Потреба у засвідченні справжності підпису на документах може виникати з різних причин. Серед них є необхідність подати документи до компетентних органів чи оформлення заяв або ж дозволів.
Нотаріус, посадова особа органу місцевого самоврядування, посадова особа консульської установи України, начальник установи виконання покарань засвідчують справжність підпису на документах, крім тих, які відповідно до закону або за вимогою сторін підлягають нотаріальному посвідченню (cт. 78 Закону України «Про нотаріат» від 02.09.1993 № 3425-XII).
На документі може бути засвідчена справжність підпису особи, що підписалась за іншу особу, яка не могла це зробити власноручно внаслідок фізичної вади, хвороби або з інших поважних причин. У цьому випадку нотаріус установлює особу як того, хто підписався, так і того, за кого ця особа підписалася (Порядок вчинення нотаріальних дій нотаріусами України, затверджений наказом Мінюсту від 22.02.2012 № 296/5; далі — Порядок). Про причини, з яких фізична особа, заінтересована у вчиненні нотаріальної дії, не могла підписати документ, зазначають у посвідчувальному написі.
Вищезазначені уповноважені особи не можуть засвідчувати справжність підпису фізичної особи на документі, в якому стверджуються обставини, право посвідчення яких належить лише відповідному держоргану. Наприклад: час народження, шлюбу, смерті, наявність хвороби, інвалідності, права власності на майно тощо. Справжність підпису на такому документі можуть засвідчити у випадку, якщо документ призначений для подання до компетентних органів іншої держави.
Згідно з Порядком нотаріус засвідчує також справжність кваліфікованого електронного підпису враховуючи положення порядку вчинення нотаріальних дій з використанням кваліфікованого електронного підпису чи печатки.
