Відпускні: нарахування, оподаткування та звітність

Утримання відпускних при звільненні працівника

Відповідно до статті 10 Закону України «Про відпустки» від 15.11.1996 № 504/96­ВР (далі — Закон про відпустки) черговість надання відпусток встановлюють графіком. Такий графік щороку затверджує власник підприємства або уповноважений ним орган за погодженням з виборним органом первинної профспілкової організації (профспілковим представником) або іншим органом, уповноваженим трудовим колективом.

Графік відпусток — це плановий документ. Конкретний період відпустки узгоджується між працівником і власником. Не пізніше ніж за два тижні до встановленого в графіку строку власник зобов’язаний письмово повідомити працівника про дату початку відпустки.

Тривалість щорічної основної відпустки тимчасових працівників визначають пропорційно до відпрацьованого часу. Якщо тривалість відпустки становить 24 календарних дні, за кожен відпрацьований місяць тимчасовий працівник має право відпочити два календарні дні. Нагадаємо, що з такими працівниками укладають строковий трудовий договір до двох місяців.

Сумісники мають право отримати оплачувану відпустку в той самий час, коли її надано за основним місцем роботи (п. 6 ст. 10 Закону про відпустки). Якщо тривалість відпустки за основним місцем роботи більша за її тривалість за сумісництвом, то відповідно до пункту 14 частини першої статті 25 Закону про відпустки на цей період працівникові за його бажанням надають відпустку без збереження заробітної плати.

Надаючи щорічну відпустку особам, які працюють на умовах неповного робочого дня, потрібно пам’ятати, що згідно зі статтею 56 Кодексу законів про працю України (КЗпП) такі умови роботи не спричинюють жодних обмежень трудових прав працівників: вони мають право на щорічну основну відпустку тривалістю не менше ніж 24 календарних дні, а також на додаткову.

Тривалість відпустки

Тривалість щорічної основної відпустки для працівників, яку визначено у КЗпП та Законі про відпустки, становить не менше ніж 24 календарні дні за відпрацьований робочий рік. Згідно зі статтею 78-1 КЗпП святкові та неробочі дні, що припадають на період відпустки, до розрахунку його тривалості не включають і не оплачують.

Для деяких категорій працівників мінімальну тривалість щорічних відпусток збільшено (ст. 6 Закону про відпустки). Зокрема, інваліди І та ІІ груп мають право на основну відпустку мінімальною тривалістю 30 календарних днів, інваліди ІІІ групи — 26 календарних днів, а неповнолітні особи можуть абсолютно законно відпочивати 31 календарний день.

Зверніть увагу! Право на щорічну додаткову відпустку визначає характер виконуваних робіт і нормування робочого часу

Що стосується щорічної додаткової відпустки, то підставою для її надання є характер виконуваних робіт і нормування робочого часу. Як правило, додаткову щорічну відпустку надають згідно з пунктом 2 статті 8 Закону про відпустки. У колективному договорі підприємства потрібно визначати перелік посад, за якими надається така відпустка, та її тривалість. До того ж слід зважати на те, що згідно з пунктом 8 Рекомендацій про порядок надання працівникам з ненормованим робочим днем щорічної додаткової відпустки за особливий характер праці, затверджених наказом Мінпраці від 10.10.1997 № 7, тривалість додаткової відпустки має бути пропорційною часу, відпрацьованому на посаді, яка дає право на таку відпустку.

Крім того, працівники, які мають дітей, мають право ще й на так звану соціальну додаткову відпустку (ст. 19 Закону про відпустки). Нагадаємо, право на неї мають жінки, які виховують двох і більше дітей або дитину­інваліда, одинокі матері чи батьки, матері інваліда з дитинства підгрупи А I групи. Тривалість такої додаткової відпустки для згаданих категорій працівників становить до 10 календарних днів (без урахування неробочих і святкових днів). Якщо працівник має кілька підстав для надання «дитячої» відпустки, її загальна тривалість обмежена 17 календарними днями.

Працівник має право на щорічну основну і додаткову відпустку в перший рік роботи після того, як мине шість місяців безперервної роботи на підприємстві. Однак такі відпустки можуть надати і до спливу цього строку. Тривалість відпустки буде пропорційною відпрацьованому часу. За другий та наступні роки роботи на підприємстві працівники отримують відпустку в будь-який час відповідного року (ч. 22 ст. 10 Закону про відпустки). Інакше кажучи, відпустку можуть надати авансом за невідпрацьований поточний рік.

Для деяких категорій працівників встановлено пільговий режим надання відпусток. Перелік таких осіб наведено у статті 10 Закону про відпустки.

Згідно зі статтею 78 КЗпП до тривалості щорічних відпусток не включають дні тимчасової непрацездатності, підтверджені у встановленому порядку, а також відпустку по вагітності та пологах.

Порядок оплати відпустки

Підставою для нарахування працівникові відпускних є наказ (розпорядження) про надання відпустки, зареєстрований у книзі реєстрації наказів.

Під час розрахунку суми відпускних потрібно користуватися Порядком обчислення середньої заробітної плати, затвердженим постановою КМУ від 08.02.1995 № 100 (далі — Порядок № 100). У пункті 2 Порядку № 100 встановлено, що відпускні розраховують на підставі виплат працівникові за останні 12 календарних місяців, що передують місяцю надання відпустки. Якщо працівник працював на підприємстві менше цього періоду, середню зарплату розраховують виходячи з виплат за фактично відпрацьований час, тобто з першого числа місяця оформлення на роботу до першого числа місяця, у якому надається відпустка.

Довідково: Розрахунковим періодом для обчисленні відпускних є останні 12 календарних місяців, що передують місяцю надання відпустки

Згідно з вимогами пункту 7 Порядку № 100 суму відпускних розраховують виходячи із середньоденної заробітної плати, яку визначають шляхом ділення сумарного заробітку за останні перед наданням відпустки 12 місяців на відповідну кількість календарних днів. Установлені законодавством святкові та неробочі дні не враховують. Потім отриманий результат множать на число календарних днів відпустки.

Алгоритм розрахунку суми відпускних, розроблений з огляду на вимоги пункту 7 Порядку № 100, відобразимо в Таблиці 1.

Таблиця 1

Алгоритм розрахунку суми відпускних

Виплати, які враховують, визначаючи суму заробітку, нараховану за розрахунковий період «ЗП_р», наведено у Таблиці 2.

Таблиця 2

Виплати, що їх враховують під час визначення суми відпускних

Оподаткування відпускних в одному місяці

ПДФО

Традиційний алгоритм оподаткування застосовують до відпускних виплат працівникам, відпустка яких починається і закінчується в одному місяці.

Суму відпускних включають до заробітної плати та оподатковують податком на доходи фізичних осіб (ПДФО) на підставі підпункту 164.2.1 Податкового кодексу України (ПК).

Крім того, до сум відпускних застосовують податкову соціальну пільгу (ПСП). Але тільки тоді, коли відома вся сума доходу працівника за місяць (пп. 169.4.1 ПК). Тож у момент нарахування суми відпускних ПСП не використовують. Її застосують під час нарахування зарплати, додавши до неї суму відпускних. Адже, нагадаємо, ПСП застосовують до зарплати, якщо її місячний розмір не перевищує розміру місячного прожиткового мінімуму для працездатної особи станом на 1 січня звітного податкового року, помноженого на 1,4 та округленого до найближчих 10 гривень (у 2015 році — 1710 грн.)

Також для застосування ПСП працівник має подати відповідну заяву до бухгалтерії.

Оподатковуючи ПДФО відпускні, від нарахованої їх суми потрібно відняти суму утриманого єдиного соціального внеску (ЄСВ).

військовий збір

Оподатковують відпускні й військовим збором. Причому застосовувати ПСП тут не можна. Адже норми пункту 16-1 підрозділу 10 розділу ХХ ПК не передбачають застосування ПСП з метою оподаткування військовим збором.

ЄСВ

Відпускні підлягають оподаткуванню і ЄСВ. Ставка нарахування залежить від класу професійного ризику виробництва. А утримання із відпускних проводять за ставкою 3,6%.

Нараховуючи ЄСВ, потрібно пам’ятати про правило мінімального страхового платежу. Відповідно до нього, якщо база нарахування не перевищує розміру мінімальної зарплати, ЄСВ нараховують виходячи із мінімальної зарплати.

У бухгалтерів може виникнути запитання, чи застосовувати понижуючий коефіцієнт ЄСВ під час нарахування відпускних. На нашу думку, його застосовувати не потрібно. Адже на момент нарахування відпускних ще невідомі ані база нарахування ЄСВ в розрахунку на одну особу у звітному місяці, ані середній платіж на одну застраховану особу в звітному місяці, ані кількість застрахованих осіб у звітному місяці. Тобто визначити право на застосування понижуючого коефіцієнта під час нарахування відпускних неможливо.

Хоча у листі ДФС від 28.04.2015 № 15273/7/99-99-17-03-01-17 податківці дозволяють застосовувати понижуючий коефіцієнт до зарплатного авансу за виконання умов застосування понижуючого коефіцієнта за звітний місяць. Якщо ж під час остаточного розрахунку виявиться, що умови не виконано, то застосування зниженої ставки до авансових внесків не є правомірним, і на підприємство очікуватимуть штрафи.

Тож радимо не ризикувати і дочекатися кінця місяця, а вже потім визначати право на застосування коефіцієнта і відповідно його застосовувати й до відпускних.

Оподаткування перехідної відпустки

Відпустка, що припадає на різні місяці, потребує більшої уваги через застосування додаткових розрахунків. Насамперед, це потрібно для правильного розрахунку ПСП й уникнення помилок під час визначення об’єкта нарахування ЄСВ.

ПДФО

Для утримання з відпускних ПДФО до доходу звітного місяця слід включати лише ту частину нарахованих відпускних, яка припадає на дні цього місяця. Підпункт 169.4.1 ПК дає пряму вказівку діяти саме так, утримуючи ПДФО з виплат за час відпустки. Це важливо під час визначення ставки оподаткування (15% чи 20%) та застосування ПСП.

Якщо у звітному місяці працівникові нараховували ще якісь доходи, крім відпускних, їх також включають до бази оподаткування ПДФО відповідного місяця.

ЄСВ

Максимальну межу для утримання і нарахування ЄСВ (п. 4 ст. 1 Закону України «Про збір та облік єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування» від 08.07.2010 № 2464­VI; далі — Закон № 2464), так само, як і прогресивну ставку ПДФО, застосовують до загального доходу кожного місяця окремо.

Окремо зупинимося на правилі мінімального страхового платежу під час нарахування оплати за перехідну відпустку.

Якщо відпускні за частину місяця, у якому почалась відпустка, менші від мінімальної зарплати, то не варто поспішати нараховувати ЄСВ на частину відпускних виходячи з мінімальної зарплати. Адже частину суми відпускних, що припадає на місяць початку відпустки, потрібно додати до зарплати за цей місяць. Якщо отриманий результат буде меншим за мінімальну зарплату, тільки тоді, нараховуючи зарплату, потрібно донарахувати ЄСВ з огляду на розмір мінімальної зарплати. До того ж потрібно врахувати вже нараховану на відпускні суму ЄСВ.

На частину суми відпускних, що припадає на місяць виходу працівника із відпустки, ЄСВ потрібно нараховувати виходячи із фактично нарахованої суми. Коли стане відома повна сума доходу за такий місяць, тоді її суму треба порівняти із мінімальною зарплатою. Якщо місячна база нарахування ЄСВ буде меншою, то, нараховуючи зарплату за місяць виходу працівника з відпустки, слід донарахувати ЄСВ виходячи із розміру мінзарплати.

Якщо працівник перебував у відпустці повний календарний місяць та сума відпускних за такий місяць менша за мінімальну, то ЄСВ нараховують виходячи із розміру мінімальної зарплати.

Зверніть увагу! Правило мінімального страхового платежу не стосується утримання ЄСВ із сум відпускних. Його проводять з огляду на фактично нараховані суми відпускних.

Відпускні у звітності

форма № 1ДФ

У Податковому розрахунку сум доходу, нарахованого (сплаченого) на користь фізичних осіб, і сум утриманого з них податку (форма № 1ДФ), затвердженому наказом Мінфіну від 13.01.2015 № 4, відпускні відображають за ознакою «101». Такі суми відображають у періоді, коли їх фактично нарахували. Навіть якщо відпускні за перехідну відпустку другого кварталу нараховано у першому, то у формі № 1ДФ суми таких відпускних потрібно відобразити у першому кварталі.

звітність з ЄСВ

У Звіті про суми нарахованої заробітної плати (доходу, грошового забезпечення, допомоги, компенсації) застрахованих осіб та суми нарахованого єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування до фіскальних органів, затвердженому наказом Мінфіну від 14.04.2015 № 435, відпускні відображають у таблицях 1 та 6.

Таблиця 1. Загальна сума нарахованих у звітному місяці відпускних (у т. ч. за майбутні періоди) потрапляє до рядка 1.1 та відповідних рядків 2.1.1-2.1.7, 4.1.1-4.1.3. Нарахований на них ЄСВ зазначають у рядках 3.1.1-3.1.7, а утриманий — у рядках 5.1-5.3. У випадках, коли база нарахування ЄСВ буде меншою за мінімальну, потрібно буде заповнити рядки 2.5 та 3.5.

Таблиця 6. Відпускні у таблиці 6 відображають в окремому рядку. Для їх відображення використовують код типу нарахувань «10». Причому, якщо відпустка припадає на декілька місяців, то й суми відпускних слід відображати в окремих рядках відповідних місяців.

Розглянемо приклад.

ПРИКЛАД. Відображення в обліку операцій з нарахування та виплати сум за перехідну відпустку

Працівниці Василевській І. П. надано щорічну оплачувану відпустку тривалістю 31 календарний день (к. дн.). Згідно з графіком відпусток вона розпочинається 10 березня 2015 року і закінчується 9 квітня 2015 року (стати до роботи 10 квітня).

Упродовж розрахункового періоду — 12 попередніх місяців — її заробітна плата становила 14 500 грн. у кожному місяці. Середньоденна заробітна плата становила 490,14 грн. (14 500 грн. × 12 місяців ÷ 355 к. дн.).

На березень припадає 22 к. дн. відпустки, а на квітень — 9 к. дн. Отже, необхідно нарахувати за дні відпустки у:

• березні — 10 783,08 грн. (490,14 грн. × 22 к. дн.);
• квітні — 4411,26 грн. (490,14 грн. × 9 к. дн.).

У березні вона відпрацювала до відпустки 5 робочих днів (р. дн.), а у квітні після відпустки вона відпрацювала 14 р. дн. За ці дні їй було нараховано заробітну плату:

• у березні — 3452,38 грн. (14 500 грн. ÷ 21 р. дн. × 5 р. дн.);
• у квітні — 9666,67 грн. (14 500 грн. ÷ 21 р. дн. × 14 р. дн.).

Порядок нарахування та утримання ЄСВ такий:

Порівнюємо суму відпускних з мінімальною зарплатою. Оскільки вона більша, то ЄСВ нараховуємо на фактичну суму відпускних. Відсоток нарахування ЄСВ — 37% (умовно).

Тож ЄСВ на відпускні слід нарахувати:

• за березень — у сумі 3989,74 грн. (10 783,08 грн. × 37%);
• за квітень — у сумі 1632,17 грн. (4411,26 грн. × 37%).

Утримати ЄСВ з відпускних потрібно:

• за березень — у сумі 388,19 грн. (10 783,08 грн. × 3,6%);
• за квітень — у сумі 158,81 грн. (4411,26 грн. × 3,6%).

На зарплату за березень ЄСВ:

• нараховуємо в сумі 1277,34 грн. (3452,28 грн. × 37%);
• утримуємо в сумі 124,28 грн. (3452,28 грн. × 3,6%).

На зарплату за квітень ЄСВ:

• нараховуємо в сумі 3576,67 грн. (9666,67 грн. × 37%);
• утримуємо в сумі 348,00 грн. (9666,67 грн. × 3,6%).

Порядок розрахунку ПДФО такий:

Сума ПДФО з відпускних становитиме:

• за березень 1617,46 грн. (10 783,08 грн. × 15%);
• за квітень 661,69 грн. (4411,26 грн. × 15%).

Суму ПДФО із зарплати за березень розраховуємо так.

База нарахування становить 13 722,99 грн. (10783,08 грн. + 3452,38 грн. – 388,19 грн. – 124,28 грн.).

Загальна сума ПДФО за березень становитиме:

12 180,00 грн. × 15% + (13 722,99 грн. – 12 180 грн.) × 20% = 2135,60 грн.

ПДФО із зарплати з урахуванням сплаченого ПДФО з березневих відпускних:

2135,60 грн. – 1617,46 грн. = 518,14 грн.

Суму ПДФО із зарплати за квітень розраховуємо так.

База оподаткування:

4411,26 грн. + 9666,67 грн. – 158,81 грн. – 348,00 грн. = 13 571,12 грн.

Загальна сума ПДФО за квітень:

12 180,00 грн. × 15% + (13 571,12 грн. – 12 180,00 грн.) × 20% = 2105,22 грн.

ПДФО із зарплати з урахуванням сплаченого ПДФО з травневих відпускних:

2105,22 грн. – 661,69 грн. = 1443,53 грн.

Утримуємо військовий збір:

• з відпускних — в сумі 227,92 грн. (15194,34 грн. × 1,5%);
• із зарплати за березень — в сумі 51,79 грн. (3452,38 грн. × 1,5%);
• із зарплати за квітень — в сумі 145,00 грн. (9666,67 грн. × 1,5%).

У бухгалтерському обліку операції будуть відображені так.

Приклад заповнення таблиці 6 Звіту з ЄСВ наведено у Додатку. Хоча за березень 2015 року страхувальники звітували за формою, затвердженою наказом МДЗ від 09.09.2013 № 454, у Додатку до Прикладу будемо використовувати форму таблиці 6, затверджену наказом Мінфіну від 14.04.2015 № 435.

Облік витрат

Варто одразу наголосити, що з кількох видів забезпечень, перелічених у пункті 13 П(С)БО 11, практично кожне підприємство, яке використовує найману працю, обов’язково має нараховувати забезпечення на оплату відпусток працівникам. Остаточні сумніви розвіює П(С)БО 26 «Виплати працівникам». Згідно з пунктом 7 цього Стандарту виплати за невідпрацьований час, що підлягають накопиченню, визнаються зобов’язаннями і підлягають резервуванню у звітному періоді.

Відсутність відпускного резерву є порушенням, і його дуже просто виявити під час перевірки.

У бухгалтерському обліку інформацію про суму нарахованих відпускних, що припадають на звітний місяць, слід відображати за дебетом субрахунку 471 «Забезпечення виплат відпусток» і кредитом субрахунку 661 «Розрахунки з оплати праці». Нарахований на них ЄСВ потрібно провести за кредитом рахунку 65 «Розрахунки за страхуванням» у кореспонденції з тим самим рахунком 471

ПОКРОКОВИЙ АЛГОРИТМ

утримання ПДФО, військового збору та ЄСВ з відпускних, що припадають на кілька місяців відпустки