Квиток без інформації про перевізника: чи включати в авансовий звіт

ПРОБЛЕМА

Як відобразити квитки міського транспорту (маршрутне таксі, трамвай, автобус) в авансових звітах працівників, якщо на них немає найменування перевізника? Як відобразити такі квитки в реєстрі документів?

РІШЕННЯ

Право на відшкодування витрат під час службових відряджень працівників, зокрема вартості проїзду до місця призначення і назад гарантує стаття 121 Кодексу законів про працю України.

Отже, працівники мають право отримати компенсацію вартості проїзду за місцем відрядження. Але за наявності належно оформлених підтвердних документів.

Підтвердні документи

Відповідно до пунту 14 розділу І Інструкції про службові відрядження в межах України та за кордон, затвердженої наказом Мінфіну від 13.03.1998 № 59 (далі — Інструкція про відрядження), підтвердними документами, що засвідчують вартість понесених у відрядженні витрат, є розрахункові документи відповідно до Закону України «Про застосування реєстраторів розрахункових операцій у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг» від 06.07.1995 № 265/95-ВР та Податкового кодексу України (ПК).

Квиток на автотранспорт

Форми розрахункових документів наведені у додатках до Положення про форму і зміст розрахункових документів, затвердженого наказом ДПА від 01.12.2000 № 614 (далі — Положення № 614).

Пунктами 7.2 та 7.3 Положення № 614 передбачено, що квиток на міський автобус та міське маршрутне таксі мають містити обов’язкові реквізити, визначені формами типу МА-1 та МА-2. Ці форми наведені у додатку 3 до наказу Мінтрансу від 31.05.2000 № 278 (далі — Наказ № 278).

Слід зауважити, що серед обов’язкових реквізитів квитків форми МА-1 та МА-2, затверджених Наказом № 278, інформації щодо перевізника немає.

Проте Наказ № 278 вже втратив чинність. І нині форму квитків встановлює наказ Мінтрансу від 25.05.2006 № 503, яким вимагається зазначати на зворотному боці квитка:

• найменування перевізника;

• місцезнаходження перевізника;

• код ЄДРПОУ (для юрособи) або ідентифікаційний код (для фізособи).

Як бачимо, існує певна законодавча неузгодженість з цього питання.

З одного боку, для відшкодування витрат на проїзд у відрядженні працівник має надати підприємству квиток, оформлений відповідно до Положення № 614. Як було зазначено, Положення № 614 не вимагає зазначення інформації про перевізника.

З іншого боку, чинна форма квитків форми МА-1 та МА-2 вимагає зазначення інформації про перевізника на зворотному боці квитка.

То чи можна компенсувати працівникові вартість проїзду за квитком, де не вказана інформація про перевізника? На нашу думку, можна. Наведемо такі аргументи.

По-перше, у такому разі виконуються вимоги щодо наявності підтвердного документа. Адже квиток без зазначеної у ньому інформації про перевізника відповідає вимогам Положення № 614.

По-друге, свого часу Мінтранс у листі від 12.09.2007 № 2255-01/09/13-07 не заперечував проти компенсації вартості проїзду працівникам у відрядженні за старими квитками. Фахівці Мінтрансу наголосили, що працівник, який хоче повернути вартість квитка, не несе відповідальності за невикористання автоперевізником квитків встановленої форми. Для компенсації вартості проїзду головним є достовірність наданої інформації, а не форма квитка.

Квиток на електротранспорт

Дещо простіша ситуація з квитками на електротранспорт (міська електричка, тролейбус, трамвай). Форма квитків на міські маршрути електротранспорту наведена у додатку 7 до Положення № 614 (форма № КМЕ-1). На відміну від квитків на автотранспорт, вона не передбачає зазначення місцезнаходження та коду ЄДРПОУ перевізника. Тому за такими документами вартість проїзду працівника за місцем відрядження компенсуватиметься без проблем.

Окремо зазначимо про відшкодування вартості проїзду в метро. Відшкодовувати такі витрати можна. Але знову ж таки, тільки при наявності підтвердних документів. Однак у разі, якщо працівник користувався жетонами, то підтвердних документів у нього не буде. У такому разі витрати на проїзд можна компенсувати лише за рішенням керівника підприємства.

ПДФО та військовий збір

Підставою для компенсації вартості проїзду на міському транспорті є затверджений керівником авансовий звіт. Його форма затверджена наказом Мінфіну від 28.09.2015 № 841.

Нагадаємо, що відповідно до підпункту 170.9.2 ПК працівник має відзвітуватись за відрядження до закінчення п’ятого банківського дня, що настає за днем, у якому працівник завершив відрядження.

Головним у питанні оподаткування витрат на відрядження податком на доходи фізичних осіб (ПДФО) є підпункт «а» підпункту 170.9.1 ПК. Він передбачає, що витрати на проїзд за місцем відрядження не є об’єктом оподаткування ПДФО тільки за наявності підтвердних документів. А як ми з’ясували вище, квиток без зазначення перевізника можна вважати підтвердним документом. Отже, й утримувати ПДФО не потрібно. Так само не потрібно утримувати й військовий збір.

Проте, якщо підприємство компенсує працівникові зазначені витрати без надання підтвердних документів, суми компенсації включатимуться до оподатковуваного доходу працівника з відповідним оподаткуванням та утриманням з доходу працівника ПДФО та військового збору. Адже така компенсація вважається додатковим благом для працівника. На нашу думку, у такому разі натуральний коефіцієнт не застосовується, оскільки компенсація надається у грошовій формі (пп. 164.2.17 ПК).

Витрати підприємства

Сума компенсації вартості проїзду працівникам за місцем відрядження відноситься до витрат підприємства. До яких саме — залежить від того, де на підприємстві задіяний працівник. Це можуть бути загальновиробничі, адміністративні витрати або витрати на збут (п. 15.1, 18, 19 ПС(Б)О 16 «Витрати»).

ПДВ та реєстр документів

Відповідно до підпункту «а» пункту 201.11 ПК підприємство може віднести суми ПДВ до податкового кредиту без податкової накладної на підставі транспортного квитку, що містить загальну суму платежу, суму ПДВ та податковий номер продавця. Такі квитки відображають у реєстрі документів (п. 201.11-1 ПК).

Якщо у квитку не зазначено найменування та податковий номер продавця, то підприємство не матиме право на податковий кредит з ПДВ. Відповідно, у реєстрі документів такі квитки відображати не потрібно.

Також звертаємо увагу, що відповідно до підпункту 197.1.8 ПК постачання послуг з перевезення пасажирів міським пасажирським транспортом (крім таксі), тарифи на які регулюються в установленому законом порядку, звільнено від оподаткування ПДВ. Тож вартість проїзду в міському транспорті, зазначена в квитку, може бути без ПДВ. Такі квитки можна не відображати у реєстрі документів.

Порядок відшкодування та обліку витрат на проїзд відрядженим працівникам розглянемо на прикладі.