Виправляємо помилки у Звіті з ЄСВ

Наголошуємо, Порядок формування та подання страхувальниками звіту щодо сум нарахованого єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування, затверджений наказом Мінфіну від 14.04.2015 № 435 (далі — Порядок № 435), набрав чинності 30.04.2015. Додаток 4 Порядку № 435 визначив нову форму Звіту про суми нарахованої заробітної плати (доходу, грошового забезпечення, допомоги, компенсації) застрахованих осіб та суми нарахованого єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування до фіскальних органів (форма № Д4; далі — Звіт з ЄСВ).

Механізм виправлення помилок у Звіті з ЄСВ прописаний у розділі V Порядку № 435. У ньому надано загальні рекомендації щодо виправлення допущених у Звіті з ЄСВ помилок залежно від їх типів і таблиць, у яких допущено помилки. Але перш ніж перейти до механізму їх виправлення, розглянемо, якими ці помилки бувають.

Типи помилок

Зміст розділу V Порядку № 435 особливо не відрізняється від розділу V Порядку формування та подання страхувальниками звіту щодо сум нарахованого єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування, затвердженого наказом Міністерства доходів і зборів від 09.09.2013 № 454, на зміну якого прийнято Порядок № 435. Але в цілому принцип і способи виправлення помилок, як і раніше, залишилися такими самими і залежать від їх типів:

• помилки, не пов’язані з виправленням сум;
• помилки, пов’язані з виправленням сум доходів та/або ЄСВ.

Правила виправлення помилок у звіті з ЄСВ

Будь-які помилки, у т. ч. пов’язані і не пов’язані з виправленням сум, можна виправити подаючи повторно необмежену кількість нових Звітів з ЄСВ до граничного терміну їх подання. Кожен наступний Звіт з ЄСВ скасовує попередній, і поданим (звітним) вважають останній поданий.

Якщо страхувальник не подав Звіт з ЄСВ за попередній звітний період (періоди), то в поточному звітному періоді він має подати Звіт з ЄСВ окремо за попередній період (періоди).

У Звіт з ЄСВ за поточний період не можна включати показники за попередній звітний період (періоди), за які Звіт з ЄСВ не подано.

Виправлення помилок, крім сум

Якщо потрібно повністю скасувати відомості, зазначені у Звіті з ЄСВ в таблиці 5 «Відомості про трудові відносини осіб» (далі — Таблиця 5) та таблиці 7 «Наявність підстав для обліку стажу окремим категоріям осіб відповідно до законодавства» (далі — Таблиця 7), подають тільки скасовуючі документи щодо виявлених недостовірних відомостей про застраховану особу.

Якщо потрібно змінити відомості, зазначені в таблицях 5 та 7, подають:

• титульний аркуш (перелік таблиць Звіту з ЄСВ) з познач­кою «скасовуюча»;
• таблиці 5 та 7 з позначкою «скасовуюча» за відповідний звітний період, які містять помилкові дані;
• титульний аркуш (перелік таблиць звіту) з позначкою «початкова»;
• таблиці 5 та 7 з позначкою «початкова» за відповідний звітний період, які містять правильні дані.

Водночас таблиці 1-4 Звіту з ЄСВ не формують і не подають.

Якщо в Таблиці 5 страхувальник не зазначив будь-якої дії щодо застрахованої особи, слід подати Звіт з ЄСВ за попередній період, який містить:

• титульний аркуш (перелік таблиць Звіту з ЄСВ) з познач­кою «додаткова»;
• таблиці 5 або 7 з позначкою «додаткова», яка містить дані на цю застраховану особу.

Таблиці 1-4 Звіту з ЄСВ, знову ж таки, не формують і не подають.

Якщо потрібно повністю скасувати відомості, зазначені в Таблиці 6 «Відомості про нарахування заробітної плати (доходу) застрахованим особам» Звіту з ЄСВ (далі — Таблиця 6), подають тільки скасовуючі документи щодо виявлених недостовірних відомостей про застраховану особу.

Якщо потрібно змінити відомості, зазначені в Таблиці 6, подають:

• титульний аркуш (перелік таблиць Звіту з ЄСВ) з позначкою «скасовуюча»;
• Таблицю 6 з позначкою «скасовуюча» за відповідний звітний період, які містять помилкові дані за кожною застрахованою особою;
• титульний аркуш (перелік таблиць Звіту з ЄСВ) з позначкою «початкова»;
• Таблицю 6 з позначкою «початкова» за відповідний звітний період, які містять правильні дані за кожною застрахованою особою.

Таблиці 1-4, як і у випадку з Таблицею 5, не формують і не подають.

Якщо в Таблиці 6 страхувальник не зазначив будь-якої дії щодо застрахованої особи, слід подати звіт за попередній період, який містить:

• титульний аркуш (перелік таблиць звіту) з позначкою «додаткова»;
• Таблицю 6 з позначкою «додаткова», яка містить дані за кожною застрахованою особою.

Таблиці 1-4 також не формують і не подають.

Виправлення сум

У пункті 5 розділу V Порядку № 435 зазначено: якщо страхувальник донараховує або зменшує ЄСВ у зв’язку з виправленням помилки, допущеної в попередніх періодах, крім донарахування (зменшення) внаслідок збільшення (зменшення) класу професійного ризику виробництва (тобто ставки ЄСВ), застосовують коди типу нарахувань, передбачені пунктом 9 розділу IV Порядку № 435.

Зокрема:

• якщо донараховують або зменшують суми ЄСВ, який утримують із доходу застрахованої особи, — застосовують коди типу нарахувань 2-9;
• якщо донараховують або зменшують суму ЄСВ, який нараховують на суму заробітної плати (доходу), нарахованої в попередніх звітних періодах — коди типу нарахувань 2 та 3.

Помилки, пов’язані з виправленням сум, можуть стосуватися:

а) доходів працівників: заниження чи завищення у поперед­ніх періодах. Така помилка тягне за собою і завищення/заниження суми ЄСВ у цій частині;

б) заниження чи завищення сум ЄСВ:

• у зв’язку з неправильним застосуванням класу професійного ризику (ставки). Доходи в такому випадку зазначено правильно, але суми ЄСВ — неправильно.
• у зв’язку з неправильним нарахуванням ЄСВ на суми доходу. Таке в принципі неможливо, щоб ставка ЄСВ була правильною, а сума внеску, зазначена у звітності, неправильною. Але, як свідчить практика, у нас можливо все.

Якщо страхувальник (роботодавець) забув нарахувати чи зай­во нарахував працівнику дохід (премію, зарплату, відпускні тощо) у попередніх періодах, що призвело до завищення/заниження суми ЄСВ), то такі помилки виправляють у поточному звітному періоді. Помилкова сума «згортається» із доходом працівника звітного місяця і адмініструється ЄСВ у звітному місяці.

Коди 2 і 3 не застосовують, запис роблять одним рядком, зазначаючи поточний звітний період («06.2015»).

Якщо страхувальник (роботодавець) неправильно застосував клас професійного ризику (наприклад, замість ставки ЄСВ 36,6% застосовано ставку 37,7% чи навпаки), то така помилка тягне за собою донарахування ЄСВ в цілому по підприємству і за кожним працівником зокрема.

У такому разі у Таблиці 1 «Нарахування єдиного внеску» Звіту з ЄСВ заповнюють рядки:

• 6.2 «Донараховано єдиний внесок за попередні звітні періоди внаслідок збільшення класу професійного ризику виробництва» та пов’язані з ним;
• 7.2 «Зменшено суму єдиного внеску за попередні звітні періоди внаслідок зменшення класу професійного ризику виробництва» та пов’язані з ним.

У Таблиці 6 за звітний період з кодом типу нарахувань «2» чи «3» за кожним працівником окремим рядком зазначають суму доходів, на які донараховують/зменшують ЄСВ і суми внеску в реквізитах 20-21.

Таким самим буде порядок виправлення помилки, якщо допущено помилку щодо застосування ставки ЄСВ (нарахування/утримання) до доходів одного-двох працівників.

Для унаочнення розглянемо виправлення помилок у Звіті з ЄСВ на прикладі конкретної ситуації.

Виправлення помилок у звіті з ЄСВ

Підприємство віднесено до 1-го класу професійного ризику — розмір ЄСВ — 36,76%. У травні 2015 року Петренку Івану Івановичу — найманому працівникові з трудовою книжкою (0,75 ставки) нарахували заробітну плату за весь місяць у розмірі 1000,00 грн. Відповідно додаткова база нарахування ЄСВ (до розміру мінімальної заробітної плати) становить 218,00 грн. У кінці червня 2015 року зазначена особа надає лікарняний листок з 28.05.2015 по 10.06.2015. Бухгалтеру потрібно:

• сторнувати заробітну плату за травень з 28 числа (200,00 грн.);
• нарахувати лікарняні відповідно до листка тимчасової непрацездатності (300,00 грн.);
• відкоригувати суму ЄСВ за травень у зв’язку зі зміною доходу за травень з урахуванням перерахунку (1000,00 грн. – 200,00 грн. + 300,00 грн. = = 1100,00 грн.);
• відкоригувати додаткову базу нарахування ЄСВ та нарахований ЄСВ у зв’язку з перерахунком (1218,00 грн. – 1100,00 грн. = 118,00 грн.), тобто зменшити базу нарахування на 100,00 грн. (218,00 грн. – 118,00 грн.).

За травень 2015 року підприємство подало Звіт з ЄСВ, до якого включено лише заробітну плату працівника.

У Звіті з ЄСВ за червень 2015 року підприємству потрібно відобразити операції зі сторнованої заробітної плати та сум ЄСВ (утриманого і нарахованого), коригування додаткової бази нарахування, нарахування сум лікарняних та відображення відповідних сум ЄСВ (утриманого і нарахованого). Окрім того, потрібно відобразити за червень 2015 року нараховані заробітну плату (900 грн.) та лікарняні (600 грн.).