ПРОБЛЕМА
Директору підприємства при відправленні у відрядження було замовлено електронний авіаквиток через Інтернет. Ніяких підтвердних документів, крім коду підтвердження бронювання, не було отримано. Як оформити авансовий звіт?
РІШЕННЯ
Підпунктом 140.1.7 Податкового кодексу України (ПК) дозволяється включати до складу витрат підприємства витрати на проїзд відрядженого працівника як до місця відрядження і назад, так і за місцем відрядження лише за наявності підтвердних документів, що засвідчують вартість цих витрат у вигляді транспортних квитків або транспортних рахунків (багажних квитанцій), у тому числі електронних квитків за наявності посадкового талона та документа про сплату за всіма видами транспорту, в тому числі чартерних рейсів.
Детальний перелік підтвердних документів у разі використання електронного квитка наведено в Інструкції про службові відрядження в межах України та за кордон, затвердженої наказом Міністерства фінансів України від 13.03.1998 № 59 (далі — Інструкція № 59), в якій зазначено, що у разі використання електронного авіаквитка підставою для відшкодування витрат на його придбання є такий пакет документів:
оригінал розрахункового або платіжного документа, що підтверджує здійснення розрахункової операції у готівковій чи безготівковій формі (платіжне доручення, розрахунковий чек, касовий чек, розрахункова квитанція, виписка з карткового рахунку, квитанція до прибуткового касового ордера);
роздрукування на папері частини електронного авіаквитка з вказаним маршрутом (маршрут/квитанція);
оригінали відривної частини посадкових талонів пасажира.
Інструкція № 59 є обов’язковою для органів державної влади, підприємств, установ та організацій, що повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів. Інші підприємства та організації даний документ можуть використовувати як допоміжний (довідковий).
Однак враховуючи, що у даному випадку вимоги Інструкції № 59 співпадають з вимогами ПК, то радимо всім підприємствам і організаціям при використанні електронного квитка дотримуватись даних вимог. При цьому, оформлення електронних перевізних документів, що застосовуються для авіаційного перевезення, здійснюється перевізником відповідно до статті 60 Повітряного кодексу України, наказу Державної авіаційної адміністрації «Про впровадження електронних перевізних документів» від 20.01.2009 № 37, наказу Міністерства інфраструктури України «Про затвердження Правил повітряних перевезень пасажирів і багажу» від 30.11.2012 № 735.
Відповідно до вимог вищевказаних документів електронний квиток — електронний документ, який включає роздрук маршруту (маршрут-квитанції), електронні купони і, у разі використання, документ для посадки.
Отже, під час продажу електронного квитка продавець зобов’язаний надати всі перелічені у Інструкції документи, тож для оформлення авансового звіту потрібно відстежити, щоб усі вищевказані документи були надані.
Якщо ж подія вже відбулась (відрядження було завершено) і підтвердних документів, які вимагаються нормами законодавства щодо електронного квитка, не було надано до бухгалтерії підприємства, то вартість такого електронного квитка буде вважатися додатковим благом підзвітної особи і оподатковуватись податком на доходи фізичних осіб та, крім того, таку суму не можна буде віднести до податкових витрат підприємства.
Стаття підготовлена за матеріалами журналу "Головбух"
