ПРОБЛЕМА
Якими документами необхідно оформити новорічні подарунки для дітей співробітників, яким не виповнилось 14 років?
РІШЕННЯ
Оскільки Виконавча дирекція ФСС з ТВП закуповує дитячі новорічні подарунки самостійно, страхувальник повинен підготувати відповідні документи для отримання подарунків через робочі органи відділення Фонду.
Розглянемо покроково, як документально оформлюється отримання і видача подарунків.
Крок 1. Складаємо список дітей застрахованих осіб та відомості на видачу подарунків
Відповідальна особа має в довільній формі скласти список дітей застрахованих осіб, яким має бути видано новорічні подарунки, та відомість на видачу подарунків. У відомості має бути зазначено: прізвища, ініціали застрахованих осіб та їх дітей, число, місяць та рік народження дитини (п. 3.1 Порядку придбання та забезпечення дитячими новорічними подарунками дітей застрахованих осіб за рахунок коштів Фонду соціального страхування з тимчасової втрати працездатності, затвердженого постановою правління ФСС з ТВП від 25.10.2007 № 48; далі — Порядок № 48). До відомості додаються копії свідоцтв про народження дітей.
Крок 2. Оформлюємо протоколом рішення комісії із соціального страхування про виділення подарунків
Згідно із пунктом 3.1 Порядку № 48 рішення про виділення дитячого новорічного подарунка приймається комісією (уповноваженим) із соціального страхування підприємства на підставі складених страхувальником відомостей на видачу новорічних подарунків застрахованим особам. Це рішення оформляється протоколом. Слід зазначити, що постановою правління ФСС з ТВП від 23.06.2008 № 25 затверджено типову форму протоколу засідання комісії із соціального страхування (рішення уповноваженого). При цьому типова форма протоколу не містить граф для фіксації рішення про виділення новорічних подарунків дітям застрахованих осіб.
Оскільки рішення про виділення новорічних подарунків приймається під час засідання комісії з соціального страхування, на якому, як правило, розглядаються й інші питання, що належать до компетенції комісії, то в цьому разі можна доповнити типову форму протоколу додатковим розділом (IV). У цьому розділі слід зафіксувати рішення про виділення подарунків. Якщо на засіданні комісії з соціального страхування розглядається лише питання виділення новорічних подарунків, то дозволяється складати протокол комісії за формою, відміною від типової. При цьому до протоколу має додаватися список працівників підприємства, які мають право на отримання новорічних подарунків, та їх дітей.
Крок 3. Складаємо та подаємо заявку до ФСС з ТВП
Розподіл новорічних подарунків здійснюється Виконавчою дирекцією Фонду, а видають — робочі органи страхувальникам за місцем взяття на облік. Для того щоб отримати новорічні подарунки, страхувальник має подати до робочого органу відділення ФСС з ТВП відповідну заявку у встановлений термін, в якій зазначатиметься необхідна кількість новорічних подарунків для дітей застрахованих осіб.
Заявка складається відповідальною особою на підставі відомості в довільній формі, підписується керівником, головним бухгалтером підприємства та головою комісії (уповноваженим) із соціального страхування. Ці документи підшиваються до протоколу комісії із соціального страхування.
Крок 4. Отримуємо подарунки у ФСС з ТВП
Відповідно до пункту 3.2 Порядку № 48 страхувальники отримують новорічні подарунки у робочих органах відділення ФСС з ТВП на підставі довіреності за накладною, в якій вказується кількість подарунків і сума їх вартості, та відповідно до поданої заявки про виділення новорічних подарунків для дітей застрахованих осіб. Якщо новорічні подарунки видаватимуться зі складу, то за накладною вони передаються під звіт працівникові, відповідальному за їх видачу.
Крок 5. Видаємо солодкі подарунки працівникам
Дані про отримання застрахованими особами новорічних подарунків завіряються підписами застрахованих осіб у відомості на видачу новорічних подарунків (п. 3.4 Порядку № 48). Тому кожний працівник, отримуючи подарунок, повинен розписатися у відомості. Підписи керівника підприємства і голови комісії (уповноваженого) із соціального страхування у відомості засвідчують відбитком печатки підприємства.
Накладні на отримання новорічних подарунків, рішення комісії (уповноваженого) із соціального страхування підприємства, підписані керівником і головою комісії (уповноваженим) із соціального страхування, відомості на видачу новорічних подарунків, зберігаються страхувальником.
Стаття підготовлена за матеріалами журналу "Головбух"
