Пунктом 44.3 Податкового кодексу України (ПК) визначено, що платники податків зобов’язані забезпечити зберігання первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності, інших документів, пов’язаних з обчисленням і сплатою податків і зборів, ведення яких передбачено законодавством, не менш як 1095 днів з дня подання податкової звітності, для складення якої використовуються зазначені документи, а у разі її неподання — з передбаченого ПК граничного терміну подання такої звітності.
Згідно зі статтею 13 Закону України «Про електронні документи та електронний документообіг» від 22.05.2003 № 851-IV (далі — Закон № 851), суб’єкти електронного документообігу повинні зберігати електронні документи на електронних носіях інформації у формі, що дає змогу перевірити їх цілісність на цих носіях. Строк зберігання електронних документів на електронних носіях інформації повинен бути не меншим від строку, встановленого законодавством для відповідних документів на папері.
Штрафи за несвоєчасне подання чи неподання звітності
При цьому оригіналом електронного документа відповідно до статті 7 Закону № 851 вважається електронний примірник документа з обов’язковими реквізитами. Копією документа на папері для електронного документа є візуальне подання електронного документа на папері, яке засвідчене в порядку, встановленому законодавством.
Порядок засвідчення наявності електронного документа (електронних даних) на певний момент часу затверджено постановою КМУ від 26.05.2004 № 680.
Тож податкові накладні та розрахунки коригування до них, складені в електронній формі, повинні зберігатися платниками податку на електронних носіях інформації у формі, що дає змогу здійснити перевірку їх цілісності на цих носіях.
Під час проведення перевірки платники ПДВ зобов’язані надати посадовим (службовим) особам контролюючого органу доступ до таких електронних носіїв інформації, а у випадках, визначених законом, також надати копії податкових накладних та розрахунків коригування до податкових накладних, засвідчені в порядку, встановленому законодавством.
