по вагітності й пологам не 126 к. днів, а лише 115 к. днів (= 126 – 11, де 11 – це кількість календарних днів у січні 2023, які мали належати до декретних, але були відпрацьовані);
• працівниці слід написати заяву з проханням надати відпустку по вагітності й пологам пізніше. У ній же краще щоб вона вказала, що обізнана про втрату частини декретних за січень 2023 у зв’язку з відпрацюванням цих днів. Така заява потрібна, аби не було ніяких проблем з ПФУ при перевірці. У заяві слід вказати конкретну дату, з якої працівниця бажає отримати відпустку. При цьому дата початку такої відпустки не обов’язково має бути робочим днем, це може бути й вихідний, аби не втрачати оплати такого дня за рахунок допомоги по вагітності й пологам.

Вважаємо, що саме дату, яка вказана у заяві працівниці, слід вважати датою початку страхового випадку (а не дату початку лікарняного) та по ній визначати мінімальне та максимальне обмеження по декретним. Адже тільки з дати початку відпустки починається компенсація заробітку, тобто виплачується страхове відшкодування (соцвиплата).

Приклад 5. Декретні працівниці, яка протягом розрахункового періоду не мала заробітку. Працівниця, яка понад 2 роки перебуває у відпустці по догляду за дитиною до досягнення нею 3-х років, у січні 2023 року надала для оплати лікарняний по вагітності та пологам. Виходить, що перед страховим випадком працівниця з поважних причин не мала жодного відпрацьованого дня. У штатному розписі посадовий оклад працівниці складає 6000 грн.

Розраховуємо середній заробіток для обчислення допомоги по вагітності та пологах. Для цього поділимо посадовий оклад, встановлений у штатному розписі на момент настання страхового випадку, на середньомісячну кількість календарних днів. Маємо:

6000 грн/30,44 = 197,11 грн

Однак 197,11 грн < 220,11. Отже, декретні нараховуємо на основі мінімальної середньоденної зарплати для січня 2023 року:

220,11×126 = 27733,86 грн