Як укласти трудовий договір про дистанційну роботу з працівником, який перебуває за кордоном

Трудовий договір укладається, як правило, у письмовій формі, а при укладенні трудового договору про дистанційну роботу письмова форма є обов’язковою (ч.1 ст. 24 Кодексу законів про працю України; далі — КЗпП).

У період дії воєнного стану сторони за згодою визначають форму трудового договору (ч.1 ст. 2 Закону України «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» від 15.03.2022 № 2136-IX; далі — Закон 2136).

Тобто роботодавець та працівник можуть укласти трудовий договір у формі електронного документа з дотриманням вимог законодавства про електронні документи та електронний документообіг.

При цьому особиста присутність працівника, який перебуває за межами України, для підписання документів не вимагається, якщо сторони погодили використання електронної комунікації та електронного підпису. При цьому працівник може виконувати дистанційну роботу з території іншої держави за умови, що:

• трудові відносини регулює законодавство України;
• роботодавець зареєстрований в Україні.

Типову форму трудового договору про дистанційну роботу затвердило Мінекономіки від 05.05.2021 № 913-21.

Саме цю типову форму доцільно використовувати при оформленні трудових відносин із дистанційними працівниками.

Алгоритм укладення трудового договору про дистанційну роботу з працівником, який перебуває за межами України, може виглядати наступним чином.

1. Підготовка проєкту трудового договору

Після досягнення попередньої домовленості щодо працевлаштування роботодавець готує текст трудового договору в електронному вигляді (PDF, DOCX тощо) із використанням типової форми.

У договорі доцільно окремо передбачити:

• що робота виконується дистанційно;
• країну або адресу фактичного перебування працівника (за наявності);
• порядок електронної комунікації між сторонами;
• режим роботи та обліку робочого часу;
• порядок подання звітності та виконання завдань;
• порядок обміну кадровими документами;
• умови забезпечення обладнанням та засобами зв’язку;
• питання компенсації витрат (за потреби).

КЗпП (глава ІІІ) визначає поняття трудового договору, вимоги щодо його укладення та обов’язкові умови трудового договору. При цьому умови договору не можуть погіршувати становище працівника порівняно із законодавством України про працю. Заборонено примушувати працівника до укладення трудового договору, щодо умов якого не досягнуто взаємної згоди (ст. 9 КЗпП).

Трудові штрафи у 2026 році

2. Узгодження способу електронного документообігу

Роботодавцю та працівнику необхідно погодити порядок електронної взаємодії, зокрема:

• використання кваліфікованого електронного підпису (КЕП);
• використання сервісів електронного документообігу (наприклад, Дія або інших платформ);
• спосіб направлення кадрових документів;
• електронні адреси та канали комунікації;
• порядок зберігання електронних документів.

Працівник, який перебуває за кордоном, також може використовувати український КЕП за умови наявності чинного сертифіката електронного підпису та доступу до відповідного сервісу.

У період воєнного стану сторони трудового договору можуть домовитися про альтернативні способи створення, пересилання та зберігання наказів, повідомлень та інших документів з питань трудових відносин, а також про будь-який інший доступний спосіб електронної комунікації (ч.2 ст. 7 Закону № 2136).

3. Підписання трудового договору

Після погодження остаточного тексту договору:

• роботодавець підписує документ своїм КЕП;
• надсилає працівнику підписаний файл разом із підтвердженням накладення електронного підпису;
• працівник, який перебуває за кордоном, накладає свій КЕП на документ;
• повертає роботодавцю підписаний примірник та підтвердження підписання.

Підписання може здійснюватися через сервіси електронного документообігу або засобами порталу/застосунку Дія.

Після накладення електронних підписів обох сторін трудовий договір вважається укладеним у належній письмовій формі.

Індексація зарплат повертається у червні 2026‑го

4. Видання наказу про прийняття на роботу

Після укладення трудового договору роботодавець видає наказ (розпорядження) про прийняття працівника на роботу. Працівника необхідно ознайомити з наказом у погоджений сторонами електронний спосіб.

5. Повідомлення ДПС про прийняття працівника

До початку роботи працівника роботодавець зобов’язаний подати повідомлення про прийняття працівника на роботу до органів ДПС у загальному порядку.

6. Зберігання документів

Кожна сторона повинна зберігати власний примірник електронного трудового договору та підтвердження накладення електронних підписів. Роботодавець забезпечує належне зберігання кадрових документів відповідно до вимог законодавства.

За інформацією Держпраці