Кто подает форму 1ДФ
Полная названий этого отчета бухгалтеры называют формой 1ДФ – Налоговый расчет сумм дохода, начисленного (уплаченного) в пользу физических лиц, и сумм удержанного с них налога. Он утвержден приказом Минфина от 13.01.2015 г. № 4. Этим же приказом утвержден и Порядок заполнения и представления формы 1ДФ (далее - Порядок № 4).
⚡️ ЭКСКЛЮЗИВНО: ОБРАЗЦЫ ЗАПОЛНЕНИЯ ЕДИНОЙ ОТЧЕТНОСТИ 2021 ⚡️
Внимание: форма 1ДФ имеет статус декларации и ее подают все налоговые агенты, которые выплачивают доходы физлицам
Отчет подают все субъекты хозяйствования, которые обязаны начислять, удерживать и уплачивать НДФЛ и военный сбор (ВС) от имени физлиц, которым они выплачивают доходы. Таких субъектов называют налоговыми агентами и ими могут быть юрлица, ФЛП и лица, осуществляющие независимую профессиональную деятельность. Их организационно-правовой статус и система налогообложения значения не имеют. Например, налоговыми агентами являются:
- все работодатели;
- получатели услуг от физлиц на основе гражданско-правовых договоров (ГПД) за выполненные работы, оказанные услуги;
- банки по процентам на депозиты;
- нотариусы, оформляющие наследство, операции с недвижимостью;
- арендаторы, пользующиеся арендованным у физлиц имуществом, например при выплате доходов физлицам за сдачу ими в аренду (субаренду, эмфитевзис) земельных участков, паев (п. 168.4.9 НКУ).
Сомневаетесь, как правильно заполнять инновационную отчетность, на какие реквизиты обратить особое внимание, по какому порядком отображать переходные больничные и отпускные, что именно изменили в правилах отчетности по сравнению с формами Д4 и 1ДФ? Ответы на эти и другие практические вопросы по ссылке ниже.
Когда и куда подавать форму 1ДФ
Когда. Форму № 1ДФ налоговые агенты подают ежеквартально в течение 40 календарных дней, следующих за последним днем отчетного квартала (п. 2.1 Порядка № 4). Если предельная дата представления отчета - выходной или праздничный день, последним днем представления будет следующий после него рабочий день. Да, за IІI квартал 2020 года нужно отчитаться до 09 ноября 2020 года включительно (понедельник).
Куда. Налоговые агенты подают отчет по месту своего расположения (пп. “б” п. 176.2 НКУ). Это значит, ФЛП и независимые – по месту своего жительства, а юрлица – по своему месту нахождения.
Куда подавать обособленным подразделениям. Здесь ситуация зависит от тех прав, которыми наделен филиал или обособленное подразделение по начислению зарплаты, удержанию и перечислению НДФЛ и военного сбора:
- если наделены таким правом – они должны самостоятельно подавать форму № 1ДФ в орган ГНС по своему местонахождению;
- если нет – юрлицо отчитывается и подает форму № 1ДФ как отдельную порцию (так называются обособленные части формы 1ДФ, можно сказать “томы”) в орган ГНС по своему местонахождению и направляет копию в орган ГНС, где находится обособленное подразделение. В такой порции должны быть сведения про физлица-работников такого подразделения.
Если доходов за квартал не было
Действительно может возникнуть такая ситуация, что доходов не было. Например, ФЛП имеет одну работницу, которая ушла в декрет и новую не нанимал. Также ситуация актуальной стала во время весеннего карантина 2020, когда были разрешены отпуска без сохранения зарплаты на весь период карантина. Не исключением здесь может быть и III квартал 2020 – в разных предприятиях и в разных регионах ситуация из-за адаптивного карантина своя.
Если доходы не начислялись то форму 1ДФ можно не подавать (пп. “б” п. 176.2 НКУ, п. 2.2. Порядка № 4, также разъяснение ГУ ГНС в Запорожской области).
Формат подачи отчета № 1ДФ
Штатная численность работников юридического лица | Сколько порций подавать |
до 1000 человек | единственным документом одной порцией |
более 1000 человек | можно представить несколькими порциями, каждая порция является отдельным налоговым расчетом со своим номером |
Форму № 1ДФ можно подать в один из способов:
- в электронном виде при наличии ключей КЭП;
- на бумаге вместе с электронной формой на флешке или диске;
- только в бумажной форме, если в нем не более 10 строк.
Бумажную форму № 1ДФ можно направить в ГНС по почте (письмом с уведомлением о вручении) или подать лично.
Если форма подается в бумажном виде, то должно быть 2 экземпляра (п. 2.3 Порядка № 4) Один из них возвращается с подписью лица, ответственного за прием расчета, штампом и поставленным номером на порции.
Форма 1ДФ пример заполнения
Форма 1ДФ - порядок заполнения
Рассмотрим теперь как подготовить и заполнить этот расчет.
Название (код) реквизита | Заполнение |
Заглавная часть | |
Реквизит "Работало по трудовым договорам (контрактам)" | Указываем количество лиц, которые в отчетном периоде работали по трудовым договорам (контрактам) у налогового агента. Сюда входят как работающие по основному месту работы, так и внешние совместители (ВИР 103.25). Если численность работников в течение отчетного периода менялась, то указывают их максимальное количество за период (ВИР 103.25). В это количество не включают работниц, находящихся в отпусках в связи с беременностью и родам и по уходу за ребенком до 3 х лет (или 6 лет) независимо от того, был их выплачен доход (разъяснение ВИР 103.25). Также здесь не приводятся работники в отпуске без сохранения зарплаты за весь период и лица, призванные на военную службу (ВИР 103.25). Этот реквизит заполняется только для первой порции расчета. |
Реквизит "Работало по гражданско-правовым договорам" | Указываем количество лиц, получавших доходы от налогового агента по гражданско-правовым договорам. Этот реквизит заполняется только для первой порции расчета. Сюда не включаются ФЛП, а также те лица, которые получали доходы по договорам аренды недвижимого (движимого) имущества (разъяснение ВИР 103.25). |
Реквизит "Порция №" | Порция - это разделение отчета на части. Количество порций зависит от количества работающих:
Если количество работающих не превышает 1000 человек, то в правой ячейке ставим "1". Прочерков ставить не нужно. |
Реквизит "Тип налогового агента" | Проставляет отметку "Юридическое лицо" или "Самозанятое лицо" |
Квартал, год | Квартал ставим числами: 01, 02, 03, 04. Ставим год. Никаких точек между цифрами ставить не нужно. |
Наименование и налоговый адрес налогового агента | Вписываем наименование юрлица или фамилия, имя, отчество полностью физлица-предпринимателя. При этом каких-то приписок типа "ФЛП" и т.п. делать здесь не требуется. Указываем налоговый адрес агента. |
Контролирующий орган | Вписываем наименование контролирующего органа, которому подается отчет. |
Как заполнить раздел I формы 1ДФ Раздел 1 Сумы дохода, начисленного (уплаченного) в пользу физических лиц, и суммы удержанного с них налога | |
№ п/п (1) | Отражаем номер строки заполняется. Нумерацию осуществляем последовательно. |
Налоговый номер или серия и номер паспорта (2) | Указываем регистрационный номер учетной карточки налогоплательщика. Паспорт можно указывать только, если физлицо имеет религиозные убеждения и об этом стоит соответствующая отметка в самом паспорте. Заполняем слева направо без пропусков и пробелов. |
Сумма начисленного дохода (грн, коп.) (3а) | Отражаем сумму дохода, который был начислен физлицу за отчетный квартал (в грн с копейками). Сумма указывается полностью ("грязными"), то есть отнимать НДФЛ и ВС не требуется. Правая ячейка в гр. 3а и других подобных графах предназначена для отображения копеек (точки или запятой при этом ставить не нужно). Доходы отражаем в разрезе их признаков (признаки приведены в комментарии ниже в гр. 5). Каждая сумма дохода по определенному признаку указывается отдельно. Если работник получал несколько различных доходов, то на него заполняется несколько строк с разными кодами признаков (графа 5), но одинаковыми идентификационными номерами в графе 2. Если начислялся доход в натуральной форме, то сумму начисленного дохода следует показать с учетом натурального коэффициента 1,291951 (п. 164.5 НКУ, а также разъяснения ГНС 103.25 ВИР, 1,29195= 1/(1–0,18)). |
Сумма выплаченного дохода (грн, коп.) (3) | Отражаем сумму выплаченного дохода физлицу (в грн с копейками). Сумма отмечается полностью, - отнимать НДФЛ и ВС не требуется. Если физлицу зарплату или иной доход выплатили в полной сумме, то сумма гр. 3а = сумме гр. 3. Если выплата зарплаты происходит в другом месяце, чем ее начисления, то необходимо включать ее выплату к тому периоду, в котором она была начислена. Например, если зарплата за сентябрь была выплачена в октябре (до 7 октября), то ее выплату отражаем в гр. 3 расчета за ІІI квартал. |
Сумма удержанного налога (грн, коп.): начисленного (4а) перечисленного (4) | Вносим сумму НДФЛ (в грн с копейками), начисленного и удержанного в разрезе признаков дохода и признаков налоговой социальной льготы. В гр. 4 указываем суммы уплаченного НДФЛ (в грн с копейками) по аналогичному правилу к гр. 3: сумма уплаченного НДФЛ отражается в том периоде, к которому она относится, при регулярной выплате зарплаты. То есть, НДФЛ уплаченный в октябре (до 7 октября) при выплате зарплаты за сентябрь относится к отчету за ІІI квартал, а не IV квартал. |
Признак дохода (5) | Указываем признак (Код) начисленного физлицу дохода. По каждому лицу заполняем столько строк, сколько видов дохода она получила от налогового агента. Обязательно при этом каждый раз заполняется гр. 2 формы 1ДФ (порядковый номер). Справочник признаков доходов можно найти в приложении к Порядку № 4. Наиболее распространенные признаки:
Внимание: в 2020 г. признаки доходов и их наполнение несколько менялись (см. ниже Изменения 2020 к признаков доходов). |
Дата приема на работу (6) увольнение с работы (7) | Заполняем только для лиц, которые были приняты на работу или уволены с работы в течение отчетного периода. Указываем число, номер месяца (в формате "03", "04" и т.д.), год принятия работника на работу, но только для тех работников, которые были приняты в отчетном квартале (гр. 6). Указываем число, номер месяца, год освобождения, но только для тех, работников, которые были уволены в отчетном квартале (гр. 7). Если физлицо не меняла свое место работы, то гр. 6 и 7 вообще не заполняются (никаких прочерков или нулей при этом ставить не нужно). |
Признак налоговой социальной льготы (8) | Указываем признак (код) НСЛ (их можно найти в Справочнике к Порядку № 4):
В незаполненных полях информационной строки проставляется прочерк. Если работник получал различные НСЛ в течение квартала, то заполняется несколько строк (льгота НДФЛ 2020). Если работник в 2-х или одном месяце вообще не получал НСЛ из-за превышения предельного дохода, то общая сумма дохода, общая сумма удержанного НДФЛ и код льготы записываются в одной строке (то есть записывать доходы работника в несколько строк, как это делаем при различных признаках дохода , здесь не нужно). |
Признак (0, 1) (9) | Заполняем в случае корректировки ошибок (для расчетов "Отчетный новый" и "Уточняющий"). В незаполненных полях информационной строки проставляется прочерк. Данные признаки означают следующее:
|
В последней строке раздела I указываются итоговые суммы по графам 3а, 3, 4а и 4. | |
Как заполнить раздел II формы 1ДФ Раздел II. Налогообложение процентов, выигрышей (призов) в лотерею и военный сбор | |
Налогообложение процентов | Заполняется банками и кредитными союзами. Сведения о физлицо не значатся. Указывается общая сумма начисленного и перечисленного дохода в виде процентов и ВС с таких доходов. |
Налогообложение процентов - исключение | Строка предназначена для корректировки ошибок. |
Налогообложение выигрышей (призов) в лотерею | Заполняется операторами лотерей. Сведения об физлице не значатся. Заполняется аналогично строке "Налогообложение процентов". |
Налогообложение выигрышей (призов) в лотерею - исключение | Строка предназначена для корректировки ошибок. |
Военный сбор | Заполняем всегда при составлении формы 1ДФ. Указываем общую сумму начисленного дохода, с которого удерживается ВС, общую сумму выплаченного дохода, общую сумма удержанного ВС (начисленного и уплаченного) - все это в колонках. Сведения о физлице не значатся. Согласно разъяснения ГНС (ИПК от 05.01.2018 г.. № 65 / Б / 99-99-13-01-01-15 / ИПК) в данной строке указывается весь доход, включая тот, который не облагается ВС. |
Военный сбор - исключение | Используется для корректировок ранее отраженных сумм дохода и ВС. |
Заполняем заключительную строку, который является итоговым по начисленного и уплаченного ВС. | |
Заключительная информация | |
Количество строк | Проставляем количество заполненных строк раздела I. Строка «Всего» при этом не считаем. |
Количество физических лиц | Проставляем количество физлиц, по которым представлена информация. |
Количество страниц | Проставляем количество страниц налогового расчета. |
Изменения 2020 к признакам доходов
В мае 2020 году до признаков различных видов дохода в Порядке 4 для формы 1ДФ был внесен ряд изменений и уточнений, которые вступили в силу с 1 июля 2020 г. и действуют как раз для формы 1ДФ за III квартал 2020 года (приказ Минфина от 26.05.2020 г. № 241).
Эти изменения затронули существующие признаки дохода 106, 125, 128, 150, 153 и ввели новые 195, 196, 197. Суть изменений приведена в таблице ниже:
Код признака | Краткое назначение признака | Суть изменений |
106 | доход от предоставления земельной доли (пая) в лизинг | Ее разделили на 3 части:
|
125 | сумма страховых взносов, уплачиваемая работодателем за работника в пределах негосударственного пенсионного страхования | Из кода 125 убрали взносы по договорам долгосрочного страхования жизни. |
128 | материальная помощь из государственных соцфондов, включая помощь лицам с инвалидностью, а также Пособие по беременности и родам | Сугубо редакционные изменения: вместо слова "инвалиды “приняты более корректные по отношению к людям с ограниченными возможностями выражения – ”лица с инвалидностью". В этом коде осталась помощь по беременности и родам (декретные) – без изменений. |
150 | стипендии | Убрали слова “из бюджета”. Таким образом круг стипендий, которые должны указываться по данному признаку расширили, ведь стипендии могут быть не только из государственного/местного бюджетов, но и от коммерческих предприятий, благотворительных фондов, общественных организаций и тому подобное. Также стипендии могут выплачивать и коммерческие учебные заведения. |
153 | возвратная финансовая помощь*, которая возвращается налогоплательщику | Признак поделили на 2 части:
|
195 | Предоставление земельного участка с/х назначения, имущественного пая в лизинг, аренду субаренду, эмфитевзис | Доходы от предоставления земельного участка с/х назначения, имущественного пая в лизинг, аренду, субаренду, эмфитевзис согласно пп. 170.1 НКУ, пп. 164.2.5 НКУ. |
196 | Предоставление имущества (кроме земельной доли (пая) земельного участка с/х назначения, имущественного пая) в лизинг, аренду или субаренду | Доходы от предоставления имущества (кроме земельной доли (пая) земельного участка с/х назначения, имущественного пая) в аренду или субаренду (срочное владение и/или пользование) (пп. 164.2.5 НКУ). Очевидно, что здесь имеется в виду только недвижимое имущество, так как доходы от сдачи в аренду движимого имущества отражаются с признаком “127”. |
197 | Сумма возвратной финансовой помощи, получаемая налогоплательщиком | Здесь должна отражаться сумма возвратной финансовой помощи, получаемая налогоплательщиком (пп. 165.1.31 НКУ) |
* возвратная финансовая помощь (ВФП) – это сумма средств, которая предоставляется налогоплательщику в пользование по договору, который не предусматривает начисления процентов и является обязательной для возврата. Она не облагается налогом, если возвращается (см. пп. 14.1.257, пп. 165.1.31 НКУ). | ||
О ЕСВ за декабрь плательщик отчитался в январе 2021-го по старой форме. В феврале обнаружил ошибки за прошлые отчетные периоды. Но с января появился объединенный отчет, поэтому старую форму Отчета по ЕСВ использовать нельзя. Как исправить ошибки?
Ответственность по форме 1ДФ
Со вступлением в действие с 23 мая 2020 года Закона № 466 штрафы за непредставление или несвоевременное представление, ошибки и недостоверные сведения в формі 1ДФ выросли вдвое. Поэтому они составляют (п. 119.1 НКУ):
- первый раз - 1020 грн;
- при повторном нарушении в течение года - 2040 грн.
Такой штраф налагается один на все выявленные нарушения (п. 119.1 НКУ).
Неполная или несвоевременная уплата НДФЛ и ВС влечет штраф 25% суммы недоплаты (ст. 127 НКУ) и пеню за каждый день просрочки. Однако, такие санкции налагаются только, когда нарушение будет выявлено при проверке налоговиками.
Избежать штрафа можно следующим образом (см. абз. 5 п. 119.1 НКУ): исправить ошибку путем подачи формы 1ДФ с пометкой “Уточняющий” по требованиям п. 50.1 НКУ и на основе этого осуществить обязательный или добровольный перерасчет НДФЛ по п. 169.4 НКУ.
Внимание: хотите избежать штрафа – примените процедуру перерасчета НДФЛ
Однако, если ошибка произошла по вине работника, - он подал недостоверные сведения о налоговой социальной льготе (НСЛ), то тогда отвечает сам работник: он теряет право на НСЛ и платит штраф в сумме 100% недоплаты НДФЛ (пп. 169.2.4 НКУ).
Кроме этих штрафов возможен также административный штраф за непредставление или несвоевременное представление формы 1ДФ от 23 до 51 грн. (ст. 1634 КУоАП), но такое административное взыскание может быть наложено не позднее 2 месяцев со дня совершения, а если нарушение длительное – не позднее 2 месяцев со дня его обнаружения.
Срок давности для применения штрафа
Условием применения штрафных санкций является соблюдение срока исковой давности, который с 23 мая 2020 года тоже увеличился и стал 2555 дней, то есть 7 лет (раньше был 1095 дней). Такой срок исковой давности применяется в отношении проверок по вопросам удержания налоговыми агентами НДФЛ и военного сбора при выплате зарплаты, других поощрительных и компенсационных выплат.
Внимание: 2555 календарных дней – это новый срок исковой давности по нарушениям по НДФЛ и военного сбора
В 2021 году будем отчитываться по новой форме налогового расчета. Обязаны новинкой Минфину, который объединил в ней два отчета - форму № 1ДФ и Отчет по ЕСВ. Что еще интересного знаем о «гибриде», когда впервые за ним отчитываться и облегчит ли он вашу работу? Давайте разбираться!
Отсчет срока исковой давности начинается с первого дня, следующего за крайним днем установленного для подачи формы 1ДФ, которая была подана с ошибкой. Например, если ошибка была допущена при подаче формы 1ДФ за ІІІ квартал 2020 года:
- форму подали – 08.10.2020;
- крайний срок подачи формы 1ДФ ІІІ квартал-09.11.2020;
- начало срока исковой давности – 10.11.2020;
- истечение срока исковой давности, в который можно получить штраф – 08.11.2027.
Внимание: за период с 1 марта 2020 по последний день карантина штрафные санкции по форме 1ДФ не применяются
Также обратите внимание, что за нарушение в период карантина с COVID-19 штрафы не применяются (п. 521 подразд. 10 Переходных положений НКУ). Такой льготный период действует с 01.03.2020 по последний день карантина, которым пока что является 31.10.2020 г. (см. постановление Кабмина от 26.08.2020 г. № 760).
Как исправить ошибки в отчете 1ДФ
Ошибки в форме 1ДФ могут исправляться как на основе требований ГНС после проведения проверки, так и при самостоятельном выявлении. Для исправления ошибки возможны варианты два варианта подачи формы 1ДФ:
- если срок подачи за период, в котором произошла ошибка, еще не наступил – с отметкой “Отчетный новый”;
- если срок подачи истек – с отметкой “Уточняющий”.
Отчетную новую и уточняющую формы № 1ДФ заполняют по одинаковому порядке. Для этого используют информацию из предварительно поданной формы (которая с ошибкой). Інформація при цьому наводиться лише за рядками та реквізитами, які уточнюються (ВИР, категория 103.25).
Ошибки в разделе I исправляют с помощью признаков в графе 9:
- «0» - добавление правильный строку;
- «1» - чтобы исключить неправильный строку.
Чтобы удалить одну ошибочную строку с предварительно указанной информацией, следует повторить все графы такой строки и в графе 9 указать «1» - строка удаляется из расчета, уточняется.
Чтобы добавить новую или пропущенную строку, необходимо полностью заполнить все графы, а в графе 9 указать «0» - строка будет введена в форму.
Заменить одну ошибочную строку другой можно так:
- исключить ошибочную информацию (повторить графы ошибочной строки и в графе 9 указать «1»);
- отметить правильную информацию (заполнить правильно все графы строки, а в графе 9 указать «0»).
То есть следует полностью заполнить две строки, одна из которых изымает предварительно указанную информацию, а второй добавляет правильную информацию.
Ошибки в разделе II исправляют с помощью строк «исключения». Например, чтобы удалить ошибочную строку с ранее представленной формы № 1ДФ, которую уточняют, в строку «Военный сбор - исключение» следует перенести ложные данные, а в строке «Военный сбор» указать правильные.
Если ошибка произошла лишь в строке с военным сбором и ее надо сейчас исправить, то дублировать правильную информацию в разделе I формы № 1ДФ не нужно. В таком случае заполняется “шапка”, то есть дотабличная часть форма 1ДФ и только раздел II. Раздел остается пустым.
