На бухгалтерські проводки з лікарняних впливають організаційні моменти їх виплати. Давайте спершу їх згадаємо, щоб глибше підійти до суті справи:
використовується спецрахунок у банку. Його спочатку слід відкрити, щоб Пенсійний фонд України (ПФУ) міг туди за заявкою перерахувати кошти;
лікарняні складаються з 2-х частин. Перша — за рахунок підприємства (перші 5 кал. днів), друга — за рахунок ПФУ (наступні дні);
від моменту подачі заявки до надходження коштів з ПФУ існує дебіторська заборгованість з боку фонду. За законодавством це 3 робочі дні, але цей період на практиці може тривати довше;
з лікарняних сплачується ПДФО та ВЗ, у тому числі й за кошти, що отримуються з ПФУ;
лікарняні для цілей оподаткування прирівняні до зарплати, а з точки зору трудового законодавства — це не зарплата.
Щодо останнього пункту, то дещо детальніше про наслідки:
зарплата та лікарняні розглядаються сукупно. Тобто ПДФО та військовий збір (ВЗ) за місяць розраховуються з їх суми, а не окремо. Це впливає й на податкову соціальну пільгу, так як граничний розмір, який дає на неї право (у 2026 році — 4660 грн) порівнюється з загальною сумою (зарплата + лікарняні);
у додатку 4ДФ лікарняні окремо не виділяються, так як входять до зарплати (як перші 5 днів, так і наступні), маючи ознаку доходу «101»;
на лікарняні нараховується ЄСВ (на обидві частини), який повністю сплачує підприємство. Кошти ПФУ для цього не використовуються;
статистичній звітності лікарняні показують окремо від зарплати. Це вимога Інструкції зі статистики заробітної плати, що затверджена наказом Держкомстату від 13.04.2004 № 5 (далі — Інструкція № 5).
Все це має свій вплив на проводки. Який? Зараз розглянемо.
Альтернативні варіанти, які зустрічаються на практиці
Рахунок
Що обліковуємо
Чому саме на цьому рахунку
949 «Інші витрати операційної діяльності»
Суму нарахованих лікарняних за перші 5 днів за рахунок підприємства
За Інструкцією до Плану рахунків тут слід обліковувати виплати за невідпрацьований час. Це і є лікарняні. Інших варіантів Інструкцією не передбачено
Рахунки 23, 91, 92, 93 — разом з зарплатою. У цьому є певна логіка при віднесенні витрат на працівників на собівартість, але це суперечить Інструкції до Плану рахунків
663 «Розрахунки за іншими виплатами»
Заборгованість перед працівником за лікарняними
Лікарняні слід відділити від зарплати (661), так як це не зарплата за трудовим законодавством. В Інструкції до Плану рахунків мова також іде про цей рахунок
У проміжку 10 днів існує дебіторська заборгованість за фондом, тому субрахунок 652 не дуже підходить, так як стосується кредиторської заборгованості. Крім того, для цих цілей спеціально рекомендований Інструкцією до Плану рахунків
Облік заборгованості вести на субрахунку 652 (у далекому минулому субрахунку 378 просто не було)
313 «Інші рахунки в банку в національній валюті»
Кошти на спецрахунку в банку, що надходять з ПФУ для виплати лікарняних
Кошти Фонду в банку зараховуються на спецрахунок, який не є поточним, а тому субрахунок 311 не підходить
Облік вести на рахунку 311, але по іншій аналітиці
Є лист Мінфіну від 27.09.2013 № 31-08410-07-27/28296, де рекомендується використання в проводках щодо лікарняних саме субрахунків 949, 663, 378. Альтернативні варіанти не можна вважати правильними з точки зору Інструкції до Плану рахунків та НП(С)БО. Однак, їх використання не призводить до помилок у самому розрахунку лікарняних і якщо у практиці вашого підприємства використовуються альтеративні підходи, то можна так і залишити. Якихось штрафів за «неправильні» рахунки немає. Головне, щоб ви розуміли, чому так чините, а наявна практика не спричиняла помилок у розрахунку лікарняних і звітності.
Показуйте лікарняні в Додатку Д1 до Об’єднаної звітності з окремим кодами застрахованих осіб. Розподіляйте за місяці, за які їх нарахували. У Додатку 4ДФ суми лікарняних не виокремлюйте. Експерт нагадав основні правила, за якими слід звітувати про суми лікарняних у зарплатній звітності
Нараховані лікарняні за перші 5 днів тимчасової втрати працездатності
949
663
1500,00
Нараховані лікарняні за наступні 4 днів за рахунок ПФУ після подачі заяви-розрахунку
378
663
1200,00
Нарахований ЄСВ на загальну суму лікарняних (=2700×0,22)
949
651
594,00
Утриманий ПДФО з суми лікарняних (=2700×0,18)
663
641
486,00
Утриманий військовий збір з загальної суми лікарняних (=2700×0,05)
663
642
135,00
Надійшли лікарняні на спецрахунок з ПФУ
313
378
1200,00
Сплата ПДФО при виплаті лікарняних за рахунок коштів підприємства (=1500×0,18)
641
311
270,00
Сплата ВЗ при виплаті лікарняних за рахунок коштів підприємства (=1500×0,05)
642
311
75,00
Виплата лікарняних за рахунок коштів підприємства (= 1500 – 270 – 22,50)
663
311
1207,50
Сплата ПДФО при виплаті лікарняних за рахунок коштів ПФУ зі спецрахунку (=1200×0,18)
641
313
216,00
Сплата військового збору при виплаті лікарняних за рахунок коштів ПФУ зі спецрахунку (=1200×0,05)
642
313
60,00
Виплата лікарняних за рахунок коштів ПФУ зі спецрахунку (= 1200 – 216 – 18)
663
313
966,00
Сплачений ЄСВ за рахунок коштів підприємства при виплаті лікарняних
651
311
594,00
Інші операційні витрати віднесені на фінансовий результат операційної діяльності (=1500 +594 )
791
949
199422
Однак, даний приклад дещо нетиповий, так як зазвичай у місяці працівник має не тільки лікарняні, але й зарплату. Якщо ж ще й виходить право на податкову соціальну пільгу, то виникає питання розподілу сум утриманого ПДФО між 663 і 661 субрахунками. Розглянемо таку ситуацію.
Алгоритм розрахунку лікарняних. Приклади розрахунку лікарняних працівникам, які працюють більше півроку. Приклади розрахунку декретних працівницям, які працюють більше півроку. Приклади розрахунку лікарняних працівникам, які працюють менше пів року. Лікарняні або декретні сумісникам
ПДФО, який має бути нарахований з місячного доходу секретаря:
(9043,49 – 3028) × 0,18 = 1 082,79 грн
Саме дана сума піде у Додаток 4ДФ за рядком з ознакою доходу «101» (зарплата + лікарняні). Однак даний ПДФО слід розділити між лікарняними та зарплатою:
Так, можна. Наприклад, шляхом обліку лікарняних на 661 рахунку (див. вище альтернативні рахунки). Однак, у випадку виплати лікарняних з ПФУ це не позбавляє «лишньої» роботи з розподілу ПДФО та ВЗ, так як виплата відбувається з 2-х рахунків — поточного і спецрахунку. Доведеться все одно розраховувати потім, скільки і з якого рахунку заплатити.
Певний виграш досягається тільки, якщо лікарняні вкладаються в 5 днів. У такому випадку, дійсно, не треба розподіляти ПДФО і ВЗ між 661 і 663 рахунком.
