У пошуках втраченого… або Поновлюємо первинні документи в обліку

Необхідність зберігання документів передбачена пунктом 6.2 Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженого наказом Мінфіну від 24.05.1995 № 88 (далі — Положення № 88). Так, оброблені первинні документи й облікові регістри, бухгалтерські звіти і баланси до їх передачі до архіву підприємства необхідно зберігати в бухгалтерії у спеціальних приміщеннях або зачинених шафах.

Існують мінімальні строки зберігання первинних документів. Перелік типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів затверджений наказом Мін’юсту від 12.04.2012 № 578/5. У ньому встановлено, що, наприклад, розрахунково-платіжні відомості зберігають не менше ніж 75 років, а первинні документи, які фіксують факт виконання господарських операцій і були підставою для записів у регістрах бухгалтерського обліку та податкових документах, — не менше ніж три роки.

Трирічний строк зберігання первинних документів, пов’язаних із визначенням об’єктів оподаткування та/або податкових зобов’язань, встановлює і пункт 44.3 Податкового кодексу України (ПК).

Тож переважну більшість документів потрібно зберігати щонайменше 3 роки. Та що ж робити, коли такі документи втрачено?

Як чинити у разі втрати документів

У разі втрати первинних документів, облікових регістрів чи бухгалтерських звітів керівник підприємства має письмово повідомити про це правоохоронні органи (п. 6.10 Положення № 88). Форму такого повідомлення не затверджено, тому керівник його складає у довільній формі.

Крім того, призначають комісію для встановлення переліку відсутніх документів. Приклад оформлення відповідного наказу наведено у Додатку 1. Така комісія розслідує також причини втрати або знищення документів. Для участі в роботі комісії запрошують представників слідчих органів, охорони і державного пожежного нагляду.

Результати проведеної роботи комісія узагальнює в акті (приклад див. у Додатку 2), що його затверджує керівник підприємства. Копію акта потрібно надіслати до контролюючого органу у 10-денний строк.

Порядок дій у разі втрати документів передбачено також і нормами ПК. Так, відповідно до пункту 44.5 ПК у разі втрати, пошкодження або дострокового знищення документів платник податків зобов’язаний у 5-денний строк від дня такої події письмово повідомити контролюючий орган за місцем обліку. Форму повідомлення не затверджено, тому його можна скласти у довільній формі. У ньому зазначають дату виявлення зникнення або псування документів, перелік документів, а також можливу причину їх зникнення чи зіпсуття. Якщо сталася крадіжка, до такого повідомлення можна додати довідку з органів МВС.

ВРІЗ 1

Для відновлення втрачених документів підприємство має 90 календарних днів від дня, що настає за днем надходження повідомлення до контролюючого органу.

Відновлення документів

Після встановлення факту втрати чи знищення документів підприємство має вжити заходів для їх відновлення. Наприклад, по деякі документи, як-от, накладні, рахунки, договори та інші документи щодо придбання та продажу товарів, можна звернутися до контрагентів із проханням надати копії таких документів. Не завадить провести й звірку взаєморозрахунків із тими контрагентами, документи про співпрацю з якими знищено чи втрачено.

Якщо втрачено банківські документи, можна звернутися до установи банку й отримати виписку про рух коштів на банківських рахунках підприємства. У такій виписці будуть зазначені сплачені й отримані суми коштів, а також найменування контрагентів.

Частину втрачених документів можна відновити самотужки на підставі регістрів бухгалтерського обліку. Наприклад, за допомогою касової книги та журналу реєстрації прибуткових і видаткових касових документів можна відновити інформацію про касові операції на підприємстві. Проте, відновивши касові документи, будьте готові до суперечок із податківцями, адже вони наполягають, що відновлювати прибуткові касові ордери в разі їх втрати не можна (див. ЗІР, категорія 109.15). Свою позицію податківці обгрунтовують тим, що норми Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затвердженого постановою Правління НБУ від 15.12.2004 № 637 (далі — Положення № 637), не передбачають дій щодо відновлення втрачених прибуткових касових ордерів.

ВРІЗ 2

На нашу думку, така позиція податківців доволі суперечлива. Адже Положення № 637 так само не містить і заборони відновлювати втрачені касові документи.

Обліково-податкові наслідки відсутності документів

бухгалтерський облік

Якщо докладених підприємством зусиль виявиться недостатньо для поновлення документів, тоді у бухгалтерському обліку доведеться сторнувати операцію, за якою первинних документів немає. Адже підставою для бухгалтерського обліку господарської операції є саме первинний документ (ч. 1 ст. 9 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» від 16.07.1999 № 996-XIV; далі — Закон № 996).

Але наголосимо, що до сторнування бухгалтер може вдатися у крайньому випадку. Тобто, коли всі можливі способи відновлення документів виявилися марними, і не має жодної можливості документально підтвердити факт здійснення господарської операції.

податок на прибуток

Відсутність первинного документа може вплинути і на розмір податку на прибуток. Для прикладу, до 1 січня 2015 року суму податкових витрат визначали на підставі первинних документів, що підтверджують факт понесення платником податку таких витрат (п. 138.2 ПК у редакції, що була чинною до 01.01.2015). Тому, якщо втрачений або зіпсований «витратний» документ складено до 01.01.2015, платник податків має зменшити суму податкових витрат за відповідний звітний період. До того ж на платника податків очікуватимуть штраф і пеня за недоплату податку на прибуток.

Якщо втрачений «витратний» первинний документ складено після 01.01.2015, тоді сума податку на прибуток також зросте. Адже, як ми уже зазначали, у бухгалтерському обліку не підтверджену первинним документом операцію потрібно сторнувати. А починаючи з 01.01.2015 податок на прибуток визначають шляхом коригування «бухгалтерського» фінансового результату до оподаткування на різниці, які виникають відповідно до положень розділу ІІІ ПК (пп. 134.1.1 ПК).

пдв

Якщо не вдасться відновити отримані паперові податкові накладні, складені до 01.01.2015, платникові ПДВ доведеться зменшити суму податкового кредиту з ПДВ. Адже згідно з пунктом 198.6 ПК (у редакції до 01.01.2015) до податкового кредиту не належали суми ПДВ, не підтверджені податковими накладними. А от податкові зобов’язання зменшувати не можна, адже був факт постачання товару/послуги, і контрагент уже відобразив на цю суму податковий кредит з ПДВ.

Починаючи з 01.01.2015 відповідно до Закону України «Про внесення змін до Податкового кодексу України та деяких законодавчих актів України щодо податкової реформи» від 28.12.2014 № 71-VIII податкову накладну складають винятково в електронній формі. До того ж із 01.02.2015 усі податкові накладні/розрахунки коригування обов’язково реєструють у Єдиному реєстрі податкових накладних (ЄРПН).

Тож починаючи із 01.02.2015 втратити податкову накладну фактично неможливо, адже всі вони мають бути зареєстровані в ЄРПН. Для перевірки факту реєстрації податкової накладної/розрахунку коригування в ЄРПН підприємство надсилає до реєстру запит, аби отримати потрібні відомості (F1300103).

Відповідальність посадових осіб

Частина 3 статті 8 Закону № 996 передбачає, що відповідальність за організацію бухгалтерського обліку та забезпечення фіксування фактів здійснення всіх господарських операцій у первинних документах, збереження оброблених документів, регістрів і звітності протягом встановленого терміну, але не менше ніж три роки, несе власник або уповноважений орган. Тобто за все відповідатиме керівник.

За відсутність бухгалтерського обліку або ведення його з порушенням встановленого порядку, внесення неправдивих даних до фінансової звітності стаття 164-2 Кодексу України про адміністративні правопорушення передбачає накладення штрафу у розмірі від 8 до 15 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян (нмдг), що становить від 136 до 255 грн.

За порушення керівниками й іншими посадовими особами підприємств правил ведення податкового обліку передбачено адміністративний штраф у розмірі від 5 до 10 нмдг (від 85 до 170 грн.).

ВРІЗ 1

Зверніть увагу!

У разі втрати або знищення документів

платник податків зобов’язаний у 5-денний строк від дня такої події письмово повідомити контролюючий орган за місцем обліку

ВРІЗ 2

Податківці забороняють відновлювати

втрачені прибуткові касові ордери

Додаток 1

Приклад оформлення наказу про призначення

комісії для встановлення переліку відсутніх документів

ТОВ «Саманта»

10.12.2015      м. Київ           № 112

НАКАЗ

Про створення комісії

Відповідно до пункту 6.10 Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженого наказом Мінфіну від 24.05.1999 № 88, у зв’язку із затопленням приміщення бухгалтерії

НАКАЗУЮ

1. Утворити комісію для встановлення переліку відсутніх та знищених документів у складі:

голова комісії — заступник директора Фуксін Роман Григорович;

члени комісії:

головний бухгалтер ― Квіточка Валентина Романівна;

бухгалтер ― Весела Катерина Миколаївна.

2. Контроль за виконанням цього наказу залишаю за собою.

            В. Р. Іванов

Додаток 2

Приклад оформлення акта про знищені та відсутні документи

ТОВ «Саманта»

Затверджено

Директор ТОВ «Саманта»

_Іванов__ В. Р. Іванов

15.12.2015

АКТ

від 15.12.2015           м. Київ           № 11

У результаті проведеної комісією перевірки встановлено, що через затоплення приміщення бухгалтерії було знищено такі документи:

Разом 777 (сімсот сімдесят сім) документів.

Комісія у складі:

Голова комісії           Фуксін                        Р. Г. Фуксін

Члени комісії            Квіточка       В. Р. Квіточка

            Весела                        К. М. Весела