Ліцензійна справа — це документи на паперових або електронних носіях щодо відповідного здобувача ліцензії чи ліцензіата, що надходять (прийняті) органу ліцензування від органів державної влади, юридичних або фізичних осіб.
У ліцензійній справі зберігають:
- документи, подані здобувачем ліцензії чи ліцензіатом до органу ліцензування (разом із конвертами);
- завірені органом ліцензування копії (фотокопії) рішень;
- оригінали, копії (фотокопії) судових рішень, звернень правоохоронних органів, що надійшли до органу ліцензування;
- копії (фотокопії) розпоряджень спеціально уповноваженого органу з питань ліцензування про усунення порушень органом ліцензування;
- матеріали (документи або їх копії (фотокопії), завірені органом ліцензування) перевірок органом ліцензування додержання ліцензіатами вимог ліцензійних умов;
- оригінали судового рішення про витребування документів із ліцензійної справи, супровідні листи або документи, якими суд уповноважив осіб на їх одержання, фотокопії описів витребуваних документів;
- інші документи, встановлені законом.
Державна регуляторна служба зауважила, що Закон України «Про ліцензування видів господарської діяльності» від 02.03.2015 № 222-VIII не містить положень, які б встановлювали спеціальні вимоги щодо поширення, охорони або захисту інформації, що знаходиться у володінні органів ліцензування.
Тому під час видачі фізособі-скаржнику документів із ліцензійної справи суб’єкта господарювання Держпродспоживслужба має керуватися положеннями Законів України «Про інформацію» від 02.10.1992 № 2657-XII та «Про доступ до публічної інформації» від 13.01.2011 № 2939-VI.
