Сьогодні найбільшою популярністю користується функція обміну податковими накладними через систему електронного документообігу.
Як відомо, платники податку на додану вартість мають можливість виписувати податкову накладну в електронній формі за умови оформлення, відповідно до законодавства, електронного цифрового підпису уповноваженої особи та реєстрації податкової накладної в Єдиному реєстрі податкових накладних. При цьому електронний цифровий підпис, що накладається на податкову накладну при її реєстрації в Єдиному реєстрі податкових накладних, та підпис, що скріплює цю накладну при її видачі покупцю, повинні належати одній особі, якій делеговано право підпису податкових накладних. У такому разі складання податкової накладної в паперовому вигляді не є обов’язковим.
Штрафи за несвоєчасне подання чи неподання звітності
Нагадаємо, що податкова накладна, складена в електронній формі, підлягає обов’язковій реєстрації в ЄРПН незалежно від розміру ПДВ та номенклатури товару (пункт 8 Порядку заповнення податкової накладної, затвердженого наказом МДЗ від 14.01.2014 № 10).
Після отримання від Міндоходів квитанції про підтвердження реєстрації податкової накладної в Єдиному реєстрі податкових накладних продавець може відправити її в електронному вигляді покупцю. Програмне забезпечення (наприклад, MEDoc) має функцію, що дозволяє направити податкову накладну одночасно і в ЄРПН, і покупцю (контрагенту).
Контрагент, який отримав таку податкову накладну, може прийняти її або ж відхилити. У випадку «відхилення податкової накладної» продавцю виписаної податкової накладної приходить електронне повідомлення «Вiдхилено», якщо ж покупець не заперечує проти електронної податкової накладної, то продавцю приходить повідомлення «Прийнято».
Повідомлення «Вiдхилено» слід розцінювати як вимогу оформити податкову накладну в паперовому вигляді.
З метою правильності ведення реєстру виданих та отриманих податкових накладних в програмному забезпеченні продавець повинен щоденно слідкувати за своєчасним отриманням підтвердження про прийняття відправленої податкової накладної, а покупець — за своєчасним отриманням податкової накладної від продавця та надання продавцю підтвердження або відхилення щодо отриманої податкової накладної.
Покупець має можливість перевірити реєстрацію отриманої податкової накладної в ЄРПН, для цього можна скористатися функцією «Отримати дату реєстрації податкової накладної» комп’ютерної програми, за допомогою якої відправляється податкова звітність.
Перевагами електронної податкової накладної є:
- економія часу на її оформлення, реєстрацію в ЄРПН та миттєва передача контрагенту;
- економія матеріальних та трудових ресурсів;
- відсутність помилок та розбіжностей між виписаною податковою накладною та зареєстрованою в ЄРПН і переданою контрагенту.
