До початку роботи роботодавець зобов’язаний в узгоджений із працівником спосіб поінформувати працівника, зокрема, про місце роботи (інформація про роботодавця, у тому числі його місцезнаходження), трудову функцію, яку зобов’язаний виконувати працівник (посада та перелік посадових обов’язків), дату початку виконання роботи; права та обов’язки, умови праці (ст. 29 Кодексу законів про працю України; далі — КЗпП).
При цьому, працівник повинен виконувати доручену йому роботу особисто і не має права передоручати її виконання іншій особі, за винятком випадків, передбачених законодавством (ст. 30 КЗпП).
Власник або уповноважений ним орган не має права вимагати від працівника виконання роботи, не обумовленої трудовим договором (ст. 31 КЗпП).
Отже, у разі, якщо товари (роботи, послуги) придбаває працівник в рамках трудових обов’язків, то незалежно від того, чи видані — кошти під звіт, чи працівник витратив з такою метою власні кошти, які потім відшкодовує роботодавець, такі відносини слід розглядати з урахуванням вимог законодавства про працю.
Відносини, які виникають у сфері справляння податків і зборів, регулює Податковий кодекс України (ПК).
Об’єктом оподаткування резидента є загальний місячний (річний) оподатковуваний дохід (пп. 163.1.1 ПК).
До загального місячного (річного) оподатковуваного доходу платника податку не включаютькошти, отримані платником податку на відрядження або під звіт і розраховані згідно із пунктом 170.9 ПК.
Водночас, до загального місячного (річного) оподатковуваного доходу платника податку включають, зокрема:
- суму надміру витрачених коштів / електронних грошей, отриманих платником під звіт та не повернутих у встановлені законодавством строки (пп. 164.2.11 ПК);
- інші доходи, крім зазначених у статті 165 ПК (пп. 164.2.20 ПК).
Працівник сплатив власні кошти: як відшкодувати
Податковим агентом платника під час оподаткування суми, виданої платнику податку під звіт та не повернутої ним протягом встановленого підпунктом 170.9.3 ПК строку, є особа, що видала таку суму під звіт для виконання окремих цивільно-правових дій від імені та за рахунок особи, що їх видала, — у сумі, що перевищує суму фактичних витрат платника на виконання таких дій (пп. «б» пп. 170.9.1 ПК).
Отже, працівник придбаває товари (роботи, послуги) на користь роботодавця за рахунок власних коштів у зв’язку з виконанням дорученої йому роботи (трудової функції), то дохід у вигляді компенсації за придбані товари (роботи, послуги) не є доходом для цілей оподаткування ПДФО і військовим збором. За умови, що роботодавець підтвердить доцільність здійснених таким працівником витрат.
Водночас, якщо придбання товарів (робіт, послуг), яке здійснюється працівником на користь роботодавця за рахунок власних коштів, не пов’язане з виконанням трудової функції таким працівником, то дохід, виплачений цьому працівнику за реалізовані (продані) товари (роботи, послуги) включайте до його загального місячного (річного) оподатковуваного доходу як інший дохід та оподатковуйте ПДФО і військовим збором на загальних підставах.
