Роботодавець зобов’язаний виплачувати зарплату працівникам щонайменше двічі на місяць. Можна частіше, рідше — ні. Між виплатами повинно бути не більше 16 календарних днів. У разі якщо день виплати зарплати збігається з вихідним, святковим або неробочим днем, виплата здійснюється напередодні (ч. 1 ст. 115 КЗпП).
На практиці бухгалтери не нараховують аванс у бухгалтерському обліку, а показують лише виплату. Чому? Це дозволить не робити перерахунок податку на доходи фізичних осіб (ПДФО) у разі, якщо працівник матиме право на податкову соціальну пільгу (ПСП).
Окрім того, нараховують зарплату на підставі табеля обліку робочого часу. Його форма, що затверджена наказом Держкомстату від 05.12.2008 № 489, призначена для помісячного обліку робочого часу. Ще одне обґрунтування — під час обкладення зарплати ПДФО визначається загальний місячний оподатковуваний дохід. Тож виплачують аванс, а також сплачують нарахований ЄСВ, утримують військовий збір (ВЗ) та ПДФО на підставі розрахунків, але без нарахування відповідних сум на момент такої виплати.
Хоча не буде помилкою, якщо нараховувати у бухгалтерському обліку кожну виплату зарплати. Однак цей варіант не дуже зручний, адже якщо працівник матиме право на ПСП в кінці місяця, то може виявитись, що ПДФО з авансу сплатили надміру. Тож доведеться робити перерахунок.
Увага: виплата авансу працівникам обов’язкова.
Першою половиною місяця вважаються перші 15 к. днів місяця (лист Мінсоцполітики від 09.12.2010 № 912/13/155-10). Таким чином, аванс із зарплати — це виплата зарплати за першу половину місяця — 15 к. днів з огляду на фактично відпрацьований часу. Виплачувати аванс варто у період із 16-го до 22-го числа.
Виняток, коли аванс не нараховують, — працівник не працював у першій половині місяця жодного дня, наприклад був у відпустці без збереження заробітної плати або на лікарняному, у декреті (відпустці по вагітності та пологам).
Щоб розрахувати мінімальний розмір зарплатного авансу, розділіть оклад працівника на норму робочих днів у місяці і помножте на відпрацьований ним час за період з 1 по 15 число (лист Мінпраці від 09.12.2010 № 912/13/155-10).
Розрахунок суми авансу заробітної плати
Розмір авансу не може бути меншим суми оплати за фактично відпрацьований час із розрахунку тарифної ставки (посадового окладу) працівника (ч. 3 ст. 115 КЗпП, ч. 3 ст. 24 Закону України «Про оплату праці» від 24.03.1995 № 108). Не вважаються відпрацьованим часом дні відпустки, перебування на лікарняному та час, який невідпрацьований з інших причин. Тобто дні відпустки, лікарняного слід виключити при розрахунку авансу — за ці дні зарплату (аванс) не нараховуйте.
Також при розрахунку суми авансу не враховують премії, доплати, надбавки, компенсаційні та заохочувальні виплати. Додаткові виплати можуть бути прописані у колективному договорі, але це фонд додаткової зарплати (п. 2.2 Інструкції зі статистики заробітної плати, затвердженої наказом Держстату від 13.01.2004 № 5).
Розмір авансу можна встановити:
пропорційно відпрацьованим дням за першу половину місяця на базі посадового окладу (тарифної ставки) (з 1-го до 15-го числа місяця). Менше цієї суми аванс бути не може;
у відсотках до посадового окладу (тарифної ставки) (наприклад, у розмірі 50%–60%). Тоді щомісяця аванс буде фіксованим, але за умови повного відпрацювання норми робочого часу. Інакше, треба перерахувати пропорційно відпрацьованому часу. Як правило, за такого способу суму авансу округлюють до цілих, але це не обов’язково.
Приклад 1 (аванс, відпрацьовані усі дні). Оклад працівника у січні 2026 року 9000 грн. З 1 по 15 березня 2026 він відпрацював усі 11 днів (переносу робочих днів не було), або 88 год. Всього робочих днів у березні 2026 року — 22, а робочих годин — 176. Якщо розраховувати суму авансу:
першим способом —9000 грн × 88 ÷ 176 = 4500,00 грн (мінімальний розмір авансу);
Приклад 2 (аванс, неповністю відпрацював). Працівник з прикладу 1 відпрацював лише 6 робочих днів (48 год), а решту був у відпустці за власний рахунок. Рахуємо аванс:
першим способом — 9000 грн × 48 ÷ 176 = 2454,55 грн (мінімальний розмір авансу);
другим способом — 4500 грн × 48 ÷ 88 = 2454,55 грн ≈ 2455 грн.
Якщо аванс на зарплату установлено в розмірі, що підлягає видачі на руки, необхідно визначити умовну суму авансу, із якої буде утримано ПДФО (18%) та ВЗ (5%). Для цього розмір авансу «на руки» потрібно помножити на коефіцієнт 1,298701 (= 100/(100 – 18 – 5) = 100/77).
Тобто якщо працівникові мають виплатити аванс у розмірі 4500 грн, то нарахувати потрібно 5844,15 грн (= 4500 грн × 1,298701). Це умовна сума, яку не відображають ані в бухгалтерському, ні в податковому обліку. Вона потрібна лише для виплати авансу банком.
Як правило, аванс не включає премії, доплати, надбавки, та інші виплати. Їх нараховують наприкінці місяця, а виплачують відповідно у строки, установлені для виплати зарплати за другу половину місяця.
Під час кожної виплати авансу із зарплати роботодавець зобов’язаний сплатити ПДФО, ВЗ та ЄСВ (лист ДФС від 28.09.2015 № 20527/6/99-99-17-02-01-15).
До суми авансу податкову соціальну пільгу (ПСП) не застосовують, оскільки її застосовують лише до нарахованого платнику податку місячного доходу у вигляді зарплати (пп. 169.2.1 Податкового кодексу України, далі — ПК). Адже під час нарахування зарплати за першу половину місяця неможливо порівняти суму доходу з граничною сумою, яка надає право на застосування ПСП. Саме тому податкову пільгу застосовують до остаточної суми зарплати, а не до авансу.
Під час виплати авансу не потрібно дотримуватися вимоги про сплату ЄСВ з розміру мінзарплати. Для виконання такої вимоги потрібно знати розмір бази нарахування за місяць. Через це стежити за цим доведеться під час нарахування зарплати за місяць.
Увага:вимогу про сплату ЄСВ із розміру мінзарплати не застосовують під час виплати авансу.
Сплачують ПДФО та ВЗ під час виплати оподатковуваного доходу двома платіжними документами (адже коди надходжень різні, а відповідно, й рахунки, на які їх зараховують). Банки приймають платіжні документи на виплату доходу лише за умови одночасного подання розрахункового документа на сплату цього податку до бюджету (пп. 168.1.2 ПК). У випадку, якщо зарплату виплачують у натуральній формі або з каси підприємства, податки сплачують протягом трьох банківських днів з дня, що настає за днем такої виплати (пп. 168.1.4 ПК).
Нарахований ЄСВ роботодавець сплачує під час кожної виплати зарплати (доходу, грошового забезпечення) одночасно з видачею зазначених сум (абз. 2 ч. 8 ст. 9 Закону України «Про збір та облік єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування» від 08.07.2010 № 2464).
На прикладі покажемо, як відобразити в обліку виплату зарплатного авансу. Бухгалтерські проведення з виплати авансу будуть такими, як у наступному прикладі 3. Для розрахунку суми ЄСВ, ПДФО та військового збору можна при виплаті авансу можна скористатися пропорцією на основі співвідношення: сума авансу/сума очікуваної зарплати за місяць. Головне, щоб суми ЄСВ і податків сплачених з зарплати за першу та другу половину місяця зійшлися з нарахованими у цілому за місяць.
Приклад 3 (виплата авансу, ЄСВ та податки). У березні 2026 року підприємство виплачує працівникові аванс за першу половину місяця у розмірі 10 000,00 грн. Усі робочі дні за першу половину травня працівник відпрацював. Посадовий оклад («брудними») — 20 000,00 грн.
Цифра 12 987,01 використовується лише в розрахунках і в обліку (бухгалтерських проведеннях, відомості нарахування зарплати, розрахункових листках) ніяк не відображається.
