бухгалтер-експерт, кандидат економічних наук, м. Чернігів
Книга учета доходов плательщика единого налога – необходимая вещь для любого предпринимателя, находящегося на едином налоге. И в этом материале мы расскажем все о ведении книги учета доходов, в какой форме ее можно вести, нужно ли ежедневные записи, сколько времени хранить книгу, как ее разработать самостоятельно и другие вопросы
Кто из единщиков должен использовать книгу учета доходов в 2024 году
Книга учета – это специальный регистр, который должны использовать физлица-предприниматели (ФЛП) на упрощенной системе налогообложения для учета результатов своей деятельности. По сути это таблица для накопления данных, которые нужны для составления налоговой декларации. То есть для вписывания туда результатов операций, которые имел ФЛП, и подведение итогов.
Книгу учета доходов (далее – Книга) должны вести единоналожники 1 группы, 2 группы, а также 3 группы – неплательщики НДС (уплачивающие единый налог по традиционной ставке 5% или же по специальной и временной ставке – 2%, см. абз. 1 п. .296.1 НК). Выходит, что Книга учета доходов не касается единщиков 3 группы, являющихся плательщиками НДС.
Какую Книгу вести единщикам 3 группы – плательщикам НДС
Кроме Книги учета доходов, о которой и пойдет дальше речь, еще для единоналожников существует Книга учета доходов и расходов – ее должны вести только единоналожники 3 группы, являющиеся плательщиками НДС, то есть уплачивающие единый налог по ставке 3% (см. абз. .2 п. 296.1 НК). Эта книга, в отличие от Книги учета доходов, имеет типичную форму (см. абз. 2 п. 296.1 НК), утвержденную приказом Минфина от 30.11.2022 № 405. Если интересуют правила ведения книги учета доходов и расходов, то тем же приказом утвержден и порядок ее ведения. Сейчас же подробно рассмотрим именно Книгу учета доходов – она не имеет типовой формы, а потому более неопределенна и может вызвать значительно большее количество вопросов.
Фізособи, зокрема громадяни України, які через війну зараз мешкають за кордоном, шукають способів провадити підприємницьку діяльність як ФОПи в Україні. Експерти системи "Експертус Головбух" на прикладі конкретних робочих ситуацій підкажуть, як правильно організувати таку діяльність, уникнути подвійного оподаткування та інших негативних наслідків
Нужно ли регистрировать книгу учета единоналожника
Нет, регистрировать книгу учета доходов единоналожникам не нужно. Такого требования п. 296.1 НК еще с 01 января 2021 года не содержит.
По какой форме вести Книгу учета дохода
Форма Книги – произвольная. Типовой формы Книги учета доходов от Минфина отсутствует и не должно быть, так как НК прямо установлена произвольную форму. Это значит, что Книгу учета можно вести в:
бумажной форме. Это может быть расчерченная тетрадь, обычная блокнот, специально распечатанные на принтере листы бумаги, содержащие нужную для пользования предпринимателем таблицу. Можно даже с такой целью применить специально выделенный для этого деловой дневник, в котором удобно делать записи по полученным доходам ежедневно – подходит для тех, у кого сделок много;
электронной форме. И для этого не нужно каких-либо специализированных бухгалтерских программ. Например, это могут быть известные продукты Microsoft (Excel, Word), Apple (Keynote, Pages), OpenOffice (Writer, Calc). Выходит, что это могут быть как электронные таблицы, так и текстовые редакторы. Налоговики не имеют никаких требований по выбору программного обеспечения (индивидуальная налоговая консультация ГНС от 21.01.2022 № 81/ІПК/20-40-24-06-09).
Что касается электронной формы, дадим только рекомендацию – выбирайте ту программу, из которой можете распечатать нужные письма, ведь может понадобиться их показать проверяющим, а тогда бумажный вариант может быть более удобным для всех.
Что касается построения Книги в форме таблицы – вообще ни НК, ни налоговики таких требований не выдвигали. Книгу действительно можно построить в виде делового дневника, где на каждом листе ФЛП фиксирует результаты операций за день (это для примера, ведь требования ежедневных записей на самом деле нет, читайте дальше), а затем выводит по этим записям месячные суммы. Главное, чтобы предприниматель мог в этих записях разобраться и были очевидными и понятными проверяющим. Табличная форма в этом отношении лучше.
Можно ли вести Книгу по старой форме
Так можно. Налоговики не имеют ничего против этого (разъяснение ГНС ОИР 107.04, а также индивидуальная налоговая консультация ГНС от 21.01.2022 № 81/ІПК/20-40-24-06-09). При этом можно продолжать как старую, которая велась до 01 января 2021, так и завести по этой же форме новую Книгу. Если такая книга была зарегистрирована, то снимать ее с регистрации не нужно. Также старую форму можно взять в основу для разработки собственной – найти эту старую форму можно в приказе Минфина от 19.06.2015 № 579 (утратил силу, действовал до 2021 года).
Сколько Книг учета дохода может быть у ФЛП
Книга учета доходов может быть только одна (если ФЛП подшивает свои Книги по годам – так можно, ведь имеется одна Книга в тот же момент времени). Учитывая это, заводить отдельные книги на наемных работников или на отдельные виды деятельности ФЛП не нужно. Заводить отдельную Книгу для наличных операций тоже не надо.
Книгу ФЛП ведет лично и сам подписывает (вообще-то требования обязательно печатать и подписывать Книгу нет – см. далее рекомендации по ведению Книги). Конечно, помогать вести Книгу для ФЛП может и другое лицо, но если Книга заполняется вручную – она должна заполняться самим предпринимателем, а подписей сторонних лиц быть в Книге не должно.
Что в Книге учета доходов обязательно
Обязательным в Книге выделение месячных итогов. Об этом прямо сказано в абз. 1 п. 296.1 НК, где сказано, что Книга ведется «путем помесячного отражения полученных доходов». Это значит, что в Книге должна быть строчка, где приведен месячный итог по доходам предпринимателя. Книга вообще может состоять только из 12 строк – помесячных записей.
Обязательным также считается соблюдение общих правил оформления первичных документов, учетных регистров и делопроизводства (о них речь идет в рекомендациях к ведению Книги – читайте дальше).
Что касается других элементов – учитывая, что обязательной формы нет, то все элементы Книги произвольны. Потребность в них определяет сам предприниматель. К примеру, ежедневные записи и набор колонок.
Нужно ли в Книге делать ежедневные записи
Ежедневные записи по безналичным доходам – не обязательно. Достаточно обобщенных ежемесячных сумм. Ежедневные записи НК не требует, можно сразу занести всю сумму за месяц, но большинству будет удобнее все же делать ежедневные записи, а затем подводить итоги прямо в Книге.
Относительно тех ФЛП, которые имеют наличные операции – оприходование и учет ФЛП полученных доходов осуществляется в Книге «путем месячного отражения полученных доходов в порядке, определенном НК» (требование абз. 6 п. 11 Положения о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине,постановление правления НБУ от 29.12.2017 № 148). Таким образом, НБУ не требует тоже ежедневного учета наличных денег от ФЛП – можно привести общий итог за месяц. Однако формально, если наличную операцию не показали в Книге в день ее осуществления – это можно рассматривать как неоприходование наличных. Финансового штрафа за это сейчас нет, но налоговики могут, например, наложить попытаться наложить админштраф от 1700 до 3400 грн (основание –ст. 16315 КУоАП). Следовательно, для лучшего контроля движения наличных и оприходования наличных денег в день совершения сделки все же можно рекомендовать именно ежедневные записи наличных доходов.
Как же определиться с формой Книги? Следует помнить о цели Книги как регистре учета – обеспечить информацией предпринимателя при заполнении декларации по единому налогу. То есть Книга должна быть удобна для заполнения декларации. Помогут как-то разобраться – рекомендации по ведению Книги.
На основе отдельных положений законодательства, структуры самой налоговой декларации по единому налогу и общим соображениям можно дать рекомендации по ведению Книги, приведенные в таблице ниже.
СОВЕТЫ ПО ВЕДЕНИЮ КНИГИ УЧЕТА ДОХОДОВ
№
Рекомендация
Объяснение
1
Книга должна иметь титульную страницу* со следующими элементами:
название регистра и кому он принадлежит, например, «Книга учета доходов физического лица-предпринимателя Кравченко Арсена Михайловича»;
номер учетной карты налогоплательщика (РНОКПП);
дата начала ведения, например «01.01.2024»;
адрес места регистрации ФЛП;
единица измерения дохода по хозяйственным операциям – грн с копейками.
При желанию можно добавить также КВЭД, по крайней мере, основной
Можно и без титульной страницы, но есть общие правила составления документов, например, п. 2.4 Положения о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете, утвержденное приказом Минфина от 24.05.1995 № 88 (далее – Положение № 88). Там упоминаются такие элементы как название документа, дата операции, место составления документа, единица измерения операции и т.д.
Хотя Книга не является первичным документом, но она заполняется на основе первичных документов. Название документа дает ответ проверяющим – что это значит, поэтому документ без названия нельзя считать Книгой учета доходов. Кроме того, практически все регистры бухгалтерского учета, рекомендованные Минфином, имели подобные элементы титульной страницы, позволяющие идентифицировать владельца регистра и назначение такого регистра*
2
Записи в Книге лучше делать ежедневные, то есть по датам получения дохода и затем подводить итоги:
за каждый месяц;
за каждый месяц и каждый квартал – для единоналожников 3 группы, так как они подают декларацию ежеквартально
Если в определенном месяце/квартале доходов не было – лучше поставить «нули». И лучше подать в таком случае «нулевую» декларацию, хотя и налоговые правила позволяют не подавать декларацию, если не было объекта налогообложения.
Хотя у ПК требуются только ежемесячные итоги, но дать получение доходов – важный элемент, ведь:
позволяет не запутаться, в какой месяц принадлежит доход, в декларацию за какой период его затем заносить;
полезен тем, кто имеет наличные операции, ведь показывая доход в Книге предприниматель выполняет требования по оприходованию наличных денег;
удобно тем, кто использует РРО (кассовые аппараты);
так удобнее находить помесячные суммы
3
Обязательный минимум колонок:
«Дата записи»
«Доход»
Данные элементы вытекают из предварительной рекомендации. Это тот минимум, который необходим для заполнения декларации
4
Дополнительные колонки, которые можно использовать большинству ФЛП, получающих доходы в безналичной форме, без РРО:
«Контрагент» – для указания лица, перечислившего средства на счет ФЛП, или лица от которого были получены наличные деньги;
«Содержание дохода» – объяснение, за что был получен доход (можно скопировать назначение платежа с платежки)
Данные элементы полезны для себя, чтобы не запутаться в цифрах доходов. На заполнение декларации они не влияют. ФЛП, торгующий в розницу за наличные деньги с использованием РРО, может обе колонки заменить на одну – «Содержание дохода – № Z-отчета РРО» и т.д. (см. ниже)
5
Как дополнительные колонки можно использовать – в случае необходимости:
«возврат товаров»;
«Доход в наличной форме»;
«стоимость безвозмездно полученных товаров (работ, услуг)»;
«Содержание дохода – № Z-отчета РРО»;
«Сумма налога»
Колонка «Возвращение товаров» полезна ФЛП, занимающимся торговлей. Если такой колонки нет, то данные суммы возврата можно показать и в колонке «Доход», но как отрицательное значение, то есть сумму со знаком «–» (вычитание из дохода).
Колонка «Доход в наличной форме» полезна тем, кто имеет доходы как наличными, так и в безналичной форме, так как позволяет контролировать оприходование наличных – сразу видны все суммы и выполнять требование абз. 6 п. 11 Положения №148.
Колонка «Стоимость бесплатно полученных товаров (работ, услуг)» – целесообразна, если такие операции происходят в ФЛП часто. В противном случае данную сумму всегда можно занести в общую колонку «Доход».
Колонка «Содержание дохода – № Z-отчета РРО» может быть у тех ФЛП, которые используют кассовые операторы – в ней можно приводить номер дневного отчета РРО.
Колонка «Сумма налога» – можно использовать как вспомогательную для контроля суммы налога при заполнении декларации
6
В конце Книги лучше добавить поле для своей подписи, чтобы распечатав Книгу, можно было ее подписать
Данный элемент нужен, если книга будет печататься, например перед налоговой проверкой. Подписать электронный вариант Книги невозможно
7
Книгу следует вести отдельно на каждый год – затем распечатать, подписать и хранить потом 3 года (от конечной даты подачи отчетности за соответствующий период)
Требования печатать Книгу и подписывать ее со стороны налоговиков нет. Такой шаг нужен больше для самого ФЛП, систематизации и хранения документов.
8
Все цифры доходов в Книге следует приводить в гривнах с копейками
Так удобно, потому что декларация по единому налогу заполняется именно в гривнах с копейками.
9
Книгу учета доходов ведем обязательно на украинском языке*
Это общее требование к первичным документам и учетным регистрам (см. п. 1.3 Положения № 88)*
* чисто формально отсутствие титульной страницы с названием документа и данными, позволяющими идентифицировать его владельца, ведение регистра на русском или другом негосударственном языке – это повод для налоговиков отрицать существование самого документа, то есть отсутствие Книги учета доходов в ФЛП с соответствующими штрафными последствиями. Произвольная форма Книги – это не означает, что данный регистр может не отвечать другим общим требованиям законодательства в сфере первичных документов, учетных регистров и делопроизводства вообще
Допоможемо розібратися, чи відновлені строки давності та податкові строки, в т. ч. щодо перевірок. Із 01.08.2023 Верховна Рада змінила порядок обчислення строків давності. Причина — зобов’язання України перед міжнародними партнерами щодо відновлення довоєнного стану податкової політики
Минималистическая форма Книга учета доходов единоналожника может выглядеть как приведенный ниже в таблице. ФЛП всегда может разработать Книгу «под себя» – например, добавить «Доход в наличной форме», «Вычет с дохода», убрать «Контрагент», «Содержание дохода» и т.д.
титульный лист
Книга учета доходов физического лица-предпринимателя
Кравченко Арсена Михайловича
дата начала ведения 01.01.2024;
НОКПП 1234567890;
адрес места регистрации физического лица-предпринимателя: г. Чернигов, ул. Доценко, 17, кв. 35;
единица измерения дохода по хозяйственным операциям – грн с копейками;
КВЭД 62.01 «Компьютерное программирование»
УЧЕТ ДОХОДОВ ЗА 2024 ГОД
Дата
Сумма дохода
Контрагент
Содержание дохода
05.01.2024
18450,00
ООО «Орхидея»
Оплата за услуги согласно Акта в/с № ТК00-000563 от 04.01.2024 г. Без НДС.
18.01.2024
38 987,34
ООО «Лотос»
Оплата за услуги согласно Акта в/с № ОК-0650 от 17.01.2024 г. Без НДС.
Всего, за январь
57437,34
×
×
02.02.2024
46854,00
ООО «Орхидея»
Оплата за услуги согласно Акта в/с № ТК00-000564 от 31.01.2024 г. Без НДС.
13.02.2024
9041,98
ООО «Лотос»
Оплата за услуги согласно Акта в/с № ОК-0651 от 10.02.2024 г. Без НДС.
Всего, за февраль
55895,98
×
×
…
…
….
…
Всего за год
…
×
×
Внимание: ФЛП самостоятельно разрабатывает форму книги учета доходов «под себя», учитывая особенности собственной хозяйственной деятельности. Набор и название колонок – как удобно самому ФЛП. Ориентироваться следует на нужды заполнения декларации и информации, которую нужно в учете «для себя». Однако суммы дохода за месяц – это обязательный элемент Книги.
Как вариант в таблице ниже приводим другую возможную форму Книги учета доходов, которая больше подходит для торговли.
титульный лист
Книга учета доходов физического лица-предпринимателя
Ващенко Андрея Николаевича
дата начала ведения 01.01.2024;
НОКПП 1234554321;
адрес места регистрации физического лица-предпринимателя: г. Чернигов, ул. 1-й танковой бригады, 23, кв. 18;
единица измерения дохода по хозяйственным операциям – грн с копейками;
КВЭД 47.19 «Прочие виды розничной торговли в неспециализированных магазинах»
УЧЕТ ДОХОДОВ ЗА 2024 ГОД
Дата
Доход
Контрагент и содержание дохода, № Z-отчета РРО
общая сумма доходов
(=3+4 – 5)
доход в безналичной форме
доход в наличной форме
возврат товаров
1
2
3
4
5
6
06.01.2024
20000,00
20000,00
Выручка от продажи товаров через Интернет-магазин по выставленным счетам №123 и №124. Без НДС. Z-отчет №0000443, №0000444
08.01.2024
18000,00
18 987,34
987,34
Выручка от продаж товаров через магазин. Без НДС. Z-отчет №0000445
15.01.2024
14567,45
14567,45
Выручка от продаж товаров через магазин. Без НДС. Z-отчет №0000446
Якщо сплатите податок не на той рахунок, ДПС вже не штрафуватиме. Це справедливо, адже ви все одно поповнили бюджет держави. Але врегулювати напрям сплати податку маєте самотужки, подавши заяву до податкової
Как отражать доходы в Книге при наличии комиссии банка
Обратите внимание, что если на банковский счет зачислена сумма за минусом банковской комиссии («сумма-нетто»), то доходом считается не эта сумма-нетто, а весь доход, то есть вместе с комиссией («сумма-брутто»), то есть та сумма , которая была отражена в счете на оплату, выставляемом контрагенту (клиенту). Такое разъяснение, например, содержит письмо ГФС от 16.10.2018 № 4435/Д/99-99-13-01-02-14/ИПК. Такие ситуации, в частности, возникают при использовании сервиса LiqPay и подобных. Читайте такжеОплата через LIQPAY: нужен ли РРО.
Ответственность за отсутствие Книги учета дохода в ФЛП
Если ФЛП вообще не ведет Книгу или потерял ее, то тогда может быть штраф на основании п. 121.1 ПК – 1020 грн (как нарушение сроков хранения учетных и других регистров). Напоминаем, Книгу нужно хранить 1095 к. дней (это 3 года) от крайней даты подачи декларации за соответствующий период, к которому относится Книга.
