Розрахунок відпускних: як провести

Розрахунок відпускних: де шукати правила

Перш ніж дати відповідь на питання, як провести розрахунок відпускних, давайте розглянемо, як оновлювалися правила нарахування відпускних в останні роки.

Як проводити розрахунок відпускних, визначає Порядок обчислення середньої заробітної плати, постанова КМУ від 08.02.1995 № 100 (далі — Порядок № 100). Останнє оновлення, яке сталося – у вересні 2023 року, коли до Порядку № 100 внесли зміни постановою КМУ від 08.09.2023 № 957 (далі — Постанова № 957), яка набула чинності ще 12 вересня 2023 року. За цими змінами:

• обмежили обчислення середньої зарплати для виплати компенсації за невикористані відпустки, на які працівник набув право до 31 грудня 2023 року виплатами, які нараховані у 2023 році (абз. 2 п. 2 Порядку № 100). Як застосовувати дане обмеження є два роз’яснення від Мінекономіки – для 2023 року та для 2024 року, а також читайте у матеріалі Компенсація за невикористану відпустку розрахунок, оформлення, оподаткування, бухоблік;
• додали правила розрахунку середньої для матеріальної (грошової) допомоги (див. абз. 3-5 п. 7 Порядку № 100). Однак це стосується лише бюджетників, так як така виплата існує зокрема держслужбовців.

Для розрахунку компенсації невикористаних днів відпустки застосовуються ті ж самі правила, що й для відпускних.

Підвищення мінімальної зарплати з 01.04.2024: які виплати перерахувати

З 1 квітня 2024 року мінзарплата дорівнює 8000 грн. Показники, з якими працює бухгалтер, та на які вплине новий розмір мінімалки: mах і min ЄСВ, лікарняні та декретні, розмір ЄСВ за себе для підприємців, трудові штрафи

КОНСУЛЬТАЦІЯ ЕКСПЕРТА

Розрахунок відпускних: на що звернути увагу у 2024 році

Варто також звернути увагу на те, що:

1. зростання мінімальної зарплати у квітні 2024 року з 7100 грн до 8000 грн ніяк не впливає на розрахунок відпускних;
2. святково-неробочих днів у 2024 році офіційно немає (ч. 6 ст. 6 Закону «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» від 15.03.2022 № 2136, далі ― Закон № 2136). Це впливає на кількість днів у розрахунковому періоді (див. далі);
3. 2024 рік — високосний, тому лютий 2024 має 29 днів. Отже, розрахунковий період повної тривалості 12 місяців, який включає в себе лютий 2024, має 366 к. днів, а не 365 к. днів;
4. воєнний стан, бойові дії та в цілому ситуація в країні можуть ускладнювати розрахунок відпускних через простої, відпустки за власний рахунок, неповний робочий день, а також періоди призупинення дії трудового договору, – все це потрапляє на розрахункові періоди відпускних, які обчислюються у 2024 році;
5. коригування заробітку на коефіцієнт підвищення окладів уже давно не проводиться – ще з 12 грудня 2020 року.

Організаційні процедури, що передують розрахунку відпускних

Перевірте, чи здійснили всі організаційні процедури, які передують нарахуванню відпускних. Щороку в січні вже необхідно:

• скласти графік відпусток на поточний рік. Це обов’язково для всіх (лист Мінсоцполітики від 29.07.2015 № 191/10/136-15). Його варто скласти у кінці грудня чи в перших днях січня.
• уточнити коефіцієнт резервування, який потрібен для розрахунку забезпечення відпускних протягом поточного року. Можна взяти й минулорічний, але якщо у підприємства були суттєві зміни в окладах, кількості працівників, змінилося співвідношення працівників різних підрозділів, то варто перерахувати. Коефіцієнт резервування має бути затверджений наказом керівника (самостійним або як зміни до наказу про облікову політику). Можуть не визначати забезпечення відпусток лише підприємства, які складають спрощену фінансову звітність за формами 1-мс, 2-мс за НП(С)БО 25 «Спрощена фінансова звітність», зокрема мікропідприємства та неприбуткові товариства.

Тепер розглянемо детальніше всі ці нюанси, що впливають на порядок нарахування відпускних.

Відпускні та лікарняні демобілізованим працівникам

Скористайтеся готовими рішеннями, щоб обчислити кількість днів відпустки та середньоденну зарплату демобілізованим працівникам. Стаття допоможе розрахувати відпускні та лікарняні, якщо з 19.07.2022 мобілізовані не отримували середнього заробітку

РОЗ'ЯСНЕННЯ+РОЗРАХУНКОВІ ПРИКЛАДИ

Алгоритм нарахування відпускних 2024

Спочатку наведемо загальний алгоритм розрахунку відпускних. Особливості воєнного стану підсумуємо також далі (див. про Розрахунок відпускних під час воєнного стану).

Розрахунок відпускних у такому разі здійснюємо у такій послідовності:

1. Визначаємо розрахунковий період. Це період, за який враховуються виплати працівнику при розрахунку середньоденної зарплати. Ним є останні 12 місяців, які передують місяцю виходу у відпустку. Наприклад, якщо працівник виходить у відпустку у лютому 2024 року, то розрахунковим періодом є лютий 2023 року — січень 2024 року;

2. Знаходимо тривалість розрахункового періоду в календарних днях. Однак не рахуємо у даній тривалості святкові і неробочі дні, яких за рік зараз маємо 11 (див. ст. 73 КЗпП). Якщо рахувати за 12 місяців, то виходить 353 к. дні (невисокосний рік, 365 – 12 = 353). Однак з причини воєнного стану святково-неробочі дні відсутні до дня закінчення воєнного стану. Через це для особи, яка виходить у відпустку у лютому 2024 року, у розрахунковий період лютий 2023 — січень 2024 кількість днів виходить 365 к. днів, якщо виходити у відпустку у січні—лютому 2024 та 366 к. днів — якщо у березні—грудні 2024.

3. Підраховуємо всі виплати у вигляді зарплати, які були у розрахунковому періоді (спочатку без премій). Всі виплати включаємо до тих періодів, за які вони нараховані (абз. 3 Порядку № 100). Наприклад, нічні за січень мають бути включені до лютого навіть якщо їх нарахували у лютому. Однак виключаємо:

• матеріальну допомогу (як разову, так і ні);
• одноразові виплати (компенсацію за невикористану відпустку, вихідну допомогу);
• виплати, які згадуються у п. 4 Порядку № 100 (див. пам’ятку таких виплат нижче);
• виплати на основі цивільно-правових договорів (ЦПД).

4. Включаємо до суми виплат розрахункового періоду також деякі виплати, які не вважаються зарплатою, а саме:

• лікарняні (допомогу з тимчасової непрацездатності);
• декретні (допомогу у зв’язку вагітністю та пологами).

5. Окремо вирішуємо питання з преміями. Включати одразу до розрахункового періоду без перерахунку можна лише місячну премію, яка нарахована у тому ж місяці, до якого вона відноситься. Наприклад, премія за січень, яка нараховано у тому ж січні. Як враховувати премії за кілька місяців, наприклад річні та квартальні, — розглянемо окремо.

6. Визначаємо середньоденну зарплату за розрахунковий період (формула розрахунку відпускних). Наприклад, для 12-місячного періоду вона розраховується так:

7. Обчислюємо суму відпускних: множимо середньоденну на тривалість відпустки. У тривалості відпустки не враховуємо святкові і неробочі дні.

Однак можуть бути й складніші ситуації у розрахунку:

• працівник працює нещодавно. Він може не мати повних 12 місяців. Тоді беруться лише повністю відпрацьовані ним місяці (з першого по останнє число). Однак, якщо він почав працювати не з першого числа, але з першого робочого дня місяця – такий місяць враховуємо (п. 3 Порядку № 100);
• відпустка «за свій рахунок» весь місяць (з першого по останнє число). Якщо працівник увесь місяць був у неоплачуваній відпустці, то такий місяць повністю виключаємо з розрахунку, у т.ч. і премії, надбавки тощо, які мали місце у такому місяці (лист Мінсоцполітики від 23.04.2018 № 659/0/101-18);
• питання відпускних та мінімальної зарплати, простою у розрахунковому періоді, неповного робочого часу, інших ситуацій з відпустками без збереження — розглянемо далі.

ВАША ПЕРСОНАЛЬНА ПРОПОЗИЦІЯ НАВЧАННЯ У ВИЩІЙ ШКОЛІ ГОЛОВБУХА

• Національна сертифікація бухгалтерів — 2024 ⏩
• Професійна сертифікація за МСФЗ — 2024 ⏩
• Національна сертифікація головбуха медичного КНП — 2024 ⏩
• ПДВ: від азів до майстерності ⏩
• Розрахунок зарплати, звітність, перевірки ⏩
• РРО: робота, помилки та штрафи ⏩
• ФОП-єдиноподатник: практикум для бухгалтера та підприємця ⏩
• Благодійні організації: практикум з обліку та оподаткування ⏩

Нараховуємо та виплачемо відпускні до початку відпустки, якщо інше не передбачено трудовим або колективним договором (абз. 5 ст. 115 КЗпП, абз. 1 ст. 21 Закону «Про відпустки» від 15.11.1996 № 504/96-ВР, далі – Закон про відпустки). Якщо не встигаємо, то контролюємо, аби у заяві працівника на відпустку було прохання виплатити відпускні у найближчий час виплати зарплати (або інший зручний для обох сторін термін).

Перед тим, як провести розрахунок відпускних, прогляньте ще раз 11 ключових правил розрахунку відпускних, які зібрано у вигляді пам’ятки.

Також прогляньте ті виплати, які виключаються під час розрахунку відпускних з розрахункового періоду на підставі пункту 4 Порядку № 100.

Розрахунок відпускних під час воєнного стану

Деякі особливості «воєнного» розрахунку відпускних ми вже розглянули. Однак їх насправді більше. «Воєнні» особливості такі:

1. під час розрахунку відпускних віднімати святкові і неробочі дні, які потрапляють на період по закінчення воєнного стану, не потрібно. Святкові і неробочі дні зі статті 73 КЗпП до закінчення воєнного стану у розрахунку вважаються звичайними днями. Це випливає з того що Законом № 2136 стаття 73 КЗпП «відключена», тобто не застосовується. Однак «відключені» вони лише щодо періоду дії воєнного стану;
2. період призупинення дії трудового договору слід виключити з розрахункового періоду. Якихось особливих роз’яснень з цього приводу немає, але ситуація аналогічна відпустці за власний рахунок, тому застосовуємо ті ж самі правила. Загальне правило — час, впродовж якого працівник не працював і за ним не зберігався заробіток виключається з розрахункового періоду (абз. 6 п. 2 Порядку № 100);
3. період призупинення трудового договору також не зараховується й у стаж, який дає право на щорічну відпустку — зверніть увагу й на це. Причина в тому, що за такий період працівник не отримує ніяких виплат, тому період призупинення трудового договору не відповідає вимогам статті 9 Закону про відпустки;
4. із розрахункового періоду слід також виключити час, за який відсутні дані про нараховану зарплату працівника внаслідок проведення бойових дій під час дії воєнного стану (абз. 6 п. 2 Порядку № 100). Мається на увазі ситуація відсутності облікових даних. Наприклад, працівник перевівся з філії, яка розташована зараз (чи була розташована) в зоні активних бойових дій. Снарядом були знищені всі документи пов’язані з зарплатою або ж до них просто немає доступу. Що й скільки нараховували ­— невідомо. Отже, такі дні просто слід виключити з розрахунку.

Розрахунок компенсації за невикористану відпустку у 2024 році: практичні ситуації

Особливості та чотири приклади розрахунку компенсації за невикористану відпустку, якщо працівник звільняється у 2024 році. Обчислення компенсації 2024 року, якщо у 2023-му є періоди без виплат працівникам

СКАЧАТИ ПРИКЛАДИ ВІД ЕКСПЕРТА

Розрахунок відпускних і премії 2024

Місячні премії

Місячну премію враховуємо у заробіток того місяця, у якому вона була нарахована, а не того місяця, до якого вона відноситься. Так, премія за січень 2024, яка нарахована у лютому 2024, включається до заробітку лютого 2024.

Якщо місяць нарахування та місяць, до якого премія відноситься, співпадають — проблем ніяких. Така премія включається у повній сумі, тобто без перерахунків. Наприклад, премія за січень 2024, яка була нарахована 31 січня 2024 року.

Якщо ж місяць нарахування та місяць, якого премія стосується, різні, то розмір премії слід перерахувати у такий спосіб:

• знаходимо середньоденну премію. Для цього суму нарахованої премії ділимо на кількість відпрацьованих робочих днів того місяця, за який її нарахували;
• середньоденну премію множимо на кількість відпрацьованих робочих днів місяця нарахування. Даний результат і включаємо у суму доходів розрахункового періоду;
• перевірити, чи треба «обрізати» розмір перерахованої премії. Це слід зробити, «якщо період, за який нараховано премію чи іншу заохочувальну виплату, працівником відпрацьовано частково, під час обчислення середньої заробітної плати враховується сума у розмірі не більше фактично нарахованої суми премії чи іншої заохочувальної виплати» (абз. 3 п. 3 Порядку № 100).

Щодо останнього — «обрізання» розміру премії, то зверніть увагу на таке: якщо працівнику нарахували премію у березні, скажімо, за лютий 2024 року, у якому він відпрацював лише половину норми робочого часу (10 р. днів), то потім при перерахунку у березні на 21 повністю відпрацьованих робочих днів березня премія виходить більш ніж удвічі більшою. Так, 1000 грн премії на 10 р. днів — це 100 грн/день. Маємо результат – 2100 грн у перерахунку на 21 робочий день березня 2024 (=100 грн×21 дні), що більше фактичного розміру премії (1000 грн). У даному разі розмір премії слід «обрізати», так як у місяці, за який премія нарахована (лютий 2024), норма робочого часу невиконана. Отже, збільшення премії у перерахунку не буде: у даному прикладі при перерахунку на березень 2024 премія становить 1000 грн.

Однак «обрізання» премії не застосовується, коли перерахована премія виходить більшою за фактично нараховану, так як місяці просто мають різну кількість робочих днів, але працівник відпрацьовує всю норму. Наприклад, відпрацьовано 20 р. днів у червні 2024 (повна норма) та перераховуємо на 23 р. днів липня 2024 (повна норма). Тоді 1000 грн ×23/20 = 1150 грн. І такий розмір залишається для розрахунку середньої зарплати для оплати відпускних.

При перерахунку премії може вийти й навпаки – перерахована премія виходить меншою, зокрема коли працівник у місяці нарахування премії пішов у відпустку за свій рахунок. Наприклад, у лютому 2024 працівник відпрацював повністю 21 р. день., а у березні 2024 – лише 11 днів. Вийде, що 1000 грн премії на 21 р. день — це 47,62 грн/день. Маємо результат — 523,82 грн (= 47,62 грн ×11 дні).

Увага: в процесі перерахунку за робочими днями премія може стати як більшою, так і меншою за фактично нараховану. Цей результат і включається до розрахунку середньої.

Квартальні та річні премії

Премії за квартал, півріччя, рік тощо — перераховуємо помісячно. Для цього скористайтеся таблицею-алгоритмом з прикладом нижче.

Це той же самий механізм перерахунку, що й для місячних премій, але на кілька місяців «вперед».

Зверніть увагу:

• отримані результати — це перерахунок премії за відпрацьованими днями, а не її пропорційний розподіл за такими днями. Якщо всі результати скласти, то колишню суму премії можна й не отримати — це теж, виходить, що нормально (див. приклад 5);
• якщо працівник у січні 2024 року піде у відпустку та в січні 2024 року йому нарахувати премію за 2023 рік, то вийде, цікава ситуація – така премія не враховується у розрахунку відпускних січня. Однак вона буде врахована, наприклад, якщо він піде у відпустку у грудні 2024 року (розрахунковий період грудень 2023 — листопад 2024). Чи піде у відпустку навіть у січні 2025 року (розрахунковий період січень 2024 — грудень 2024).

У перерахунку квартальних і річних премій також використовуємо «обрізання» перерахованої премії до фактично нарахованої, якщо її нарахували за місяць невиконання норми.

Заробітна плата та аванс

Помилка в сумі зарплати призводить до сумних наслідків. Якщо виплатите занадто мало або невчасно — покарає трудова інспекція. Не сплатите із зарплати податків — претензії пред’явить податковий інспектор. Тримайте поради із розрахунку зарплати і зарплатного авансу, які враховують вимоги і трудового, і податкового законодавства на 100%

ПОРАДИ ЕКСПЕРТА + розрахункові приклади

Вплив минулих премій на розрахунок відпускних 2024—2025 

Премії, які нараховуються у 2024 році, можуть впливати на розрахунок відпускних у наступних місяцях 2024 року та навіть у наступному, 2025 році. Проілюструємо ситуацію з можливою премією за ІІІ квартал 2024 року, яка впливає на розрахунок відпускних у грудні 2024 року:

Отже, у розподілі премій «вперед» є один «підводний» камінь: якщо працівник у лютому 2025 року піде у відпустку, а річна премія нараховувалася у січні 2024 року (за 2023 рік), то у розрахунковий період (лютий 2024-січень 2025) потрапляють місяці розподілу такої премії. Хоча сам місяць нарахування премії за межами розрахункового періоду. Так можна й проґавити річну премію при розрахунку відпускних. Наглядно це показує такий графік:

Увага: перерахунок премій «вперед» спричиняє нові складнощі – місяця нарахування премії у розрахунковому періоді немає, але місяці перерахунку премії є.

Закріпимо тепер розглянуті вище правила на прикладах. 

Розрахунок відпускних 2024: приклади

Закріпимо теорію на практиці: розглянемо приклади нарахування відпускних у 2024 році. В усіх прикладах припускаємо, що воєнний стан триватиме й після 13 травня 2024 року.

Приклад 1: найпростіша ситуація розрахунку відпускних

Працівник з 22.02.2024 на 14 к. днів бере щорічну відпустку. Зарплата працівника за розрахунковий період — 156000 грн, у т.ч. лікарняні 5600 грн. Крім того, 31.01.2024 працівнику була нарахована також місячна премія за січень 2024 — 4000 грн.

Розрахунок відпускних матиме вигляд:

• розрахунковий період: лютий 2023 — січень 2024 (365 к. днів);
• доходи працівника за розрахунковий період: 1560000 + 4000 = 160000 грн. Лікарняні враховуємо. Місяць нарахування премії (січень) співпадає з місяцем, за який вона нарахована (теж січень), тому додаємо ще й 4000 грн;
• середньоденна зарплата = 160000 грн /(365 – 0) = 438,36 грн;
• відпускні = 438,36 грн × 14 = 6137,04 грн.

Однак ця відпустка починається у лютому, а закінчується у березні 2024 року. Це так звані перехідні відпускні. На розрахунок відпускних така ситуація ніяк не вливає. Однак під час складання звітності такі відпускні доведеться розподілити.

Оплата праці фрилансерів

• як оплачувати роботу за різними договорами
• коли фрилансери мають право на лікарняний
• куди сплачувати податки з доходів надомників

Приклад 2: розрахунок відпускних, якщо місячну премію нарахували в іншому місяці

Працівник іде у відпустку з 4 квітня 2024 року на 14 к. днів. Зарплата працівника за розрахунковий період — 256000 грн. Також йому нарахували місячну премію 5000 грн. Розрахунковий період маємо квітень 2023 — березень 2024.

Розглянемо кілька ситуацій:

Місячну премію нарахували у квітні 2024 за березень 2024. Таку премію не враховують, адже місяць (квітень 2024) її нарахування (квітень 2024) опинився за межами розрахункового періоду (квітень 2023-березень 2024).

Маємо такий розрахунок відпускних тоді:

• середньоденна зарплата = 256000/(366 – 0 )= 699,45 грн;
• відпускні = 699,45 × 14 = 9792,30 грн.

Місячну премію нарахували у березні 2024 за лютий 2024. Таку премію враховуємо у березні 2024, так як даний місяць потрапив у розрахунковий період, але її спершу треба перерахувати за правилами п. 3 Порядку № 100. Якщо у лютому 2024 працівник відпрацював 21 р. день (з 21 р. дня), а у березні 2024 – 19 р. днів (з 21 р. дня, 2 дні – лікарняний), то маємо такий перерахунок:

• середньоденна премія за лютий = 5000/21 = 238,10 грн;
• премія у перерахунку на березень = 238,10×19 = 4523,90 грн.

Сума перерахованої премії менша за фактично нараховану, так як у березні не була відпрацьована норма робочих днів. Так і залишаємо.

Маємо розрахунок відпускних тоді такий:

• середньоденна зарплата = (256000 +4523,90)/(366 – 0)= 711,81 грн;
• відпускні = 711,81 × 14 = 9965,34 грн.

Увага: перерахунок премій за відпрацьованими днями може спричинити як їхнє суттєве зростання при включенні у розрахунок відпускних, так і навпаки — зменшення.

Приклад 3: квартальна премія у розрахунку відпускних

Працівник починає у відпустку з 16.05.2024 на 14 к. днів. Зарплата працівника за розрахунковий період — 256000 грн. Також йому нарахували квартальну премію у квітні 2024 за І квартал 2024 року — 15000 грн. У лютому 2024 працівник був 9 р. днів на лікарняному. Розрахунковий період маємо травень 2023 — квітень 2024. Така премія включається у розрахунковий період, але її треба перерахувати:

• кількість відпрацьованих р. днів у І кварталі 2024 року (за нормою без днів лікарняного) = 23 + 21 + 21 – 9 = 56 р. днів;
• середньоденна премія за І квартал 2024 = 15000/56 = 267,86 грн.

Визначаємо місяці розподілу премії за І квартал 2024:

• квітень 2024 — перший місяць (місяць нарахування), але останній місяць розрахункового періоду;
• травень 2024 — другий місяць. Не входить у розрахунковий період;
• червень 2024 — третій місяць. Не входить у розрахунковий період.

Отже, розподіляємо лише на квітень 2024 року, у якому працівник відпрацював усю норму — 22 р. днів. Маємо такий перерахунок премії:

• квітень 2024 — 267,86 ×22 = 5892,92 грн. «Обрізати» премію поки що не потрібно, адже враховується сума «…у розмірі «…не більше фактично нарахованої суми премії…», а 5892,92 < 15000);

 Маємо розрахунок відпускних тоді такий:

• середньоденна зарплата = (256000 +5892,92)/(366 – 0) = 261892,92/366= 715,55 грн;
• відпускні = 715,55 × 14 = 10017,70 грн.

Як роботодавцеві у 2024 році отримати компенсацію за працевлаштування переселенців

Порядок компенсації витрат роботодавцям за працевлаштування переселенців
Умови, за яких підприємство може отримати від центру зайнятості компенсацію за працевлаштування або навчання ВПО
Оформлення документів на виплату компесації за працевлаштування ВПО
Розрахунок компенсації витрат за працевлаштування ВПО

ЧИТАТИ РОЗ’ЯСНЕННЯ ЕКСПЕРТА

Приклад 4: річна премія у розрахунку відпускних

Працівник бере щорічну відпустку з 18.10.2024 на 14 к. днів. Зарплата працівника за розрахунковий період — 256000 грн (без річної премії). Крім того, у січні 2024 року працівнику нарахували й виплатили річну премію за підсумками роботи за 2023 рік у сумі 15000 грн. Кількість відпрацьованих робочих днів у 2023 році — 220 (норма – 260). Тоді маємо такі дані для перерахунку премії:

• розрахунковий період — жовтень 2023-вересень 2024 (вважаємо, що святково-неробочих днів немає з причини воєнного стану, що продовжується);
• середньоденна премія за 2023 рік = 15000/220 = 68,18 грн.

Визначаємо місяці розподілу премії за 2023 рік:

• січень 2024 — 1-й місяць (місяць нарахування). Входить у розрахунковий період;
• лютий 2024 — 2-й місяць. Входить у розрахунковий період;
• березень 2024 — вересень 2024. Це 3-й — 9-й місяці розподілу премії. Однак вересень — останній місяць розрахункового періоду;
• жовтень 2024 — грудень 2024. Це 10-й — 12-й місяці премії. Однак вони не входять у даний розрахунковий період.

Якщо вважати, що кожного місяця працівник відпрацьовував усю норму, то розподіл перерахованої премії за місяцями розрахункового періоду, виглядає так, як у таблиці нижче.

Отже, розподіляємо у розрахунковому періоді враховуємо 13363,28 грн річної премії.

Маємо такий розрахунок відпускних тоді:

• середньоденна зарплата = (256000 +13363,28)/(366 – 0) = 269363,28/366 = 735,97 грн;
• відпускні = 735,97 × 14 = 10303,58 грн. 

Чому розмір перерахованої премії відрізняються від фактичного

Зверніть увагу, що у прикладі 4, якщо продовжити перерахунок на решту місяців, то отримаємо:

• жовтень 2024 (13 днів) — 68,18 грн × 13 = 886,34 грн (відпрацьовано лише 13 р. дн. з 22 р. днів за нормою). Сумарна «перерахована» премія – 14249,62 грн;
• листопад 2024 (22 дні) — 68,18 грн × 22 = 1499,96 грн. Сумарна «перерахована» премія – 15749,58 грн;
• грудень 2024 (21 день) — 68,18 грн × 21 = 1431,78 грн.

Для грудня 2024 загальна сума перерахованої премії буде 13363,28 + 886,34 +1499,96 +1431,78 = 17181,36 грн. І ця сума виходить більшою, аніж сама річна премія (15000 грн). За правилами дану суму слід «обрізати» на рівні 15000 грн, так як період, за який нараховано премію (2023 рік) працівником відпрацьовано частково. Через це враховується сума премії у розмірі не більше фактично нарахованої. Робити це доведеться, якщо працівник піде у щорічну відпустку у грудні 2024 (перерахована премія 15749,58 > 15000) та січні 2025 року (перерахована премія 17181,36 >15000). В обох місяцях у розрахунку використовуємо «обрізану» до фактичної суму премії 15000 грн. 

Цивільно-правовий договір (ЦПД)

Маєте разову роботу — залучайте фізичних осіб за цивільно-правовими договорами. А як їх правильно оформити, як оподаткувати і відзвітувати про винагороду за ЦПД, пояснили у консультації. Також підготували зразки: договору підряду, договору про надання послуг, акту приймання-передачі наданих послуг (виконаних робіт)

П’ять правил складання безпечного цивільно-правового договору

Нарахування відпускних за мінімальної зарплати

Якщо відпускні працівника за повний місяць виявилися меншими за мінімальну зарплату (січень-березень 2024 року — 7100 грн; квітень-грудень 2024 — 8000 грн), то ніяких доплат йому робити не потрібно, так як відпускні — це оплата, яку розраховують з огляду минулі доходи працівника, це не оплата його праці за виконану норму за місяць. Однак у такій ситуації звернути увагу слід на ЄСВ за такого працівника, який рахувати слід з мінімальної бази. Через це, якщо у працівника, наприклад, у лютому 2024 були відпускні 6300 грн і він весь місяць відпочивав та іншого доходу на підприємстві не мав, то доведеться на різницю 800 грн (= 7100 — 6300) донарахувати ЄСВ.

Увага: відпускні — це оплата за відпрацьований час, тому вони можуть бути меншими за мінімальну зарплату, але краще таку ситуацію уникати.

Однак обережні роботодавці за порадою бухгалтера намагаються донарахувати такому працівнику за можливості певні виплати, щоб загальна сума нарахувань за місяць, у якому були тільки відпускні, дотягнула до мінімалки. Справа в тому, що були непоодинокі випадки, коли інспектори Держпраці на місцях розглядали ситуацію недотягування відпускних до мінімалки як порушення і виписували штраф, хоча він незаконний. Незважаючи на те, що це неправильно, сперечатися у таких випадках важко. 

Приклад 5: розрахунок відпускних, менших за мінімальну зарплату

Працівник пішов у відпустку на весь лютий 2024 року (з 01 лютого). Зарплата за попередні 12 місяців (лютий 2023–січень 2024) — 48500 грн.

Розрахунок відпускних:

• середньоденна зарплата = 48500 грн / (366 – 0) = 133,25 грн;
• відпускні за лютий 2024: 133,25 грн × 29 = 3864,25 грн ˂ 7100 грн.

Доплату до мінімальної зарплати не проводимо. Однак ЄСВ за лютий 2024 за такого працівника буде з урахуванням додаткової бази, тобто 1562 грн (=3864,25× 0,22 + (7100 – 3864,25) × 0,22 = 850,14+711,87).

Розрахунок відпускних та відпустка за свій рахунок, простій, неповний робочий час

Воєнний стан може спричинити появу у розрахунковому періоді:

• відпусток за свій рахунок, у т.ч. з причини карантину за ч. 2 ст. 26 Закону про відпустки;
• простою;
• неповного робочого часу;
• призупинення трудових відносин.

Ці ситуації мають певні нюанси, які слід врахувати при розрахунку відпускних у 2024 році. Допоможе розібратися у цьому таблиця нижче.

Зверніть увагу, що якщо на певний день припадає кілька причин щодо його виключення з розрахунку, то він виключається як один, а не як два. Наприклад, у невоєнних умовах Великдень може мати дві причини виключення — це простій + святковий/неробочий день за КЗпП. Однак вираховується він лише один раз — або як день простою, або як святково-неробочий день. Будьте уважні. Однак під час воєнного стану Великдень вважається звичайним днем, але може бути виключеним як день, на який припав простій.

Колективний договір: які зміни очікують на роботодавців

Спільний представницький орган, нові строки колективних переговорів, пауза в дії окремих положень колективного договору — з’ясуємо, коли запрацюють ці та інші зміни в регулюванні трудових відносин і до чого ще готуватися роботодавцям

ЧИТАТИ КОМЕНТАР ЕКСПЕРТА

Приклад 6: нарахування відпускних за період простою

На підприємстві з 01 квітня по 10 травня 2023 року (40 к. дн.) було оформлено простій зі збереженням 2/3 окладу працівників. У лютому 2024 року працівник іде у щорічну відпустку строком на 14 к. днів з 08.02.2024. Зарплата працівника за минулі 12 місяців (лютий 2023-січень 2024) була рівна окладу 6700 грн у 2023 році, окрім місяців простою. За січень 2024 року працівнику нараховано 7100 грн.

У даному випадку дні простою та оплата під час простою виключаються з розрахунку (абз. 6 п. 2 Порядку № 100). Це 40 к. днів. Дані за зарплатою враховуємо так:

• квітень 2023: пропускаємо повністю. За цей місяць працівник мав 6700 × 2/3 = 4466,67 грн доходу, який у розрахунку відпускних участі не бере;
• травень 2023: беремо оплату тільки за 15 р. днів, які були відпрацьовані: 6700 × (15/23) = 4369,57 грн. Є ще оплата за дні простою (8 днів) — 6700 × (8/23) × 2/3 = 1553,62 грн , але її не враховуємо;
• кількість днів розрахункового періоду (лютий 2023–січень 2024), які треба виключити — це 40 днів (дні простою).

Середньоденна для розрахунку відпускних = (6700×9+0+4369,57 + 7100)/(365 – 40 – 0) = 71769,57/325 = 220,83 грн.

Відпускні за лютий 2024 = 220,83 грн ×14 днів = 3091,62 грн.

Приклад 7: відпустка за власний рахунок у розрахунковому періоді

На підприємстві працівник брав відпустку за власний рахунок з 1 лютого по 15 лютого 2023 року (15 к. днів). У лютому 2024 він іде у щорічну відпустку на 14 к. днів з 20.02.2024. Зарплата працівника за минулі 12 місяців (лютий 2023-січень 2024) завжди була рівна окладу 7500 грн, окрім місяця відпустки за власний рахунок, коли йому було нараховано 4000 грн.

Усі дні відпустки за власний рахунок треба виключити.

Розрахунок відпускних має вигляд:

• середньоденна для розрахунку відпускних = (7500 × 11 + 0 + 4000)/(365 – 15 – 0) = 86500/350 = 247,14 грн;
• відпускні за лютий-березень 2024 = 247,14 грн × 14 днів = 3459,96 грн 

Приклад 8: неповний робочий тиждень у розрахунковому періоді

На підприємстві на період з 1 березня по 10 травня 2023 року був установлений неповний робочий тиждень. У березні 2024 працівник іде у щорічну відпустку на 14 к. днів з 13.03.2024. Зарплата працівника за минулі 12 місяців завжди була рівна окладу 8000 грн, окрім періоду роботи на неповний робочий час, а також у січні та лютому 2024 було нараховано 9000 грн. У березні 2023 року працівник відпрацював 10 р. днів, у квітні 2023 ­— 9 р. днів, а у травні 2023­ — 12 р. днів.

У даному випадку усі робочі дні тижня рахуються, хоча роботи й не було. Розраховуємо зарплату за місяці неповного робочого тижня:

• березень 2023: 8000 × (10/20) = 4000 грн;
• квітень 2023: 8000 × (9/23) = 3130,43 грн;
• травень 2023: 8000 × (12/22) = 4363,64 грн;
• кількість днів розрахункового періоду (березень 2023-лютий 2024), які треба виключити: 0 днів, так як святково-неробочі дні під час воєнного стану відсутні.

Середньоденна для розрахунку відпускних = (8000 × 8 + 4000 + 3130,43 + 4363,60+ 9000×2)/(366 – 0) = 93494,03/366 = 255,45 грн.

Відпускні за березень 2024 = 255,45 × 14 = 3576,30 грн.

Шість прикладів розрахунку лікарняних із 1 січня 2024-го

• Приклад 1. Декретні працівниці, яка отримує мінзарплату
• Приклад 2. Розмір лікарняних, коли страховий стаж перед страховим випадком становить 12 місяців
• Приклад 3. Лікарняний працівникові, страховий стаж якого менший ніж три роки
• Приклад 4. Лікарняний працівникові, страховий стаж якого — понад вісім років
• Приклад 5. Декретні працівниці зі страховим стажем меншим ніж шість місяців
• Приклад 6. Декретні працівниці зі страховим стажем меншим ніж шість місяців

Приклад 9: нарахування відпускних у разі призупинення дії трудового договору

На підприємстві на період з 24 березня 2023 по 25 квітня 2023 року (32 к. дн.) за заявою працівника трудовий договір було призупинено. У щорічну відпустку він іде у березні 2024 року на 14 к. днів. Як наслідок, маємо розрахунковий період березень 2023 — лютий 2024. За цей період йому було нараховано 160000 грн зарплати.

Маємо розрахунок:

• тривалість розрахункового періоду: 366 – 32 – 0 = 334 к. дн. (0 – це кількість святково-неробочих днів, яких немає з причини воєнного стану);
• середньоденна зарплата: 160000 грн / 334 = 160000 грн /334 = 479,04 грн;
• відпускні: 479,04 грн × 14 = 6706,56 грн.

Приклад 10: розрахунок відпускних у разі втрати облікових даних через війну

Підприємство було евакуйоване з регіону, де головний офіс разом з документами був знищений унаслідок бомбардування заводу. Облікові дані за період з 1 березня по 10 квітня 2023 року не збереглися (40 к. днів, якщо рахувати з 01 березня), зокрема втрачений табель обліку робочого часу та відомість нарахування зарплати.

Працівник евакуювався разом з підприємством і у березні 2024 року йде у відпустку на 14 к. днів. Розрахунковий період: березень 2023 — лютий 2024 (366 к. днів). За цей період йому було нараховано 180 тис. грн на основі тих облікових даних, які збереглися. Якщо за втрачений період у працівника все ж таки були якісь виплати, — їх у 180 тис. грн не враховуємо.

У даній ситуації, звичайно, можна спробувати документи відновити, але вигідніше для працівника даний період не враховувати, аби середня зарплата у нього була більша.

Маємо:

• середньоденна зарплата: 180000 грн/(366 – 40) = 180000 грн / 326 = 552,15 грн;
• відпускні = 552,15 × 14 = 7730,10 грн.

Приклад нарахування відпускних у бухгалтерському обліку

Розглянемо ситуацію відображення в обліку розрахованих раніше відпускних у підприємства, яке застосовує забезпечення (резерв) відпускних. Його застосування обов’язкове (п. 13 НП(С)БО 11 «Зобов’язання»). Нарахування відпускних здійснюється за дебетом субрахунку 471 «Забезпечення виплат відпусток».

Перш ніж нарахувати відпускні треба вже мати нараховане перед цим забезпечення (резерв) відпускних. Воно нараховується одночасно з нарахуванням зарплати. Для його розрахунку використовується уже згаданий раніше коефіцієнт резервування, який переглядається щороку до нарахування зарплати за січень.

Увага: коефіцієнт резервування визначаємо щороку у січні.

Отже, послідовність така:

• нарахували зарплату без відпускних;
• розрахували забезпечення відпускних;
• нарахували забезпечення відпускних;
• нарахували відпускні.

Однак дозволено не створювати забезпечення відпускних лише таким підприємствам (п. 7 розділу І НП(С)БО 25 «Спрощена фінансова звітність»):

• мікропідприємства;
• непідприємницькі товариства, наприклад неприбуткові організації.

Вищезгадані підприємства нараховують відпускні тими ж проведеннями, що й решту зарплати, тобто бухгалтерські проведення з відпускних та з решти зарплати у них не відрізняються.

Увага: резерв відпусток нараховується лише щодо щорічних відпусток та додаткових соціальних відпусток «на дітей».

При розрахунку самого забезпечення не забуваємо також про існування ЄСВ. Так як витрати на відпускні, це ще й витрати на пов’язаний з ними ЄСВ, то розмір створеного забезпечення при нарахуванні зарплати має враховувати й ЄСВ. На практиці це просто виглядає як збільшення нарахованого забезпечення:

• на 1.22 — для звичайних працівників;
• на 1,0841 — для працівників, які є особами з інвалідністю.

Можна затвердити уже готовий коефіцієнт резервування, який збільшений на коефіцієнт ЄСВ.

ВАЖЛИВІ ЦИФРИ ДЛЯ БУХГАЛТЕРА В 2024 РОЦІ

• ✍ Мінімальна зарплата
• ✍ Прожитковий мінімум
• ✍ Податкова соціальна пільга
• ✍ Мах і min лікарняних і декретних
• ✍ Max і min ЄСВ
• ✍ Норми добових витрат
• ✍ Індексація зарплати
• ✍ Нецільова благодійна допомога

Приклад 11: бухгалтерські проведення з нарахування відпускних

При розрахунку зарплати за лютий 2024 року отримано такі дані за адмінперсоналом:

• зарплата (без відпускних) — 200000 грн;
• відпускні — 18000 грн. 

Коефіцієнт резервування відпускних, який визначений на початку січня 2024 року та затверджений наказом підприємства — 0,0811.

Бухгалтерські проведення тоді будуть такі, як у таблиці нижче.

Як визначають коефіцієнт резервування відпускних

Наостанок наводимо шпаргалку з визначення коефіцієнта резервування. Додамо, що такого приблизного розрахунку цілком достатньо. Ретельно вираховувати коефіцієнт резервування потреби немає, так як все одно він залишається наближеним через те, що базується на планових показниках. Крім того, нараховане забезпечення відпускних можна в кінці кварталу або року відкоригувати на дату балансу (п. 17 НП(С)БО 11).

Порахований коефіцієнт забезпечення відпусток не забуваємо затвердити наказом підприємства. Особливо це стосується платників податку на прибуток, адже нарахування забезпечення зменшує фінансовий результат, що може бути об’єктом уваги в ході податкової перевірки.

Приклад 12: визначення коефіцієнта резервування відпускних

У січні 2024 року маємо такі показники:

• плановий фонд заробітної плати (ФЗП) на 2024 рік – 2 900 000 грн;
• заплановані відпускні на 2024 рік – 217500 грн.

Тоді розрахунок такий:

• коефіцієнт резервування = 217500/(2900000 – 217500) = 0,0811.

Якщо, наприклад, адмінперсоналу у лютому 2024 року нараховано 200000 грн заробітної плати, то тоді забезпечення оплати відпусток, враховуючи ще й існування ЄСВ, має бути нараховане у такому розмірі:

• 200000×0,0811 × 1,22 = 1978,84 грн.