НБУ давно вже не випускає дрібних монет копійчаного номіналу, тому при здійсненні виплат готівкою просто неможливо виплатити деякі суми без заокруглення. Як провести «нейтралізацію» копійок, аби не було штрафу і обрати оптимальний спосіб заокруглення — розповімо у статті
Чи індексувати зарплати у квітні 2024 року Яких копійок не вистачає
Насьогодні з копійок залишилася лише монети «10 копійок» і «50 копійок». Перестали бути засобом платежу монети 1, 2, 5 і 25 копійок. При цьому тимчасово для монет номіналом:
- 1, 2 і 5 копійок обмінюються банками фізичним особам – до 30.09.2023;
- 25 копійок – банками здійснюються лише прибуткові операції з зарахування таких монет від фізичних і юридичних осіб на рахунки, депозити, для переказів, акредитиви.
Відтак банки усі готівкові розрахунки проводять у сумі, кратній 10 копійкам. Як наслідок, зарплату чи іншу виплату у деяких сумах, наприклад «11 500,83 грн», видати готівкою з каси просто неможливо. А от виплатити «11 500 грн», «11 500,50» чи «11 1501 грн» – цілком можливо. То й постає питання – а як правильно заокруглити?
Щоразу, коли виплачуєте заробітну плату, маєте сплатити ЄСВ. Причому не менше ніж 1/5 суми зарплати. Інакше банк просто не перерахує грошей або не видасть готівку. Та інколи врятувати може довідка-розрахунок. Тримайте готовий зразок, щоб заповнити її з першого разу
Як заокруглюється сума чеку в касі банку
Суми в чеку заокруглюють за математичними правилами, тобто якщо сума закінчується копійками:
- від 1 до 4 — округлюють у бік зменшення до найближчої суми, кратної 10 копійкам (наприклад, 11 500,83 грн → 11 500,80 грн);
- від 5 до 9 — округлюють у бік збільшення до найближчої суми, кратної 10 копійкам (наприклад, 11 500,88 грн → 11 500,90 грн).
Зверніть увагу, що такі заокруглення робляться тільки при розрахунках готівкою та в касах установ банків (п. 6 постанови НБУ від 20.06.2019 р. № 82). Це все не стосується підприємств чи ФОП, які готівкою видають зарплату. Такі все ще є і як же їм бути?
Заокруглення при видачі зарплати
Щодо видачі/перерахування зарплати, то тут назвемо три правила:
- по-перше, якщо розрахунки безготівкові, округлення не проводьте (п. 6 постанови НБУ «Про оптимізацію обігу монет дрібних номіналів» від 15.03.2018 № 25). Взагалі проблеми закруглень немає, якщо виплата зарплати чи інших платежів відбувається безготівково;
- по-друге, якщо податкові зобов’язання сплачуєте готівкою, банки приймуть гроші так, щоб повністю сплатити податок. Податковий кодекс України (ПК) не передбачає сплати податків і обов’язкових платежів у сумі, меншій за визначене зобов’язання (лист НБУ від 26.09.2019 № 50-0006/500730). Наприклад, якщо зобов’язання перед бюджетом — 9999,95 грн, то сплатити потрібно 10000,00 грн. Це стосується й зарплати – якщо ви заокруглите зарплату, то зміняться й суми ПДФО, військового збору та ЄСВ й може бути недоплата – штраф буде обов’язково. Заокруглення не передбачають сплату податків і зборів у менших розмірах (лист НБУ від 26.09.2019 р. № 50-0006/50073);
- по-третє, правила округлення поширюють на суми розрахунків готівкою за товари (роботи, послуги). Про зарплатні округлення там не йдеться. До того ж такої можливості не передбачає Кодекс законів про працю України (КЗпП).
У консультації — безпечне для вас рішення, що дасть змогу донарахувати індексацію за минулі періоди і нейтралізувати загрозу штрафів
Виплата зарплати без копійок 2023
Найочевидніші варіанти такі:
- повністю безготівкова виплата. Виплатіть суму на зарплатну чи іншу картку працівника, яку він визначив для отримання такої виплати;
- нарахування сум лише у цілих числах. Якщо система оплати праці, яка використовується, дозволяє таке робити, – то нараховувати зарплату чи інші виплати, які планується виплатити готівкою, лише в цілих числах, без копійок. Наприклад, відкоригувати за рахунок премії, якщо її розмір варіативний і змінюється щомісяця. Або ж впровадити певну окрему доплату, розмір якої може бути невеликий («символічний»), але головне, що його можна змінювати так, як потрібно для ситуації.
Якщо ж означені варіанти з тих чи інших причин неможливі, то аби вирішити проблему з копійками при виплаті зарплати оберіть один з 2-х варіантів:
- змішаний. Розбийте платіж на 2 частини – частину за зарплатну картку, а частину виплатіть готівкою;
- підіть на певний ризик і копійки не видавайте, якщо їх видати неможливо, так як підприємство може провести розрахунки тільки тими платіжними засобами, які є в обігу. Однак, це можна тільки щодо тих копійок, яких уже дійсно немає. Наприклад, 10000,56 грн – видайте 10000,50 грн, так як 6 копійок уже набрати неможливо. Однак, округлювати 10000,56 грн до 10000 грн – уже буде неправильно й може загрожувати штрафом.
Останній варіант досить суперечливий, так як навіть при наявності боргу 6 копійок уже є заборгованість з зарплати, що може загрожувати штрафом з Держпраці, якщо при перевірці потрапите на дуже прискіпливого інспектора, а відстоювати через суд ці копійки – зайві витрати. Вам доведеться доводити неможливість такої операції.
Крім того, при використанні такого варіанту постає питання, а що робити з залишком, який неодмінно виникне. Здача зарплати в банку потребує депонування невиданих сум. Депонувати по таким працівникам копійки? Це незручно й виглядає дивно. Як варіант, можна видати залишок, що накопиться, останньому у відомості працівнику й тоді у нього виникне переплата по зарплаті, яку слід буде вирахувати в наступному місяці. Однак це краще, ніж здавати назад у банк.
У такому разі найбільш прийнятним і простим для роботодавців є перший варіант – перераховувати на зарплатну картку. Якщо дуже хочете, аби не було ніяких ризиків, – настоюйте саме на безготівковій виплаті зарплати або хоча б змішаній формі. Загалом цивілізований світ рухається до повної відміни готівки в обігу.
Увага: безготівкові розрахунки – це найбільш безпечний та безпроблемний варіант для бухгалтера-касира.
Не радимо застосовувати схему – працівник розписався за 10000,25 грн, а отримав лише 10000 грн. Так, працівник, можливо, й не проти й ви вирішите проблему. Але питання тоді, як ви могли видати дану суму, якщо таких монет уже в обігу немає? Звичайно, що на початковому етапі вилучення монет це все було можливо, але зараз ця схема уже стане підозрілою.
Шукайте в системі «Експертус Головбух» опис робочої ситуації, яка аналогічна вашій, потрібні форму (зразок), довідник, відео. Якщо не знайдете, то можете надіслати звернення до нашої експертної підтримки через Онлайн-помічник
Заокруглення посадових окладів
З окладами ситуація дещо інша:
- на комерційних підприємствах ніде вимоги заокруглювати оклади не прописано. Однак, більшість роблять оклади цілим числом – так зручно. Тобто оклади 5000 грн, 5250 грн і т.д. Можна й з копійками, якщо це дуже потрібно;
- у бюджетників – оклади за ЄТС тільки цілі числа. Треба заокруглювати – така вимога є у примітці 1 додатка 1 постанови Кабміну від 30.08.2002 р. № 1298, яка й затверджувала цю ЄТС. Правило там таке: цифри до 0,5 відкидаються, від 0,5 і вище – заокруглюються до однієї гривні.
Остання вимога, до речі, не стосується тих бюджетників, яким ввели додаткові коефіцієнти до окладів за ЄТС. Маються на увазі педагогічні працівники (+10%) та науково-педагогічні працівники (+11%). Округлюються тільки оклади за ЄТС, а те, що отримуємо потім, – залишається з копійками, так як ніде вимоги округлювати такі оклади немає (лист Міносвіти від 23.09.2019 р. № 1/9-598). Через це виходить, що оклад доцента університету у квітні 2023 року за ЄТС – 9894 грн, а з урахуванням підвищення +11% буде 10982,34 грн.
Увага: оклади комерційним підприємствам можна не заокруглювати. Обов’язково заокруглювати лише початкові оклади за ЄТС у бюджетників.
Заокруглення окладів за неповного робочого часу
Неповний робочий час передбачає роботу на 0,25 ставки, 0,5 ставки, 0,75 ставки і т.д. Очевидно, що з таких обставин навіть за цілого окладу на 1 ставку можуть виникати копійки. Однак, ніде заокруглення цих неповних окладів не вимагається, у т.ч. й у бюджетників (лист Мінсоцполітики від 12.02.2019 р. № 2963/0/2-19/52).
Увага: працівник отримує не 0,5 окладу, а оплату праці за фактично відпрацьовані години з повної норми робочого часу за місяць.
Більше того, законодавчо немає й поняття «неповний оклад». А що є? Є робота з невиконанням місячної норми праці. Якщо людина відпрацювала у травні 2023 року за табелем 92 годин з місячної норми 184, то вважається, що вона виконала 92/184 = 0,5 місячної норми. Оклад, наприклад 6700 грн. За такої роботи за окладом буде нараховано 0,5×6700 = 3350 грн. Але якщо цей же працівник відпрацював би 104 години (13 днів), то за окладом йому б було нараховано 6700×104/184 = 3786,96 грн. Як бачимо, виходить зовсім не ціле число. За неповного робочого часу людині встановлюється інша норма годин роботи на місяць, але базовий оклад залишається той самий. Просто працівнику нараховується його частина, а тому заокруглювати до цілих результат такого розрахунку не потрібно, як і сам оклад.
