Подпись – это обязательный и, пожалуй, наиболее рисковый реквизит на документах, предмет придирчивых проверок налоговики и судебных экспертиз. Непризнание подписи – это непризнание документа, недействительность сделки. Как следствие, возможные убытки и не на одну тысячу гривен. Как, когда и в каких документах можно использовать факсимильную подпись вместо собственноручной?
Что такое факсимиле
В законодательстве отсутствует определение факсимиле. В хозяйственной практике факсимильная подпись – это воссозданный с помощью определенных средств копирования оригинальный собственноручная подпись лица. Обычно используется механический способ – это специальная печать (штамп). Цель факсимильной подписи – упростить работу лицу, которой надо подписывать много документов. Это инструмент личного воспроизведения собственноручной подписи.
Внимание: факсимиле обычно используется в виде личной печати.
Относительно воспроизведения подписи с помощью современной копировальной техники-принтеров и сканеров и т. п. – не рекомендуем. Это наиболее рисковый способ, так как такое воспроизведение может поставить под сомнение идентификацию лица, которое должно было подписывать документ. К факсимиле-печати надо получить еще доступ, а для печатного воспроизведения – достаточно отсканировать подпись с имеющегося документа. Однако, прямым образом такой способ нигде не запрещен и в ч. 3 ст. 207 ГК речь идет о не только механическое, но и электронное или иное копирование.
Использование факсимиле вместо подписи
Факсимиле на бухгалтерских документах: можно ли использовать? Можно, но не всегда, не во всех документах и только при соблюдении определенных условий и с учетом существующих рисков. И лучше этого вообще факсимиле не использовать, учитывая судебную практику. Особое в важных документах, документах на существенные суммы денежных средств.
Возможность использования факсимильной подписи предоставляет часть 3 статьи 207 ГК. Однако существуют два условия:
- это может быть в случаях, которые установлены законом или другими актами гражданского законодательства, например, постановлениями правительства, НБУ и тому подобное;
- или по письменному согласию сторон.
Аналогичную норму содержит и статья 12 Закона «Об электронной коммерции» от 03.09.2015 № 675-VIII.
Важные выводы отсюда – нельзя использовать факсимиле:
- для подписи первичного документа – если в приказе, утверждающем форму не допускается использование факсимильной подписи;
- в двусторонних договорах, иных сделках, актах, накладных – если между сторонами отсутствует письменное оформленное согласие на факсимиле;
- во внутреннем документообороте предприятия – если на это нет определенного внутреннего положения, приказа и тому подобное.
Внимание: для внутреннего применения факсимиле следует разработать внутреннее положение о документообороте, где определить правила использования факсимильной подписи
И на письменной сделке остановимся подробнее, так как это камень преткновения многих.
Факсимиле: судебная практика
Судебная практика указывает на распространенность следующей ситуации:
- стороны подписывали длительное время акты выполненных работ, договоры, используя факсимиле;
- одна из сторон подает иск в суд и ставит вопрос об отсутствии ее личной воли на совершенные сделки;
- суд признает подписанные факсимильным способом документы недействительными. Причина – отсутствие письменного соглашения, которое бы позволяло такую подпись.
При этом пострадавшую сторону не спасают аргументы и ссылки на:
- статьи 9 Закона Украины «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине» от 16.07.1999 № 996-XIV (далее – Закон о бухучете), где разрешается использование других данных, позволяющих идентифицировать личность Суды считают, что из-за отсутствия соглашения с утвержденными образцами подписи идентификация не состоялась и документ не подтверждает личное волеизъявление другой стороны;
- совершенных действий после подписания документа, свидетельствующих, что стороны признавали соглашение, то есть ссылку на часть 2 статьи 205 ГК;
- невозможности директора поставить собственноручно подпись по болезни и т.д.
Примеры таких судебных дел:
- постановление ВСУ в составе коллегии судей КГС по делу от 19.04.2018 № 910/4050/17;
- постановление ВСУ по делу от 19.04.2018 № 910/4050/17;
- постановление Киевского апелляционного суда по делу от 30.01.2017 № 911/750/16.
Внимание: без письменного согласия сторон документы с факсимильной подписью становятся недействительными. Независимо от того, сколько времени такая практика применялась и ее причины.
Как указал ВСУ в постановлении от 07.03.2023 по делу № 904/1252/22, для применения факсимильной подписи для оформления сделок, совершения других хозяйственных операций необходимо письменное согласие сторон, которое может выражаться, в частности, в заключенном между сторонами письменном соглашении, в которой соглашается использование факсимиле и образцы подлинной и факсимильной подписей должностных лиц или представителей сторон договора или иного документа. Именно таким способом закрепляется юридическая сила факсимиле как личной подписи и заверенные им документы будут считаться заключенными в соответствии с требованиями законодательства.
Роботодавці, інформація про яких в ЄДР не актуальна, мають оновити свої дані. Закон № 4412 змінив встановлений порядок обміну інформацією між працівником і роботодавцем і зобов’язав усіх учасників трудових процесів оновити свої контактні дані. Експерт підкаже, що саме і в які строки має зробити роботодавець, аби не порушити оновлених правил
Использование факсимиле 2024
Факсимиле может пользоваться только «владелец» подписи? Еще один камень преткновения через суд или проверку налоговиков – факсимиле воспользовалась другое лицо, то есть не сам «владелец (автор)» подписи. Даже если право на использование факсимиле было предоставлено определенным внутренним документом, например, заместителю или секретарю. Также это может возникнуть в ситуации, когда оригинальный «владелец (автор)» вообще не мог подписать в тот день документ – был в командировке в другом месте, на больничном, в отпуске. Это легко проверяется по табелю учета рабочего времени.
Все это нарушает саму идею факсимиле – идентификацию лица, осуществившего волеизъявления, сделка. Это замена собственноручной подписи, а не передача его третьему лицу.
Внимание: факсимиле – это личный инструмент «владельца (автора)» подписи, которая не может передаваться другим лицам.
Правильно решать вопрос передачи подписи таким образом:
- внутренним приказом наделить правом подписи заместителя или секретаря. Можно и временно – на время отпуска, больничного, командировки;
- определить круг документов, которые могут подписывать такие лица;
- изготовить для них личные факсимиле или вообще их не использовать.
И это еще один риск факсимиле – даже при условии существования письменного соглашения, каким образом доказать, что лицо подписавшее документ лично?
Каким должно быть письменное соглашение на факсимиле
Законодательство не определяет форму такого соглашения. Единые условия (ч. 3 ст. 207 ГК):
- она не может быть устной, только письменная;
- она должна содержать образцы аналога собственноручных подписей сторон. Точный вид той подписи, которая будет копироваться, ее надо определенным образом зафиксировать;
- такое соглашение должно быть скреплено оригинальными собственноручными подписями.
Итак, возможны несколько способов заключения такого соглашения:
- отдельный договор. В таком договоре следует определить конкретно те случаи и документы, которые стороны будут и могут подписывать факсимильным способом;
- дополнительное соглашение к существующему договору. Подходящий вариант, если договор уже заключен. Понятно, что факсимильная подпись ограничивается предметом и условиями, определенными договором;
- непосредственно в самом договоре. Оригиналы подписей, которые будут воспроизведены факсимильным способом можно привести в приложении к договору.
Внимание: стороны должны утвердить образцы «оригинальной» подписи, которая будет копироваться.
Тримайте практичний гайд для тих, хто має справу з ЄСВ. Розповімо, коли обов’язково складати довідку-розрахунок, коли можна обійтися без неї, в яких випадках дозволено платити менше ЄСВ та як заповнити довідку правильно залежно від конкретної ситуації
В каких первичных документах факсимиле запрещено
Существуют специализированные и типовые формы первичных документов, в которых использование факсимиле запрещено вообще. Они следующие:
Примеры документов | Нормативные документы, которыми факсимиле запрещено |
банковские расчетные и кассовые документы |
платежные инструкции, расчетные чеки, счета на уплату платежей, заявления на перевод или выдачу наличных, денежные чеки и другие | - пп. 37, 63 п.18 Приложения № 1 Инструкции о безналичных расчетах в национальной валюте пользователей платежных услуг правления НБУ 29.07.2022 № 163 и п. 18 Приложения № 1 к указанной Инструкции;
- п. 106, п. 107 Инструкции о ведении кассовых операций банками в Украине, постановление правления НБУ от 25.09.2018 № 103
|
кассовые документы предприятий |
приходные и расходные кассовые ордера, кассовые книги | - п. 28 Положения о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине постановление правления НБУ от 29.12.2017 № 148;
- разъяснения ГНС в 109.15 ВИР.
|
налоговой и финансовой отчетности |
налоговые декларации, финансовая отчетность (балансы, отчеты о финансовых результатах) | - ч. 2 пп. 48.5.1, п. 44.1 НК, ч. 1 ст. 11 Закона о бухучете;
|
процессуальные судебные документы |
заявления, жалобы, подаваемые в суд | |
Факсимиле на первичных документах
Можно использовать в следующих документах:
- товаротранспортных накладных – письмо ГНС от 04.09.2015 № 18936/5/99-99-10-03-02-15. Налоговики также указывают на обязательность письменного согласия сторон с образцами собственноручных подписей;
- других первичных документах, кроме кассовых и типовых и специализированных форм, которые не предусматривают использование факсимиле – письмо ГНС от 28.12.2015 № 27862/6/99-95-42-03-15; от 11.02.2016 № 2895/6/99-95-42-01-15, письмо ГНС от 04.05.2016 № 4582/Л/99-95-42-01-14, разъяснения ГНС в ВИР 135.06.
«Вчіться, розваги нікуди не дінуться», — казали вони. Проте розваги якраз кудись ділися, а навчання завжди з нами. Бо як бухгалтеру без нових знань наодинці з податковими змінами? Вища школа Головбуха — ваш шанс лагідно поєднати підвищення кваліфікації і відпочинок, адже ви самі обираєте час і місце для уроків!
Вместо заключения – с факсимиле будьте осторожны
Если вы получили документ с факсимильной подписью, то сразу проверьте на правомерность его использования, была ли соответствующая сделка. Обратитесь к квалифицированному юристу. Если документ крайне важен, избегайте факсимильных подписей. Особенно, если вы не сможете доказать, что лицо подписывала его лично. Использование факсимиле лучше сузить до внутреннего документооборота и урегулировать внутренним положением.
