НБУ давно уже не выпускает мелких монет копеечного номинала, поэтому при осуществлении выплат наличными просто невозможно выплатить некоторые суммы без закругления. Как провести «нейтрализацию» копеек, чтобы не было штрафа и выбрать оптимальный способ округления — расскажем в статье
Індексація зарплати в листопаді та грудні 2024 року Каких копеек не хватает
На сегодняшний день из копеек остались только монеты «10 копеек» и «50 копеек». Закончили быть средством платежа монеты 1, 2, 5 и 25 копеек. При этом временно для монет номиналом:
- 1, 2 и 5 копеек обмениваются банками физическим лицам – до 30.09.2023;
- 25 копеек – банками осуществляются только прибыльные операции по зачислению таких монет от физических и юридических лиц на счета, депозиты, для переводов, аккредитивы.
Следовательно банки все наличные расчеты производят на сумму, кратную 10 копейкам. Как следствие, зарплату или другую выплату в некоторых суммах, например «11 500,83 грн», выдать наличными из кассы просто невозможно. А вот выплатить «11 500 грн», «11 500,50» или «11 1501 грн» вполне возможно. Вот и возникает вопрос – а как правильно закруглить?
Бухгалтерія із запізненням отримала наказ про прийняття на роботу або про встановлення доплати. Зарплату донарахували наступного місяця. Як таку виплату відобразити в додатках до Податкового розрахунку?
Как округляется сумма чека в кассе банка
Суммы в чеке округляют по математическим правилам, то есть если сумма заканчивается копейками:
- от 1 до 4 - округляют в сторону уменьшения до ближайшей суммы, кратной 10 копейкам (например, 11 500,83 грн → 11 500,80 грн);
- от 5 до 9 - округляют в сторону увеличения до ближайшей суммы, кратной 10 копейкам (например, 11 500,88 грн → 11 500,90 грн).
Обратите внимание, что такие округления делаются только при наличных расчетах и в кассах учреждений банков (п. 6 постановления НБУ от 20.06.2019 г. № 82). Это все не касается предприятий или ФЛП, которые наличными выдают зарплату. Такие все еще есть и как им быть?
Округление при выдаче зарплаты
Относительно выдачи/перечисления зарплаты, то здесь назовем три правила:
- во-первых, если расчеты безналичны, округления не производите (п. 6 постановления НБУ «Об оптимизации обращения монет мелких номиналов» от 15.03.2018 № 25). Вообще проблемы закруглений нет, если выплата зарплаты или других платежей производится безналично;
- во-вторых, если налоговые обязательства платите наличными, банки примут деньги так, чтобы полностью уплатить налог. Налоговый кодекс Украины (ПК) не предусматривает уплаты налогов и обязательных платежей в сумме меньше определенного обязательства (письмо НБУ от 26.09.2019 № 50-0006/500730). К примеру, если обязательства перед бюджетом — 9999,95 грн, то уплатить нужно 10000,00 грн. Это касается и зарплаты – если вы округлите зарплату, то изменятся и суммы НДФЛ, военного сбора и ЕСВ и может быть недоплата – штраф будет обязательно. Скругления не предусматривают уплату налогов и сборов в меньших размерах (письмо НБУ от 26.09.2019 г. № 50-0006/50073);
- в-третьих, правила округления распространяются на суммы наличных расчетов за товары (работы, услуги). О зарплатных округлениях речь не идет. К тому же такой возможности не предполагает Кодекс законов о труде Украины (КЗоТ).
У консультації — безпечне для вас рішення, що дасть змогу донарахувати індексацію за минулі періоди і нейтралізувати загрозу штрафів
Выплата зарплаты без копеек 2023
Самые очевидные варианты таковы:
- полностью безналичная выплата. Выплатите сумму на зарплатную или другую карту работника, которую он определил для получения такой выплаты;
- начисление сумм только в целых числах. Если используемая система оплаты труда позволяет такое делать – то начислять зарплату или другие выплаты, которые планируется выплатить наличными, только в целых числах, без копеек. К примеру, откорректировать за счет премии, если ее размер вариативный и изменяется ежемесячно. Или же ввести определенную отдельную доплату, размер которой может быть невелик («символический»), но главное, что его можно изменять так, как нужно для ситуации.
Если же указанные варианты по тем или иным причинам невозможны, то для решения проблемы с копейками при выплате зарплаты выберите один из 2-х вариантов:
- смешанный. Разбейте платеж на 2 части – часть за зарплатную карту, а часть выплатите наличными;
- пойдите на определенный риск и копейки не выдавайте, если их выдать невозможно, так как предприятие может произвести расчеты только теми платежными средствами, которые обращаются. Однако это можно только относительно тех копеек, которых уже действительно нет. К примеру, 10000,56 грн – выдайте 10000,50 грн, так как 6 копеек уже набрать невозможно. Однако округлять 10000,56 грн до 10000 грн – уже будет неправильно и может угрожать штрафом.
Последний вариант достаточно противоречив, так как даже при наличии долга 6 копеек уже есть задолженность по зарплате, что может угрожать штрафом из Гоструда, если при проверке попадете на очень придирчивого инспектора, а отстаивать через суд эти копейки – лишние расходы. Вам придется доказывать невозможность такой операции.
Кроме того, при использовании такого варианта возникает вопрос, а что делать с остатком, который непременно возникнет. Сдача зарплаты в банке нуждается в депонировании невыданных сумм. Депонировать по таким работникам копейки? Это неудобно и удивительно. Как вариант, можно выдать накопившийся остаток последнему в ведомости работнику и тогда у него возникнет переплата по зарплате, которую следует будет вычислить в следующем месяце. Однако это лучше, чем сдавать обратно в банк.
В таком случае наиболее приемлемым и простым для работодателей является первый вариант – перечислять на зарплатную карту. Если хотите, чтобы не было никаких рисков, – настаивайте именно на безналичной выплате зарплаты или хотя бы смешанной форме. В целом цивилизованный мир движется к полной отмене наличных денег в обращении.
Внимание: безналичные расчеты – наиболее безопасный и безпроблемный вариант для бухгалтера-кассира.
Не рекомендуем применять схему – работник расписался за 10000,25 грн, а получил только 10000 грн. Да, работник, возможно, и не против, и вы решите проблему. Но вопрос тогда, как вы могли выдать данную сумму, если таких монет уже нет? Конечно, на начальном этапе изъятия монет все это было возможно, но сейчас эта схема уже станет подозрительной.
Шукайте в системі «Експертус Головбух» опис робочої ситуації, яка аналогічна вашій, потрібні форму (зразок), довідник, відео. Якщо не знайдете, то можете надіслати звернення до нашої експертної підтримки через Онлайн-помічник
Закругление должностных окладов
С окладами ситуация несколько иная:
- на коммерческих предприятиях нигде требования закруглять оклады не прописаны. Однако большинство делают оклады целым числом – так удобно. То есть оклады 5000 грн., 5250 грн. и т.д. Можно и с копейками, если это очень нужно;
- у бюджетников – оклады по ЕТС только целые числа. Надо скруглить – такое требование есть в примечании 1 приложения 1 постановления Кабмина от 30.08.2002 г. № 1298, которая и утверждала эту ЕТС Правило там такое: цифры до 0,5 отбрасываются, от 0,5 и выше – округляются до одной гривны.
Последнее требование, кстати, не касается тех бюджетников, которым ввели дополнительные коэффициенты к окладам по ЕТС. Имеются в виду педагогические работники (10%) и научно-педагогические работники (11%). Округляются только оклады по ЕТС, а то, что получаем потом – остается с копейками, так как нигде требования округлять такие оклады нет (письмо Минобразования от 23.09.2019 г. № 1/9-598). Поэтому получается, что оклад доцента университета в апреле 2023 года по ЕТС – 9894 грн, а с учетом повышения +11% будет 10982,34 грн.
Внимание: оклады коммерческим предприятиям можно не округлять. Обязательно закругляйте только начальные оклады по ЕТС у бюджетников.
Закругление окладов при неполном рабочем времени
Неполное рабочее время предполагает работу на 0,25 ставки, 0,5 ставки, 0,75 ставки и т.д. Очевидно, что при таких обстоятельствах даже за целого оклада на 1 ставку могут возникать копейки. Однако, нигде округление этих неполных окладов не требуется, в т. ч. и у бюджетников (письмо Минсоцполитики от 12.02.2019 г. № 2963/0/2-19/52).
Внимание: работник получает не 0,5 оклада, а оплату труда за фактически отработанные часы по полной норме рабочего времени за месяц.
Более того, законодательно нет и понятия «неполный оклад». А что такое? Есть работа по невыполнению месячной нормы труда. Если человек отработал в мае 2023 по табелю 92 часов из месячной нормы 184, то считается, что он выполнил 92/184 = 0,5 месячной нормы. Оклад, например, 6700 грн. При такой работе по окладу будет начислено 0,5 6700 = 3350 грн. Но если бы этот же работник отработал 104 часа (13 дней), то по окладу ему было бы начислено 6700×104/184 = 3786,96 грн. Как видим, выходит совсем не целое число. При неполном рабочем времени человеку устанавливается другая норма часов работы в месяц, но базовый оклад остается прежним. Просто работнику начисляется его часть, поэтому закруглять до целых результат такого расчета не нужно, как и сам оклад.
