Вимоги до Положення про відрядження
Які існують вимоги щодо розробки та затвердження Положення про відрядження?
Штрафи за несвоєчасне подання чи неподання звітності
При розробці та затвердженні Положення про відрядження за основу беруть норми Інструкції про службові відрядження в межах України та за кордон, затвердженої наказом Мінфіну від 13.03.1998 №59 (далі — Інструкція №59).
Слід зауважити, що Інструкція №59 є обов’язковою для органів державної влади, підприємств, установ та організацій, що повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів. Інші підприємства та організації цей документ можуть використовувати як допоміжний (довідковий).
Згідно з пунктом 15 Загальних положень Інструкції №59 підтвердними документами, що засвідчують вартість понесених у зв’язку з відрядженням витрат, є розрахункові документи відповідно до Закону України «Про застосування реєстраторів розрахункових операцій у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг» від 06.07.1995 №265/95-ВР та Податкового кодексу України (ПК).
Підпунктом 140.1.7 ПК передбачено, що при визначенні об’єкта оподаткування податком на прибуток враховуються такі витрати на відрядження, як оплата вартості проживання у готелях (мотелях), найм інших жилих приміщень. Зазначені витрати можуть бути включені до складу витрат платника податку на прибуток лише за наявності підтвердних документів, що засвідчують вартість цих витрат (квитанції, чеки, рахунки тощо).
Вищевказані норми не містять окремих вимог щодо підтвердження витрат відрядженого працівника, який проводить розрахунки готівкою за отримані послуги з найму жилого приміщення у ФОП.
Водночас для підтвердження правомірності зазначених витрат податківці вважають за доцільне, крім квитанцій, чеків тощо, отримувати:
- від ФОП, що перебуває на загальній системі оподаткування, — копію документа, що підтверджує державну реєстрацію ФОП як суб'єкта підприємницької діяльності (ст.177.8 ПК);
- від фізособи-підприємця — платника єдиного податку — копію свідоцтва про сплату єдиного податку, що підтверджує здійснюваний ним вид діяльності щодо здачі в найм жилого приміщення.
При цьому ненадання відрядженою особою в бухгалтерію організації копій цих документів не повинно вплинути на відшкодування витрат та одержання інших компенсацій працівнику у зв’язку зі службовим відрядженням. Виплата витрат на найм жилого приміщення працівникам, які направляються у відрядження, передбачена статтею 121 Кодексу законів про працю України (КЗпП).
Враховуючи вищевикладене, при розробці Положення про відрядження організація може керуватись вимогами Інструкції №59, ПК. При цьому не повинні порушуватись гарантії, встановлені КЗпП для відряджених працівників.
