бухгалтер-експерт, кандидат економічних наук, м. Чернігів
Книга обліку доходів платника єдиного податку – необхідна річ для будь якого підприємця, що перебуває на єдиному податку. І в цьому матеріалі ми розкажемо все про ведення книги обліку доходів, у якій формі її можна вести, чи треба щоденні записи, скільки часу зберігати книгу, як її розробити самостійно та інші питання
Книгу обліку доходів 2024: хто має використовувати
Книга обліку – це спеціальний реєстр, який мають використовувати фізособи-підприємці (ФОП) на спрощеній системі оподаткування для обліку результатів своєї діяльності. По-суті, це таблиця для накопичення даних, які потрібні для складання податкової декларації. Тобто для вписування туди результатів операцій, які мав ФОП, і підбиття підсумків.
Книгу обліку доходів мають вести єдиноподатники 1 групи, 2 групи, а також 3 групи – неплатники ПДВ (ті, які сплачують єдиний податок за традиційною ставкою 5% або ж за спеціальною й тимчасовою ставкою – 2%, див. абз. 1 п. 296.1 ПК). Виходить, що Книга обліку доходів не стосується єдинників 3 групи, що є платниками ПДВ.
Книга обліку доходів ФОП 3 група
Окрім Книги обліку доходів, про яку й піде далі мова, ще для єдиноподатників є Книга обліку доходів і витрат – її мають вести лише єдиноподатники 3 групи, що є платниками ПДВ, тобто ті, які сплачують єдиний податок за ставкою 3% (див. абз. 2 п. 296.1 ПК). Ця книга, на відміну від Книги обліку доходів, має типову форму (див. абз. 2 п. 296.1 ПК), затверджену наказом Мінфіну від 30.11.2022 № 405. Якщо цікавлять правила ведення Книги обліку доходів і витрат, то тим же наказом затверджений і Порядок її ведення. Зараз же детально розглянемо саме Книгу обліку доходів – вона не має типової форми, а тому є більш невизначена й може викликати значно більшу кількість питань.
Фізособи, зокрема громадяни України, які через війну зараз мешкають за кордоном, шукають способів провадити підприємницьку діяльність як ФОПи в Україні. Експерти системи "Експертус Головбух" на прикладі конкретних робочих ситуацій підкажуть, як правильно організувати таку діяльність, уникнути подвійного оподаткування та інших негативних наслідків
Ні, реєструвати книгу обліку доходів єдиноподатникам не треба. Такої вимоги пункт 296.1 ПК ще з 1 січня 2021 року не містить.
Яка форма книги обліку доходу
Форма книги обліку доходу – довільна. Типової форми Книги обліку доходів від Мінфіну немає й не повинно бути, оскільки ПК прямо встановлює довільну форму. Це означає, що Книгу обліку можна вести у:
паперовій формі. Це може бути розкреслений зошит, звичайний блокнот, спеціально роздруковані на принтері листи паперу, що містять потрібну для користування підприємцем таблицю. Можна навіть з такою метою застосувати спеціально виділений для цього діловий щоденник, у якому зручно робити записи по отриманим доходам щоденно – підходить для тих, у кого операцій багато;
електронній формі. І для цього не треба якихось спеціалізованих бухгалтерських програм. Наприклад, це можуть бути відомі продукти Microsoft (Excel, Word), Apple (Keynote, Pages), OpenOffice (Writer, Calc). Виходить, що це можуть бути як електронні таблиці, так і текстові редактори. Податківці не мають ніяких вимог щодо вибору програмного забезпечення (індивідуальна податкова консультація ДПС від 21.01.2022 № 81/ІПК/20-40-24-06-09).
Щодо електронної форми дамо лише рекомендацію – обирайте ту програму, з якої можете роздрукувати потрібні листи, адже може знадобитися їхпоказати перевіріяючим, а тоді паперовий варіант може бути більш зручним для всіх.
Щодо побудови книги обліку доходів Excel – взагалі-то ні ПК, ні податківці таких вимог не висували. Книгу, дійсно, можна побудувати у вигляді ділового щоденника, де на кожному аркуші ФОП фіксує результати операцій за день (це для прикладу, адже вимоги щоденних записів насправді немає, читайте далі), а потім виводить по цим записам місячні суми. Головне, щоб підприємець міг у цих записах розібратися й вони були очевидними та зрозумілими перевіріяючим. Таблична форма у цьому відношенні краща.
Книга обліку доходів платника єдиного податку: чи можна вести за старою формою
Так, можна. Податківці не мають нічого проти цього (роз’яснення ДПС ЗІР 107.04, а також індивідуальна податкова консультація ДПС від 21.01.2022 № 81/ІПК/20-40-24-06-09). При цьому можна продовжувати як стару, що велася до 1 січня 2021 року, так і завести за цією ж формою нову Книгу. Якщо така Книга була зареєстрована, то знімати її з реєстрації не потрібно. Також стару форму можна взяти в основу для розробки власної – знайти цю стару форму можна у наказі Мінфіну від 19.06.2015 № 579 (втратив чинність, діяв до 2021 року).
Скільки Книг облік доходу може бути у ФОП
Книга обліку доходів може бути лише одна (якщо ФОП підшиває свої Книги по рокам – так можна, адже мається одна Книга в той самий момент часу). Враховуючи це, заводити окремі Книги на найманих працівників чи на окремі види діяльності ФОП не потрібно. Заводити окрему Книгу для готівкових операцій – теж не треба.
Книгу ФОП веде особисто й сам підписує (взагалі-то вимоги обов’язково друкувати й підписувати Книгу немає – див. далі рекомендації з ведення Книги). Звичайно, що допомагати вести Книгу для ФОП може й інша особа, але якщо Книга заповнюється вручну – вона має заповнюватися самим підприємцем, а підписів сторонніх осіб бути в Книзі не повинно.
Що в Книзі обліку доходів є обов’язковим
Обов’язковим у Книзі є виділення місячних підсумків. Про це прямо сказано у абз. 1 п. 296.1 ПК, де сказано, що Книга ведеться «шляхом помісячного відображення отриманих доходів». Це значить, що у Книзі має бути рядок, де наведений місячний підсумок по доходам підприємця. Книга взагалі може складатися лише з 12 рядків – помісячних записів.
Обовʼязковим також, вважаємо, є дотримання загальних правил оформлення первинних документів, облікових регістрів і діловодства (про них мова йде у рекомендаціях до ведення Книги – читайте далі).
Щодо інших елементів – враховуючи, що обов’язкової форми немає, то всі елементи Книги є довільними. Потребу в них визначає сам підприємець. Наприклад, щоденні записи та набір колонок.
Чи треба в Книзі робити щоденні записи
Щоденні записи по безготівковим доходам – не обов’язково. Достатньо узагальнених щомісячних сум. Щоденні записи ПК не вимагає, можна одразу занести всю суму за місяць, але більшості буде зручніше все ж таки робити щоденні записи, а потім підбивати підсумки прямо в Книзі.
Щодо тих ФОП, які мають готівкові операції – оприбуткування та облік ФОП отриманих доходів здійснюється в Книзі «шляхом помісячного відображення отриманих доходів у порядку, визначеному ПК» (вимога абз. 6 п. 11 Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, постанова правління НБУ від 29.12.2017 № 148). Таким чином, НБУ не вимагає теж щоденного обліку готівки від ФОП – можна навести загальний підсумок за місяць. Однак формально, якщо готівкову операцію не показали в Книзі у день її здійснення – це можна розглядати як неоприбуткування готівки. Фінансового штрафу за це зараз немає, але податківці можуть, наприклад накласти спробувати накласти адмінштраф від 1700 до 3400 грн (підстава – ст. 16315 КпАП). Отже, для кращого контролю руху готівки та оприбуткування готівки в день здійснення операції все ж таки можна рекомендувати саме щоденні записи готівкових доходів.
Як же тоді визначитися з формою Книги? Слід пам’ятати про мету Книги як регістру обліку – забезпечити інформацією підприємця при заповненні декларації з єдиного податку. Тобто Книга має бути зручною для заповнення декларації. Допоможуть якось розібратися – рекомендації щодо ведення Книги.
Книга обліку доходів 2024: рекомендації щодо ведення
На основі окремих положень законодавства, структури самої податкової декларації з єдиного податку та загальних міркувань можна дати рекомендації ведення Книги, які наведені у таблиці нижче.
ПОРАДИ ЩОДО ВЕДЕННЯ КНИГИ ОБЛІКУ ДОХОДІВ
№
Рекомендація
Пояснення
1
Книга повинна мати титульну сторінку* з такими елементами:
назву регістра та кому він належить, наприклад «Книга обліку доходів фізичної особи-підприємця Кравченка Арсена Михайловича»;
номер облікової картки платника податку (РНОКПП);
дата початку ведення, наприклад «01.01.2024»;
адреса місця реєстрації ФОП;
одиниця виміру доходу за господарськими операціями – грн з копійками.
За бажанням можна додати також КВЕД, принаймні основний
Можна й без титульної сторінки, але є загальні правила складання документів, наприклад п. 2.4 Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затверджене наказом Мінфіну від 24.05.1995 № 88 (далі – Положення № 88). Там згадуються зокрема такі елементи як назва документа, дата операції, місце складання документа, одиниця виміру операції та ін.
Хоча Книга й не є первинним документом, але вона заповнюється на основі первинних документі. Назва документа дає відповідь перевіряючим – що це, тому документ без назви не можна вважати Книгою обліку доходів. Крім того, практично всі регістри бухгалтерського обліку, які рекомендувалися Мінфіном, мали подібні елементи титульної сторінки, які дозволяють ідентифікувати власника регістру та призначення такого регістру*
2
Записи у Книзі краще робити щоденні, тобто по датам отримання доходу й потім підбивати підсумки:
за кожний місяць;
за кожний місяць і кожний квартал – для єдиноподатників 3 групи, так як вони подають декларацію щоквартально
Якщо в певному місяці / кварталі доходів не було – краще поставити «нулі». І краще подати в такому разі «нульову» декларацію, хоча й податкові правила дозволяють не подавати декларацію, якщо не було об’єкта оподаткування
Хоча у ПК вимагаються лише щомісячні підсумки, але дати отримання доходів – важливий елемент, адже:
дозволяє не заплутатись, до якого місяця належить дохід, в декларацію за який період його потім заносити;
корисний для тих, хто має готівкові операції, адже показуючи дохід у Книзі підприємець виконує вимоги щодо оприбуткування готівки;
зручно тим, хто використовує РРО (касові апарати);
так зручніше знаходити помісячні суми
3
Обов’язковий мінімум колонок:
«Дата запису»
«Дохід»
Дані елементи витікають з попередньої рекомендації. Це той мінімум, який потрібний для заповнення декларації
4
Додаткові колонки, які можна використовувати більшості ФОП, які отримують доходи у безготівковій формі, без РРО:
«Контрагент» – для зазначення особи, яка перерахувала кошти на рахунок ФОП, або особи від якої була отримана готівка;
«Зміст доходу» – пояснення, за що був отриманий дохід (можна скопіювати призначення платежу з платіжки)
Дані елементи корисні «для себе», аби не заплутатися у цифрах доходів. На заповнення декларації вони не впливають. ФОП, який торгує у роздріб за готівку з використанням РРО, може обидві колонки замінити на одну – «Зміст доходу – № Z-звіту РРО» тощо (див. нижче)
5
Як додаткові колонки можна використати – у разі потреби в них:
«Повернення товарів»;
«Дохід у готівковій формі»;
«Вартість безоплатно отриманих товарів (робіт, послуг)»;
«Зміст доходу – № Z-звіту РРО»;
«Сума податку»
Колонка «Повернення товарів» корисна ФОП, які займаються торгівлею. Якщо такої колонки немає, то дані суми повернення можна показати й у колонці «Дохід», але як від’ємне значення, тобто суму зі знаком «–» (вирахування з доходу).
Колонка «Дохід у готівковій формі» корисна для тих, хто має доходи як готівкою, так і у безготівковій формі, так як дозволяє контролювати оприбуткування готівки – одразу видно всі суми та виконувати вимогу абз. 6 п. 11 Положення № 148.
Колонка «Вартість безоплатно отриманих товарів (робіт, послуг)» – доцільна, якщо такі операції відбуваються у ФОП часто. В іншому разі дану суму завжди можна занести до загальної колонки «Дохід».
Колонка «Зміст доходу – № Z-звіту РРО» може бути у тих ФОП, які використовують касові оператори – у ній можна наводити номер денного звіту РРО.
Колонка «Сума податку» – можна використати як допоміжну для контролю за сумою податку при заповненні декларації
6
В кінці Книги краще додати поле для власного підпису, щоб роздрукувавши Книгу, можна було її підписати
Даний елемент потрібний, якщо Книга буде друкуватися, наприклад перед податковою перевіркою. Підписати електронний варіант Книги неможливо
7
Варто Книгу вести окремо на кожний рік – потім роздрукувати, підписати й зберігати потім 3 роки (від кінцевої дати подачі звітності за відповідний період)
Вимоги друкувати Книгу й підписувати її з боку податківців – немає. Такий крок потрібний більше для самого ФОП, систематизації та збереження документів
8
Всі цифри доходів у Книзі слід наводити у гривнях з копійками
Так зручно, тому що декларація з єдиного податку заповнюється саме в гривнях з копійками
9
Книгу обліку доходів ведемо обов’язково українською мовою*
Це загальна вимога до первинних документів і облікових регістрів (див. п. 1.3 Положення № 88)*
* суто формально відсутність титульної сторінки з назвою документа та даними, які дозволяють ідентифікувати його власника, ведення регістру російською чи іншою недержавною мовою – це привід для податківців заперечити існування самого документа, тобто відсутність Книги обліку доходів у ФОП з відповідними штрафними наслідками. Довільна форма Книги – це не означає, що даний регістр може не відповідати іншим загальним вимогам законодавства у сфері первинних документів, облікових регістрів і діловодства взагалі
Допоможемо розібратися, чи відновлені строки давності та податкові строки, в т. ч. щодо перевірок. Із 01.08.2023 Верховна Рада змінила порядок обчислення строків давності. Причина — зобов’язання України перед міжнародними партнерами щодо відновлення довоєнного стану податкової політики
Мінімалістична форма книга обліку доходів єдиноподатника може мати вигляд, як наведений нижче у таблиці. ФОП завжди може розробити Книгу «під себе»– наприклад, додати «Дохід у готівковій формі», «Вирахування з доходу», прибрати «Контрагент», «Зміст доходу» тощо.
титульний лист
Книга обліку доходів фізичної особи-підприємця
Кравченка Арсена Михайловича
дата початку ведення 01.01.2024;
НОКПП 1234567890;
адреса місця реєстрації фізичної особи-підприємця: м. Чернігів, вул. Доценка, 17, кв. 35;
одиниця виміру доходу за господарськими операціями – грн з копійками;
КВЕД 62.01 «Комп’ютерне програмування»
ОБЛІК ДОХОДІВ ЗА 2023 РІК
Дата
Сума доходу
Контрагент
Зміст доходу
05.01.2024
18450,00
ТОВ «Орхідея»
Оплата за послуги згідно Акту в/р № ТК00-000563 від 04.01.2024 р. Без ПДВ.
18.01.2024
38987,34
ТОВ «Лотос»
Оплата за послуги згідно Акту в/р № ОК-0650 від 17.01.2024 р. Без ПДВ.
Всього, за січень
57437,34
×
×
02.02.2024
46854,00
ТОВ «Орхідея»
Оплата за послуги згідно Акту в/р № ТК00-000564 від 31.01.2024 р. Без ПДВ.
13.02.2024
9041,98
ТОВ «Лотос»
Оплата за послуги згідно Акту в/р № ОК-0651 від 10.02.2024 р. Без ПДВ.
Всього, за лютий
55895,98
×
×
…
…
….
…
Всього за рік
…
×
×
Увага: ФОП самостійно розробляє форму Книги обліку доходів «під себе», враховуючи особливості власної господарської діяльності. Набір і назва колонок – як зручно самому ФОП. Орієнтуватися треба на потреби заповнення декларації та інформації, яку треба в обліку «для себе». Однак суми доходу за місяць – це обов’язковий елемент Книги.
Як варіант у таблиці нижче наводимо іншу можливу форму Книги обліку доходів, яка більше підходить для торгівлі.
титульний лист
Книга обліку доходів фізичної особи-підприємця
Ващенко Андрія Миколайовича
дата початку ведення 01.01.2024;
НОКПП 1234554321;
адреса місця реєстрації фізичної особи-підприємця: м. Чернігів, вул. 1-ї танкової бригади, 23, кв. 18;
одиниця виміру доходу за господарськими операціями – грн з копійками;
КВЕД 47.19 «Інші види роздрібної торгівлі в неспеціалізованих магазинах»
ОБЛІК ДОХОДІВ ЗА 2024 РІК
Дата
Дохід
Контрагент і зміст доходу, № Z-звіту РРО
загальна сума доходів
(=3+4 – 5)
дохід у безготівковій формі
дохід у готівковій формі
повернення товарів
1
2
3
4
5
6
06.01.2024
20000,00
20000,00
Виручка від продажу товарів через Інтернет-магазин за виставленими рахунками № 123 і № 124. Без ПДВ. Z-звіт № 0000443, № 0000444
08.01.2024
18000,00
18987,34
987,34
Виручка від продажу товарів через магазин. Без ПДВ. Z-звіт № 0000445
15.01.2024
14567,45
14567,45
Виручка від продажу товарів через магазин. Без ПДВ. Z-звіт № 0000446
Якщо сплатите податок не на той рахунок, ДПС вже не штрафуватиме. Це справедливо, адже ви все одно поповнили бюджет держави. Але врегулювати напрям сплати податку маєте самотужки, подавши заяву до податкової
Як відображати доходи в Книзі за наявності комісії банку
Зверніть увагу, що якщо на банківський рахунок зарахована сума за мінусом банківської комісії («сума-нетто»), то доходом вважається не ця сума-нетто, а весь дохід, тобто разом з комісією («сума-брутто»), тобто та сума, яку була відображена у рахунку на оплату, який виставлявся контрагенту (клієнту). Таке роз’яснення, наприклад, містить лист ДФС від 16.10.2018 № 4435/Д/99-99-13-01-02-14/ІПК. Такі ситуації зокрема виникають при використанні сервісу LiqPay та подібних. Читайте такожОплата через LIQPAY: чи потрібен РРО.
Відповідальність за відсутність Книги обліку доходу у ФОП
Якщо ФОП узагалі не веде Книгу або загубив її, то тоді може бути штраф на підставі пункту 121.1 ПК – 1020 грн (як порушення строків зберігання облікових та інших регістрів). Нагадуємо, Книгу треба зберігати 1095 к. днів (це 3 роки) від крайньої дати подачі декларації за відповідний період, якого стосується Книга.
