НАДС роз’яснило, що оскільки законодавство не містить визначених форм та обсягів таких заяв, вони можуть бути складені в довільній формі, проте мають містити чітке, однозначне та зрозуміле волевиявлення заявника. Тобто письмові заяви також можна подавати в електронній формі з накладенням кваліфікованих електронних підписів (КЕП).
У разі коли і КЕП недоступний, заяву можна надати в письмовій формі будь-якими засобами телекомунікаційного зв’язку (електронна пошта, WhatsApp, Telegram тощо) без накладання КЕП. У такому випадку відповідну заяву, яку особа написала на папері та підписала власноруч, слід сфотографувати та переслати фотокопію уповноваженій особі органу. Але це, звісно, якщо є така можливість. Якщо ж такої можливості немає, то відповідну заяву надішліть у формі текстового повідомлення, що відповідає наведеним вище критеріям. Як свідчить судова практика, у разі отримання відповідних заяв (повідомлень) працівників в електронній формі, це спонукає роботодавця перевірити справжнє волевиявлення працівника у разі наявності сумнівів щодо такого волевиявлення (постанова Чернівецького апеляційного суду від 04.03.2019 у справі № 725/4244/18).
НАДС нагадало, що ознайомлювати державних службовців із виданими щодо них наказами можна, або вручивши документ особисто, або надіславши поштою, в тому числі з використанням інших засобів телекомунікаційного зв’язку, відповідно до статті 9-1 Закону України «Про державну службу» від 10.12.2015 № 889-VIII.
Тобто скановану копію наказу доцільно надіслати на електронну пошту державного службовця або фотокопію документа направити в той месенджер, який доступний державному службовцю. Таке ознайомлення фіксують відповідним протоколом.
