Суб’єкт господарювання (далі — СГ) має право використовувати у своїй діяльності печатки. Використання СГ печатки не є обов’язковим. Відбиток печатки не може бути обов’язковим реквізитом будь-якого документа, що подає СГ до органу державної влади або органу місцевого самоврядування. Наявність або відсутність відбитка печатки СГ на документі не створює юридичних наслідків (ст. 58-1 Господарського кодексу України).
Автор (платник) створює електронні документи у строки та відповідно до порядку, що визначили законодавством для відповідних документів в електронній та паперовій формі, із зазначенням усіх обов’язкових реквізитів та з використанням засобу кваліфікованого електронного підпису та печатки (за наявності), керуючись Порядком обміну електронними документами з контролюючими органами, затвердженим наказом Мінфіну від 06.06.2017 № 557; далі — Порядок.
Достатнім підтвердженням справжності документа податкової звітності є наявність оригіналу підпису уповноваженої особи на документі у паперовій формі або наявність накладеного на електронний документ КЕП або удосконаленого електронного підпису, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису, відповідно до вимог Закону України «Про електронну ідентифікацію та електронні довірчі послуги» від 05.10.2017 № 2155-VIII (абз. 2 пп. 48.5.1 Податкового кодексу України).
Підтвердженням про прийняття (реєстрацію) або повідомленням про неприйняття в контролюючому органі електронного документа є друга квитанція (абз. 2 п. 9 розд. ІІ Порядку № 557).
Отже, СГ, який використовує в своїй діяльності печатку (для проставлення відбитку на документах створених у паперовій формі), не потрібно обов’язково отримувати кваліфіковану електронну печатку для накладання її на електронний документ. Достатнім підтвердженням справжності електронного документа є наявність накладеного на нього кваліфікованого електронного підпису або удосконаленого електронного підпису платника. Таку печатку СГ має право отримати за власним бажанням.
