Зміст статті:На жаль, чинне законодавство України не містить чіткого правового регулювання питання призначення на посаду виконувача обов’язків. Однак у частині, яка не суперечить законодавству України, продовжує діяти Роз’яснення Держкомпраці СРСР та ВЦРПС «Про порядок тимчасового заступництва» від 29.12.1965 № 30/39. Відповідно до цього документа тимчасовим заступництвом вважається виконання службових обов’язків за посадою тимчасово відсутнього працівника, коли це зумовлено виробничою необхідністю або пов’язано з розпорядчими функціями. При цьому призначення працівника виконувачем обов’язків на вакантну посаду не допускається.
Крім того, виконання обов’язків працівника під час його тимчасової відсутності (наприклад, у зв’язку з тимчасовою непрацездатністю, відпусткою, відрядженням чи з інших причин, коли відповідно до чинного законодавства за ним зберігається місце роботи/посада) може покладатися на іншу особу й за статтею 105 Кодексу законів про працю України (КЗпП).
Втрата первинних документів через руйнування офісу
Нюанси документального оформлення
Насамперед покладання на працівника виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника (у т. ч. директора підприємства) обов’язково потрібно належно оформити документально з визначенням конкретних обсягів виконуваних функцій.
установчі документи
Директор господарського товариства, зокрема ТОВ, є його виконавчим органом, який вирішує всі питання діяльності товариства, крім тих, що належать до виключної компетенції загальних зборів учасників, та діє від імені товариства в межах, установлених законом і установчими документами (ст. 62 Закону України «Про господарські товариства» від 19.09.1991 № 1576-XII).
Тому цілком логічно та доцільно процедуру виконання обов’язків директора іншими особами на період його відсутності передбачити передусім в установчих документах підприємства. До того ж обов’язково з конкретним визначенням обсягу повноважень та меж відповідальності таких осіб. В іншому випадку виконувач обов’язків буде виконувати функції, визначені статутом підприємства та законодавством для директора. А вони можуть бути значно ширшими, ніж потрібно йому передати.
протокол загальних зборів
Згідно зі статтею 145 Цивільного кодексу України (ЦК) виконавчий орган ТОВ здійснює поточне керівництво його діяльністю і є підзвітним загальним зборам його учасників.
Директор ТОВ призначається протоколом загальних зборів учасників. Тож аналогічно для призначення особи, яка тимчасово виконує обов’язки директора, потрібно провести збори учасників і оформити відповідний протокол.
Збори проводять і протокол складають у присутності особи, яку призначають виконувачем обов’язки директора. Покладення обов’язків директора на таку особу здійснюється лише за її згоди, про що обов’язково зазначається в протоколі під її підпис.
колективний (трудовий) договір
Питання, пов’язані з покладенням обов’язків тимчасово відсутнього керівника на інших працівників, не завадить також прописати у колективному договорі, трудових договорах (наприклад, директора та його заступника).
Адже стаття 31 КЗпП забороняє вимагати від працівника виконання роботи, не обумовленої трудовим договором. У свою чергу, відповідно до статті 105 КЗпП розмір доплат за суміщення і виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника визначають у колективному договорі.
наказ (розпорядження)
Чинним законодавством також передбачено, що призначення на посаду, звільнення, відпустка працівника або призначення до виконання функцій тимчасово відсутнього працівника оформляють наказом чи розпорядженням власника або уповноваженого ним органу. І особу, яка виконуватиме обов’язки керівника відповідно до такого наказу (розпорядження), слід ознайомити з ним під особистий підпис.
Якщо установчими документами не передбачено покладання на іншу особу організаційно-розпорядчих або адміністративно-господарських обов’язків на випадок відсутності керівника з об’єктивних причин (відпустка, відрядження, лікарняний тощо), саме цими організаційно-розпорядчими документами підприємства тимчасово призначається особа, уповноважена на виконання таких функцій.
У наказі (розпорядженні) слід обумовити, які саме повноваження передають (право підпису фінансових документів, бухгалтерської, податкової звітності, межі за сумами здійснюваних операцій) і на який термін їх надають. Якщо в наказі зазначено тільки про призначення тимчасового виконувача обов’язків директора, то це означає, що делегують усі повноваження.
Наказ має також містити відомості про особу, що буде виконувати обов’язки директора. Як і вказівку на те, в якому розмірі заступник буде отримувати доплату за виконання обов’язків керівника.
довіреність
Працівник, призначений виконувачем обов’язків директора, не може діяти без довіреності від імені підприємства та представляти його інтереси перед третіми особами (контрагентами, обслуговуючим банком, держорганами) лише на підставі наказу. Особливо за відсутності спеціальних норм в установчих документах (статуті) підприємства. Тому на час відсутності директора на виконувача його обов’язків потрібно оформити довіреність із зазначенням переданих особі повноважень.
Відповідно до статті 246 ЦК довіреність від імені юридичної особи видає її орган або інша особа, уповноважена на це її установчими документами. При цьому під «органом юридичної особи» слід розуміти органи, уповноважені здійснювати управління юридичною особою на підставі закону та установчих документів, — вищі органи управління та виконавчі органи. Тобто довіреність особі для підтвердження її повноважень як такої, що виконує обов’язки директора, та вчинення певних управлінських функцій можуть видавати загальні збори учасників або сам директор.
Стаття 1003 ЦК вимагає чітко визначати у довіреності юридичні дії, які належить вчинити повіреному. Отже, у довіреності, так само як і в наказі, потрібно відобразити тільки ті повноваження, які директор (збори учасників) довірив здійснювати працівнику, який виконує обов’язки директора.
Строк довіреності встановлюють у довіреності. Якщо строк довіреності не встановлений, вона зберігає чинність до припинення її дії.
Маючи на руках довіреність, виконувач обов’язків директора може представляти інтереси підприємства в держорганах, суді та перед контрагентами, укладати договори та здійснювати операції в межах повноважень, встановлених цією довіреністю
Особа, яка видала довіреність, може в будь-який час її скасувати. Але при цьому така особа має негайно повідомити про це представника, а також відомих їй третіх осіб, для представництва перед якими була видана довіреність (ч. 1, 2 ст. 249 ЦК).
Повідомлення про виконувача обов’язків директора
Тож докладно визначимося з колом третіх осіб, які слід повідомляти про особу, яка виконує обов’язки тимчасово відсутнього директора, та її правомочності.
держреєстратор
Відповідно до статті 17 Закону України «Про державну реєстрацію юридичних осіб та фізичних осіб — підприємців» від 15.03.2003 № 755-IV (далі — Закон № 755) у Єдиному державному реєстрі юридичних осіб та фізичних осіб — підприємців (далі — ЄДР) містяться відомості про осіб, які обираються (призначаються) до органу управління юридичної особи, уповноважених представляти юридичну особу у правовідносинах із третіми особами (керівника юрособи), або осіб, які мають право вчиняти дії від імені юридичної особи без довіреності, у т. ч. підписувати договори.
Тому зміни відомостей про юридичну особу, які містяться в ЄДР, що пов’язані із зміною керівника або осіб, що їх обирають (призначають) до органу управління юридичної особи, або осіб, які мають право вчиняти дії від імені юридичної особи без довіреності, у т. ч. підписувати договори, підлягають обов’язковій державній реєстрації.
Для реєстрації таких змін згідно з частинами 1 і 2 статті 19 Закону № 755 особа, уповноважена діяти від імені юридичної особи (виконавчого органу), має подати держреєстратору за місцезнаходженням реєстраційної справи такої юрособи:
- заповнену реєстраційну картку про внесення змін до відомостей про юридичну особу, які містяться в ЄДР (за формою 4, затвердженою наказом Мін’юсту від 14.10.2011 № 3178/5);
- примірник оригіналу (ксерокопію, нотаріально засвідчену копію) рішення уповноваженого органу управління юридичної особи про зміну зазначених осіб (протоколу загальних зборів) та/або примірник оригіналу (ксерокопію, нотаріально засвідчену копію) розпорядчого документа про їх призначення (наказу, розпорядження).
Держреєстратор за відсутності підстав для залишення без розгляду документів про внесення змін до відомостей про юридичну особу, які містяться в ЄДР, не пізніше наступного робочого дня з дати їх надходження вносить відповідний запис про внесення змін.
орган ДФС
Відповідно до пункту 66.1 Податкового кодексу України (ПК) підставами для внесення змін до облікових даних платників податків є, зокрема:
- інформація органів державної реєстрації;
- документально підтверджена інформація, що надається платниками податків.
Порядок внесення змін до облікових даних платників податків встановлено розділом ІХ Порядку обліку платників податків і зборів, затвердженого наказом Мінфіну від 09.12.2011 № 1588 (далі — Порядок № 1588).
Згідно з пунктом 9.2 Порядку № 1588 у разі виникнення змін у даних або внесення змін до документів, що їх подають для взяття на облік, окрім змін, які вносять до ЄДР, та змін, про які платник податків повідомив за основним місцем обліку, платник податків зобов’язаний протягом 10 календарних днів із дня внесення змін до зазначених документів подати до контролюючого органу уточнені документи в такому самому порядку, як і при взятті на облік. Водночас щодо платника податків — юрособи подається додаткова реєстраційна заява за формою № 1-ОПП із позначкою «Зміни».
Отже, щодо платників податків, відомості про яких включають до ЄДР, інформація про призначення тимчасового виконувача обов’язків керівника оновлюється в контролюючих органах на підставі відомостей, отриманих від держреєстратора, в порядку, визначеному Законом № 755. І додатково повідомляти контролюючі органи про виконувача обов’язків директора в цьому разі немає потреби
Стосовно ж платників податків, відомості про яких не включають до ЄДР, інформація про призначення тимчасового виконувача обов’язків керівника оновлюється на підставі уточнених документів та заяви за формою № 1-ОПП.
банк
Щоб не виникло проблем із підписанням фінансових та розрахункових документів, про зміну підписанта юрособи потрібно повідомити ще й обслуговуючий її банк. Тобто подбати про наявність підпису особи, що виконує обов’язки директора підприємства, в банківській картці.
Цього вимагає й пункт 18.15 Інструкції про порядок відкриття, використання і закриття рахунків у національній та іноземних валютах, затвердженої постановою НБУ від 12.11.2003 № 492 (далі — Інструкція № 492).
Причому у разі призначення тимчасового виконувача обов’язків першого керівника нова картка не складається. Просто додатково подається тимчасова картка тільки із зразком підпису особи, яка тимчасово виконує обов’язки першого керівника, засвідчена у порядку, встановленому пунктом 18.11 Інструкції № 492.
Стаття підготовлена за матеріалами журналу "Головбух"
