НАДС роз’яснило, як оформляти та надсилати кадрові документи в електронному вигляді

Блок під заголовком новини 1 Дізнавайтеся про зміни першими. Додайте «Головбух» в улюблені Google, щоб не пропустити найсвіжіші новини та роз’яснення 

До НАДС надходять численні запити, чи можна надсилати кадрові документи (заяви про надання відпусток, переведення, звільнення тощо) в електронному вигляді або різними засобами телекомунікаційного зв’язку та як правильно їх оформляти.

НАДС роз’яснило, що оскільки законодавство не містить визначених форм та обсягів таких заяв, вони можуть бути складені в довільній формі, проте мають містити чітке, однозначне та зрозуміле волевиявлення заявника. Тобто письмові заяви також можна подавати в електронній формі з накладенням кваліфікованих електронних підписів (КЕП).

У разі коли і КЕП недоступний, заяву можна надати в письмовій формі будь-якими засобами телекомунікаційного зв’язку (електронна пошта, WhatsApp, Telegram тощо) без накладання КЕП. У такому випадку відповідну заяву, яку особа написала на папері та підписала власноруч, слід сфотографувати та переслати фотокопію уповноваженій особі органу. Але це, звісно, якщо є така можливість. Якщо ж такої можливості немає, то відповідну заяву надішліть у формі текстового повідомлення, що відповідає наведеним вище критеріям. Як свідчить судова практика, у разі отримання відповідних заяв (повідомлень) працівників в електронній формі, це спонукає роботодавця перевірити справжнє волевиявлення працівника у разі наявності сумнівів щодо такого волевиявлення (постанова Чернівецького апеляційного суду від 04.03.2019 у справі № 725/4244/18).

НАДС нагадало, що ознайомлювати державних службовців із виданими щодо них наказами можна, або вручивши документ особисто, або надіславши поштою, в тому числі з використанням інших засобів телекомунікаційного зв’язку, відповідно до статті 9-1 Закону України «Про державну службу» від 10.12.2015 № 889-VIII.

Тобто скановану копію наказу доцільно надіслати на електронну пошту державного службовця або фотокопію документа направити в той месенджер, який доступний державному службовцю. Таке ознайомлення фіксують відповідним протоколом.

додаток

👇 Святкова пропозиція для бухгалтерів

Статичний блок для новин

Статті за темою

Усі статті за темою

Облікова ставка НБУ 2026: актуальний розмір і прогноз

Облікова ставка НБУ — монетарний інструмент, за яким НБУ встановлює для суб'єктів грошово-кредитного ринку орієнтир щодо вартості залучених та розміщених грошових ресурсів. Із 31 липня 2026 розмір облікової ставки НБУ збільшився до рівня 15,5% річних
89547

Продаж корпоративних прав 2026: оподаткування, облік і документи

Бізнесом володіють через корпоративні права. Контроль, дивіденди, управління — це те, що вони забезпечують. Однак від них вирішили позбутися. Як оподатковується продаж корпоративних прав? На яких рахунках відображаються корпоративні права? Особливості продажу в учасників ТОВ, повідомлення про зміни у кінцевих бенефіціарах, юридичне оформлення та інвестиційний прибуток у фізосіб. Про все це — у консультації
73972

Часткова компенсація вартості обладнання для виробництва електрики: оподаткування та облік

Аби не припиняти госпдіяльність, бізнес почав встановлювати альтернативні джерела енергії. Місцева влада допомагає сміливцям — частково компенсує вартість обладнання. Як суб’єктам господарювання оподаткувати й облікувати цільові кошти — пояснює експерт
2522

Міжнародний день бухгалтера 2026: ідеї привітань і святкування професійного свята

Міжнародний день бухгалтера, або Міжнародний день бухгалтерії — професійне свято бухгалтерів, яке відзначаємо щорічно 10 листопада. Спеціально до свята ми підготували для вас п'ять порад, як незвично провести цей день
6147

Розрахунки з постачальниками та підрядниками: бухгалтерський облік

Найбільш повсякденна операція у бухгалтерському обліку? Мабуть, це облік розрахунків, адже придбання товарів, робіт, послуг відбувається мало не щодня. Які рахунки використовуються, облік податкового кредиту з ПДВ, як впливає система оподаткування на розрахунки та в якій формі їх можна проводити, розрахунки в іноземній валюті — це питання даного огляду.
132227

Гарячі запитання

Усі питання і відповіді