незалежний експерт із трудового законодавства, Слов'янськ
Воєнна агресія рф порушила питання організації дистанційної роботи. Її можна влаштувати далеко не кожному, але професія бухгалтера якраз входить до числа тих, де це можливо. Як організувати віддалене робоче місце бухгалтеру, як це виглядає технічно так як оформити дистанційну роботу – у статті
Частина українців ще з подивом сприймають можливість працювати віддалено. І віддалено працювати можуть не тільки програмісти. Бухгалтер – це теж та професія, яка дає можливість працювати віддалено. Такий підхід поширений, наприклад, у США. Окрім програмістів і бухгалтерів до переліку таких професій входять дизайнери, Інтернет-маркетологи, онлайн-консультанти, вчителі-репетитори, журналісти, копірайтери, консультанти кол-центрів та інші.
Бухгалтер може працювати дистанційно, якщо є можливість:
віддаленого доступу до рахунків підприємства чи клієнтів;
подачі звітності в електронній формі;
здійснення платежів через системи Інтернет-банкінгу, звичної «Банк-клієнт» і подібних;
доступу до нормативної бази та консультаційних матеріалів;
підприємство/компанія використовує електронні документи, у тому числі й для внутрішнього документообігу;
віддалений доступ до комп’ютерної програми з ведення обліку.
У західних країнах, де готівка майже не використовується та є розвинуті цифрові технології професія бухгалтера стає такою, що дає можливість працювати віддалено. І не обов’язково вдома.
не потрібно їхати «на роботу». Це, по-перше, економить час, що особливо актуально для мегаполісів на зразок Києва, де люди витрачають у середньому по 2 години в день на маршрут «дім-робота-дім». По-друге, економить кошти працівника (квитки, таксі, пальне тощо). По-третє, знижує кількість людських контактів, що актуально під час епідемій;
немає потреби йти «на обід». Це може економити працівнику гроші, так як він може повністю харчуватися домашньою їжею;
роботодавець може економити на витратах на офіс. Треба менша площа, менші витрати електроенергії, на опалення і т.д.;
гнучкість використання свого часу. Працівник у разі нагальної потреби може спокійно вийти з дому в аптеку, магазин, у перукарню, до стоматолога чи спортзал тоді, коли йому найбільш зручно. Він може працювати вранці та ввечері, а мати час відпочинку серед дня. Одним словом, з’являється безліч можливостей.
Одним словом, дистанційна робота – це може бути зручно. Однак, через воєнний стан це вже стало не питанням зручності, а нагальної потреби для працівників, які покинули свої домівки із-за активних бойових дій. Безліч роботодавців обирають дистанційний варіант роботи з причини неможливості забезпечити безпеку працівників в офісі.
Попри з цим існує низка проблем, які можуть постати перед бухгалтером, який звик працювати «на роботі»:
питання самоорганізації. Вдома ніхто не контролює, бажання відіспатися, подивитися фільм, «зависнути» в Інтернет;
відволікання на рідних. Особливо проблема загострюється при наявності малих дітей, яким важко пояснити, що «мати зараз працює»;
відсутність необхідних житлових умов. Ідеально – окрема кімната. Однак, якщо в одній кімнаті мешкає декілька осіб, то це теж відволікає увагу;
відсутність обладнаного робочого місця. У домашнього комп’ютера може не вистачати потужності для комфортної роботи, він може бути належним чином на налаштований, відсутні необхідні програми тощо. І бухгалтер може взагалі не мати комп’ютер/ноутбук вдома або не мати Інтернет. Він може бути відсутній, наприклад, на орендованих квартирах;
питання психологічне. Є люди, які просто не можуть працювати самостійно, за відсутністю колективу, – їм треба «живе» спілкування;
питання взаємної підтримки та порад. Якщо по роботі щось не зрозуміло, то в телефонному режимі не завжди й не кожен може все з’ясувати;
зростають витрати на комунальні послуги та засоби праці. Працюючи вдома працівник більше споживає електроенергії, води, тепла, Інтернет, обладнати робоче місце (комп’ютер, принтер, канцелярське приладдя тощо). Хоча можна й домовитися про компенсацію з боку роботодавця частини таких витрат.
Віддалені реалії українського бухгалтера
В українських реаліях для віддаленої роботи найбільше підходить:
облік у єдиноподатників 1-2 групи та 3 групи (неплатників ПДВ). Так як, у них повноцінний бухгалтерський облік не ведеться й для формування інформації про доходи достатньо часто доступу до банківського рахунку, то віддалено працювати цілком можливо. Особливо, якщо надходжень у готівковій формі взагалі немає;
облік у єдиноподатників 3 групи (платників ПДВ) та загальносистемників. Знову ж за відсутності готівки й доступу до Електронного кабінету, СЕА ПДВ цілком можливо все вести. Деякі з необхідних документів можна отримувати у вигляді фотографій, а потім в кінці місяця наводити лад у паперах;
ведення бухгалтерського обліку деяких ділянок у юросіб. Наприклад, нарахування й виплата зарплати, складання фінансової і податкової звітності, складання статистичної звітності, облік розрахунків з контрагентами та з податків і зборів. Це цілком можливо за умови віддаленого доступу до бухгалтерської програми, де ведеться облік, а також наявності вдома КЕП-токена для електронного підпису документів і звітності.
Важко піддаються перенесенню додому такі ділянки бухгалтерської роботи, а то й узагалі це неможливо:
складський облік, облік сировини і матеріалів, ПММ та інших запасів – інвентаризація, багато паперових документів;
Помилка в сумі зарплати призводить до сумних наслідків. Якщо виплатите занадто мало або невчасно — покарає трудова інспекція. Не сплатите із зарплати податків — претензії пред’явить податковий інспектор. Тримайте поради із розрахунку зарплати і зарплатного авансу, які враховують вимоги і трудового, і податкового законодавства на 100%
Якщо ділянка роботи можлива для перенесення, то слід подбати про наступне:
віддалений доступ до бухгалтерської програми;
у бухгалтера «на руках» мають бути ключі КЕП (токени), що забезпечують підпис документів;
обладнане робоче місце вдома – комп’ютер. Можливо, принтер. Хоча можна все, що треба, роздрукувати потім і на роботі;
засоби зв’язку з керівником і колегами. Окрім телефону можна скористатися й сучасними месенджерами, які можна встановити для зручності й на комп’ютер: Telegram, Viber, WhatsApp. У них можна створити робочі групи для робочого спілкування.
Як організувати віддалений доступ до бухгалтерської програми
Існує декілька варіантів організації можливості працювати з тією програмою і її базою, що залишилася «десь там» на робочому місці:
віддалений доступ до робочого комп’ютера через Інтернет. Існує безліч програм, які при налаштуванні дають таку можливість. Має бути лише «хтось», хто включить цей комп’ютер «там» на роботі. Заходячи на домашній комп’ютер і клацнувши по іконці перед бухгалтером відкривається робочий стіл віддаленого робочого комп’ютера. І далі можна працювати у звичному режимі. Недолік – треба все під це налаштувати, як на робочому, так і на домашньому комп’ютері;
доступ через термінал (сервер), який знаходиться на підприємстві. Звичайно, що для такого способу такий термінал має існувати і ввімкнутий. За такого способу бухгалтеру треба буде встановити ту програму, якою він користується на роботі, на домашній комп’ютер. Бази синхронізуються й можна працювати;
доступ через хмарні сервіси. Це те ж саме, що й попередній варіант, але сервер знаходиться у провайдера такої послуги. Недолік – ці послуги платні. Перевага – підприємству не треба облаштовувати власний термінал;
доступ через веб-інтерфейс. Програми можуть мати веб-інтерфейс, коли робота здійснюється зі звичайного Інтернет-браузера. Бухгалтер заходить на спеціальний веб-сайт, вводить логін, пароль і перед ним розгортається його бухгалтерія. Недолік – треба попередньо синхронізувати базу з робочого комп’ютера. Другий недолік – такий спосіб найменш захищений з усіх попередніх. Перевага – бухгалтеру не треба нічого додаткового встановлювати на свій домашній комп’ютер.
Допомогти обрати той спосіб, який найбільш відповідає вашій ситуації, та все облаштувати має відповідний технічний спеціаліст (системний адміністратор, якщо такий є на підприємстві). Усі наведені вище способи потребують доступу до Інтернет.
Як документально оформити переведення бухгалтера на дистанційну роботу
Після технічного облаштування віддаленого робочого місця можна й подумати як все документально оформити. Поняття «дистанційна робота» з’явилось в КЗпП в лютому 2021 року.
Дистанційна робота — це форма організації праці, за якої робота виконується працівником поза робочими приміщеннями чи територією роботодавця, в будь-якому місці за вибором працівника та з використанням інформаційно-комунікаційних технологій.
В разі встановлення дистанційної роботи на постійній основі укладається трудовий договір. Проте на час загрози збройної агресії, надзвичайної ситуації техногенного, природного чи іншого характеру дистанційна робота може запроваджуватися наказом роботодавця (ст. 602 КЗпП).
В разі дистанційної роботи працівник несе відповідальність за забезпечення безпечних і нешкідливих умов праці на віддаленому робочому місті.
Наказу про тимчасове переведення працівника на дистанційну роботу має передувати заява працівника. Це має бути заява, де він просить через обставини, що склалися перенести місце виконання роботи. Рекомендуємо у такій заяві також вказати:
бажаний графік роботи (години роботи, час обідньої перерви);
адресу, за якою здійснюватиметься робота (місце проживання);
відсутність потреби у комп’ютері, компенсації витрат на Інтернет тощо (це «на всяк випадок», адже обов’язок забезпечувати робоче місце всім необхідним все ж таки покладений на роботодавця, а не працівника).
Вищенаведені деталі у заяві треба для трудової дисципліни та контролю. Наприклад, щоб у разі конфлікту не було питань, чому бухгалтер не відповідав на дзвінок керівника, чому бухгалтера бачили під час робочого дня на іншому кінці міста. Бажано також щоб в заяві працівник зазначив, що гарантує забезпечення безпечних та нешкідливих умов праці на віддаленому робочому місці.
З приводу табеля обліку робочого часу – відмічаємо, як завжди «Р» і ставимо кількість годин. Це ще одна причина, чому в заяві та в наказі треба прописати графік роботи.
Якщо варіант з дистанційною роботою вас з тих чи інших причин не влаштовує, то для карантину існує ще варіант – неповний робочий час, коли працівник приходить і виконує роботу у певні дні. Підходить для тих, у кого зараз невеликий обсяг роботи й можна не тримати працівника постійно на роботі.
