Зовнішньоекономічний договір може укладатися у простій письмовій або електронній формі (ч. 2 ст. 6 Закону України «Про зовнішньоекономічну діяльність» від 16.04.1991 № 959-XII).
Електронний договір, підписаний електронними підписами, прирівнюють до письмового — за умови ідентифікації сторін та фіксації їх волевиявлення (ст. 11-12 Закону України «Про електронну комерцію» від 03.09.2015 № 675-VIII).
Закон України «Про валюту і валютні операції» від 21.06.2018 № 2473-VIII та Положення НБУ № 18 регулюють валютний нагляд, але не встановлюють вимоги щодо виключно паперової форми ЗЕД-контракту.
Для роботи з іноземними партнерами міжнародні платформи — DocuSign і PandaDoc — є найзручнішими варіантами. Юридично вони визнаються електронними підписами за домовленістю сторін відповідно до статті 12 Закону «Про електронну комерцію» від 03.09.2015 № 675-VIII (далі — Закон № 675).
Головний доказ підписання
Під час валютного нагляду банки вимагатимуть Certificate of Completion / Audit Trail: з фіксацією e-mail підписанта, IP-адреси, дати та часу.
Щодо КЕП у ЗЕД
Технічно це можливо, але іноземний партнер може не розуміти механіку перевірки. Якщо контрагент погоджується - необхідно забезпечити технічну верифікацію підпису та підтвердження повноважень підписанта. Окремі банки та партнери звикли до audit trail міжнародних платформ і можуть запросити додаткові пояснення щодо КЕП.
Умови та строки зберігання
Електронний документ зберігає юридичну силу лише разом з доказами підписання. Необхідно зберігати контракт як combined PDF у zip форматі - разом з Audit Trail в одному файлі. Не покладайтеся виключно на доступ до платформи: якщо доступ буде втрачено - документи мають бути збережені окремо. Мінімальний строк зберігання документів — 1 095 днів (ст. 44 Податкового кодексу України).
Якщо підпис оскаржуватиметься, необхідно посилатись на статтю 12 Закону № 675. Вона допускає різні способи електронної ідентифікації за домовленістю сторін. Необхідно надавати технічні докази підписання (Audit Trail або файл КЕП) і спиратися на договірні положення про рівнозначність електронного підпису власному підпису.
За інформацією ДПС у Вінницькій області
