Розрахунок відпускних 2025

Розрахунок відпускних: де шукати правила

Перш ніж дати відповідь на запитання, як провести розрахунок відпускних, розгляньмо, як оновлювалися правила нарахування відпускних за останні роки.

Як нараховувати відпускні, визначає Порядок обчислення середньої заробітної плати, постанова КМУ від 08.02.1995 № 100 (далі — Порядок № 100).

Для розрахунку компенсації відпустки при звільненні застосовуються ті ж самі правила, що й для відпускних.

🔥 Виправлення помилок у Податковому розрахунку

Розрахунок відпускних 2025: на що звернути увагу

Зверніть також увагу на те, що:

1. святково-неробочих днів у 2025 році, як і раніше, офіційно немає, якщо триватиме воєнний стан (ч. 6 ст. 6 Закону України «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» від 15.03.2022 № 2136, далі ― Закон № 2136). Це впливає на кількість днів у розрахунковому періоді (див. далі);
2. 2025 рік — уже невисокосний, тому лютий 2025 має 28 днів. Отже, розрахунковий період повної тривалості 12 місяців, який включає в себе лютий 2025, має 365 к. днів, а не 366 к. днів, як це з лютим 2024;
3. воєнний стан, бойові дії та в цілому ситуація в країні можуть ускладнювати розрахунок відпускних через простої, відпустки за власний рахунок, неповний робочий день, а також періоди призупинення дії трудового договору, – все це потрапляє на розрахункові періоди відпускних, які обчислюються у 2025 році.

Як нараховуються відпускні: організаційні процедури, що передують розрахунку відпускних

Перевірте, чи здійснили всі організаційні процедури, які передують нарахуванню відпускних. Щороку в січні вже необхідно:

• скласти графік відпусток на поточний рік. Це обов’язково для всіх (лист Мінсоцполітики від 29.07.2015 № 191/10/136-15). Його варто скласти у кінці грудня чи в перших днях січня.
• уточнити коефіцієнт резервування, який потрібен для розрахунку забезпечення відпускних протягом поточного року. Можна взяти й минулорічний, але якщо у підприємства були суттєві зміни в окладах, кількості працівників, змінилося співвідношення працівників різних підрозділів, то варто перерахувати. Коефіцієнт резервування має бути затверджений наказом керівника (самостійним або як зміни до наказу про облікову політику). Можуть не визначати забезпечення відпусток лише підприємства, які складають спрощену фінансову звітність за формами 1-мс, 2-мс за НП(С)БО 25 «Спрощена фінансова звітність», зокрема мікропідприємства та неприбуткові товариства.

Тепер розглянемо детальніше всі ці нюанси, що впливають на порядок нарахування відпускних.

Надання щорічної відпустки та розрахунок відпускних

• Періоди, за які заробляють відпустку
• Тривалість відпустки під час воєнного стану
• Особливості виплати відпускних під час воєнного стану
• Приклади розрахунку відпускних з врахуванням воєнного стану

Алгоритм нарахування відпускних 2025: як розрахувати відпускні

Спочатку наведемо розрахунок відпускних: загальний алгоритм, тобто загальні правила, без додаткових правил воєнного стану. Щодо особливостей, які додаються під час дії воєнного стану, – див. далі про Розрахунок відпускних під час воєнного стану».

Розрахунок відпускних (алгоритм) у такому разі здійснюємо у такій послідовності:

1. Визначаємо розрахунковий період. Це період, за який враховуються виплати працівнику при розрахунку середньоденної зарплати (розрахунок середньої заробітної плати для відпускних). Ним є останні 12 місяців, які передують місяцю виходу у відпустку;

2. Знаходимо тривалість розрахункового періоду в календарних днях. Однак не рахуємо у даній тривалості святкові і неробочі дні, яких за рік зараз усього 11 (див. ст. 73 КЗпП). Якщо рахувати за 12 місяців, то виходить 354 к. дні (невисокосний рік, 365 – 11 = 354). Однак з причини воєнного стану святково-неробочі дні відсутні до дня закінчення воєнного стану;

3. Підраховуємо всі виплати у вигляді зарплати, які були у розрахунковому періоді (спочатку без премій). Всі виплати включаємо до тих періодів, за які вони нараховані (абз. 3 Порядку № 100). Однак виключаємо:

• матеріальну допомогу (як разову, так і ні);
• одноразові виплати (компенсацію за невикористану відпустку, вихідну допомогу);
• виплати, які згадуються у п. 4 Порядку № 100 (див. пам’ятку таких виплат нижче);
• виплати на основі цивільно-правових договорів (ЦПД).

4. Включаємо до суми виплат розрахункового періоду також деякі виплати, які не вважаються зарплатою, а саме:

• лікарняні (допомогу з тимчасової непрацездатності);
• декретні (допомогу у зв’язку вагітністю та пологами).

5. Окремо вирішуємо питання з преміями. Включати одразу до розрахункового періоду без перерахунку можна лише місячну премію, яка нарахована у тому ж місяці, до якого вона відноситься. Наприклад, премія за січень, яка нараховано у тому ж січні. Як враховувати премії за кілька місяців, наприклад річні та квартальні, — розглянемо окремо.

6. Визначаємо середньоденну зарплату за розрахунковий період (формула розрахунку відпускних). Наприклад, для 12-місячного періоду вона розраховується так (розрахунок відпускних приклад):

7. Обчислюємо суму відпускних: множимо середньоденну на тривалість відпустки. У тривалості відпустки не враховуємо святкові і неробочі дні.

Однак можуть бути й складніші ситуації у розрахунку (розрахунок відпустки):

• працівник працює нещодавно. Він може не мати повних 12 місяців. Тоді беруться лише повністю відпрацьовані ним місяці (з першого по останнє число). Однак, якщо він почав працювати не з першого числа, але з першого робочого дня місяця – такий місяць враховуємо (п. 3 Порядку № 100);
• відпустка «за свій рахунок» весь місяць (з першого по останнє число). Якщо працівник увесь місяць був у неоплачуваній відпустці, то такий місяць повністю виключаємо з розрахунку, у т.ч. і премії, надбавки тощо, які мали місце у такому місяці (лист Мінсоцполітики від 23.04.2018 № 659/0/101-18);
• питання відпускних та мінімальної зарплати, простою у розрахунковому періоді, неповного робочого часу, інших ситуацій з відпустками без збереження ― розглянемо далі.

Нараховуємо та проводимо виплату відпускних разом із зарплатою до початку відпустки, якщо інше не передбачено трудовим або колективним договором (абз. 5 ст. 115 КЗпП, абз. 1 ст. 21 Закону України «Про відпустки» від 15.11.1996 № 504/96-ВР, далі ― Закон про відпустки). Якщо не встигаємо, то контролюємо, аби у заяві працівника на відпустку було прохання виплатити відпускні у найближчий час виплати зарплати (або інший зручний для обох сторін термін).

Також прогляньте ті виплати, які виключаються під час розрахунку відпускних з розрахункового періоду на підставі пункту 4 Порядку № 100.

Розрахунок відпускних під час воєнного стану

Деякі особливості «воєнного» розрахунку відпускних ми вже розглянули. Однак їх насправді більше. «Воєнні» зміни в нарахуванні відпускних такі:

1. під час розрахунку відпускних віднімати святкові і неробочі дні, які потрапляють на період по закінчення воєнного стану, не потрібно. Святкові і неробочі дні зі статті 73 КЗпП до закінчення воєнного стану у розрахунку вважаються звичайними днями. Це випливає з того, що Законом № 2136 стаття 73 КЗпП «відключена», тобто не застосовується. Однак «відключені» вони лише щодо періоду дії воєнного стану;
2. період призупинення дії трудового договору слід виключити з розрахункового періоду. Якихось особливих роз’яснень з цього приводу немає, але ситуація аналогічна відпустці за власний рахунок, тому застосовуємо ті ж самі правила. Загальне правило — час, впродовж якого працівник не працював і за ним не зберігався заробіток виключається з розрахункового періоду (абз. 6 п. 2 Порядку № 100);
3. період призупинення трудового договору також не зараховується й у стаж, який дає право на щорічну відпустку — зверніть увагу й на це. Причина в тому, що за такий період працівник не отримує ніяких виплат, тому період призупинення трудового договору не відповідає вимогам статті 9 Закону про відпустки;
4. із розрахункового періоду слід також виключити час, за який відсутні дані про нараховану зарплату працівника внаслідок проведення бойових дій під час дії воєнного стану (абз. 6 п. 2 Порядку № 100). Мається на увазі ситуація відсутності облікових даних. Наприклад, працівник перевівся з філії, яка розташована зараз (чи була розташована) в зоні активних бойових дій. Снарядом були знищені всі документи пов’язані з зарплатою або ж до них просто немає доступу. Що й скільки нараховували ­— невідомо. Отже, такі дні просто слід виключити з розрахунку.

Військовий збір за ставкою 5% із зарплати

Ставка військового збору збільшилася з 1,5% до 5%. Тримайте пояснення експерта, як утримувати військовий збір із зарплатних виплат та винагороди за ЦПД за новою ставкою

КОНСУЛЬТАЦІЯ ЕКСПЕРТА

Розрахунок відпускних і премії 2025

Місячні премії

Місячну премію враховуємо у заробіток того місяця, у якому вона була нарахована, а не того місяця, до якого вона відноситься.

Якщо місяць нарахування та місяць, до якого премія відноситься, співпадають — проблем ніяких. Така премія включається у повній сумі, тобто без перерахунків.

Якщо ж місяць нарахування та місяць, якого премія стосується, різні, то розмір премії слід перерахувати у такий спосіб:

• знаходимо середньоденну премію. Для цього суму нарахованої премії ділимо на кількість відпрацьованих робочих днів того місяця, за який її нарахували;
• середньоденну премію множимо на кількість відпрацьованих робочих днів місяця нарахування відпустки. Даний результат і включаємо у суму доходів розрахункового періоду;
• перевірити, чи треба «обрізати» розмір перерахованої премії. Це слід зробити, «якщо період, за який нараховано премію чи іншу заохочувальну виплату, працівником відпрацьовано частково, під час обчислення середньої заробітної плати враховується сума у розмірі не більше фактично нарахованої суми премії чи іншої заохочувальної виплати» (абз. 3 п. 3 Порядку № 100).

Щодо останнього — «обрізання» розміру премії, то зверніть увагу на таке: якщо працівнику нарахували премію у березні, скажімо, за лютий 2025 року, у якому він відпрацював лише половину норми робочого часу (10 р. днів), то потім при перерахунку у березні на 21 повністю відпрацьованих робочих днів березня премія виходить більш ніж удвічі більшою. Так, 1000 грн премії на 10 р. днів — це 100 грн/день. Маємо результат – 2100 грн у перерахунку на 21 робочий день березня 2025 (=100 грн×21 дні), що більше фактичного розміру премії (1000 грн). У цьому разі розмір премії слід «обрізати», так як у місяці, за який премія нарахована (лютий 2025), норма робочого часу невиконана. Отже, збільшення премії у перерахунку не буде: у даному прикладі під час перерахунку на березень 2025 премія становить 1000 грн.

Однак «обрізання» премії не застосовується, коли перерахована премія виходить більшою за фактично нараховану, так як місяці просто мають різну кількість робочих днів, але працівник відпрацьовує всю норму. Наприклад, відпрацьовано 21 р. день у червні 2025 (повна норма) та перераховуємо на 23 р. днів липня 2025 (повна норма). Тоді 1000 грн ×23/21 = 1095,24 грн. І такий розмір залишається для розрахунку середньої зарплати для оплати відпускних.

При перерахунку премії може вийти й навпаки – перерахована премія виходить меншою, зокрема коли працівник у місяці нарахування премії пішов у відпустку за свій рахунок. Наприклад, у лютому 2025 працівник відпрацював повністю 20 р. день., а у березні 2025 – лише 11 днів. Вийде, що 1000 грн премії на 20 р. день — це 50,00 грн/день. Маємо результат — 550,00 грн (= 50,00 грн ×11 дні).

Увага: в процесі перерахунку за робочими днями премія може стати як більшою, так і меншою за фактично нараховану. Цей результат і включається до розрахунку середньої.

Квартальні та річні премії

Премії за квартал, півріччя, рік тощо — перераховуємо помісячно. Для цього скористайтеся таблицею-алгоритмом з прикладом.

Це той же самий механізм перерахунку, що й для місячних премій, але на кілька місяців «вперед».

Зверніть увагу:

• отримані результати — це перерахунок премії за відпрацьованими днями, а не її пропорційний розподіл за такими днями. Якщо всі результати скласти, то колишню суму премії можна й не отримати — це теж, виходить, що нормально (див. приклад розрахунку відпускних 5);
• якщо працівник у січні 2025 року пішов у відпустку та в січні 2025 року йому нарахували премію за 2024 рік, то вийде, цікава ситуація – така премія не враховувалася у розрахунку відпускних січня. Однак вона буде врахована, наприклад, якщо він піде у відпустку у грудні 2025 року (розрахунковий період грудень 2024 — листопад 2025). Чи піде у відпустку навіть у січні 2026 року (розрахунковий період січень 2025 — грудень 2025).

У перерахунку квартальних і річних премій також використовуємо «обрізання» перерахованої премії до фактично нарахованої, якщо її нарахували за місяць невиконання норми.

Премії, доплати, надбавки: як та коли стимулювати працівників

• Матеріальне заохочення працівників
• Премії: види та документування
• Види доплат і надбавок до посадового окладу

Вплив минулих премій на розрахунок відпускних 2025―2026

Премії, які нараховуються у 2025 році, можуть впливати на розрахунок відпускних у наступних місяцях 2025 року та навіть у наступному, 2026 році. Ситуація з можливою премією за ІІІ квартал 2025 року, яка впливає на розрахунок відпускних у грудні 2025 року, проілюстрована у графіку нижче.

Отже, у розподілі премій «вперед» є один «підводний» камінь: якщо працівник у лютому 2026 року піде у відпустку, а річна премія нараховувалася у січні 2025 року (за 2024 рік), то у розрахунковий період (лютий 2025–січень 2026) потрапляють місяці розподілу такої премії. Хоча сам місяць нарахування премії за межами розрахункового періоду. Так можна й проґавити річну премію при розрахунку відпускних. Наглядно це показує такий графік, який наведений нижче.

Увага: перерахунок премій «вперед» спричиняє нові складнощі – місяця нарахування премії у розрахунковому періоді немає, але місяці перерахунку премії є.

Закріпимо тепер розглянуті вище правила на прикладах.

Розрахунок відпускних 2025: приклади

Закріпимо теорію на практиці: як правильно нарахувати відпускні та розглянемо нарахування відпускних: приклади 2025. У всіх прикладах припускаємо, що воєнний стан триватиме всю першу половину 2025 року (інакше, у розрахунку треба віднімати святково-вихідні дні).

Приклад 1: найпростіша ситуація розрахунку відпускних

Розрахунок відпускних якщо в розрахунковому періоді були лікарняні. Працівник з 24.02.2025 на 14 к. днів бере щорічну відпустку. Зарплата працівника за розрахунковий період — 156000 грн, у т.ч. лікарняні 6000 грн. Крім того, 31.01.2025 працівнику була нарахована також місячна премія за січень 2025 — 14000 грн.

Зразок розрахунок відпускних матиме вигляд:

• розрахунковий період: лютий 2024–січень 2025 (366 к. днів; лютий 2024 – високосний, тому 366 днів);
• доходи працівника за розрахунковий період: 2560000 + 14000 = 270000 грн. Лікарняні враховує. Місяць нарахування премії (січень) співпадає з місяцем, за який вона нарахована (теж січень), тому додаємо ще й 14000 грн;
• середньоденна зарплата = 270000 грн /(366 дн. – 0 дн.) = 737,70 грн;
• відпускні = 737,70 грн × 14 дн. = 10327,80 грн.

Однак ця відпустка починається у лютому, а закінчується у березні 2025 року. Це так звані перехідні відпускні. На розрахунок відпускних така ситуація ніяк не вливає. Однак під час складання звітності такі відпускні доведеться розподілити.

Тримайте тижневу добірку експертних матеріалів:

• Чи індексувати зарплату в березні та квітні 2025 року
• Приклади розрахунку лікарняних сумісникам
• Як подати Додаток 4ДФ до Податкового розрахунку

Приклад 2: розрахунок відпускних, якщо місячну премію нарахували в іншому місяці

Працівник іде у відпустку з 07 квітня 2025 року на 14 к. днів. Зарплата працівника за розрахунковий період — 256000 грн. Також йому нарахували місячну премію 5000 грн. Розрахунковий період маємо квітень 2024–березень 2025 (365 к. днів).

Розглянемо кілька ситуацій з місяцем нарахування даної премії:

Місячну премію нарахували у квітні 2025 за березень 2025. Таку премію не враховують, адже місяць (квітень 2025) її нарахування (квітень 2025) опинився за межами розрахункового періоду (квітень 2024–березень 2025).

Маємо такий розрахунок відпускних тоді:

• середньоденна зарплата = 256000 грн /(365 дн. – 0 дн. ) = 701,37 грн;
• відпускні = 701,37 грн × 14 дн. = 9819,18 грн.

Місячну премію нарахували у березні 2025 за лютий 2025. Таку премію враховуємо у березні 2025, так як даний місяць потрапив у розрахунковий період, але її спершу треба перерахувати за правилами п. 3 Порядку № 100. Якщо у лютому 2025 працівник відпрацював 20 р. дн. (з 20 р. дн.), а у березні 2025 – 19 р. днів (з 21 р. дня, 2 дні – лікарняний), то маємо такий перерахунок:

• середньоденна премія за лютий 2025 = 5000 грн /20 дн. = 250,00 грн;
• премія у перерахунку на березень 2025 = 250,00 грн × 19 дн. = 4750,00 грн.

Сума перерахованої премії менша за фактично нараховану, так як у березні 2025 не була відпрацьована норма робочих днів. Так і залишаємо.

Маємо розрахунок відпускних тоді такий:

• середньоденна зарплата = (256000 грн + 4750 грн )/(365 дн. – 0 дн. ) = 714,38 грн;
• відпускні = 714,38 грн × 14 дн. = 10001,32 грн.

Увага: перерахунок премій за відпрацьованими днями може спричинити як їхнє суттєве зростання при включенні у розрахунок відпускних, так і навпаки — зменшення.

Зразкова добірка: документи для призначення та виплати лікарняних і декретних

Попри діджиталізацію листків непрацездатності всі етапи, які е-лікарняний проходить на підприємстві, мають бути документально оформлені. Аби не витрачати час на пошуки потрібних зразків – скористайтеся готовими зразками

СКАЧАТИ ЗРАЗКИ ⏩

Приклад 3: квартальна премія у розрахунку відпускних

Працівник починає у відпустку з 19.05.2025 на 14 к. днів. Зарплата працівника за розрахунковий період — 256000 грн. Також йому нарахували квартальну премію у квітні 2025 за І квартал 2025 — 15000 грн. У лютому 2025 працівник був 8 р. днів на лікарняному. Розрахунковий період маємо травень 2024–квітень 2025. Така премія включається у розрахунковий період, але її треба перерахувати:

• кількість відпрацьованих р. днів у І кварталі 2025 (за нормою без днів лікарняного) = 23 + 20 + 21 – 8 = 56 р. дн.;
• середньоденна премія за І квартал 2025 = 15000/56 = 267,86 грн.

Визначаємо місяці розподілу премії за І квартал 2025:

• квітень 2025 — перший місяць (місяць нарахування), але останній місяць розрахункового періоду;
• травень 2025 — другий місяць. Не входить у розрахунковий період;
• червень 2025 — третій місяць. Не входить у розрахунковий період.

Отже, розподіляємо лише на квітень 2025 року, у якому працівник відпрацював усю норму — 22 р. дн. Маємо такий перерахунок премії:

• квітень 2025 — 267,86 грн ×22 дн. = 5892,92 грн. «Обрізати» премію поки що не потрібно, адже враховується сума «…у розмірі «…не більше фактично нарахованої суми премії…», а 5892,92 грн < 15000 грн);

Маємо розрахунок відпускних тоді такий:

• середньоденна зарплата = (256000 +5892,92)/(366 – 0) = 261892,92 грн /366 дн. = 715,55 грн;
• відпускні = 715,55 грн × 14 дн. = 10017,70 грн.

Приклад 4: річна премія у розрахунку відпускних

Працівник бере щорічну відпустку з 20.10.2025 на 14 к. днів. Зарплата працівника за розрахунковий період — 256000 грн (без річної премії). Крім того, у січні 2025 року працівнику нарахували й виплатили річну премію за підсумками роботи за 2024 рік у сумі 15000 грн. Кількість відпрацьованих робочих днів у 2024 році — 220 (норма – 262). Тоді маємо такі дані для перерахунку премії:

• розрахунковий період — жовтень 2024–вересень 2025 (вважаємо, що святково-неробочих днів немає з причини воєнного стану, що продовжується);
• середньоденна премія за 2024 рік = 15000 грн /220 дн. = 68,18 грн.

Визначаємо місяці розподілу премії за 2025 рік:

• січень 2025 — 1-й місяць (місяць нарахування). Входить у розрахунковий період;
• лютий 2025 — 2-й місяць. Входить у розрахунковий період;
• березень 2025 — вересень 2025. Це 3-го по 9-й місяці розподілу премії. Однак вересень — останній місяць розрахункового періоду;
• жовтень 2025–грудень 2025. Це 10-й — 12-й місяці премії. Однак вони не входять у даний розрахунковий період.

Якщо вважати, що кожного місяця працівник відпрацьовував усю норму, то розподіл перерахованої премії за місяцями розрахункового періоду, виглядає так, як у таблиці нижче.

Отже, розподіляємо у розрахунковому періоді враховуємо 13295,10 грн річної премії.

Маємо такий розрахунок відпускних тоді:

• середньоденна зарплата = (256000 грн +13295,10 грн)/(365 дн. – 0 дн.) = 269295,10 грн /365 дн. = 737,79 грн;
• відпускні = 737,79 грн × 14 дн. = 10329,06 грн.

Місячна зарплатна звітність 2025: приклад заповнення і деталі змін

Місячну форму Податкового розрахунку з ЄСВ, ПДФО та військового збору Мінфін затвердив. Як змінилася форма звітності та приклади заповнення додатків до неї — в коментарі експерта

ЧИТАТИ РОЗ’ЯСНЕННЯ ЕКСПЕРТА

Чому розмір перерахованої премії відрізняються від фактичного

Зверніть увагу, що у прикладі 4, якщо продовжити перерахунок на решту місяців, то отримаємо:

• жовтень 2025 (15 дн.) — 68,18 грн × 15 дн. = 1022,70 грн (відпрацьовано лише 15 р. дн. з 23 р. дн. за нормою). Сумарна «перерахована» премія – 14249,62 грн;
• листопад 2025 (20 дн.) — 68,18 грн × 20 дн. = 1363,60 грн. Сумарна «перерахована» премія – 15749,58 грн;
• грудень 2025 (23 дн.) — 68,18 грн × 23 дн. = 1568,14 грн.

Для грудня 2024 загальна сума перерахованої премії буде 13295,10 + 1022,70 +1363,60 +1568,14 = 17249,54 грн. І ця сума виходить більшою, аніж сама річна премія (15000 грн). За правилами дану суму слід «обрізати» на рівні 15000 грн, так як період, за який нараховано премію (2024 рік) працівником відпрацьовано частково. Через це враховується сума премії у розмірі не більше фактично нарахованої. Робити це доведеться, якщо працівник піде у щорічну відпустку у грудні 2025 (перерахована премія 15681,40 грн > 15000 грн) та січні 2026 року (перерахована премія 17249,54 грн >15000 грн). В обох місяцях у розрахунку використовуємо «обрізану» до фактичної суму премії 15000 грн.

Нарахування відпускних при мінімальній зарплаті

Які відпускні при мінімальній зарплаті? Якщо відпускні працівника за повний місяць виявилися меншими за мінімальну зарплату (січень-грудень — 8000 грн), то ніяких доплат йому робити не потрібно, так як відпускні — це оплата, яку розраховують з огляду минулі доходи працівника, це не оплата його праці за виконану норму за місяць. Однак у такій ситуації звернути увагу слід на ЄСВ за такого працівника, який рахувати слід з мінімальної бази. Через це, якщо у працівника, наприклад, у лютому 2025 були відпускні 7500 грн і він весь місяць відпочивав та іншого доходу на підприємстві не мав, то доведеться на різницю 500 грн (= 8000 – 7500) донарахувати ЄСВ.

Увага: відпускні — це оплата за невідпрацьований час, тому вони можуть бути меншими за мінімальну зарплату, але краще такої ситуації уникати.

Однак обережні роботодавці за порадою бухгалтера намагаються донарахувати такому працівнику за можливості певні виплати, щоб загальна сума нарахувань за місяць, у якому були тільки відпускні, дотягнула до мінімалки. Справа в тому, що були непоодинокі випадки, коли інспектори Держпраці на місцях розглядали ситуацію недотягування відпускних до мінімалки як порушення і виписували штраф, хоча він незаконний. Незважаючи на те, що це неправильно, сперечатися у таких випадках важко.

Приклад 5: розрахунок відпускних, менших за мінімальну зарплату

Працівник пішов у відпустку на весь лютий 2025 року (з 01 лютого). Зарплата за попередні 12 місяців (лютий 2024–січень 2025) — 48500 грн.

Розрахунок відпускних:

• середньоденна зарплата = 48500 грн / (366 дн. – 0 дн. ) = 133,25 грн (лютий 2024 – високосний, тому 366 дн.);
• відпускні за лютий 2025: 133,25 грн × 28 дн. = 3731 грн ˂ 8000 грн.

Доплату до мінімальної зарплати не проводимо. Однак ЄСВ за лютий 2024 за такого працівника буде з урахуванням додаткової бази, тобто 1760 грн (=3731 грн × 0,22 + (8000 грн – 3731 грн) × 0,22 = 820,82+939,18).

ОНЛАЙН-ПОМІЧНИК ДЛЯ БУХГАЛТЕРА

Знову зміни у законах? А щоб їх! І як тепер працювати? Як добре, що онлайн-помічник у системі «Експертус Головбух» і з робочими ситуаціями допоможе розібратися, і заспокоїть. Хутчіш тисніть на посилання і заручіться надійною підтримкою експертів 👇

ОТРИМАТИ ПІДКАЗКИ

Розрахунок відпускних та відпустка за свій рахунок, простій, неповний робочий час

Як розраховуються відпускні у різних ситуаціях? Воєнний стан може спричинити появу у розрахунковому періоді:

• відпусток за свій рахунок, у т.ч. з причини карантину за ч. 2 ст. 26 Закону про відпустки;
• простою;
• неповного робочого часу;
• призупинення трудових відносин.

Ці ситуації мають певні нюанси, які слід врахувати при розрахунку відпускних у 2025 році. Таблиця тижче допоможе розібратися як нарахувати відпускні під час воєнного стану.

Зверніть увагу, що якщо на певний день припадає кілька причин щодо його виключення з розрахунку, то він виключається як один, а не як два. Наприклад, у невоєнних умовах Великдень може мати дві причини виключення — це простій + святковий/неробочий день за КЗпП. Однак вираховується він лише один раз — або як день простою, або як святково-неробочий день. Будьте уважні. Однак під час воєнного стану Великдень вважається звичайним днем, але може бути виключеним як день, на який припав простій.

Приклад 6: нарахування відпускних за період простою

На підприємстві з 01 квітня по 10 травня 2024 (40 к. дн.) було оформлено простій зі збереженням 2/3 окладу працівників. У лютому 2025 року працівник іде у щорічну відпустку строком на 14 к. днів з 10.02.2025. Зарплата працівника за минулі 12 місяців (лютий 2024–січень 2025) була рівна окладу 8000 грн, окрім місяців простою.

У даному випадку дні простою та оплата під час простою виключаються з розрахунку (абз. 6 п. 2 Порядку № 100). Це 40 к. днів. Дані за зарплатою враховуємо так:

• квітень 2024: пропускаємо повністю. За цей місяць працівник мав 8000 грн × 2/3 = 5333,33 грн доходу, який у розрахунку відпускних участі не бере;
• травень 2024: беремо оплату тільки за 15 р. днів, які були відпрацьовані: 8000 грн × (15/23) = 5217,39 грн. Є ще оплата за дні простою (8 днів) — 8000 грн × (8/23) × 2/3 = 2782,61 грн, але її не враховуємо;
• кількість днів розрахункового періоду (лютий 2024–січень 2025), які треба виключити — це 40 днів (дні простою).

Середньоденна для розрахунку відпускних = (8000 × 9 + 0 + 5217,39 + 8000)/(366 – 40 – 0) = 85217,39 грн /326 дн. = 261,40 грн.

Відпускні за лютий 2025 = 261,40 грн ×14 днів = 3659,60 грн.

Оплата праці в умовах повітряних тривог і відключення світла

• Як оформити період роботи в екстрених умовах
• Як оплатити час перебування в укритті під час повітряної тривоги
• Як оголосити/припинити простій через відключення світла

Приклад 7: відпустка за власний рахунок у розрахунковому періоді

На підприємстві працівник брав відпустку за власний рахунок з 01 лютого по 15 лютого 2024 року (15 к. днів). У лютому 2025 він іде у щорічну відпустку на 14 к. днів з 20.02.2024. Зарплата працівника за минулі 12 місяців (лютий 2024–січень 2025) завжди була рівна окладу 8500 грн, окрім місяця відпустки за власний рахунок, коли йому було нараховано 5000 грн.

Усі дні відпустки за власний рахунок треба виключити.

Розрахунок відпускних має вигляд:

• середньоденна для розрахунку відпускних = (8500 × 11 + 0 + 5000)/(366 – 15 – 0) = 98500 грн /351 дн. = 280,63 грн;
• відпускні за лютий–березень 2025 = 280,63 грн × 14 днів = 3928,82 грн.

Приклад 8: розрахунок відпустки якщо в розрахунковому періоді неповний робочий тиждень

На підприємстві на період з 01 березня по 10 травня 2024 року був установлений неповний робочий тиждень. У березні 2025 працівник іде у щорічну відпустку на 14 к. днів з 13.03.2025. Зарплата працівника за минулі 12 місяців завжди була рівна окладу 8000 грн, окрім періоду роботи на неповний робочий час, а також у січні та лютому 2025 було нараховано 9000 грн. У березні 2024 року працівник відпрацював 10 р. днів, у квітні 2024 ­— 9 р. днів, а у травні 2024­ — 12 р. днів.

У цьому випадку всі робочі дні тижня рахуються, хоча роботи й не було. Розраховуємо зарплату за місяці неповного робочого тижня:

• березень 2024: 8000 грн × (10/20) = 4000 грн;
• квітень 2024: 8000 грн × (9/23) = 3130,43 грн;
• травень 2024: 8000 грн × (12/22) = 4363,64 грн;
• кількість днів розрахункового періоду (березень 2024–лютий 2025), які треба виключити: 0 днів, так як святково-неробочі дні під час воєнного стану відсутні.

Середньоденна для розрахунку відпускних = (8000 × 8 + 4000 + 3130,43 + 4363,60+ 9000×2)/(365 – 0) = 93494,03 грн /365 дн. = 256,15 грн.

Розрахунок відпускних при неповному відпрацьованому році/тижні за березень 2025 = 256,15 грн × 14 дн. = 3586,10 грн.

Приклад 9: нарахування відпускних у разі призупинення дії трудового договору

Компенсація відпустки при звільненні. На підприємстві на період з 24 березня 2024 по 25 квітня 2024 року (32 к. дн.) за заявою працівника трудовий договір було призупинено. У щорічну відпустку він іде у березні 2025 року на 14 к. днів. Як наслідок, маємо розрахунковий період березень 2024–лютий 2025. За цей період йому було нараховано 160000 грн зарплати.

Маємо розрахунок:

• тривалість розрахункового періоду: 365 – 32 – 0 = 333 к. дн. (0 – це кількість святково-неробочих днів, яких немає з причини воєнного стану);
• середньоденна зарплата: 160000 грн / 333 дн. = 160000 грн /333 дн. = 480,48 грн;
• відпускні: 480,48 грн × 14 = 6726,72 грн.

Приклад 10: розрахунок і виплата відпускних у разі втрати облікових даних через війну

Підприємство було евакуйоване з регіону, де головний офіс разом з документами був знищений унаслідок бомбардування заводу. Облікові дані за період з 01 березня по 10 квітня 2024 року не збереглися (40 к. днів, якщо рахувати з 01 березня 2024), зокрема втрачений табель обліку робочого часу та відомість нарахування зарплати.

Працівник евакуювався разом з підприємством і у березні 2025 року йде у відпустку на 14 к. днів. Розрахунковий період: березень 2024–лютий 2025 (365 к. днів). За цей період йому було нараховано 180 тис. грн на основі тих облікових даних, які збереглися. Якщо за втрачений період у працівника все ж таки були якісь виплати, — їх у 180 тис. грн не враховуємо.

У даній ситуації, звичайно, можна спробувати документи відновити, але вигідніше для працівника даний період не враховувати, аби середня зарплата у нього була більша.

Маємо:

• середньоденна зарплата: 180000 грн/(365 – 40) = 180000 грн / 325 дн. = 553,85 грн;
• відпускні = 553,85 грн × 14 дн. = 7753,90 грн.

Відпускні в бухгалтерському обліку: приклад

Розглянемо ситуацію відображення в обліку розрахованих раніше відпускних у підприємства, яке застосовує забезпечення (резерв) відпускних. Його застосування обов’язкове (п. 13 НП(С)БО 11 «Зобов’язання»). Нарахування відпускних здійснюється за дебетом субрахунку 471 «Забезпечення виплат відпусток».

Перш ніж нарахувати відпускні треба вже мати нараховане перед цим забезпечення (резерв) відпускних. Воно нараховується одночасно з нарахуванням зарплати. Для його розрахунку використовується уже згаданий раніше коефіцієнт резервування, який переглядається щороку до нарахування зарплати за січень.

Увага: коефіцієнт резервування визначаємо щороку, як правило, у січні.

Отже, послідовність така:

• нарахували зарплату без відпускних;
• розрахували забезпечення відпускних;
• нарахували забезпечення відпускних;
• нарахували відпускні.

Однак дозволено не створювати забезпечення відпускних лише таким підприємствам (п. 7 розділу І НП(С)БО 25 «Спрощена фінансова звітність»):

• мікропідприємства;
• непідприємницькі товариства, наприклад неприбуткові організації.

Вищезгадані підприємства нараховують відпускні тими ж проведеннями, що й решту зарплати, тобто бухгалтерські проведення з відпускних та з решти зарплати у них не відрізняються.

Увага: резерв відпусток нараховується лише щодо щорічних відпусток та додаткових соціальних відпусток «на дітей».

При розрахунку самого забезпечення слід пам’ятати також про існування ЄСВ. Так як витрати на відпускні, це ще й витрати на пов’язаний з ними ЄСВ, то розмір створеного забезпечення при нарахуванні зарплати має враховувати й ЄСВ. На практиці це просто виглядає як збільшення нарахованого забезпечення:

• на 1.22 — для звичайних працівників;
• на 1,0841 — для працівників, які є особами з інвалідністю.

Можна затвердити уже готовий коефіцієнт резервування, який збільшений на коефіцієнт ЄСВ.

Перехідні відпускні: як врахувати до середньої зарплати для лікарняних і відпускних

• Перехідні відпускні нарахували за місяці розрахункового періоду, але поза його межами
• Перехідні відпускні нарахували в межах розрахункового періоду, але поза його місяцями
• Компенсація за невикористану відпустку, набуту до 31.12.2023, враховуючи виплати, нараховані у 2023 році

Приклад 11: бухгалтерські проведення з нарахування відпускних (нарахування відпускних проводки)

При розрахунку зарплати за лютий 2025 року отримано такі дані за адмінперсоналом:

• зарплата (без відпускних) — 200000 грн;
• відпускні — 18000 грн.

Коефіцієнт резервування відпускних, який визначений на початку січня 2025 року та затверджений наказом підприємства — 0,0811.

Бухгалтерські проведення тоді будуть такі, як у таблиці нижче.

Як визначають коефіцієнт резервування відпускних

Наостанок наводимо шпаргалку з визначення коефіцієнта резервування. Додамо, що такого приблизного розрахунку цілком достатньо. Ретельно вираховувати коефіцієнт резервування потреби немає, так як все одно він залишається наближеним через те, що базується на планових показниках. Крім того, нараховане забезпечення відпускних можна в кінці кварталу або року відкоригувати на дату балансу (п. 17 НП(С)БО 11).

Порахований коефіцієнт забезпечення відпусток потрібно затвердити наказом підприємства. Особливо це стосується платників податку на прибуток, адже нарахування забезпечення зменшує фінансовий результат, що може бути об’єктом уваги в ході податкової перевірки.

Приклад 12: визначення коефіцієнта резервування відпускних

У січні 2025 року маємо такі показники:

• плановий фонд зарплати (ФЗП) на 2025 рік – 2 900 000 грн;
• заплановані відпускні на 2025 рік – 217500 грн.

Тоді розрахунок такий:

• коефіцієнт резервування = 217500 грн /(2900000 грн – 217500 грн) = 0,0811.

Якщо, наприклад, адмінперсоналу у лютому 2025 року нараховано 200000 грн зарплати, то тоді забезпечення оплати відпусток, враховуючи ще й існування ЄСВ, має бути нараховане у такому розмірі:

• 200000 грн ×0,0811 × 1,22 = 1978,84 грн.