ПРОБЛЕМА
Підприємство направило працівника у закордонне відрядження на безоплатну виставку, яка пов’язана із госпдіяльністю підприємства. Але під час реєстрації виявилось, що потрібно сплатити реєстраційний внесок. Працівник сплатив його за власні кошти та включив суму внеску до авансового звіту. Чи можна відшкодувати працівникові такі витрати та чи можна їх включити до складу податкових?
РІШЕННЯ
За рішенням керівника працівнику можуть повернути витрачені кошти. Проте подальша доля цих коштів у податковому житті підприємства доволі невизначена. Обгрунтуймо.
Стаття 121 Кодексу законів про працю гарантує працівникам відшкодування витрат, понесених у відрядженні. І якщо працівник у відрядженні змушений був для виконання службового завдання заплатити власні кошти, то підприємство має їх повернути. Тож після закінчення відрядження працівник має написати службову записку про повернення коштів, а керівник — видати відповідний наказ про повернення коштів. Проте не все так просто, як здається.
Податкові витрати
Оскільки виставка планувалась безоплатною, а підприємство витратило кошти на її відвідування, то податківці неодмінно здивуються наявності таких витрат у складі податкових. І неодмінно захочуть «зняти» такі витрати. Тому для того, щоб відстоювання свою позицію, підприємство має запастися достатньою кількістю аргументів.
Доводити доведеться той факт, що реєстраційний внесок дійсно потрібно було платити. Адже будь-які витрати на відрядження можуть бути включені до складу витрат платника податку за наявності документів, що підтверджують зв’язок такого відрядження з діяльністю такого платника податку (пп. 140.1.7 Податкового кодексу України).
Вагомим аргументом може стати договір, у якому буде детально описана безоплатна участь у виставці та обов’язок сплатити реєстраційний збір. Або хоча б лист організатора виставки про запровадження реєстраційного внеску. Також необхідно подбати про платіжний документ, що підтвердить сплату коштів. Без нього нічого навіть і зазіхати на податкові витрати.
Отже, якщо маєте достатньо підтверджень того, що реєстраційний збір дійсно потрібно було платити, то можете боротись за право віднести витрати до податкових. Та будьте готові до суперечок із податківцями.
Податок на доходи фізичних осіб
Якщо не довести обов’язковість сплати реєстраційного внеску, то потрібно буде утримати ще й ПДФО. Адже відповідно до підпункту 165.1.11 ПКдо загального місячного (оподатковуваного) доходу платника податку не включаються кошти, отримані на відрядження або під звіт і розраховані згідно з пунктом 170.9 та розділом III ПК.
Тож не оподатковуватимуться ПДФО лише ті витрати, понесені працівником у відрядженні, які підприємство має право включити до складу податкових. Такого ж висновку дійшли і податківці у листі МДЗ від 24.12.2013 № 18173/6/99-99-19-03-02-15.
Підготовлено членами Експертної ради системи «Експертус Податки»
Стаття підготовлена за матеріалами журналу "Головбух"
