Чи перераховуються курсові різниці іноземної валюти під час формування витрат на відрядження за кордон, якщо працівнику видано аванс на відрядження на корпоративну картку?
Відповідно до пункту 5 розділу І Інструкції про службові відрядження в межах України та за кордон, затвердженої наказом Мінфіну від 13.03.1998 № 59 (далі — Інструкція), підприємство, що відряджає працівника, забезпечує його коштами для здійснення поточних витрат під час службового відрядження (авансом). Аванс відрядженому працівникові може видаватися готівкою або перераховуватися у безготівковій формі на відповідний рахунок для використання із застосуванням платіжних карток.
Штрафи за несвоєчасне подання чи неподання звітності
Особливості застосування платіжних карток визначено постановою Правління НБУ «Про здійснення операцій з використанням спеціальних платіжних засобів» від 30.04.2010 № 223 (далі — Постанова № 223), відповідно до пункту 1.4 якої корпоративний спеціальний платіжний засіб — це спеціальний платіжний засіб, який дає змогу його держателю здійснювати операції за рахунком суб’єкта господарювання; це платіжна картка, мобільний платіжний інструмент, інший платіжний інструмент, що виконує функцію засобу ідентифікації, за допомогою якого держатель цього інструменту здійснює платіжні операції з рахунку платника або банку, а також інші операції, установлені договором.
Операції користувачів платіжними засобами повинні виконуватися з оформленням квитанції платіжного термінала, чека банкомата, сліпа та інших документів за операціями з використанням спеціальних платіжних засобів у паперовій формі, що складаються та друкуються державною мовою за місцем проведення операції в такій кількості примірників, яка потрібна для всіх учасників операції, та/або документів в електронній формі, передбачених правилами платіжної системи (п. 7.3 Постанови № 223).
Згідно з пунктом 4.2 розділу IV Порядку бухгалтерського обліку окремих активів та зобов’язань бюджетних установ, затвердженого наказом Мінфіну від 02.04.2014 № 372 (далі — Порядок), фактичні витрати відрядженого працівника в іноземній валюті, які визначаються згідно із затвердженим звітом про використання коштів, але не більше суми авансу, перераховуються у валюту звітності за валютним курсом на початок дня дати отримання авансу.
Якщо фактичні витрати працівника в іноземній валюті у затвердженому звіті про використання коштів більші за отриманий аванс, таке перевищення підлягає перерахунку у валюту звітності за валютним курсом на початок дня дати затвердження звіту про використання коштів.
Під валютним курсом розуміється установлений НБУ курс грошової одиниці України до грошової одиниці іншої країни (п. 1.2 розд. І Порядку).
Форма Звіту про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт, та Порядок його складання затверджені наказом МДЗ від 24.12.2013 № 845.
Якщо відрядженим працівником застосовується корпоративна картка, у Звіті відображаються лише використані (списані з картрахунку) кошти. При цьому працівник, крім рахунків готелів, проїзних квитків тощо повинен надати до Звіту документи, що підтверджують здійснені за допомогою платіжних карток розрахунки, а саме:чеки банкомату, сліпи, квитанції платіжних терміналів тощо.
Отже, кошти в національній валюті країни, до якої відряджався працівник, або у вільно конвертованій валюті, які отримує працівник як аванс на корпоративну картку в розмірах, встановлених законодавством, перераховуються у національну валюту України за офіційним валютним курсом НБУ, що діяв на початок дня дати списання з карткового рахунку такої валюти за умови наявності підтверджуючих документів.
