Через карантин у працівників змінюються відпускні плани. Треба терміново вирішувати що робити зі щорічною оплачуваною відпусткою під час карантину, як відповідати працівникам, які хочуть перенести відпустку під час карантину на інший час, коли відпустку під час карантину переносити не можна, а в яких випадках можна діяти на розсуд роботодавця. Про це і поговоримо.
Коли можна перенести щорічну відпустку під час карантину
Через закриття кордонів і транспортних обмежень подорожі працівників переносяться. Деякі працівники, які запланували відпустки що припали на час карантину, захочуть перенести відпочинок. Що потрібно знати бухгалтерові, якщо працівник звернувся із проханням внести зміни до графіка відпусток?
Роботодавець не зобов’язаний за бажанням працівника переносити відпустку на інший період. Виняток – ситуації, що перелічені у статті 11 Закону «Про відпустки» від 15.11.1996 № 504/96-ВР (далі – Закон про відпустки).
Відпустку маєте перенести, якщо працівник:
1) дізнався про початок відпустки пізніше, ніж за два тижні до її початку;
2) не отримав вчасно відпускні.
Зверніть увагу! Виплати відпускні маєте не пізніше ніж за три дні до початку відпустки (ст. 21 Закону про відпуски). Обчислюють цей строк у календарних днях. Тобто якщо, наприклад, перший день відпустки — 17 березня, то останнім днем виплати заробітної плати за час відпустки є 13 березня (лист Мінпраці від 26.06.2009 № 155/13/116-09).
Відпустку також має бути перенесено на інший період або подовжено у випадках:
- хвороби працівника, засвідченої в установленому порядку, а також настання строку відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами;
- збігу щорічної відпустки з навчальною відпусткою;
- виконання працівником державних або громадських обов’язків, якщо згідно із законодавством він підлягає звільненню на цей час від основної роботи зі збереженням заробітної плати.
Тож як бачимо, карантин чи то форс-мажор не є підставою, аби в обов’язковому порядку переносити щорічну відпустку працівника. Але є ситуації, коли роботодавець не зобов’язаний, але вправі перенести відпочинок на прохання працівника.
1. Наказу на відпустку не оформляли, відпускні ще не виплатили
Якщо працівник ще не у відпустці, наказу на відпустку ще не оформляли, а відпускні не перерахували, перенести відпустку не складно. Потрібно тільки оформити документи.
Запропонуйте працівникові написати заяву про перенесення щорічної відпустки через карантин. У ній вказати причину відміни відпустки і нові дати відпочинку (див. Зразок).
СКАЧАТИ ЗРАЗОК
Важливо! Новий період надання відпустки працівник має погодити з роботодавцем.
На підставі заяви видайте наказ про перенесення відпустки на інший період, внесіть зміни до графіка відпусток.
2. Працівник отримав відпускні, але відпустка не розпочалась
Якщо працівник ще не у відпустці, але директор вже видав наказ, а бухгалтер перерахував відпускні, перенести відпустку все ще можна. Як діяти у такому випадку?
Документи. Окрім заяви працівника, потрібен наказ роботодавця, який скасовує попередній наказ про відпустку та переносить відпустку на інший термін або надає відпустку з новими датами (див. Зразок).
СКАЧАТИ ЗРАЗОК
На основі наказу внесіть зміни у графік відпусток. Для таких випадків у графіку відпусток передбачте графу «Перенесення» зі стовпчиками: дата і номер наказу, нова дата.
Відпускні. Якщо відпустку переносять у межах одного місяця, заново перераховувати відпускні не потрібно. Адже середньоденний заробіток буде таким же.
Однак якщо відпустка переноситься на інший місяць, відпускні доведеться обчислити заново — на підставі нового розрахункового періоду. У такому випадку сторнуйте відпускні разом із нарахованими на них ЄСВ й утриманими ПДФО та військовим збором.
Виплачені кошти також можете зарахувати у рахунок найближчої виплати заробітної плати.
Детальніше розглянемо на прикладі.
Якщо не хочете зробити помилки, яких припустилися ваші колеги — прочитайте поради експертів. Вони допоможуть гідно і з найменшими втратами витримати інспектування Держпраці.
Приклад. 13 квітня 2020 року бухгалтер нарахувала працівникові 8340,00 грн відпускних. Із них сплатила 1501,20 грн ПДФО та 125,1 грн військового збору. Наступного дня працівник попрохав перенести відпустку на червень 2020 року.
№ п/п | Зміст господарської операції | Бухгалтерський облік | Сума, грн |
Дт | Кт |
1. | Працівникові нарахували відпускні | 471 | 661 | 8340,00 |
2. | Утримано із відпускних: | 661 661 | 641 642 | 1501,20 125,10 |
3. | Нараховано на відпускні ЄСВ | 471 | 651 | 1834,80 |
4. | Перераховано до бюджету - ЄСВ;
- ПДФО;
- військовий збір;
| 651 641 642 | 311 311 311 | 1834,80 1501,20 125,10 |
5. | Перераховано відпускні на картку працівника | 661 | 311 | 6713,70 |
6. | Нарахували заробітну плату за першу половину квітня | 92 | 661 | 10725,00 |
7. | Утримали суму відпускних методом «сторно» (10725,00 – 8340,00 = 2385,00) | [471] | [661] | -8340,00 |
8. | Нараховано ЄСВ на суму зарплати (за мінусом відпускних) | 92 | 651 | 524,70 |
9. | Утримано із заробітної плати: | 661 661 | 641 642 | 429,30 35,78 |
10. | Перераховано до бюджету - ЄСВ;
- ПДФО;
- військовий збір;
| 651 641 642 | 311 311 311 | 524,70 429,30 35,78 |
11. | Виплачено заробітну плату працівникові за першу половину квітня | 92 | 311 | 1919,92 |
У формі № 1 ДФ окремо показувати суму сторнованого ПДФО і військового збору з відпускних не потрібно.
Чи може ініціювати перенесення відпустки під час карантину роботодавець
Окремі підприємства на час карантину не тільки не скоротили своє виробництво, а навпаки – збільшили обсяг робіт. Це, зокрема, служби доставки, приготування їжі на винос тощо. Тож у такому цілком можлива ситуація, коли перенести заплановану відпустку працівника захоче роботодавець. Що з цього приводу каже законодавство?
Ініціювати перенесення відпустки роботодавець може через виробничу необхідність – у випадках, коли надання відпустки в раніше обумовлений період може несприятливо відобразитися на роботі підприємства. Однак, маєте дотримати певних умов:
- є письмова згода працівника та згода профспілки;
- працівник відгуляє в поточному робочому році відпустку, тривалістю не менше ніж 24 к. дн.;
- основна частина щорічної відпустки працівника становитиме не менше 14 календарних днів.
Письмову згоду працівника можна оформити як складову доповідної записки або як окремий документ.
Чи можна відправити працівника у щорічну відпустку через карантин
Надання будь-якої відпустки на час карантину можливе тільки за згодою працівника. Зокрема, щорічна оплачувана відпустка може бути надана тільки за попереднім узгодженням її термінів за заявою працівника або згідно з графіком відпусток. Роботодавець не має можливості примушувати «піти» у щорічну оплачувану відпустку або ж у відпустку без збереження заробітної плати.
Важливо! Примусово відправити працівника у щорічну відпустку через карантин роботодавець не має права.
Стаття підготовлена за матеріалами журналу "Головбух"
