Що таке електронна трудова книжка
Це цифровий аналог паперової трудової книжки. Її впровадили, щоб удосконалити облік трудової діяльності українців, зменшити паперовий документообіг і пов’язані з цим ризики втрати чи пошкодження документів.
За Законом України «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі» від 05.02.2021 № 1217-IX, у працівників і роботодавців є п’ять років для оцифрування трудових книжок — до 10.06.2026. Після перевірки даних із боку ПФУ та їхнього внесення до Реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування сформують кінцевий варіант електронної трудової книжки. Відтоді паперову версію вважатимуть непотрібною і її може зберігати працівник. Також її можете вести паралельно з електронною версією, якщо цього забажає працівник.
Де знайти електронну трудову книжку
Оцифрована трудова книжка зберігається в особистому кабінеті на порталі ПФУ.
Щоб зайти на портал, потрібно авторизуватися зручним для вас способом: за допомогою кваліфікованого електронного підпису (КЕП) або Bank ID.
Якщо ви найманий працівник. Щоб перевірити записи про ваші трудові відносини, слід обрати у меню зліва розділ «Електронна трудова книжка». Додати скан-копії документів або створити електронний запис, до якого додаються скановані копії документів, на підставі яких створюється запис, можете в розділі «Комунікації з ПФУ» (пункт «Відомості про трудові відносини»).
Якщо ви роботодавець. Щоб внести дані про найманого працівника, оберіть розділ «Відомості про трудові відносини робітника». Тут ви можете завантажити скан-копії паперових документів.
В електронній трудовій книжці наразі є дані за основним місцем роботи, починаючи з 2004 року. Якщо ваша трудова діяльність почалася раніше, ви можете додати інформацію про це особисто, надіславши скановані копії документів.
На вебпорталі ПФУ страховий стаж розраховується з 01.01.2004, що пов’язане з ухваленням Закону України «Про загальнообов’язкове державне пенсійне страхування» від 09.07.2003 №1058-IV, який запровадив поняття «страховий стаж».
До цього стаж вважався трудовим. Зарахування стажу до 01.01.2004 здійснюють на підставі записів у трудовій книжці та інших документів.
З 1 квітня 2024 року мінзарплата дорівнює 8000 грн. Показники, з якими працює бухгалтер, та на які вплине новий розмір мінімалки: mах і min ЄСВ, лікарняні та декретні, розмір ЄСВ за себе для підприємців, трудові штрафи
Хто може подати трудову книжку на оцифрування
Відомості про трудову діяльність можуть вносити самі працівники та/або їхні роботодавці. Для цього необхідно мати скановані кольорові копії усіх сторінок трудової книжки у хронологічному порядку та відповідних документів, до яких внесли записи з оригіналів трудової або інших документів, що підтверджують стаж.
Скан-копії всіх заповнених сторінок трудової книжки подаються у хронологічному порядку та мають відповідати таким вимогам:
- повинні бути кольоровими та чіткими;
- відображати всі реквізити документа (назва документа, серійний номер, дата видачі, печатки, підписи, ПІБ власника) та безпосередньо самі записи (рекомендована роздільна здатність при скануванні — 300 dpi);
- формат зображення має бути .jpg або .pdf;
- розмір кожного файлу не має перевищувати 1 Мб.
До електронної трудової книжки треба завантажити всі документи, що впливають на розрахунок стажу. Окрім трудової книжки, це можуть бути документи про набуття освіти, свідоцтво про народження дитини (для жінок), військовий квиток та інші документи. Наприклад, до 2004 року до трудового стажу враховували навчання у закладах вищої освіти на денній формі. Якщо маєте диплом за відповідні роки, заскануйте і додайте до системи.
Після відправлення кольорових скан-копій фахівці територіальних органів ПФУ звірять їх із даними в Реєстрі застрахованих осіб, і оцифрують те, чого бракуватиме.
Чи потрібно ФОП робити запис в електронній трудовій книжці
Так, якщо ви маєте найманих працівників і вносите дані про них.
Щодо власної підприємницької діяльності жодних записів в електронній трудовій книжці робити не потрібно. Водночас ПФУ рекомендує ФОП подати через персональний кабінет скан-копії:
- витягу з ЄДР про державну реєстрацію ФОП, або
- довідки з ДПС про облік як суб’єкта підприємницької діяльності.
