Табель обліку робочого часу на 2024 і 2025 рік

Табель обліку робочого часу: що це

Табель обліку використання робочого часу — це документ, в якому фіксується кількість днів і годин відпрацьованих працівником, а також причини неявок, серед яких можуть бути й відпустка, лікарняний, відрядження тощо. Законодавчо ніде прямо про обов’язковість ведення табелю не вказано. Однак, ч. 2 ст. 30 Закону України про оплату праці від 24.03.1995 № 108/95-ВР вказує на обов’язок роботодавця забезпечити достовірний облік виконуваної працівником роботи і бухгалтерський облік витрат на оплату праці. Так, самого слова «табель» тут немає, але є:

• необхідність порахувати роботу працівника, а це значить відпрацьовані дні/години;
• забезпечити належний розрахунок заробітної плати та супутніх виплат (лікарняних, декретних тощо). А кожна операція в бухгалтерському обліку має мати документальне підтвердження. Що, як не табель, це забезпечить? Якщо ви почнете винаходити інший первинний документ, то неодмінно «винайдете велосипед», тобто щось схоже на всім звичний табель обліку робочого часу.

Увага: табель – це незамінний первинний документ для кількісного обліку відпрацьованого часу працівників, база для нарахування заробітної плати у бухгалтерському обліку.

Табель можна модернізувати, адаптувати під ваше підприємство, ваші потреби (без вилучення реквізитів – можна тільки змінити їх розташування або додати нові), так як його затверджена форма носить рекомендаційний характер.

Розрахунок зарплати, звітність, перевірки

Хто повинен вести табель обліку робочого часу

Табель обов’язково слід вести:

• всім юридичним особам будь-якої форми власності;
• всім малим підприємствам, для них ніякого винятку не передбачено, у т.ч. й спрощенцям (лист Мінпраці та соцполітики від 13.05.2010 № 140/13/116-10);
• навіть тим підприємствам, де працює всього лише один працівник (існує судове рішення про накладання штрафу на підприємство, де не було табелю на єдиного працівника-директора, він мав вести його сам на себе – це постанова Кіровоградського окружного адмінсуду);
• усім фізичним особам-підприємцям, які мають найманих працівників (лист Мінсоцполітики від 21.11.2016 № 5907/0/10-16/06);
• за всіх форм оплати праці, у т.ч. й відрядній;
• навіть тим підприємствам, які мають певні автоматизовані системи обліку роботи працівників (прохідні з електронними пропусками, певні комп’ютерні програми обліку робочого часу тощо).

Не потрібно вести табель обліку робочого часу ФОП, якщо вони не мають найманих працівників.

Увага: табель обліку робочого часу ведеться усіма без винятку суб’єктами господарювання незалежно від розміру, кількості працюючих чи системи оподаткування.

Окрім функції первинного документа, який підтверджує виконану роботу працівника, табель також виконує функцію контролю. Наприклад, у ньому фіксується факт прогулу чи невідпрацювання працівником норми робочого часу.

Донарахували зарплату за минулий місяць: як показати в Додатках Д1 та 4ДФ

Бухгалтерія із запізненням отримала наказ про прийняття на роботу або про встановлення доплати. Зарплату донарахували наступного місяця. Як таку виплату відобразити в додатках до Податкового розрахунку?

ЧИТАТИ РОЗ’ЯСНЕННЯ ЕКСПЕРТА

Зв’язок табелю з іншими документами

Зв’язок табеля з іншими документами є. В першу чергу, це відомість нарахування заробітної плати та будь-які інші допоміжні відомості, які використовуються в процесі розрахунку зарплати. Табель дає інформацію для розрахунку оплати за окладом.

Увага: табель – це база для розрахунку оплати за окладом.

Табель може бути й не єдиним документом обліку роботи працівників. Так, в умовах відрядної оплати праці є ще й наряди. Але все одно, табель ведеться, так як він фіксує вихід на роботу.

Хто веде табель обліку робочого часу

Хто повинен складати табель обліку робочого часу – це внутрішня справа підприємства. Дане питання слід прописати у посадовій інструкції того працівника, на кого лягає цей обов’язок. Зазвичай все вирішує кількість працюючих та організаційна структура підприємства. Так, табель можуть вести:

• окремий працівник – табельник;
• керівник підрозділу, відділу тощо;
• бухгалтер (цей варіант зазвичай використовується малими підприємствами);
• директор (якщо більше працівників немає).

Не зайвим на великих підприємствах прописати табель у положенні про документообіг (хто веде, строки подачі до бухгалтерії і т.п.). Також можна створити положення про ведення табельного обліку.

Увага: табель на малих підприємствах веде бухгалтер.

Табель обліку робочого часу: термін зберігання

Строк зберігання табелю становить 1 рік (за наказом Мін’юсту від 12.04.2012 № 578/5). Однак, для чорнобильців встановили строк зберігання 75 років (той же наказ).

Яка відповідальність за неведення табелю обліку робочого часу

Якихось конкретних штрафів саме за неведення табелю чи помилки в ньому законодавство не містить. Можна хіба що застосувати штраф за незначні порушення трудового законодавства. Штраф – у розмірі мінімалки (8000 грн з 1 квітня 2024). Однак, якщо роботодавець веде облік у певний інший спосіб й може це довести, то формально порушення частини 2 статті 30 Закону про оплату праці немає, адже слова «табель» чи згадка саме про форми від Держстату там відсутні.

Військовий збір за ставкою 5% із зарплати: утримуємо з 1 грудня

Ставка військового збору збільшується з 1,5% до 5%. Податкові зміни набрали чинності із 01.12.2024. Тримайте пояснення експерта, як будемо утримувати військовий збір із зарплатних виплат та винагороди за ЦПД за новою ставкою

КОНСУЛЬТАЦІЯ ЕКСПЕРТА

Коли й кому передають табель

Табель обліку робочого часу ведеться на місяць. Однак, для нарахування авансу його треба здати до бухгалтерії для нарахування виплати, а потім забрати назад. Також можна здати копію документа.

Увага: табель здається у бухгалтерію.

Хто повинен підписувати табель обліку робочого часу? Заповнений табель має бути підписаний керівником підрозділу.

Яких працівників включають до табеля

Заповнюється табель абсолютно по всім працівникам, включаючи й тих, хто працює за тимчасовими договорами, сезонними договорами (лист Мінсоцполітики від 01.06.2005 № 36-211). В табель включаються й особи, які працюють за сумісництвом/внутрішнім суміщенням.

Однак, в табель категорично не можна включати осіб, які працюють за цивільно-правовими договорами, так як це може бути свідченням наявності трудових відносин (лист Мінсоцполітики від 23.04.2010 № 115/13/133-10).

Табель обліку робочого часу: зразок заповнення

Форма табелю затверджена наказом Держстату від 05.12.2008 № 489 (типова форма № П-5). Скачати й одразу заповнювати його не поспішайте. Табель ведеться на місяць, тому наступним кроком треба підкоригувати кількість робочих днів у місяці (28, 29, 30 чи 31). Видалити зайві чи проставити знак «Х».

Увага: на кожну дату у табелі відноситься 2 рядки – для кількості годин і для літерного позначення. Порядок їх заповнення (вгорі – години, внизу – літери чи навпаки) нічим не визначений, тому може бути будь-який.

Зразок заповнення табелю обліку робочого часу

За даним табелем відпрацьовано всього 21 день та 168 годин. Вихідні дні залишено як порожні клітинки.

Як бачимо, на кожну дату у табелі припадає 2 рядки (спеціально для наочності виділили кольорами). Зазвичай рядки використовуються наступним чином:

• верхній рядок – містить кількість відпрацьованих годин;
• нижній рядок – містить літерне позначення характеру роботи чи неявки працівника («Р» – це значить «Робота», тобто працівник працював). Існують також цифрові позначення замість літер (див. першу сторінку бланку табеля), однак, на наш погляд, літерні більш зручні та зрозумілі, так як цифрові позначення будуть візуально «зливатися» з цифрами кількості годин.

Додамо, що порядок використання рядків у табелі офіційно ніде не прописаний, тому можливі й інші варіанти – години у нижньому, а літери у верхньому тощо. Головне тут, щоб облік робочого часу виконувався.

При веденні табеля не забуваємо наступні правила:

• табель заповнюється щодня;
• відпрацьовані години ставляться по факту, тобто можуть бути такі цифри як 7,5 години, 7,25 годин і т.п., все залежить від графіка роботи підприємства;
• день перед святковим і неробочим днем скорочується на 1 годину (виняток – воєнний стан, ч. 6 ст. 6 Закону № 2136). Перелік святкових і неробочих днів містить стаття 73 КЗпП. На рік їх всього 11. Такий передсвятковий день буде у табелі, наприклад, не 8 год, а 7 год. Однак, це не стосується ситуації, коли святковий день настає через один день;
• у загальному випадку тривалість робочого тижня не може перевищувати 40 годин, але є категорії працівників, у яких може бути менша тривалість робочого тижня (наприклад, 38,5 годин, 33 год у медиків чи 36 годин у освітян);
• понаднормові години все ж таки можуть бути, але не більше 120 годин на рік та не більше 4-х годин протягом 2-х днів;
• у вихідні дні ніяких літерних кодів не ставимо (як варіант можна ставити прочерк);
• якщо у працівника ненормований робочий день, то понаднормова робота у табель не заноситься, тобто у нього будуть стандартні «вісімки». Справа в тому, що ненормований робочий день оплачується окремо як певна доплата чи додаткова щорічна відпустка. Наприклад, водій, який працював понаднормово все одно отримає у табель «8»;
• записи здійснюються лише на основі певних документів, наприклад, неявки відмічаються на основі лікарняного, наказу про відрядження, наказу про відпустку, медичної довідки тощо;
• по кожному запису використовується певне позначення (зазвичай літерне), які можна знайти на першій сторінці стандартного бланку табеля обліку робочого часу. Якщо треба можна додати ще певні свої коди, але якщо ви використовуєте деякі нестандартні позначення бажано б написати, що вони значать на лицьовій сторінці табеля (хоча б для ваших наступників, щоб вони розуміли такі позначення).

Перехідні відпускні: як врахувати до середньої зарплати для лікарняних і відпускних

• Перехідні відпускні нарахували за місяці розрахункового періоду, але поза його межами
• Перехідні відпускні нарахували в межах розрахункового періоду, але поза його місяцями
• Компенсація за невикористану відпустку, набуту до 31.12.2023, враховуючи виплати, нараховані у 2023 році

Табель обліку в умовах воєнного стану

Вищенаведені правила заповнення табелю дещо змінюються у період воєнного стану. Зумовлено це Законом України «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» від 15.03.2022 № 2136-IX (по тексту – Закон № 2136). Серед них:

• не треба зменшувати тривалість робочого дня перед святковими і неробочими днями (ч. 6 ст. 6 Закону № 2136);
• святкові і неробочі дні, які потрапляють на робочі дні, залишаються робочими (ч. 6 ст. 6 Закону № 2136);
• вихідні, які потрапляють на святкові або неробочі дні, не переносяться (ч. 6 ст. 6 Закону № 2136);
• робочі дні також у зв’язку зі святами не переносяться (ч. 6 ст. 6 Закону № 2136);
• через вищенаведену ситуацію зі святковими-неробочими днями та переносом вихідних збільшується норма робочого часу у місяцях воєнного стану.

Також щодо використання робочих тижнів збільшеної тривалості – 60 год і 50 год – це лише можливість, а не обов’язок роботодавця (див. ч. 1 і ч. 2 Закону № 2136). Загальна норма тривалості робочого тижня так і залишається 40 год (а скорочений – 36 год і т.д.). Отже, у прикладах орієнтувалися саме на стандартні тривалості робочого тижня.

Табель обліку робочого часу: зразок заповнення для 6-денного робочого тижня

Ще як приклад обліку робочого часу наведемо табель для 6-денного робочого тижня, 40 годин (травень 2024 року). Нагадуємо, що за КЗпП для такого графіку максимальна тривалість роботи за один день – 7 годин, а у день перед вихідним – 5 годин.

Приклад заповнення табелю робочого часу для 6-денки

За даним табелем відпрацьовано всього 27 днів і 181 годин. Також, якщо підприємство має 6-денку, то останній робочий день тижня (6-й, субота), який іде перед вихідним (неділя), має бути скорочений і не перевищувати 5 год (ч. 2 ст. 53 КЗпП).

Нижче наведено той же табель, але для 36-годинного робочого тижня (травень 2024 року).

За даним табелем відпрацьовано всього 27 днів і 158 години.

Зверніть увагу, що норма щодо скорочення дня перед святковим/неробочим на 1 годину не застосовується для скорочених робочих тижнів, яким і є 36-годинний (ст. 51 КЗпП). По факту 36-годинний тиждень виходить 35-годинним (див. також роз’яснення Мінсоцполітики від 22.03.2018 № 457/0/101-18/284).

Зразкова добірка: документи для призначення та виплати лікарняних і декретних

Попри діджиталізацію листків непрацездатності всі етапи, які е-лікарняний проходить на підприємстві, мають бути документально оформлені. Аби не витрачати час на пошуки потрібних зразків – скористайтеся готовими зразками

СКАЧАТИ ЗРАЗКИ ⏩

Табель обліку робочого часу: бланк

Скачати табель обліку робочого часу саме такий, як потрібно вам, буває непросто. Реквізити, які містить табель робочого часу, можна доповнювати іншими. Однак, уже затверджені у ній реквізити краще не виключати, так як вести їх облік треба обов’язково (лист Держкомстату вiд 19.03.2010 № 17/1-25/ж-61/10/59). Тобто нові реквізити додаємо за потребою, а затверджені не виключаємо, хоча саму форму табелю (розташування реквізитів) можна й змінити, якщо є така потреба.

СКАЧАТИ БЛАНК ⏩

Увага: бланк табелю можна дещо адаптувати «під себе».

Зазначимо, що можуть бути ситуації, коли стандартних рядочків по деяких працівниках може не вистачати. Тоді можна додати на таких працівників ще, наприклад, по 4 рядки. До таких ситуацій можуть належати зокрема ситуація, коли працівниця знаходиться у відпустці по догляду за дитиною до досягнення нею 3-х років (код «ВП») та одночасно працює за графіком неповного робочого часу (код «РС»), що допускається за статтею 179 КЗпП. Приклад заповнення табелю робочого часу за травень 2024 року наведено нижче:

Табель обліку робочого часу: як заповнювати на сумісника

Існує різниця між двома ситуаціями: сумісники та внутрішнє суміщення. Приклад заповнення табелю обліку робочого часу сумісника наведено нижче у таблиці:

ВАША ПЕРСОНАЛЬНА ПРОПОЗИЦІЯ НАВЧАННЯ У ВИЩІЙ ШКОЛІ ГОЛОВБУХА

• Національна сертифікація бухгалтерів — 2025 ⏩
• Професійна сертифікація за МСФЗ ⏩
• Національна сертифікація головбуха медичного КНП — 2025 ⏩
• ПДВ: від азів до майстерності ⏩
• Розрахунок зарплати, звітність, перевірки ⏩
• РРО: робота, помилки та штрафи ⏩
• ФОП-єдиноподатник: практикум для бухгалтера та підприємця ⏩
• Благодійні організації: практикум з обліку та оподаткування ⏩

Як показати відрядження, відпустки, лікарняні, декретні у табелі обліку робочого часу

У таблиці нижче наведемо нюанси відмічання у табелі найбільш поширених причин неявок працівників на роботу. Це є відпустка в табелі обліку робочого часу, лікарняні в табелі обліку робочого часу, відрядження та інші.

Наведемо й приклад табелю обліку робочого часу, як правильно заповнити за травень 2024 року для працівника з даними позначеннями:

Працівник був:

• з 3 по 10 травня (8 к. дн.) – у відпустці;
• з 13 по 14 травня – на оплачуваному лікарняному;
• 20 травня – у відрядженні.

Усього вийшло, що працівником відпрацьовано 14 днів (= 14 літер «Р») та 1 день у відрядженні (20 травня). Неявок 8, з них:

• 14 днів (з 3 по 10 травня) – через відпустку;
• 2 дні (13 і 14 травня) – через лікарняний.

Дні відпустки, які припали на вихідні як неявку, звичайно, не рахували. Літер «В» всього 8, але неявок через відпустку всього 6.

Права частина табеля обліку робочого часу тоді виглядатиме наступним чином:

У частині табеля «відрядження» були додані як додаткова колонка (у стандартному бланку така колонка відсутня). Якщо скласти «відпрацьовано» + «неявки» виходить 15 + 8 = 23 (дні) та 120 + 64 = 184 годин.

Як позначати неповний робочий час у табелі

Робота на неповний робочий час табелюється літерами «РС», тобто так само, як і робота за сумісництвом. Якщо вам така накладка не подобається, то можете придумати свій літерний код, не забувши позначити, що його значення на табелі. Однак, даний код використовується лише тоді, коли неповний робочий час був встановлений за ініціативи працівника (ст. 56 КЗпП). Якщо ж це було з ініціативи роботодавця, то тоді інший код – «НД» (ст. 32 КЗпП).

Оплата праці в умовах повітряних тривог і відключення світла

• Як оформити період роботи в екстрених умовах
• Як оплатити час перебування в укритті під час повітряної тривоги
• Як оголосити/припинити простій через відключення світла

Як позначати підсумований облік робочого часу у табелі

Підсумований облік робочого часу, який використовується за змінного характеру роботи, має проблему обліку перехідних змін – з однієї доби на іншу (а може бути й з одного місяця на інший). Тут можливі 2 варіанти, одного з яких треба постійно дотримуватися:

• розбивати зміни між суміжними добами;
• відносити всі години на день початку чи кінця зміни.

На наш погляд, кращий перший. Він точний і не викличе проблему можливої появи надурочних годин, коли вся зміна зарахується в один місяць, а в іншому вийде «недопрацювання».

Нагадаємо, що нічним часом вважається робота з 22:00 до 06:00 (за ст. 54 КЗпП). Робота у нічний час позначається у табелі обліку робочого часу кодом «РН» і такі дні рахуються в окрему колонку.

За змінного графіка робота у святкові і неробочі дні не вважається роботою у вихідний чи святковий день за умови, якщо вона проводиться за графіком. У разі ж якщо працівник виходить на роботу у день, коли в нього мав бути вихідний, то лише у такому випадку йому цей день зараховується як робота у вихідний, святковий і неробочий день.

Сумарний облік робочого часу здійснюється у відповідності з Методичними рекомендаціями, затвердженими наказом Мінсоцполітики від 19.04.2006 № 138 (далі – Методрекомендації № 138). Місячна норма за пунктом 12 Методрекомендацій № 138 рахується за 6-денним робочим тижнем. Хоча за умови погодження у колдоговорі можливий варіант і 5-денного робочого тижня (ч. 2 п. 12 Методрекомендацій № 138).

Надурочні години за змінного графіка визначаються в кінці облікового періоду. За таких обставин, якщо працівник відпрацював у певну зміну не 8 годин, а 10 годин, то ці 2 години не вважаються одразу надурочними. Надурочні рахуються лише в кінці місяця як різниця між кількістю відпрацьованих годин та розрахунковою нормою (ч. 3 п. 12 Методрекомендацій № 138).

Нестандартні ситуації в заповненні табелю

Табель обліку робочого часу: декретна відпустка, мобілізація та інші дещо нестандартні ситуації при веденні табелю розглянемо нижче в таблиці: