З 01.01.2013 діє новий Перелік типових документів, що створюються під час діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів (далі — Перелік).
Він включає типові документи, що створюються при документуванні однотипних (загальних для всіх) управлінських функцій, виконуваних органами державної влади та місцевого самоврядування, іншими установами, підприємствами та організаціями незалежно від функціонально-цільового призначення, рівня і масштабу діяльності, форми власності, а також документацію, що створюється унаслідок виробничої та науково-технічної діяльності організацій.
Штрафи за несвоєчасне подання чи неподання звітності
Перелік містить також окремі види документів нетипового характеру, що має полегшити роботу з визначення строків зберігання документів.
Цей нормативно-правовим актом призначений для використання усіма організаціями при визначенні строків зберігання документів, їх відборі для постійного та тривалого (понад десяти років) зберігання або знищення.
Крім того, Перелік може використовуватися також фізичними особами — підприємцями. Так підприємцям - єдиноподатникам рекомендується зберігати звіти (декларації) протягом трьох (п'яти) років.
Строки зберігання документів, які встановлено Переліком, є мінімальними, їх не можна скорочувати. При цьому строки зберігання документації на електронних носіях мають відповідати строкам зберігання аналогічних документів на паперових носіях.
Строки зберігання для конкретних видів документів, визначені у відповідних таблицях з поясненнями та відмітками. Відмітки і примітки коментують і уточнюють строки зберігання документів.
Бухгалтерську документацію слід зберігати протягом трьох років за умови завершення податкової перевірки. Документи, що містять інформацію про операції, що підлягають фінмоніторингу, зберігаються протягом п'яти років. У спірних випадках, наприклад, при оскарженні податкових рішень у суді, відповідні папери зберігаються до ухвалення остаточного рішення.
Строки зберігання договорів залежать від їх виду та категорії. Так договори поруки, застави, переводу боргу мають зберігатись до закінчення строку їх дії або погашення кредиту, але за умови завершення відповідних перевірок державними податковими органами з питань дотримання податкового законодавства.
Якщо ж документи підприємства становлять цінність для Національного архівного фонду, то термін зберігання складає п'яти років.
Обчислення строків зберігання документів проводиться з 1 січня року, який іде за роком завершення їх діловодством.
Відбір справ на архівне зберігання або для знищення лише за заголовками в номенклатурі справ, описах або на обкладинках справ не допускається.
Контроль за правильністю застосування цього Переліку здійснюють Укрдержархів та уповноважені ним державні архівні установи та архівні відділи міських рад.
