Господарську операцію вже здійснили, а контрагент ще не надав документ — випадок бухгалтерських буднів. Бухстандарти вимагають визнати витрати, а фіскали стверджують, що без первинки — зась! Впоратись із такою ситуацією допоможе новий наказ від Мінфіну та наш коментар.
Підставою для бухгалтерського обліку господарських операцій є первинні документи — прописна істина для кожного бухгалтера. При цьому «первинні документи повинні бути складені у момент проведення кожної господарської операції або, якщо це неможливо, безпосередньо після її завершення» — монотонно стверджував Закон України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» від 16.07.1999 № 996-XIV (далі — Закон про бухоблік). А з’ясувати, який же строк вважати «безпосереднім», навряд чи було можливим...
Втім, починаючи з 03.01.2017 таке «розмите» формулювання зникло із Закону про бухоблік, а завдяки наказу Мінфіну «Про затвердження Змін до Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку» від 11.04.2017 № 4271 позбудеться від нього і відповідне мінфінівське положення, затверджене наказом від 24.05.1995 № 88 (далі — Положення).
1 Набирає чинності з дня офіційного опублікування.
Натомість у Положенні з’явиться нова підстава для відображення господарської операції — внутрішній первинний документ(акт), складений посадовою особою, відповідальною за приймання-відпуск товарно-матеріальних цінностей, робіт і послуг. Складатимуть такий акт, якщо контрагент невчасно надасть первинний документ. Форма акта — довільна, головне, пам’ятати про всі обов’язкові реквізити для первинки (ч. 2 ст. 9 Закону про бухоблік).
Як виправити: ► недонараховану зарплату ► недоплату відпускних, лікарняних, декретних ► переплату ► помилкові базу та суму ЄСВ
Відображаємо операцію в бухобліку за актом
Господарські операції, наведені у внутрішньому первинному документі (акті), Мінфін наполягає оцінювати в порядку, визначеному національними положеннями (стандартами) бухгалтерського обліку або міжнародними стандартами фінансової звітності. На практиці це може виглядати так: орендар визнає витрати за принципом нарахування у сумі орендної плати, яка належить до звітного періоду та не має прямого зв’язку з отриманням певних доходів, без отримання первинного документа (наприклад, акта) від орендодавця. Тоді визнання орендних витрат для об’єкта, який використовують, наприклад, для збуту, відображають проведенням: дебет рахунку 93 «Витрати на збут» з кредитом субрахунку 685 «Розрахунки з іншими кредиторами».
Інша практична ситуація: підприємство визнає витрати на розрахункову вартість телекомунікаційних послуг, за якими було невчасно отримано рахунок або акт. Якщо такі витрати вважають адміністративними, використовують звичайне проведення: дебет рахунку 92 «Адміністративні витрати» з кредитом субрахунку 685.
Документальна підстава для відображення «витратних» господарських операцій для обох випадків — згадувана внутрішня первинка (акт). Однак у бухгалтера неодмінно виникне запитання: як розраховувати самі витрати?
У розпорядчому документі про облікову політику зазначте джерела та правила розрахунку витрат за «запізнілими» первинними документами
Спеціальної методики для розрахунку витрат у таких ситуаціях немає, тому звернемося до одного із лояльних роз’яснень того ж Мінфіну (лист від 22.04.2016 № 31-11410-06-5/11705). Тут державний орган стверджував, що джерелами інформації для розрахунку витрат, за якими не отримано від контрагента первинних документів, можуть бути умови договорів, статистична інформація по витратах підприємства за попередні періоди, інформація про зміни тарифних ставок та інші джерела, визначені підприємством. Порада від «Головбуха»: джерела та правила розрахунку витрат за «запізнілими» первинними документами варто прописати у розпорядчому документі про облікову політику2.
2 Буде корисною стаття І. Чалого «Зміна облікової політики: працюємо на фінрезультат» у тижневику «Головбух» № 1/2017. (Прим. ред.)
В окремих випадках можуть також виникати зобов’язання з невизначеними сумою або часом погашення на дату балансу, що виникли в результаті минулих подій і, ймовірно, призведуть до зменшення ресурсів, що втілюють у собі економічні вигоди. Це зовсім інша ситуація. Для прикладу, підприємство вважає, що програє судову справу, однак йому точно не відомо, якою буде сума зобов’язань за такою справою. Крім того, підприємство ще не отримало документальних підстав для цілей бухобліку. У такому випадку слід створити забезпечення (п. 4 П(С)БО 11 «Зобов’язання»).
Суми створених підприємством забезпечень формують витрати (п. 13 П(С)БО 11). У бухобліку їх створення відображають3 проведенням: дебет рахунків 23 «Виробництво», 91 «Загальновиробничі витрати», 92, 93, 94 «Інші витрати операційної діяльності» з кредитом субрахунку 474 «Забезпечення інших витрат і платежів».
3 За винятком суми забезпечення, включеного до первісної вартості необоротних активів відповідно до П(С)БО 7 «Основні засоби» або П(С)БО 8 «Нематеріальні активи».
Коригуємо обсяг операції за документом від контрагента
Рано чи пізно контрагент має надати первинний документ. Тоді у місяці надходження документа від контрагента потрібно буде відкоригувати обсяг раніше відображеної операції. Такий показник дорівнюватиме різниці між оцінкою такої господарської операції за внутрішнім первинним документом (актом) і первинним документом, отриманим від контрагента.
Наведемо Приклад.
Облік витрат, пов’язаних із отриманням орендних і телекомунікаційних послуг
У березні 2017 року ТОВ «Ромашка» визнало витрати за використання орендованого у збутових цілях об’єкта нерухомості на суму 6000 грн. Джерело інформації для визначення витрат — договір оренди, документальна підстава для госпоперації — внутрішній акт (див. Додаток 1).
У цьому ж місяці ТОВ «Ромашка» визнало витрати на оплату телекомунікаційних послуг у сумі 550 грн. Спосіб розрахунку витрат — середній показник за минулі 6 місяців: (575 грн + 550 грн + 525 грн + 525 грн + 575 грн + 550 грн) ÷ 6 міс. Документальна підстава для госпоперації — внутрішня первинка.
Після отримання у квітні 2017 року первинного документа від орендодавця коригувати обсяг раніше відображеної операції не довелося. Однак вартість телекомунікаційних послуг за березень 2017 року таки виявилася більшою на 20 грн, тому склали бухгалтерську довідку (див. Додаток 2).
Для чистоти ситуації вважатимемо, що ТОВ «Ромашка» — не платник ПДВ.
| № | Зміст господарської операції | Бухгалтерський облік | Сума, грн | |
|---|---|---|---|---|
| Д-т | К-т | |||
| 1 | Нараховано орендні витрати на підставі внутрішньої первинки | 93 | 685 | 6000 |
| 2 | Нараховано витрати на оплату телекомунікаційних послуг на підставі внутрішньої первинки | 92 | 685 | 550 |
| 3 | Донараховано витрати на оплату телекомунікаційних послуг після отримання рахунка від контрагента | 92 | 685 | 20 |
Читати продовження статті
Як виправити: ► недонараховану зарплату ► недоплату відпускних, лікарняних, декретних ► переплату ► помилкові базу та суму ЄСВ
Стаття підготовлена за матеріалами журналу "Головбух"
