Мін’юст наголосив на тому, що ведення реєстраційних справ належить виключно до компетенції органів державної реєстрації прав. Нотаріус як спеціальний суб’єкт, який здійснює функції державного реєстратора, лише заводить облікову справу, яку передає органу державної реєстрації прав за місцем розташування нерухомого майна, у строки та в порядку, визначені законодавством.
Зокрема, в обліковій справі нотаріуса за індексом 01-30 «Документи (запити, вимоги, заяви, витяги, інформаційні довідки тощо) щодо державної реєстрації речових прав на нерухоме майно та їх обтяжень та надання інформації за даними Державного реєстру речових прав на нерухоме майно» мають зберігатися:
Штрафи за несвоєчасне подання чи неподання звітності
1. Опис вкладення документів, які передаються нотаріусом до органу державної реєстрації прав, підписаний ним та скріплений його печаткою.
2. Квитанція про надання послуг поштового чи кур’єрського зв’язку.
3. Копія витягу з Державного реєстру речових прав на нерухоме майно.
При цьому з документів, які передаються органу державної реєстрації, нотаріус виготовляє їх електронні копії шляхом сканування та розміщує їх у відповідному розділі Державного реєстру речових прав на нерухоме майно (крім документів, які були ним видані або оформлені під час проведення реєстраційних дій).
Документи, що залишаються у нотаріуса, зберігаються протягом трьох років у справі за індексом 01-30.
