Графік відпусток 2025: як підготувати бухгалтеру

Не пізніше ніж 5 січня потрібно затвердити графік відпусток. Якщо цей документ у вас складає кадрова служба, попросіть копію для розрахунку резерву відпусток на наступний рік. А якщо готуєте його самостійно, скористайтеся нашими порадами. Вони допоможуть:

• дотримати вимог закону про надання відпусток;
• врахувати побажання працівників, у т. ч. тих, які мають право брати відпустку будь-коли;
• уникнути накладок у графіку та збоїв у роботі підприємства;
• вчасно виплатити відпускні.

Графік відпусток: як правильно скласти

Порада 1. Зберіть побажання спочатку «пільговиків», потім — решти працівників

Навіщо. Коли складаєте графік відпусток, зважайте на побажання працівників щодо дати відпочинку. Адже, якщо працівник відмовиться відпочивати у запропонований час, доведеться виправляти графік і подавати уточнену звітність. Однак є працівники, яким ви зобов’язані надати відпустку саме тоді, коли вони хочуть. Умовно назвемо їх пільговиками.

Як уникнути зайвої роботи. Підготуйте два попередніх графіки відпусток з побажаннями працівників. Один з яких — для пільговиків. Список пільговиків знайдете у частині 14 статті 10 Закону про відпустки. Узгодьте час відпустки спочатку з ними, зазначте це у графіку, а вже потім розставляйте періоди відпусток решти працівників.

У другому графіку додайте ще одну графу. У ній працівники запишуть «запасні» дати — на той випадок, якщо взяти відпустку у початково визначений період проблематично. Поясніть працівникам, що до графіка потраплять дати з основної графи. А якщо бажані дати збігатимуться із датами відпусток пільговиків, ви перенесете їхню відпустку на «запасні» дати.

Це знизить імовірність перенесення відпусток протягом року та збоїв у робочому графіку.

Скажімо, у вашій фірмі п’ять продавців, один із них — пільговик. Він хоче піти у відпустку з 1 по 14 червня, відмовити йому ви не можете. Другий продавець зазначив: 1—14 червня — в основний графі, 15—28 червня — у «запасній». Оскільки три продавці не впораються з усією роботою, тим, хто не має пільг, запропонуйте відпустку із «запасної» графи — з 15 по 28 червня.

Порада 2. Включіть до графіка невикористані відпустки за попередні роки

Навіщо. Якщо працівник не брав відпустку за поточний робочий рік, він має право перенести її на наступний. Але є правило: заборонено не надавати працівникові щорічну відпустку повної тривалості протягом двох років поспіль (ч. 4 ст. 11 Закону про відпустки). Тож невикористану відпустку минулого року рекомендуємо включати до графіка за поточний рік. Тоді вам не доведеться додатково повідомляти працівника про невикористані дні та просити терміново йти у відпустку, аби не отримати штрафу. Адже за те, що працівник не відпочиває, відповідає роботодавець. Розмір штрафу — одна мінзарплата (абз. 10 ч. 2 ст. 265 КЗпП).

Як уникнути зайвої роботи. Роздрукуйте таблицю із днями невикористаних відпусток. Попросіть працівників записати у графіку, коли вони планують використовувати залишки.

Якщо працівник ділить відпустку на частини, одна з них має бути не меншою за 14 календарних днів (к. дн.) (ст. 12 Закону про відпустки). Це стосується відпустки як за поточний, так і за минулий робочий рік. Неприпустимо, щоб працівник взяв разом 7 к. дн. відпустки за минулий рік і 7 к. дн. за поточний, а решту відпустки поділив на дрібні частини. У графіку ви не записуєте, за який рік працівник використовує відпустку. Але ці відомості є в наказі про відпустку. Тому, коли готуватимете наказ, зазначте, що 14 к. дн. відпустки надаєте за поточний рік.

Компенсувати грошима невикористану відпустку можете, лише якщо працівник відгуляє за поточний рік 24 к. дн. відпустки (ч. 4 ст. 24 Закону про відпустки). Плюсувати відпустку за поточний і минулий рік для компенсації не можна. За кожен відпрацьований рік працівник має відгуляти щонайменше 24 к. дн.

Тож якщо тривалість щорічної відпустки, на яку має право працівник, становить 24 к. дн., без звільнення він взагалі не має права на компенсацію, навіть якщо не був у відпустці декілька років (лист Мінпраці від 22.09.2005 № 09-430).

Щорічна основна відпустка: документи

Порада 3. Не включайте до графіка зайвих відпусток

Навіщо. До графіка відпусток включайте основні та додаткові оплачувані відпустки всіх працівників. Відпустки без збереження зарплати та деякі види оплачуваних відпусток у графіку не потрібні. Наприклад, відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами, а також для догляду за дитиною не належать до щорічних оплачуваних відпусток. Заносити до графіка працівницю, яка з початку року перебуває у декретній відпустці, взагалі не потрібно. Якщо вона захоче взяти щорічну оплачувану відпустку після закінчення декрету, маєте задовольнити її прохання незалежно від черговості відпусток, передбаченої графіком.

Як уникнути зайвої роботи. Зазначайте у графіку додаткові оплачувані відпустки, на які має право працівник.

Наказ про підготовку графіка відпусток

СКАЧАТИ ЗРАЗОК

Порада 4. Домовтеся уникати дострокових відпусток

Навіщо. Дострокових відпусток ані Закон про відпустки, ані КЗпП не забороняє. Та якщо працівник візьме відпустку наперед, а згодом звільниться, доведеться перераховувати відпускні та утримувати їх із заробітку працівника.

Як уникнути зайвої роботи. Домовтеся з працівниками, що вони не використовуватимуть відпустки авансом. Роздрукуйте таблицю із залишками відпусток, які має кожен працівник на кінець року.