Інвентаризація ліків і медвиробів у КНП: перевірка наявності та документування

Керівні документи:

• Положення про інвентаризацію активів та зобов’язань, затверджене наказом Мінфіну від 02.09.2014 № 879 (далі — Положення № 879);
• Методичні рекомендації ведення обліку лікарських засобів та медичних виробів у закладах охорони здоров’я, затверджені наказом МОЗ від 09.09.2014 № 635, у редакції наказу МОЗ від 02.01.2019  № 15.

Відповідає за інвентаризацію керівник КНП. З його наказу й розпочинається перевірка. Цим наказом керівник:

• створює інвентаризаційну комісію;
• призначає її голову та членів;
• визначає обсяг і строки інвентаризації.

Є випадки обов’язкової інвентаризації у медзакладі, коли її строки та обсяг установлює не керівник, а законодавство. Щоб не забувати про них, користуйтеся Шпаргалкою.

 Коли інвентаризація обов’язкова. Шпаргалка Скачати

Якщо роботи багато, можете одночасно створити кілька робочих комісій. До складу інвентаризаційної комісії/робочих комісій уключіть керівників закладу, працівників бухгалтерії та фахівців, що знають об’єкти інвентаризації.

Етапи інвентаризації:
1) підготовка;
2) перевірка наявності та стану ЛЗ і МВ;
3) перевірка та оформлення результатів.

Інвентаризувати доведеться не лише те, що око бачить чи рука вловить, а й засоби «в дорозі» чи на зовнішньому зберіганні, а також процеси, як-от незавершені науково-дослідні роботи.

  Результати інвентаризації ліків — у бухобліку та фінзвітності

Інвентаризували ліки та медвироби, задокументували інвентаризацію — відобразіть у бухобліку та фінзвітності результати перевірки: лишки, нестачі, зіпсовані й непридатні засоби. Як це зробити, розглянемо на прикладі.

Приклади для КНП

Як підготуватися до інвентаризації

До інвентаризації готуються бухгалтерія та МВО.

Бухгалтерія опрацьовує документи щодо руху ЛЗ та МВ і визначає їх залишки у розрізі МВО та місць зберігання.

МВО розміщують ЛЗ та МВ у місцях зберігання у зручному для інвентаризації порядку — за найменуваннями, видами тощо. ЛЗ та МВ, придбані власним коштом, потрібно відокремлювати від тих, які придбали коштом бюджету за певною програмою чи отримали від благодійників.

Відтак починає працювати комісія.

Що та як перевіряти

Інвентаризація має бути суцільною: охоплювати всі ЛЗ та МВ, незалежно від місцезнаходження. Інвентаризаційна комісія зобов’язана працювати повним складом та в присутності МВО. Під час інвентаризації комісія:

• визначає фактичну наявність ЛЗ та МВ —
  – підрахунками, зважуванням чи вимірюванням;
  – окремо за кожною МВО;
  – у розрізі субрахунків;
• виявляє лишки та нестачі ЛЗ і МВ — зіставленням фактичної наявності з даними бухобліку;
• виявляє зіпсовані та прострочені ЛЗ і МВ, які потрібно вилучити з обігу;
• перевіряє документи, а саме наявність —
  – наказів про призначення МВО;
  – письмових договорів із МВО про повну індивідуальну матеріальну відповідальність;
  – підписів МВО у підтвердних документах про одержання ЛЗ і МВ.

Результати інвентаризації комісія фіксує в інвентаризаційних описах (як їх оформлювати — читайте в наступному розділі статті).

Частини ЛЗ і МВ не буде в медзакладі. Це засоби та вироби:

• що перебувають «в дорозі» або на складах інших установ чи підприємств — на відповідальному зберіганні, на комісії, у переробці;
• відвантажені покупцям і не оплачені вчасно.

Їх також інвентаризуйте. Зокрема, комісія має перевірити обгрунтованість сум на рахунках бухобліку. Визнавайте ці суми, якщо їх підтверджують належно оформлені:

• рахунки постачальників;
• копії платіжних вимог (рахунків-фактур), що пред’явлені покупцям;
• охоронні розписки, переоформлені на дату інвентаризації або близьку до неї.

Інформацію про ЛЗ та МВ поза медзакладом заносьте до окремих описів. Не заповнюйте ці описи зі слів МВО або на підставі даних обліку без перевірки.

Спецодяг і постіль, які заклад передав у прання чи на ремонт, інвентаризуйте на підставі документів надавача послуг.

Не ігноруйте тару. Інформацію про неї зазначте в описі за видами, призначенням та якісними показниками: нова; була у вжитку, тобто оприбуткована після використання ЛЗ; слід повернути постачальнику; зіпсована тощо. На непридатну тару складіть акт списання, де зазначте причини псування.

Непридатні або зіпсовані ЛЗ та МВ фіксуйте в окремому описі. Записи складайте за формою:

• найменування зіпсованого ЛЗ/МВ;
• кількість;
• причини, ступінь і характер псування;
• пропозиції щодо знецінення, списання прострочених ліків або використання в господарських цілях.

Незавершені науково-дослідні роботи інвентаризуйте за темами/договорами медичних досліджень. Комісія має встановити:

• наявність договору із замовником;
• правильність відображення фактичних витрат за темою та наявність невикористаних матеріальних цінностей;
• причини значного або необгрунтованого відхилення фактичних витрат від кошторисної вартості;
• урахування витрат за закінченими і сплаченими замовником роботами.

 Як задокументувати інвентаризацію

• Складаємо та перевіряємо документи
• Відображаємо в обліку

Як перевірити матеріали інвентаризації

Після інвентаризації комісія передає бухгалтерії затверджений протокол інвентаризації; інвентаризаційні описи (акти інвентаризації) за підписами голови, членів інвентаризаційної комісії та МВО; додатки до описів та пояснення відповідальних осіб щодо нестач і лишків.

Бухгалтерія:

• перевіряє оформлення документів інвентаризації;
• підраховує вартість ЛЗ та МВ відповідно до їх фактичної наявності;
• вносить відомості про кількість, ціну і вартість ЛЗ та МВ, відображені в обліку;
• підсумовує показники за всіма графами кожного інвентаризаційного опису;
• порівнює фактичну наявність з даними бухгалтерського обліку за всіма найменуваннями ЛЗ та МВ.

Якщо виявите неправильно оформлені матеріали інвентаризації, поверніть їх інвентаризаційній комісії для доопрацювання.

Результати інвентаризації з протоколу бухгалтерія відображає в обліку та фінзвітності того звітного періоду, коли завершили інвентаризацію. Про це — у наступній статті.