Необхідними умовами для платника податків, який виявив бажання подавати податкову звітність в електронному вигляді, є наявність:
- комп’ютера з операційною системою Windows з доступом до мережі інтернет;
- спеціалізованого програмного забезпечення для формування, підписання та подання податкової звітності до органів доходів і зборів;
- чинних посилених сертифікатів ключів ЕЦП посадових осіб, які підписують звітність, та електронної печатки (для фізичних осіб — підприємців — печатка за наявності).
Штрафи за несвоєчасне подання чи неподання звітності
Платники податків мають право обрати за власним бажанням будь-який акредитований центр сертифікації ключів. Але платникам податків варто зважати на те, що Акредитований центр сертифікації ключів Інформаційно-довідкового департаменту ДФС України надає послуги ЕЦП на безоплатній основі.
Із переліком реєстраційних документів (зразками їх заповнення) для кожної категорії платників податків та іншою корисною інформацією можна ознайомитися в розділі «Реєстрація користувачів» на офіційному інформаційному ресурсі АЦСК ІДД ДФС.
Зокрема, необхідні:
- заповнена та підписана реєстраційна картка;
- копія паспорта підписувача (копії сторінок 1–4), засвідчена власноручним підписом;
- копія облікової картки платника податків — підписувача (довідки про присвоєння ідентифікаційного номера ДРФО);
- для юридичної особи – статут, положення.
Крім того, необхідно мати при собі три електронні носії інформації (для ключів директора, бухгалтера та електронної печатки).
Платнику податків необхідно звернутися до будь-якого представництва АЦСК ІДД ДФС за адресою, вказаною на офіційному інформаційному ресурсі в розділі «Контакти».
Перед поданням податкової звітності в електронній формі платнику податків необхідно укласти Договір «Про визнання електронних документів» з контролюючими органами. Такий договір укладається в електронному вигляді за допомогою обраного платником податків програмного забезпечення (онлайн-сервісу) для підписання та подання електронної звітності.
Якщо платник податків перебуває на обліку як платник окремого податку в декількох контролюючих органах, то для подання податкової звітності в електронному вигляді до контролюючих органів такий платник податків має укласти договір «Про визнання електронних документів» та провести обмін посиленими сертифікатами ключів з кожним окремим контролюючим органом.
Якщо договір «Про визнання електронних документів» з контролюючим органом не буде укладений, то звітність в електронному вигляді не прийматиметься.
Інформацію про безкоштовне програмне забезпечення, яке можна використовувати при формуванні та підписанні звітності безкоштовними ключами, сформованими АЦСК ІДД ДФС України, наведено в розділі «Програмне забезпечення» та на офіційному веб-порталі ДФС України у рубриці «Електронна звітність/Платникам податків про електронну звітність».
Скажімо:
- «ОПЗ» — дає змогу формувати податкову звітність і реєстр отриманих та виданих податкових накладних в електронному вигляді;
- M.E.Doc — надає змогу безкоштовно формувати, підписувати та подавати звітність з ЄСВ;
- безкоштовні онлайн-сервіси надані компаніями-учасниками Меморандуму щодо поліпшення процесу подання звітності, впровадження електронних сервісів та розвитку електронного документообігу: iFin Zvit, SONATA, «Звіт Оператор».
Для надання можливості формування звітності, а також накладання електронного цифрового підпису та шифрування електронних документів проходить дослідну експлуатацію програмне забезпечення «Єдине вікно подання електронної звітності».
Програмне забезпечення у вигляді повного інсталяційного пакету та інформаційне повідомлення для суб'єктів господарювання розміщено на офіційному веб-порталі ДФС України (розділ «Спеціалізоване клієнтське програмне забезпечення для формування та подання звітності до «Єдиного вікна подання електронної звітності».
Платники податків, які отримали ключі ЕЦП від АЦСК ІДД ДФС України, можуть подавати до органів фіскальної служби звітність (за винятком звітів з ЄСВ) в електронному вигляді за допомогою сервісу «Електронний кабінет платника податків», який надає можливість платникам податків безкоштовно підготувати і подати у режимі реального часу до контролюючих органів електронну звітність, а також переглянути інформацію щодо стану їх розрахунків з бюджетом, зокрема, інформацію про заборгованість зі сплати податків і зборів.
Отже, кожен платник може обрати таке програмне забезпечення, з яким зручно працювати особисто йому.
При цьому платник податків може легко пересвідчитись, чи прийнята його електронна звітність контролюючим органом.
Платнику податків надсилаються дві квитанції. Перша квитанція є підтвердженням платнику податків передачі його податкових документів в електронному вигляді до контролюючого органу засобами телекомунікаційного зв’язку. Ця квитанція надсилається органами ДФС України на електронну адресу платника податків, з якої було надіслано податкову звітність.
Якщо на електронну адресу платника податків не надійшла перша квитанція, то податковий документ вважається неодержаним.
Підтвердженням платнику податків прийняття його податкових документів до бази даних контролюючого органу є друга квитанція в електронному вигляді.
Найбільш розповсюджені помилки, які виникають при формуванні електронної звітності:
- звітність відправляється на адресу контролюючого органу без попереднього укладання Договору;
- не заповнені обов’язкові реквізити (податковий номер платника, звітний (податковий) період тощо);
- значення реквізитів у середині документа не відповідають імені файлу;
- звітність з ПДВ сформовано не в «пакеті».
