Из-за карантина у работников меняются отпускные планы. Надо срочно решать, что делать с отпуском, который пришлелся на этот период, как отвечать сотрудникам, которые хотят перенести отпуск на другое время, когда отпуск переносить нельзя, а в каких случаях можно действовать на усмотрение работодателя. Об этом и поговорим.
Когда можно перенести ежегодный отпуск
Из-за закрытия границ и транспортных ограничений путешествия работников переносятся. Некоторые работники, которые запланировали отпуска, пришедшиеся на время карантина, захотят перенести отдых. Что нужно знать бухгалтеру, если работник обратился с просьбой внести изменения в график отпусков?
Работодатель не обязан по желанию работника переносить отпуск на другой период. Исключение-ситуации, перечисленные в статье 11 Закона "Об отпусках" от 15.11.1996 № 504/96-ВР (далее – Закон Об отпусках).
Отпуск должны перенести, если работник:
1) узнал о начале отпуска позже, чем за две недели до его начала;
2) не получил вовремя отпускные.
Обратите внимание! Выплатить отпускные должны не позднее чем за три дня до начала отпуска (ст. 21 Закона об отпусках). Исчисляют этот срок в календарных днях. То есть если, например, первый день отпуска — 17 марта, то последним днем выплаты заработной платы за время отпуска является 13 марта (письмо Минтруда от 26.06.2009 № 155/13/116-09).
Отпуск также должен быть перенесен на другой период или продлен в случаях:
- болезни работника, засвидетельствованной в установленном порядке, а также наступление срока отпуска по беременности и родам;
- совпадения ежегодного отпуска с учебным отпуском;
- выполнения работником государственных или общественных обязанностей, если согласно законодательству, он подлежит освобождению на это время от основной работы с сохранением заработной платы.
Поэтому как видим, карантин то форс-мажор не является основанием, чтобы в обязательном порядке переносить ежегодный отпуск работника. Но есть ситуации, когда работодатель не обязан, но вправе перенести отдых на просьбу работника.
1. Приказ на отпуск не оформляли, отпускные еще не выплатили
Если работник еще не в отпуске, приказ на отпуск еще не оформляли, а отпускные не перечислили, перенести отпуск не сложно. Нужно только оформить документы.
Предложите работнику написать заявление о переносе ежегодного отпуска. В ней указать причину отмены отпуска и новые даты отдыха (см. Образец).
СКАЧАТЬ ОБРАЗЕЦ
Важно! Новый период предоставления отпуска работник должен согласовать с работодателем.
На основании заявления издайте приказ о переносе отпуска на другой период, внесите изменения в график отпусков.
2. Работник получил отпускные, но отпуск не началась
Если работник еще не в отпуске, но директор уже издал приказ, а бухгалтер пересчитал отпускные, перенести отпуск все еще можно. Как действовать в таком случае?
Документы. Помимо заявления сотрудника нужен приказ работодателя, который отменяет предыдущий приказ об отпуске и переносит отпуск на другой срок; или предоставляет отпуск с новыми датами (см. Образец).
СКАЧАТЬ ОБРАЗЕЦ
На основе приказа внесите изменения в график отпусков. Для таких случаев в графике отпусков предусмотрите графу «Перенос» со столбцами: дата и номер приказа, новая дата.
Отпускные. Если отпуск переносят в пределах одного месяца, заново пересчитывать отпускные не нужно. Ведь среднедневной заработок будет таким же.
Однако если отпуск переносится на другой месяц, отпускные придется рассчитать заново — на основании нового расчетного периода. В таком случае сторнируйте отпускные вместе с начисленными на них ЕСВ и удержанными НДФЛ и военным сбором.
Выплаченные средства также можете зачесть в счет ближайшей выплаты заработной платы.
Подробнее рассмотрим на примере.
Якщо не хочете зробити помилки, яких припустилися ваші колеги — прочитайте поради експертів. Вони допоможуть гідно і з найменшими втратами витримати інспектування Держпраці.
Пример. 13 апреля 2020 года бухгалтер начислила работнику 8340,00 грн отпускных. Из них оплатила 1501,20 грн НДФЛ и 125,1 грн военного сбора. На следующий день работник попросил перенести отпуск на июнь 2020 года.
№ п/п | Содержание хозяйственной операции | Бухгалтерский учет | Сумма, грн |
Дт | Кт |
1. | Работнику начислили отпускные | 471 | 661 | 8340,00 |
2. | Удержано из отпускных: | 661 661 | 641 642 | 1501,20 125,10 |
3. | Начислен ЕСВ на отпускные | 471 | 651 | 1834,80 |
4. | Перечислено в бюджет | 651 641 642 | 311 311 311 | 1834,80 1501,20 125,10 |
5. | Перечислены отпускные на карточку работника | 661 | 311 | 6713,70 |
6. | Начислили заработную плату за первую половину апреля | 92 | 661 | 10725,00 |
7. | Удержали сумму отпускных методом «сторно» (10725,00 – 8340,00 = 2385,00) | [471] | [661] | -8340,00 |
8. | Начислен ЕСВ на сумму зарплаты (за минусом отпускных) | 92 | 651 | 524,70 |
9. | Удержано из заработной платы: | 661 661 | 641 642 | 429,30 35,78 |
10. | Перечислено в бюджет | 651 641 642 | 311 311 311 | 524,70 429,30 35,78 |
11. | Выплачена заработная плата работнику за первую половину апреля | 92 | 311 | 1919,92 |
В форме № 1 ДФ отдельно показывать сумму сторнированного НДФЛ и военного сбора с отпускных не нужно.
Может ли инициировать перенос отпуска работодатель
Отдельные предприятия на время карантина не только не сократили свое производство, а наоборот – увеличили объем работ. Это, в частности, службы доставки, приготовления пищи на вынос и прочее. Поэтому в таком вполне возможна ситуация, когда перенести запланированный отпуск работника работодатель захочет. Что по этому поводу говорит законодательство?
Инициировать перенос отпуска работодатель может за производственной необходимости – в случаях, когда предоставление отпуска в ранее обусловленный период может неблагоприятно отразиться на работе предприятия. Однако, должны соблюсти определенные условия:
- есть письменное согласие работника и согласие профсоюза;
- работник отгуляет в текущем рабочем году отпуск, продолжительностью не менее чем 24 к. дн.;
- основная часть ежегодного отпуска работника составит не менее 14 календарных дней.
Письменное согласие работника можно оформить как составляющую докладной записки или как отдельный документ.
Можно ли отправить работника в ежегодный отпуск через карантин
Предоставление любого отпуска на время карантина возможно только с согласия работника. В частности, ежегодный оплачиваемый отпуск может быть предоставлен только по предварительному согласованию ее сроков по заявлению работника или по графику отпусков. Работодатель не имеет возможности принуждать «уйти» в ежегодный оплачиваемый отпуск или в отпуск без сохранения заработной платы .
Важно! Принудительно отправить работника в ежегодный отпуск через карантин работодатель не имеет права.
Стаття підготовлена за матеріалами журналу "Головбух"
