Розрахунок лікарняних 2017

Коли виплачуються лікарняні

Згідно ч. 1 ст. 22 ЗУ “Про загальнообов’язкове державне соціальне страхування” (далі – Закон № 1105) лікарняні зокрема надаються у разі:

• тимчасової втрати працездатності (далі – ТВП) внаслідок захворювання або травми, непов’язаної з нещасним випадком на виробництві;
• необхідністю догляду за хворою дитиною або членом сім’ї;
• догляду за дитиною віком до 3-х років або дитиною-інвалідом віком до 18 років у разі хвороби матері або іншої особи, яка доглядає за цією дитиною. Наприклад, лікарняний може взяти батько, якщо мати перебуває у відпустці по догляду за дитиною та захворіла, а тому не може доглядати за нею;
• протезування з поміщенням у стаціонар;
• перебування в реабілітаційних відділеннях санітарно-курортного закладу після перенесених захворювань або травм.

Проводки нарахування лікарняних

Листок непрацездатності

Листок непрацездатності (далі – ЛН) є документом-підставою для нарахування лікарняних, що виписується медичним закладом. ЛН на місці роботи надається в першу чергу особі, яка веде табель обліку робочого часу (табельнику). В залежності від особливостей діловодства підприємства ним може бути й керівник, і працівник відділу кадрів.

На підприємстві заповнюють зворотну частину ЛН. Перші 3 верхніх розділи зворотної частини мають заповнити табельник, відділ кадрів та комісія з соцстрахування підприємства (або уповноважена особа, на яку покладено призначення допомоги). І уже тільки останній, 4-й розділ внизу, – бухгалтер. ЛН бажано зареєструвати в спеціальному Журналі обліку листів непрацездатності (законодавчих вимог щодо обов’язковості його ведення немає, але він є корисним у разі конфліктних ситуацій та запобігання втрати ЛН при його передачі від однієї посадової особи до іншої). Логічно, щоб даний журнал вів табельник, так як саме він перший отримує ЛН.

Для розрахунку лікарняних важлива така інформація з ЛН:

• період з якого дня по який особа не працювала та загальна кількість днів до оплати (проставляє табельник та робить відмітку в табелі обліку робочого часу “ТН” (= “Тимчасова Непрацездатність”) по тих днях, коли особа перебувала на лікарняному);
• інформація про страховий стаж (проставляється відділом кадрів). Він впливає на понижувальний % при розрахунку лікарняних (див. таблицю нижче).

Слід звернути увагу на застарілість бланку ЛН (він аж 2004 р. та не враховує змін законодавства які відбувалися протягом всього часу):

• у розрахунку зараз використовуються тільки календарні дні, а не робочі. Тому в бланку до оплати кількість днів завжди підкреслюємо “календарних” (або викреслюємо “робочих”). Це саме стосується вказівки кількості неробочих днів на період непрацездатності у верхньому розділі зворотної частини ЛН. Їх можна не вказувати. У будь-якому випадку це не впливає зараз на розрахунок;
• градація страхового стажу у ЛН не відповідає існуючій (так, у ЛН відсутні градації “до 3 років”, “від 3 до 5 років”). У разі наявності страхового стажу до 5 років збоку у вільному місці слід уточнити “до 3 років” або “від 3 до 5 років”, або навести точну цифру страхового стажу в місяцях;
• посвідчення “чорнобильця” IV категорії уже не впливає на розрахунок (раніше вони мали право на 100%-вий розмір лікарняних). Тому підкреслювати по таким працівникам уже нічого непотрібно. Також у бланку вказані не всі категорії (у разі потреби – дописати);
• останній розділ, який заповнює бухгалтер, також є застарілим, так як орієнтується на 6-місячний, а не 12-місячний розрахунковий період (так було до 2015 р.). Тому до ЛН слід додавати розрахунок середньої зарплати, засвідчений підписами керівника та головного бухгалтера (див. лист ФСС від непрацездатності від 20.07.2016 р. № 2.4-46-1257). Даний розрахунок оформляється у довільній формі (див. приклад 2 нижче). Тут також можна вказати й інші важливі відомості в особливих ситуаціях нарахування лікарняних.

Щодо заповнення останньої таблиці внизу “Належить до виплати”, то це краще зробити, незважаючи на наявність довідки-розрахунку (тут застаріле тільки щодо “годин”, але на це можна не зважати).

Опрацювання ЛН має бути завершене протягом 10 кал. днів з дня його надходження роботодавцю (ч. 1 ст. 32 Закону № 1105). Протягом цього строку комісія з соцстрахування підприємства має прийняти рішення про виплату (або невиплату) лікарняних.

Як дізнатися про страховий стаж

По-перше, страховий стаж до 01.01.2011 р. рахується по записах у трудовій книжці, а у разі відсутності запису – по довідкам, витягам з наказів про прийняття на роботу тощо.

По-друге, після 01.01.2011 р. страховий стаж обчислюється за даними персоніфікованого обліку у Держреєстрі загальнодержавного обов’язкового соцстрахування. Інформацію про страховий стаж слід отримати в довідці за формою № ОК-7, яку працівник може отримати за особистим зверненням до органу ПФУ. Після отримання довідки в наступні періоди кадровик може розрахувати страховий стаж самостійно у разі, якщо працівник отримував зарплату більшу за мінімальну (інакше страховий стаж враховується не в повному обсязі).

Таким чином, проблеми взагалі не виникає з працівниками, які станом на 01.01.2011 р. уже набули 8 років страхового стажу або є пільговою категорією, які мають виплату 100% лікарняних незалежно від стажу.

Як розраховуються лікарняні: ніби все просто

Як розрахувати лікарняні описує Порядок обчислення середньої заробітної плати (доходу, грошового забезпечення) для розрахунку виплат за загальнообов’язковим державним соціальним страхуванням, затверджений постановою КМУ від 26.09.2001 р. № 1266 (далі – Порядок № 1266). Це здійснюється за формулою:

З 2015 р. завжди використовуються кал. дні, у т.ч. й при погодинній роботі чи на неповний робочий час.

За даною формулою розраховуються 2 частини лікарняних:

• оплата перших 5 кал. днів ТН (внаслідок захворювання або травми не пов’язаної з виробництвом) – здійснюється роботодавцем в найближчий строк для виплати зарплати. Дана сума відноситься до витрат підприємств, установ, організацій;
• оплата з 6 кал. дня ТН – оплачується ФСС від ТВП на основі складеної заяви-розрахунку (див. Порядок, затверджений наказом ФСС з ТВП від 22.12.2010 № 26), що подається у відділення фонду, де роботодавець перебуває на обліку. Після цього з фонду надходить фінансування на спецрахунок роботодавця протягом 10 роб. днів після надходження заяви. Виплата допомоги відбувається у найближчий після отримання фінансування строк виплати зарплати.

В інших випадках (догляд за дитиною, членом сім’ї) лікарняні з 1 дня виплачуються за рахунок ФСС (детальніше по кожному виду допомоги див. ч. 3-10 ст. 22 Закону № 1105). Також це стосується і лікарняних внаслідок захворювання застрахованим інвалідам, які працюють на підприємствах та в організаціях товариств УТОГ і УТОС.

Середня зарплата за 1 кал. день розраховується наступним чином:

У розрахунок беруться тільки повні 12 кал. місяці перебування у трудових відносинах перед місяцем настання страхового випадку (з 1-го до 1-го числа). Наприклад, якщо датою відкриття ЛН є 31.08.2017 р., то розрахунковим періодом буде 01.08.2016 р. – 31.07.2017 р. Навіть якщо особа влаштувалася на роботу 02.08.2016 р., то уже серпень пропускаємо і розрахунковим періодом буде 01.09.2016 р. – 31.07.2017 р. В інших випадках:

• якщо працівник відпрацював менше 12 повних кал. місяців, то за розрахунковий період беруть фактичну кількість повних місяців (відпрацьованих з 1-го до 1-го числа). Наприклад, працівника було прийнято на роботу 09.02.2017 р., а захворів він у вересні 2017 р., то розрахунковим періодом буде 01.03.2017 р. – 30.09.2017 р. (дні лютого відкинули, так як це неповний місяць перебування у трудових відносинах);
• якщо працівник відпрацював менше 1 місяця, роблять розрахунок за весь фактичний час перебування в трудових відносинах перед страховим випадком. Наприклад, якщо працівник був прийнятий на роботу 05.06.2017 р., а ЛН відкритий 18.07.2017 р., то розрахунковим періодом буде 05.06.2017 р. – 17.07.2017 р.

Сума лікарняних у розрахунку на місяць не повинна перевищувати розміру максимальної величини бази нарахування ЄСВ, яка на серпень 2017 р. становить 25 прожиткових мінімумів, або 40000 грн. Це означає, що сума лікарняних в розрахунку на один день, наприклад, серпня 2017 р. має не перевищувати 1314,06 грн (=40000/30,44, де 30,44 – середньомісячна кількість днів у місяці на основі п. 4 Порядку № 1266).

Приклад 1. Нарахування лікарняних у найпростішій ситуації. Працівник подав ЛН за період з 09 по 21 серпня 2017 р. Розрахунковий період: серпень 2016 р. – липень 2017 р. За цей період йому нараховано 58654,38 грн зарплати (у т.ч. відпускні). Усього в розрахунковому періоді 365 кал. днів. Страховий стаж працівника 4,5 роки.

Тоді середня зарплата за 1 кал. день = 58654,38/365 = 160,70 грн. Понижувальний % страхового стажу від 3 до 5 років = 60%. Таким чином, сума лікарняних на 1 день = 96,42 грн (

Як розрахуються лікарняні: особливості визначення середньоденної зарплати

Розберемо тепер додаткові вимоги щодо розрахунку середньоденної зарплати, яка, виявляється, включає не всі доходи та не всі дні, що ускладнює розрахунок (таблиця нижче).

При цьому заохочувальні та компенсаційні виплати, які мають разовий характер (наприклад, річна премія) за умови їх оподаткування ЄСВ включаються в розрахунок повністю. Їх не треба розподіляти пропорційно відпрацьованому часу за місяць, якщо в місяці їх нарахування працівник частину місяця не працював з поважної причини. А от якщо працівник увесь місяць не працював з поважної причини (жодного дня!), то такий місяць виключається з розрахункового періоду, відповідно, і всі нараховані в цьому місяці виплати не беруться до уваги. При цьому слід ще раз звернути увагу на перелік поважних причин. Наприклад, людина була на початку місяця на лікарняному (не працювала, поважна причина), а далі одразу в день виходу пішла у відпустку до кінця місяця (знову не працювала, але це уже не є поважною причиною за Порядком № 1266) – у такій ситуації усі зарплатні виплати за цей місяць треба враховувати, хоча людина й не працювала жодного дня (відпускні, премія, матеріальна допомога на оздоровлення тощо). Тут з розрахункового періоду виключаються тільки кал. дні перебування на лікарняному, а в доході не враховуються лікарняні.

Приклад 2. Нарахування лікарняних у ситуації різного типу доходів, що підлягають вирахуванню. Працівник подав ЛН за період з 09 по 21 серпня 2017 р. Розрахунковий період: серпень 2016 р. – липень 2017 р. За цей період йому нараховано 238644,00 грн доходу, у т.ч. відпускні та матеріальна допомога на оздоровлення постійного характеру. Крім того, у березні 2017 р. він був уже 5 днів на лікарняному та йому було нараховано 3270,00 грн лікарняних. У лютому 2017 р. 15 днів кал. днів працівник перебував у відпустці за власний рахунок. Страховий стаж працівника 7 років. Довідка-розрахунок наведена нижче.

Таку довідку можна використовувати як зразок у додаток до ЛН.

ЗРАЗОК

Довідка про заробітну плату та нараховані суми допомоги з непрацездатності до Листка непрацездатності серія ___ № ____

Таблиця 1

Заробітна плата за розрахунковий період 12 місяців

*наведена тільки заробітна плата, без лікарняних.

Таблиця 2

Належить до виплати

*наводимо пояснення у разі використання обмежень щодо максимальної бази нарахування лікарняних (серпень 2017 р. – 1314,06 грн/день) або використання мінімальної зарплати як бази розрахунку (серпень 2017 р. =105,12 грн/день).

Нарахування податків та ЄСВ щодо лікарняних

Незалежно від того, чи лікарняні виплачуються за перші 5 днів за рахунок підприємства чи за решту днів за рахунок ФСС податки та ЄСВ по ним нараховуються однаково:

• 18% ПДФО та 1,5% ВЗ. За ПКУ вони прирівнюються до зарплати, тобто їх сума включається в загальну суму нарахованого доходу за місяць та впливає на отримання податкової соціальної пільги (ПСП) при розрахунку ПДФО;
• 22% ЄСВ – у загальному випадку або 8,41% ЄСВ – для інваліда який працює у юрособи.

В формі № 1ДФ сума допомоги відображається в розділі 1 за ознакою “101”.

Якщо сума нарахованих лікарняних стосувалася й попереднього місяця необхідно здійснити її розподіл щодо перевірки права працівника на податкову соціальну пільгу. У разі, якщо таке право було, а після перерахунку він його втратив, то треба зробити перерахунок доходів у кінці року або за будь-який інший період (пп. 169.4.2 та 169.4.3 ПКУ).

Приклад 3. Нарахування ПДФО, ВЗ та ЄСВ щодо лікарняних з прикладу 2. Сума заробітної плати за серпень 2017 р. склала у працівника 3000 грн. Він має 2-х дітей.

ЄСВ з лікарняних та ЗП = 8933,86×0,22=1965,45.

ПДФО з лікарняних та ЗП = (3000+5933,86)×0,18=1608,09.

ВЗ з лікарняних та ЗП = (3000+5933,86)×0,015= 134,01.

Працівник не має права на ПСП, так як загальна сума 8933,86 перевищує поріг на отримання ПСП 4480 грн (=2×2240 для 2017 р.).

Коли лікарняні не виплачуються

Ці випадки визначені ст. 23 Закону № 1105. Так, допомога з ТВП не надається:

• у разі одержання застрахованою особою травм або її захворювання при вчиненні нею злочину;
• у разі навмисного заподіяння школи своєму здоров’ю з метою ухилення від роботи чи інших обов’язків або симуляції хвороби;
• за час перебування під арештом і за час проведення судмедекспертизи;
• за час примусового лікування, призначеного за постановою суду;
• у разі ТВП у зв’язку з захворюванням або травмою, що сталася внаслідок алкогольного, наркотичного, токсичного сп’янінні або дій, пов’язаних з таким сп’янінням;
• за період перебування у відпустці без збереження зарплати, творчій відпустці, додатковій відпустці у зв’язку навчанням.

Виплата лікарняних припиняється після встановлення МСЕК інвалідності.

Нарахування та виплата лікарняних: проводки

Особливі випадки розрахунку лікарняних

Коли загальний страховий стаж не має значення

Якщо працівник має страховий стаж за даними Держреєстру менше 6 місяців протягом 12 місяців перед настанням страхового випадку, середня зарплата визначається виходячи з нарахованої зарплати, з якої сплачуються страхові внески, але з розрахунку на місяць не вище розміру мінзарплати, встановленої законом у місяці настання страхового випадку (серпень 2017 р. – 3200 грн або 105,12 грн/день (=3200/30,44, де 30,44 –середньомісячна кількість днів у місяці на основі п. 5 Порядку № 1266)). Це стосується всіх працівників незалежно від їх загального страхового стажу. Звертаємо увагу, що це може виникнути як у ситуації, коли людина взагалі не працювала більше 6 місяців за останній рік, так і у випадку роботи за останній рік на неповний робочий час, так як страховий стаж у такому випадку зараховується не повністю.

Приклад 4. Нарахування лікарняних в умовах страхового стажу менше 6 місяців за останні 12 кал. місяців. Працівник з прикладу 1 так само має за період 58654,38 грн зарплати (у т.ч. відпускні). Усього в розрахунковому періоді 365 кал. днів. Страховий стаж працівника 4,5 роки. Однак за останні 12 місяців він має тільки 6 місяців страхового стажу (був безробітним, на біржі не перебував).

Тоді середня зарплата за 1 кал. день = 58654,38/365 = 160,70 грн. Понижувальний % страхового стажу від 3 до 5 років = 60%. Таким чином, сума лікарняних на 1 день = 96,42 грн. Однак, через відсутність страхового стажу порівнюємо дану суму з обмеженням 105,12 грн день (серпень 2017 р.). Розрахована сума не перевищує обмеження. Отже, сума лікарняних:

• за перші 5 днів, що платить підприємство = 96,42×5 = 482,10;
• за решту днів 8 днів за рахунок ФСС = 96,42×8 = 771,36 грн.

Якщо даний працівник має 9 років страхового стажу, та, як наслідок, % страхового стажу 100%, то сума лікарняних за 1 день складе 160,70 грн. Це перевищує обмеження, а отже, розрахунок інакший:

• сума лікарняних за перші 5 днів, що платить підприємство = 105,12×5 = 525,60 грн;
• за решту днів 8 днів за рахунок ФСС = 105,12×8 = 840,96 грн.

Нарахування лікарняних при роботі за сумісництвом

Сумісники також отримують лікарняні. Лікарняні при цьому розраховуються та виплачуються окремо за основним місцем роботи та за сумісництвом. Розрахунковий період по кожному місцю роботи визначається окремо, так як по різних роботах може бути різний період трудових відносин. Для цього працівник подає такі документи роботодавцю, де працює за сумісництвом:

• копія ЛН, засвідчена підписом керівника та печаткою за основним місцем роботи (ч. 1. ст. 31 Закону № 1105);
• довідка про середню заробітну плату за основним місцем роботи (п. 30 Порядку № 1266). Вона має включати щомісячну інформацію розрахункового періоду про розмір зарплати (можна брати одразу 12 місяців, краще охопити більший період). Можна використати форму довідки з додатку Порядку № 1266. Зрозуміло, що суми отриманих лікарняних або разової матдопомоги тут наводити не треба, так як вони не входять до складу зарплати. Якщо особа працює за сумісництвом ще десь, то також необхідні відповідні довідки з цих місць роботи.

Після отримання даних документів необхідно:

• знайти сумарну зарплату, з якої розраховуються виплати, за кожним місяцем розрахункового періоду за основним місцем роботи та за місцем (місцями) роботи за сумісництвом
• перевірити, чи не перевищує щомісячна загальна сума розмір максимальної величини бази нарахування ЄСВ (у липні 2017 р. – 40000 грн). У разі перевищення відкоригувати (“обрізати”) зайвий дохід по сумісництву, який береться в розрахунок лікарняних;
• здійснити розрахунок лікарняних по відкоригованій сумі щомісячної зарплати за сумісництвом за загальною формулою.

Приклад 5. Працівник працює декілька років на 2-х підприємствах. У серпні 2017 р. він хворів 8 днів (з 01.08 по 08.08). Розрахунковий період становить з серпня 2016 р. по липень 2017 р. Страховий стаж 9 років. Сумісник надав копію ЛН та довідку про зарплату з основного місця роботи. Результат представлений у таблиці нижче.

Виходячи з даних прикладу середньоденна оплата лікарняних = 99750/365 = 273,29 грн/день. Лікарняні за сумісництвом становлять:

• перші 5 днів: 273,29×5=1366,45 грн;
• за рахунок ФСС 3 дні: 273,29 ×3= 819,87 грн.

Довідка про заробітну плату за розрахунковий період 12 місяців

У разі виникнення інших складних ситуацій в розрахунку лікарняних крім Порядку № 1266 корисними є Приклади обчислення середньої заробітної плати (доходу) за видами загальнообов’язкового державного соціального страхування, які затверджені наказом Мінсоцполітики від 21.10.2015 № 1022.