Подпись – это обязательный и, пожалуй, наиболее рисковый реквизит на документах, предмет придирчивых проверок налоговики и судебных экспертиз. Непризнание подписи – это непризнание документа, недействительность сделки. Как следствие, возможные убытки и не на одну тысячу гривен. Как, когда и в каких документах можно использовать факсимильную подпись вместо собственноручной?
Что такое факсимиле
В законодательстве отсутствует определение факсимиле. В хозяйственной практике факсимильная подпись – это воссозданный с помощью определенных средств копирования оригинальный собственноручная подпись лица. Обычно используется механический способ – это специальная печать (штамп). Цель факсимильной подписи – упростить работу лицу, которой надо подписывать много документов. Это инструмент личного воспроизведения собственноручной подписи.
Внимание: факсимиле обычно используется в виде личной печати.
Относительно воспроизведения подписи с помощью современной копировальной техники-принтеров и сканеров и т. п. – не рекомендуем. Это наиболее рисковый способ, так как такое воспроизведение может поставить под сомнение идентификацию лица, которое должно было подписывать документ. К факсимиле-печати надо получить еще доступ, а для печатного воспроизведения – достаточно отсканировать подпись с имеющегося документа. Однако, прямым образом такой способ нигде не запрещен и в ч. 3 ст. 207 ГК речь идет о не только механическое, но и электронное или иное копирование.
▶️ Як потрапити до «клубу білого бізнесу»
▶️ Коли зможете переглянути Перелік платників податків із високим рівнем добровільного дотримання податкового законодавства
▶️ Яку інформацію виноситимуть на загал і як цього уникнути
▶️ Як визначатимуть показники
▶️ Які пільги у бронюванні працівників
Использование факсимиле вместо подписи
Факсимиле на бухгалтерских документах: можно ли использовать? Можно, но не всегда, не во всех документах и только при соблюдении определенных условий и с учетом существующих рисков. И лучше этого вообще факсимиле не использовать, учитывая судебную практику. Особое в важных документах, документах на существенные суммы денежных средств.
Возможность использования факсимильной подписи предоставляет часть 3 статьи 207 ГК. Однако существуют два условия:
- это может быть в случаях, которые установлены законом или другими актами гражданского законодательства, например, постановлениями правительства, НБУ и тому подобное;
- или по письменному согласию сторон.
Аналогичную норму содержит и статья 12 Закона «Об электронной коммерции» от 03.09.2015 № 675-VIII.
Важные выводы отсюда – нельзя использовать факсимиле:
- для подписи первичного документа – если в приказе, утверждающем форму не допускается использование факсимильной подписи;
- в двусторонних договорах, иных сделках, актах, накладных – если между сторонами отсутствует письменное оформленное согласие на факсимиле;
- во внутреннем документообороте предприятия – если на это нет определенного внутреннего положения, приказа и тому подобное.
Внимание: для внутреннего применения факсимиле следует разработать внутреннее положение о документообороте, где определить правила использования факсимильной подписи
И на письменной сделке остановимся подробнее, так как это камень преткновения многих.
Факсимиле: судебная практика
Судебная практика указывает на распространенность следующей ситуации:
- стороны подписывали длительное время акты выполненных работ, договоры, используя факсимиле;
- одна из сторон подает иск в суд и ставит вопрос об отсутствии ее личной воли на совершенные сделки;
- суд признает подписанные факсимильным способом документы недействительными. Причина – отсутствие письменного соглашения, которое бы позволяло такую подпись.
При этом пострадавшую сторону не спасают аргументы и ссылки на:
- статьи 9 Закона Украины «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине» от 16.07.1999 № 996-XIV (далее – Закон о бухучете), где разрешается использование других данных, позволяющих идентифицировать личность Суды считают, что из-за отсутствия соглашения с утвержденными образцами подписи идентификация не состоялась и документ не подтверждает личное волеизъявление другой стороны;
- совершенных действий после подписания документа, свидетельствующих, что стороны признавали соглашение, то есть ссылку на часть 2 статьи 205 ГК;
- невозможности директора поставить собственноручно подпись по болезни и т.д.
Примеры таких судебных дел:
- постановление ВСУ в составе коллегии судей КГС по делу от 19.04.2018 № 910/4050/17;
- постановление ВСУ по делу от 19.04.2018 № 910/4050/17;
- постановление Киевского апелляционного суда по делу от 30.01.2017 № 911/750/16.
Внимание: без письменного согласия сторон документы с факсимильной подписью становятся недействительными. Независимо от того, сколько времени такая практика применялась и ее причины.
Как указал ВСУ в постановлении от 07.03.2023 по делу № 904/1252/22, для применения факсимильной подписи для оформления сделок, совершения других хозяйственных операций необходимо письменное согласие сторон, которое может выражаться, в частности, в заключенном между сторонами письменном соглашении, в которой соглашается использование факсимиле и образцы подлинной и факсимильной подписей должностных лиц или представителей сторон договора или иного документа. Именно таким способом закрепляется юридическая сила факсимиле как личной подписи и заверенные им документы будут считаться заключенными в соответствии с требованиями законодательства.
Як діяти, коли керівник не має змоги підписати документи, наприклад, перебуває у відпустці, відрядженні, на лікарняному тощо? Із паперовими документами можна знайти рішення. З електронним документообігом та різними КЕП посадових осіб розібратися складніше — виникає багато запитань щодо правомірності поставлених підписів. У статті підкажемо, як передати повноваження підписувати документи на час відсутності керівника та уникнути ризиків
Использование факсимиле 2024
Факсимиле может пользоваться только «владелец» подписи? Еще один камень преткновения через суд или проверку налоговиков – факсимиле воспользовалась другое лицо, то есть не сам «владелец (автор)» подписи. Даже если право на использование факсимиле было предоставлено определенным внутренним документом, например, заместителю или секретарю. Также это может возникнуть в ситуации, когда оригинальный «владелец (автор)» вообще не мог подписать в тот день документ – был в командировке в другом месте, на больничном, в отпуске. Это легко проверяется по табелю учета рабочего времени.
Все это нарушает саму идею факсимиле – идентификацию лица, осуществившего волеизъявления, сделка. Это замена собственноручной подписи, а не передача его третьему лицу.
Внимание: факсимиле – это личный инструмент «владельца (автора)» подписи, которая не может передаваться другим лицам.
Правильно решать вопрос передачи подписи таким образом:
- внутренним приказом наделить правом подписи заместителя или секретаря. Можно и временно – на время отпуска, больничного, командировки;
- определить круг документов, которые могут подписывать такие лица;
- изготовить для них личные факсимиле или вообще их не использовать.
И это еще один риск факсимиле – даже при условии существования письменного соглашения, каким образом доказать, что лицо подписавшее документ лично?
Каким должно быть письменное соглашение на факсимиле
Законодательство не определяет форму такого соглашения. Единые условия (ч. 3 ст. 207 ГК):
- она не может быть устной, только письменная;
- она должна содержать образцы аналога собственноручных подписей сторон. Точный вид той подписи, которая будет копироваться, ее надо определенным образом зафиксировать;
- такое соглашение должно быть скреплено оригинальными собственноручными подписями.
Итак, возможны несколько способов заключения такого соглашения:
- отдельный договор. В таком договоре следует определить конкретно те случаи и документы, которые стороны будут и могут подписывать факсимильным способом;
- дополнительное соглашение к существующему договору. Подходящий вариант, если договор уже заключен. Понятно, что факсимильная подпись ограничивается предметом и условиями, определенными договором;
- непосредственно в самом договоре. Оригиналы подписей, которые будут воспроизведены факсимильным способом можно привести в приложении к договору.
Внимание: стороны должны утвердить образцы «оригинальной» подписи, которая будет копироваться.
Якщо сплатите податок не на той рахунок, ДПС вже не штрафуватиме. Це справедливо, адже ви все одно поповнили бюджет держави. Але врегулювати напрям сплати податку маєте самотужки, подавши заяву до податкової
В каких первичных документах факсимиле запрещено
Существуют специализированные и типовые формы первичных документов, в которых использование факсимиле запрещено вообще. Они следующие:
Примеры документов | Нормативные документы, которыми факсимиле запрещено |
банковские расчетные и кассовые документы |
платежные инструкции, расчетные чеки, счета на уплату платежей, заявления на перевод или выдачу наличных, денежные чеки и другие | - пп. 37, 63 п.18 Приложения № 1 Инструкции о безналичных расчетах в национальной валюте пользователей платежных услуг правления НБУ 29.07.2022 № 163 и п. 18 Приложения № 1 к указанной Инструкции;
- п. 106, п. 107 Инструкции о ведении кассовых операций банками в Украине, постановление правления НБУ от 25.09.2018 № 103
|
кассовые документы предприятий |
приходные и расходные кассовые ордера, кассовые книги | - п. 28 Положения о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине постановление правления НБУ от 29.12.2017 № 148;
- разъяснения ГНС в 109.15 ВИР.
|
налоговой и финансовой отчетности |
налоговые декларации, финансовая отчетность (балансы, отчеты о финансовых результатах) | - ч. 2 пп. 48.5.1, п. 44.1 НК, ч. 1 ст. 11 Закона о бухучете;
|
процессуальные судебные документы |
заявления, жалобы, подаваемые в суд | |
Факсимиле на первичных документах
Можно использовать в следующих документах:
- товаротранспортных накладных – письмо ГНС от 04.09.2015 № 18936/5/99-99-10-03-02-15. Налоговики также указывают на обязательность письменного согласия сторон с образцами собственноручных подписей;
- других первичных документах, кроме кассовых и типовых и специализированных форм, которые не предусматривают использование факсимиле – письмо ГНС от 28.12.2015 № 27862/6/99-95-42-03-15; от 11.02.2016 № 2895/6/99-95-42-01-15, письмо ГНС от 04.05.2016 № 4582/Л/99-95-42-01-14, разъяснения ГНС в ВИР 135.06.
Вместо заключения – с факсимиле будьте осторожны
Если вы получили документ с факсимильной подписью, то сразу проверьте на правомерность его использования, была ли соответствующая сделка. Обратитесь к квалифицированному юристу. Если документ крайне важен, избегайте факсимильных подписей. Особенно, если вы не сможете доказать, что лицо подписывала его лично. Использование факсимиле лучше сузить до внутреннего документооборота и урегулировать внутренним положением.
